李英子

摘 要：人事工作的宗旨是以人為本，人事檔案是人才信息的重要載體，是組織人事工作不可或缺的工具，對人力資源開發(fā)利用具有重要作用。文章從做好人事工作的角度出發(fā)分析了人事檔案的特點，包括現(xiàn)實性、真實性、機密性、動態(tài)性、全面性、原始性、流動性七個方面。同時根據人事檔案的特點，對其作用進行探討，以期為相關實踐工作提供一些借鑒思路。

關鍵詞：檔案;人事檔案;特點;作用

人事檔案指國家機關、企事業(yè)單位在人事工作中形成的反映個人不同階段人生軌跡的材料記錄，由文字、表格等形式組成，包括履歷表、自傳、學歷學位材料、職稱評定表、鑒定考核、參加革命工作時間的認定、政審表、入黨志愿書、獎懲記錄、工資呈報表、畢業(yè)生就業(yè)報到證和體檢表等，較為全面地反映個人經歷、能力、品德等狀況，具有重要保存價值和參考作用。人事檔案管理工作指對檔案進行收集、分類、整理、保存、提供利用等一系列活動。人事檔案以個人為單元，內容有序排列形成專冊，是歷史地、全面地考察人才的依據，是國家檔案的重要組成部分[1]，為人事管理做出了卓有成效的貢獻。

一、特點

人事檔案服務于人事工作，其性質決定了人事檔案具有現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、機密性、全面性、原始性、流動性等特點。

（一）現(xiàn)實性

人事檔案是對所屬人歷史面貌和當前情況的如實客觀反映，在人事工作中擔當具有現(xiàn)實效力的輔助工具，在聘用、任免、調動等許多需要對個人進行綜合考察的時候，查閱人事檔案成為其中一個必要環(huán)節(jié)。在了解當事人工作日程表現(xiàn)及共事人員的評價外，通過對檔案記載內容的查閱，橫縱向全面了解被考察人的學習經歷、專業(yè)技能、工作表現(xiàn)、德才能績。此外，在制定人才需求計劃和招聘標準時，人事檔案也有一定參考作用，利于人事部門了解本單位人才總體狀況，科學合理任用人才，充分發(fā)揮每個員工的能力。檔案管理人員要積極收集新生成的有查考價值的檔案材料，力圖達到“見卷如見人”“卷如其人”。

（二）真實性

真實性奠定了人事檔案工作的基石，人事檔案的真實效力是開展人事工作的必要條件。檔案材料是對個人履歷的客觀記錄，如實反映個人面貌，從來源、形式到內容都需確保實事求是。檔案橫貫個人的一生，反映著個人成長經歷，對求學、工作等都會產生直接且重要的影響，同時對組織選人用人具有重要參考作用。只有確保無虛假不實內容、客觀公正，才能保證檔案存在的價值，使其發(fā)揮應有的作用。真實性是人事檔案賴以存在的基礎，檔案的失真威脅到其嚴肅性和權威性，利用價值被大大削弱，會影響人事工作中多個環(huán)節(jié)的順利推進，包括崗位聘任、年度及聘期考核、薪酬發(fā)放、晉升提拔、職稱評定、退休解聘等。如何規(guī)避對人力資源工作造成的負面影響，需要從源頭把關，保證處理過程中的手續(xù)完備，杜絕與事實不符的內容，利于人力資源的優(yōu)化配置和合理規(guī)劃。

（三）機密性

當今時代背景下檔案的巨大社會價值日益凸顯，保密制度需要貫穿檔案管理各個環(huán)節(jié)的始終，以確保檔案資源的安全利用。人事檔案分為干部檔案和工人檔案，二者都受到檔案保密制度的約束和保護[3]。檔案法及相關管理辦法對于推動檔案事業(yè)的發(fā)展、有效保護和利用檔案都發(fā)揮了至關重要的作用。人事檔案是個人基本信息的真實寫照，于私具有隱私性，于公具有機密性，在一定時期內作為國家機密進行保存。因此在人事工作中要嚴格執(zhí)行檔案保密規(guī)章制度，維護檔案的機密性，確保檔案的安全利用。檔案基礎工作的制度化與標準化的建設利于檔案的規(guī)范化管理，是維護檔案保密性的前提工作，此外，尋找檔案保密工作與人事服務工作的契合點是檔案工作的重要課題。

（四）動態(tài)性

動態(tài)性指以實現(xiàn)個人信息的動態(tài)管理為目的，使檔案隨著個人社會活動和實踐經歷進行更新，與個人事跡保持實時一致，緊跟上時代的步伐，這與檔案的完整性也是相輔相成的。人的一生是一個動態(tài)變化的過程，例如學歷、培訓、勞資、職位職級的變動。根據實際工作需要，信息材料的收集英盡量在時間縱向上進行覆蓋，做到橫縱結合，對檔案進行補充、完善，如最新的培訓結業(yè)表、掛職鑒定表、獎勵證書，使得人事部門可以準確、及時地獲取人才的情況。

另一方面，隨著社會的發(fā)展和進步，人事管理也處于不斷變革中[2]，相應的人事檔案管理模式也面臨調整，更趨于合理和完善，以適應新情況和新形勢。檔案的內容模塊、分類方式、收集流程、利用機制也處于變化中，相應的檔案管理制度也不斷地進行調整與修訂。

（五）全面性

人事檔案具有全面性的特點，縱向上前后銜接，記錄了過去和現(xiàn)在的信息，勾畫出個人成長道路，橫向上覆蓋所屬人方方面面的情況，包括考核、入黨等材料。檔案具有全面性才能保證充分體現(xiàn)人才的能力特長，利于人力資源部門全面了解檔案人的情況，避免人才資源浪費，發(fā)揮優(yōu)化員工配置的作用。如果檔案內容過于單薄，在組織進行查閱時無法提供所需信息，檔案的參考價值就會大大削弱。

檔案部門需構建完善的檔案的收集制度，在日常工作中要注意查找遺漏，平日各業(yè)務部門移交的散材料需及時歸檔，使檔案盡可能的完善充實，使檔案可以充分反映人才資源存量和人力資源結構，利于人才配置效率的提升。

（六）原始性

與圖書、報紙、期刊相比，檔案具有原始記錄性的特質[4]。檔案材料主要有兩類形成途徑：一部分由本人填寫而成，后經組織人事部門認定后歸入檔案內，如干部履歷表、年度考核登記表、自我鑒定、專業(yè)技術崗位分級聘用申報表等;一部分由業(yè)務部門生成制作并移交檔案室，包括授予學位證明書、高校畢業(yè)生就業(yè)通知書、工資變動呈報表等。檔案屬于不可再生資源，紙質載體與字跡的不可分離性使得檔案成為獨一無二的存在，一些重要材料難以無法補回，因此實物檔案的保護和管理日趨得到重視。

（七）流動性

隨著我國經濟的發(fā)展，各行業(yè)對人才的渴求日趨凸顯，各單位積極引進高素質人才，人才的流動性增強，人事管理工作的動態(tài)性增加，與其有著密切聯(lián)系的人事檔案內容也處于動態(tài)變化中，以適應人力資源發(fā)展的需求。

檔案管理的原則是檔案跟隨人走，當發(fā)生人員調動時，應避免檔案滯留原單位，檔案的調轉工作需及時完成?！叭藱n統(tǒng)一”便于人事部門工作推進，利于個人事業(yè)發(fā)展，避免出現(xiàn)人檔分離、廢檔現(xiàn)象。

二、作用

人事檔案承載著個人自然情況和社會活動記錄，是人才信息整合的初始來源之一。由于檔案自身的諸多特點，使得其在實際工作中具有廣泛作用，日漸受到社會重視。

（一）利于人力資源優(yōu)化配置

人力資源工作是從實際情況出發(fā)，對人才的篩選、組織、培養(yǎng)、調配、任免、考核等一系列活動。人事檔案是人力資源管理工作鏈條上的一環(huán)，二者在目標上有諸多契合點。檔案是人事信息管理系統(tǒng)的參考源之一，影響人力資源工作的實現(xiàn)效果。提高人事檔案管理水平利于最大限度地發(fā)揮人力資源價值。

從微觀角度對人力資源進行有效運用需要對人才進行個性化管理，充分了解、尊重人才的個性、專業(yè)特長、能力特點，做到揚長避短、知人善任。從宏觀來看，人事檔案對全面掌握本單位人才隊伍現(xiàn)狀提供信息支持，以期最大限度地實現(xiàn)個人價值與組織目標相統(tǒng)一。人事檔案管理規(guī)范化、制度化是做好人事工作的必要條件，對于推進企事業(yè)單位科學制定人才政策和人才發(fā)展規(guī)劃具有重要意義。

（二）為人事常規(guī)工作提供支撐

由于原始記錄性的特殊屬性，人事檔案內容豐富，時間跨度大范圍廣，在三齡一歷確認、定級轉正、職稱評定、調整崗位、干部任免、確定工資級別以及解決歷史遺留問題時提供支撐材料。

人事檔案為人事部門的常規(guī)業(yè)務提供第一手資料。如薪酬福利的發(fā)放與人事檔案密切相關。新員工入職或工作調動時，人事檔案要跟隨當事人轉入新單位，工資等級的確定在一定程度上依據對其檔案記載內容的核定，如工齡、學歷、獎懲等因素都會對薪資級別產生影響。關于工資政策的落實，如九三工資改革涉及的工齡、套改年限、特殊貢獻的高套工資都有必要借助檔案核實。

人事檔案在員工考核中也發(fā)揮著作用，是了解當年或某一時期組織成員業(yè)績表現(xiàn)的渠道之一，為工作情況的分析評估提供材料依據。在考核結果形成后，又會以紙質材料形式存入檔案內，為日后工作備查。

職稱申報要求中對參加工作時間、目前所處職稱等級都有相應要求，人事部門在進行職稱評定時，需要對相應人員的基本信息、資格情況進行審查，有時需要查閱檔案信息。專業(yè)技術崗位申報時需要提供近年的年度考核表等支撐材料。

三、結語

人事檔案是單位的人才信息庫，其特性決定了其在人才管理中的重要作用。人事工作關乎企事業(yè)單位的發(fā)展，人事檔案工作作為其中一環(huán)，是甄選人才、任賢舉能的依據，同時為日常人力資源工作提供支撐。經濟快速發(fā)展對人事檔案提出了更新更高的要求，人事檔案管理工作的復雜性和專業(yè)性日益凸顯。我們要依據各項檔案法、條例規(guī)定，不斷提升人事檔案工作質量，使其更好地為企事業(yè)單位發(fā)展、社會進步做出貢獻。

參考文獻：

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[3]孫偉.淺析事業(yè)單位人事檔案管理特征與作用[J].黑龍江史志，2014（5）：107-108.

[4]桑毓域.如何認識原始記錄性——關于檔案本質屬性的探討[J].檔案管理，2008（3）：28-30.