如何提升辦公室檔案管理工作效率

厚一虎

摘要：檔案管理工作與辦公室其他工作是相互影響的，辦公室檔案管理工作在單位的發(fā)展歷程中占據(jù)非常重要的地位。由于檔案管理工作比較復雜，檔案管理要根據(jù)實際情況，加強各方面知識的積累，加強對檔案管理人員各方面知識的培訓，應用信息技術，加大對檔案管理工作的指導，提高對檔案管理工作的認識，從而提高工作效率，體現(xiàn)檔案的重要價值。

關鍵詞：提升；辦公室檔案管理；工作效率

一、必要性

辦公室檔案管理工作對于資料的收集和保存、客觀記錄事物發(fā)展具有很重要的紀念作用，并且具備查詢功能。傳統(tǒng)的檔案管理查詢需要多重步驟，兼以檔案的種類相當復雜，紙質(zhì)檔案所占區(qū)域大，不利于檔案管理工作的開展，檔案的管理人員也不容易很好地做好管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理工作形式影響員工的工作熱情，工作效率低下，工作方式落后，管理意識薄弱，對于檔案工作的發(fā)展有很大影響，部分辦公室檔案管理工作仍然采用業(yè)務部門的工作思路和方法。加強對辦公室檔案工作的管理，就保證了單位的未來的發(fā)展。為了提高檔案管理工作的效率，在檔案管理中可以運用計算機技術來進行工作，不僅節(jié)約場地，也能提高資料的查詢效率，同時制定查詢權限， 才能夠保障檔案的隱私性。

二、提升辦公室檔案管理工作效率措施

（一）加強對檔案管理工作的重視

想要做好辦公室檔案管理工作，就需要工作人員和部門領導人員都充分認識到檔案管理工作的重要性，使用多種有效手段來加強事業(yè)單位的現(xiàn)代化檔案管理模式宣傳力度，讓相關領導和工作人員都能夠認識到提升檔案管理工作的效率對于單位整體工作發(fā)展起到的積極影響。要積極提升辦公室檔案管理工作的重視程度，讓所有工作人員都能夠積極參與到工作改革中來，建立起激勵機制，促進檔案管理工作的發(fā)展。辦公室當中的檔案管理工作人員需要跟隨社會發(fā)展趨勢，根據(jù)工作需求不斷地提升自身檔案管理意識和相關法律意識，尤其是需要加強工作人員自身的保密意識，在工作中能夠樹立起正確的檔案管理觀念。工作人員要積極參與檔案管理工作培訓，掌握更多的檔案管理工作技能，提升自身工作素質(zhì)水平，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，增強自己對于工作的責任意識。

（二）加強檔案管理信息化發(fā)展

在信息技術時代，管理信息化成為辦公室檔案管理的一個必然趨勢，而且是未來的發(fā)展趨勢。為了順應時代的特征，在檔案管理過程中要不斷研究信息化管理方法。首先，要加強對檔案管理信息化基礎設施的完善。在檔案管理信息化發(fā)展過程中，必須要配備專門的計算機設備、信息管理系統(tǒng)等，為檔案信息化管理奠定堅實基礎。其次，要加強對信息化管理技術的推廣，在醫(yī)院發(fā)展過程中，要加強對檔案管理信息系統(tǒng)的完善，并且加強對檔案管理人員的培訓教育，從信息化技術培訓以及職業(yè)道德素養(yǎng)等方面著手進行教育，提高檔案管理人員對新技術和新設備的應用能力，對于錄入檔案管理信息系統(tǒng)中的各種檔案資料，必須對檔案模式進行規(guī)范，醫(yī)院要進一步對檔案資源的格式進行統(tǒng)一，使得檔案管理工作按照要求進行，不斷提高檔案管理水平。

（三）確保管理制度執(zhí)行

單位在對辦公室檔案管理技術和制度進行了大幅度修改后，必須強調(diào)其執(zhí)行力， 不僅要加強對檔案管理部門的管理方面的培訓，還要加強對管理人員工作經(jīng)驗的培訓，管理人員要執(zhí)行檔案管理制度，就要建立適當?shù)莫剳椭贫?，加大對檔案管理工作的落實情況的監(jiān)管。管理人員要根據(jù)當前的實際發(fā)展情況，更新工作理念，對照先進的管理模式和對相關法律法規(guī)的了解，創(chuàng)新管理機制， 積極參與單位組織的相關培訓和講座。單位要設置專門的檔案管理的崗位，積極招聘專業(yè)人員，在今后的工作中要保證信息保密性，做好相應的技術設計。

（四）培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才

檔案管理必須要有專業(yè)化人才，懂檔案管理工作，又具有高素質(zhì)信息技術水平的人才是未來檔案管理行業(yè)缺乏的專業(yè)性人才。在信息時代背景下，辦公室檔案管理需要專業(yè)的信息化技術人才，所以在發(fā)展過程中，必須要建立一支專業(yè)的、高素質(zhì)的檔案管理隊伍。首先，要招聘更多檔案管理人員。一方面積極加強對檔案管理工作的重視，另一方面要著手建立檔案管理隊伍，與高校合作，招聘更多專業(yè)人員開展檔案管理工作，尤其是針對當前辦公室檔案管理人員缺乏的問題，要開展與高校的合作，從高校招聘更多檔案管理專業(yè)的學生，充實檔案管理隊伍。其次，要加強對檔案管理人員的培訓教育。在日常檔案管理過程中，加強檔案管理人員的技術水平教育，對檔案管理人員的教育主要是從技術教育、管理技能教育、職業(yè)道德素養(yǎng)教育等方面著手。技術教育和管理技能教育是為了培養(yǎng)檔案管理人員的技術技能水平，使其掌握檔案管理的基本要求、基本方法，并且對新技術新系統(tǒng)進行學習，提高檔案管理水平。職業(yè)道德素養(yǎng)培訓教育主要是對檔案管理人員進行思想道德教育，提高其責任意識、使命意識，加深對檔案管理的認識，并且能夠在工作中保持良好的責任意識，完成檔案管理的相關任務。

（五）加強無紙化檔案的建設，提高檔案的利用價值

引進先進的信息技術，開展檔案管理無紙化歷程，培養(yǎng)專業(yè)人員開展無紙化工作，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，做好檔案收集、儲存和查詢功能，減少檔案的丟失和破損現(xiàn)象，提高檔案的查詢效率，使查詢工作更加方便快捷，從而提高檔案的利用率。

結束語

經(jīng)濟的發(fā)展促進了社會各個行業(yè)的進步和變革，以往檔案管理的方法已經(jīng)不能滿足當?shù)男枨?，辦公室檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，要求辦公室檔案管理的效率的提高，辦公室檔案主要包括上級下達的各種文件和材料，以及其他單位與本單位的溝通。檔案管理質(zhì)量低下，會對單位的工作效率有一定影響，提高檔案管理工作效率，對辦公室檔案管理工作進行協(xié)調(diào)管理，對提高辦公室的管理工作做出有利影響。綜上所述，以上內(nèi)容就是對提升辦公室檔案管理工作效率的論述。

參考文獻

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