現(xiàn)代檔案管理模式下的“案卷”作用

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摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的普及應(yīng)用，檔案管理也已經(jīng)進(jìn)入現(xiàn)代化檔案管理模式階段。作為檔案管理的重要工具——案卷，也應(yīng)該隨之發(fā)生變化。但實(shí)際上，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，以“案卷”為主要工具的檔案管理已經(jīng)是低效的、不適應(yīng)時(shí)代需求的?！鞍妇怼钡母母镆恢笔墙陙頇n案學(xué)界探討的熱點(diǎn)問題之一，大多數(shù)學(xué)者都認(rèn)為，就目前的形式而言應(yīng)該淡化這種模式，用“文件”代替，再配合上高速、有效的計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案管理的查閱、保管以及檢索等等功能都能夠很好的發(fā)揮出來。本文從現(xiàn)代檔案管理下“案卷”的意義出發(fā)，對其在現(xiàn)代檔案管理的作用做出了詳細(xì)的分析，希望對檔案管理工作有良好的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案管理；案卷；重要性；弊端；作用

[HJ0.9mm]一、現(xiàn)代檔案管理模式下“案卷”管理模式的意義

“案卷”管理模式是傳統(tǒng)檔案管理模式的一種重要管理方法。其是指一組根據(jù)“立卷特征組合、具有有機(jī)聯(lián)系、價(jià)值大體相同、經(jīng)過系統(tǒng)分化加工成冊的文件材料的集合體?！保俏募幕颈９軉挝?。

對于傳統(tǒng)檔案管理模式來說，“案卷”是一種不可或缺的存在，它可以對工作活動的始終、事情的來龍去脈做出客觀的反映，并且其有利于檔案管理人員對檔案進(jìn)行管理，以及方便整個(gè)單位對檔案的利用。因此，在檔案管理工作中，常把“案卷”作為文件歸檔、整理、查閱的基本單位。由此，我們可以看出“案卷”在檔案管理中是十分重要的，因此“案卷”的歸檔依據(jù)就變得尤為重要，其是檔案形成、運(yùn)轉(zhuǎn)過程中一個(gè)必不可少的重要環(huán)節(jié)。隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，我國也逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)對人們的生活、工作都產(chǎn)生著重要影響。當(dāng)然，對傳統(tǒng)檔案管理也有著巨大的影響。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的不斷滲入，檔案管理也從傳統(tǒng)時(shí)代進(jìn)入到現(xiàn)代化時(shí)代。但是，我們漸漸發(fā)現(xiàn)，在現(xiàn)代檔案管理模式下，“案卷”的意義逐漸被淡化，因?yàn)橛?jì)算機(jī)對信息的處理是直接的、高速的，直接是以“文件”為單位進(jìn)行處理的。但實(shí)際上計(jì)算機(jī)在處理檔案的過程中也是在其系統(tǒng)中形成各種各樣的虛擬案卷，這實(shí)際上是一組文件信息集合。

二、現(xiàn)代檔案管理模式下“案卷”的作用

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，“文件”逐漸代替了“案卷”，這是檔案管理模式在新時(shí)代的新發(fā)展。但是在這一發(fā)展過程中，“案卷”逐漸由曾經(jīng)的輝煌走向衰落，逐漸淪為阻礙檔案管理工作開展的部分。

（一）在現(xiàn)代檔案模式的管理下“案卷”不利于檔案內(nèi)容的調(diào)整

“案卷”一般來說是由卷皮、卷內(nèi)目錄、頁號、備考表組成，其是一個(gè)不可分割的整體，正是這四者的有機(jī)結(jié)合才能成為檔案管理服務(wù)的重要組成部分。但是，我們在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案的運(yùn)作過程會經(jīng)常碰到要求文件調(diào)整的情況，反復(fù)調(diào)整文件的內(nèi)容，不需要的、過時(shí)的內(nèi)容就需要?jiǎng)h掉，但是“案卷”是把文件內(nèi)容組裝在一起，容易出現(xiàn)一些問題，不好拆卸。此外，當(dāng)我們有的文件需要外借或是復(fù)印的時(shí)候，由于“案卷”太過于笨重，在復(fù)印上面存在一定的難度，就算能復(fù)印下來，其復(fù)印效果也存在一定的問題。但是，在現(xiàn)代檔案管理模式下，用“文件”代替“案卷”，計(jì)算機(jī)技術(shù)可以有效的解決這些問題，檔案信息的插入、查閱等都可以很快的實(shí)現(xiàn)，檔案信息若需要復(fù)印更是方便快捷，只需要一個(gè)打印機(jī)就可以解決。

（二）現(xiàn)代檔案管理模式下“案卷” 無法適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)的新要求

傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案都是以紙質(zhì)的為主，“案卷”作為檔案管理的主要形式更是以紙質(zhì)的為主。隨著信息技術(shù)的到來，科技化水平的不斷提高，檔案管理載體的出現(xiàn)也越來越多樣化，剛開始的照片檔案，到現(xiàn)在的電子檔案。但是就“案卷”目前的性質(zhì)而言，已經(jīng)不能滿足這些載體的變化了。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，明明是同一件事情的檔案信息，要因?yàn)闄n案的不同劃分成幾類分開儲存，這不管是在檔案的保存，還是后期檔案的應(yīng)用方面都存在著巨大的問題。因此，“案卷”在檔案管理過程中已經(jīng)嚴(yán)重與時(shí)代脫節(jié)，是阻礙檔案管理的屏障。但是，在現(xiàn)代檔案管理模式下，用“文件”代替“案卷”，可以把同一個(gè)活動相關(guān)的不同載體的檔案都整合在一起儲存，以此促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理工作的開展。

（三）現(xiàn)代檔案管理模式下“案卷”名無法完全反映卷內(nèi)文件內(nèi)容

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，對檔案管理工作人員來說為“案卷”起標(biāo)題是一件比較困難的事。對于“案卷”標(biāo)題的要求是十分嚴(yán)格的，字?jǐn)?shù)不能超過五十，且題名要盡可能涵蓋卷內(nèi)文件的內(nèi)容， 案卷題名的內(nèi)涵盡可能等于卷內(nèi)文件的外延。檔案工作人員在其起標(biāo)題的時(shí)候?yàn)榱吮M可能的完成這一工作目標(biāo)，為把“案卷”寫薄，因?yàn)楦鶕?jù)“案卷”提名的要求來看，當(dāng)“案卷”的內(nèi)容越少，標(biāo)題就越容易擬寫。這樣一來，“案卷”就無法保證卷內(nèi)文件內(nèi)容的完整性。

（四）現(xiàn)代檔案管理模式下“案卷”工作增加工作人員的工作量

傳統(tǒng)檔案管理工作下，受技術(shù)各方面因素的影響，“案卷”的出現(xiàn)與存在都是社會發(fā)展的必然結(jié)果。實(shí)際上，受到生產(chǎn)力水平的限制，“案卷”的管理上會花費(fèi)大量的人力、物力。但是隨著時(shí)代的變化，計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)推動了檔案管理的方式的改革。計(jì)算機(jī)因其高效的運(yùn)行速度，可以根據(jù)檔案需求者的要求快速的形成其需要的檔案。在傳統(tǒng)檔案管理模式之下，“案卷”的存在是為了方便查閱、利用檔案信息。但是，在現(xiàn)代管理模式之下，“案卷”卻是一個(gè)尷尬的存在。在檔案的錄入時(shí)，需要先對“案卷”錄入，再對“文件”進(jìn)行錄入；在對黨刊的查詢、應(yīng)用時(shí)，先要對“文件”進(jìn)行查閱，再對“案卷”進(jìn)行查閱。再加上，對“案卷”的卷皮、卷內(nèi)文件、目錄、備考表等進(jìn)行組裝、加工都會造成巨大的人工耗費(fèi)，在無形中增加了其的工作量。

三、結(jié)語

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，受到各方面因素的影響，我們不得不承認(rèn)“案卷”的存在為我們檔案管理工作帶來了便利。但是，隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，在現(xiàn)代檔案管理模式下，“案卷”已經(jīng)逐漸不能適應(yīng)時(shí)代的需求，已經(jīng)逐漸成為檔案管理工作發(fā)展的絆腳石。因此，為了現(xiàn)代檔案管理工作在新時(shí)代下能更好的發(fā)展，“案卷”應(yīng)該逐步退出檔案管理工作。

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