陳辰星
摘 要 高校學(xué)生工作管理水平關(guān)系到學(xué)生培養(yǎng)質(zhì)量的高低,通過技術(shù)手段可有效提高工作效率。針對高校學(xué)生工作管理過程中信息來源眾多且沒有有效整合的現(xiàn)狀,設(shè)計(jì)學(xué)生信息匯總和個人信息表模板,并通過Excel VBA編程技術(shù),開發(fā)學(xué)生個人信息表系統(tǒng),方便高校輔導(dǎo)員獲取學(xué)生個人信息表,實(shí)現(xiàn)學(xué)生工作的精準(zhǔn)化管理。
關(guān)鍵詞 學(xué)生工作 信息匯總 Excel VBA 個人信息表 精準(zhǔn)化
0 引言
學(xué)生工作管理是高校工作中的重要環(huán)節(jié),輔導(dǎo)員作為第一線接觸學(xué)生的高校工作人員,在學(xué)生立德樹人的培養(yǎng)過程中發(fā)揮著重要作用。在日常工作中,輔導(dǎo)員面對數(shù)量眾多的學(xué)生,有學(xué)生個人基本信息、獎懲助貸等事務(wù)信息以及重點(diǎn)關(guān)注情況等多方面信息源,但這些信息大多沒有整合,分頭查詢會影響工作效率。
在傳統(tǒng)學(xué)生管理工作中,輔導(dǎo)員利用Excel進(jìn)行信息整理工作,往往把兩者孤立起來,而忽略了其內(nèi)在聯(lián)系。[1]本文針對上述情況,在工作人員熟悉的Office軟件中,利用VBA編程進(jìn)行二次開發(fā),將繁瑣的重復(fù)性工作轉(zhuǎn)為自動化實(shí)現(xiàn),以其快速、簡便、準(zhǔn)確的效果來提高學(xué)生工作的效率,實(shí)現(xiàn)學(xué)生的精準(zhǔn)化管理。
1 開發(fā)工具介紹
VBA(Visual Basic For Application)是微軟在其桌面應(yīng)用程序中執(zhí)行自動化任務(wù)而開發(fā)出來的新一代標(biāo)準(zhǔn)宏語言,[2]主要用來擴(kuò)展Windows的應(yīng)用,它可以實(shí)現(xiàn)包括自動化完成重復(fù)的任務(wù),自定義Excel界面、創(chuàng)建報表、復(fù)雜數(shù)據(jù)處理和分析等。能與Word、Access等軟件完美融合,進(jìn)行拓展應(yīng)用的程序和交互開發(fā)。
2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)
2.1 需求功能分析
本系統(tǒng)主要使用對象是高校輔導(dǎo)員或其他相關(guān)工作人員,需要實(shí)現(xiàn)信息匯總查詢功能、個人信息表生成和學(xué)生照片導(dǎo)入等功能。根據(jù)需求,個人信息表系各模塊如圖1所示。
2.2 信息匯總表模板設(shè)計(jì)
本系統(tǒng)所有信息查詢、信息表生成和照片導(dǎo)入等操作依靠Excel電子表格完成,相當(dāng)于把該電子表當(dāng)作一個數(shù)據(jù)庫,因此本系統(tǒng)利用Excel設(shè)計(jì)信息匯總表模板,供用戶進(jìn)行后續(xù)各項(xiàng)操作。為全面反映學(xué)生在校期間的情況,具體的工作表和列字段如表1。
2.3 個人信息表模板設(shè)計(jì)
本系統(tǒng)要用到Excel和Word的交互編程,為方便使用者在實(shí)際使用過程中,能單獨(dú)建立每個人的信息檔案,需要將匯總表的個人匯總信息分發(fā)到每張個人信息表中。個人信息表模板由Word制作,根據(jù)表1的內(nèi)容進(jìn)行設(shè)計(jì),并命名為學(xué)生個人信息表(模板).doc,信息表模板存放在系統(tǒng)同一路徑。
2.4 個人照片庫設(shè)計(jì)
在系統(tǒng)存儲路徑下建立學(xué)生照片庫文件夾,統(tǒng)一以學(xué)生學(xué)號進(jìn)行編號存儲,系統(tǒng)將根據(jù)學(xué)號自動識別、匹配并導(dǎo)入。
2.5 系統(tǒng)開發(fā)
系統(tǒng)開發(fā)過程主要完成系統(tǒng)初始化、Word交互、數(shù)據(jù)分發(fā)、照片導(dǎo)入及標(biāo)準(zhǔn)化操作和程序錯誤管理幾方面主要工作,開發(fā)過程及部分代碼如下。
(1)系統(tǒng)初始化。系統(tǒng)需要根據(jù)實(shí)際的匯總信息,判斷需要生成信息表的數(shù)量,同時完成相關(guān)操作的變量設(shè)置,對所有數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理,統(tǒng)一格式,防止在操作過程中因?yàn)閿?shù)據(jù)的格式不統(tǒng)一而影響系統(tǒng)工作。其主要代碼如下所示:
Dim Word對象 As New Word.Application
‘設(shè)置Word對象,進(jìn)行交互編程
Dim 當(dāng)前路徑,導(dǎo)出文件名,導(dǎo)出路徑文件名,圖片文件
Dim Str1, Str2, Str3
‘定義及初始化相關(guān)變量
……
Sheets1.Range("A3:A"&最后行號).NumberFormatLocal = "G/通用格式"
‘統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式,保證系統(tǒng)正常工作
(2)Word交互編程。系統(tǒng)要將Excel匯總表的信息分發(fā)到每張個人信息表中,需要打開Word應(yīng)用,并將操作過程隱藏在后臺完成,其實(shí)現(xiàn)過程如下:
FileCopy 當(dāng)前路徑 & "\學(xué)生個人信息表(模板).doc", 當(dāng)前路徑 & "\" & 導(dǎo)出文件名 & "(" & Sheets("基本信息").Range("C" & i) & Sheets("基本信息").Range("B" & i) & ").doc"
導(dǎo)出路徑文件名 = 當(dāng)前路徑 & "\" & 導(dǎo)出文件名 & "(" & Sheets("基本信息").Range("C" & i) & Sheets("基本信息").Range("B" & i) & ").doc"
‘通過模板生成個人信息表
With Word對象
Y孌ocuments.Open 導(dǎo)出路徑文件名
Y孷isible = False
‘打開Word應(yīng)用,并使其實(shí)現(xiàn)過程隱藏不可見
(3)數(shù)據(jù)分發(fā)操作。將信息匯總表的信息分別填充到個人信息表中的每個空格中,主要利用循環(huán)等語句,實(shí)現(xiàn)批量操作,提升工作效率。其部分代碼如下:
For j = 1 To 6
Y孉ctiveDocument.Tables(1).Cell(j + 1, 2).Range = Sheets("基本信息").Cells(i, 2 * j - 1)
Y孉ctiveDocument.Tables(1).Cell(j + 1, 4).Range = Sheets("基本信息").Cells(i, 2 * j)
Next j
‘通過循環(huán)操作填寫表格數(shù)據(jù)
(4)照片導(dǎo)入操作。在個人信息表照片所在單元格設(shè)置操作位點(diǎn),進(jìn)行照片導(dǎo)入時,系統(tǒng)先將光標(biāo)定位到相關(guān)位點(diǎn),再讀取照片信息。判斷是否能查詢到照片,如果能則進(jìn)行下一步導(dǎo)入及標(biāo)準(zhǔn)化操作;如果查詢失敗,則跳過照片導(dǎo)入,以防止程序報錯影響系統(tǒng)工作。
Y孲election.HomeKey unit:=wdStory
‘將系統(tǒng)光標(biāo)移動到指定位點(diǎn)
圖片文件 = Dir(當(dāng)前路徑 & "\pic" & "\" & Sheets("基本信息").Range("B" & i) & "*" & ".*")
‘查詢符合條件的照片文件
If .Selection.Find.Execute(Str3) Then
If 圖片文件 <> "" Then
Set mypic = .Selection.InlineShapes.AddPicture(Filename:=當(dāng)前路徑 & "\pic" & "\" & 圖片文件)
‘如果查詢到照片,則將照片插入到word表中指定位點(diǎn)
mypic.Width = 72
mypic.Height = 108
End If
End If
‘對圖片大小進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化操作,結(jié)束照片導(dǎo)入過程
(5)系統(tǒng)錯誤管理。系統(tǒng)在工作過程中有時會出現(xiàn)系統(tǒng)報錯,為保護(hù)系統(tǒng),設(shè)置系統(tǒng)人機(jī)交互界面,提醒用戶系統(tǒng)工作是否正常。
If 判斷 = 0 Then
i = MsgBox("已輸出到 Word 文件!", 0 + 48 + 256 + 0, "提示:")
End If
Exit Sub
errorline:
MsgBox ("程序出錯,請檢查!")
Set Word對象 = Nothing
3 展望和拓展
將VBA程序融入學(xué)生管理工作的Excel電子表格中,有效地提升了學(xué)生管理工作的效率并增加了系統(tǒng)自動化執(zhí)行的能力。系統(tǒng)具有較好的可擴(kuò)展性,同時分發(fā)生成每位同學(xué)的信息表,有利于輔導(dǎo)員掌握每位學(xué)生的具體情況,進(jìn)行信息化的精準(zhǔn)教育,將一人一檔落到實(shí)處,其中包括學(xué)生日常行為信息、學(xué)業(yè)數(shù)據(jù)、獎勤助補(bǔ)貸等情況,及時更新,便于分析研究,制定對策。[3]
目前系統(tǒng)仍存在包括數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)冗余等問題,在今后工作中可以對系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)保護(hù)以加強(qiáng)安全性,精簡冗余代碼以提高系統(tǒng)執(zhí)行效率。
參考文獻(xiàn)
[1] 顏杰群,林麗蓉.基于Excel VBA的高校學(xué)生管理系統(tǒng)開發(fā)[J].寧波教育學(xué)院學(xué)報,2015.17(4):83-87.
[2] 張永成,王洪輝,譚桂花.基于Excel VBA的圖解粒度參數(shù)計(jì)算[J].成都理工大學(xué)學(xué)報(自然科學(xué)版),2010(6):650-653.
[3] 魏飛,王平,韓菡等.個性培養(yǎng)視角下高校學(xué)生精準(zhǔn)化管理模式探析[J].學(xué)理論,2017(1).