醫(yī)院人事檔案管理信息化應用

尹聲聲

摘 要：醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院人力資源管理的一個重要內(nèi)容，隨著現(xiàn)代化信息技術的發(fā)展，很多醫(yī)院的人事檔案管理工作已經(jīng)開始應用計算機技術，與傳統(tǒng)的人事檔案管理方式相比，這種信息化人事檔案管理具有非常明顯的優(yōu)勢，可以增強查閱工作的時效性，也可以節(jié)約大量的資源。本文闡述了醫(yī)院人事檔案信息化管理的優(yōu)越性，也提出了應該如何運用信息技術進行醫(yī)院人事檔案管理以及在此過程中所需要注意的幾個問題。

關鍵詞：醫(yī)院人事檔案；信息化管理；應用；優(yōu)越性

隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展和醫(yī)療體系的改革，醫(yī)院的人事檔案管理工作相應的在醫(yī)院的人力資源管理工作中也變得越來越重要，隨著醫(yī)院人力資源管理工作的日益規(guī)范化，信息化，科學化，作為人力資源管理重要方面的人事檔案管理，也要隨之變得更具規(guī)范性和科學性，如何將計算機技術應用到醫(yī)院人事檔案的管理工作中來，應該成為我們必須思考的問題，只有醫(yī)院的人事檔案管理實現(xiàn)信息化，增強查閱工作的時效性。提高工作效率， 從而為單位提供各類人才的基礎信息。為專業(yè)技術職稱評聘和提拔任用等提供更準確的依據(jù)。

一 醫(yī)院人事檔案信息化管理所具有的的優(yōu)勢

（一）提高存檔材料的準確性

傳統(tǒng)的人事檔案管理人員，往往需要花費大量的時間和人力去收集存檔，在收集和存檔的過程中往往還容易出現(xiàn)一些錯誤，這些因素使得人事檔案材料缺失，降低了人事檔案材料的準確性（1）而信息化管理采用計算機進行登記錄入，一方面可以對所錄入的信息用公式進行糾錯，超出正常值的數(shù)據(jù)可以設置提醒標紅。另一方面相當于拷貝了一份記錄，這樣在校對資料的時候可以有一個參照，從而提高工作的準確性。

（二）大大節(jié)省查閱檔案資料的耗時，使得查閱工作具有時效性

傳統(tǒng)的方式主要是依靠手工進行醫(yī)院的人事檔案管理工作，所以經(jīng)常會因為查找的信息范圍太大而需要耗費大量的時間和精力，有時候還會出現(xiàn)明明知道存有檔案材料，但是卻無法順利找到的現(xiàn)象，要找到所需的檔案信息有時候是件艱難的事情，而且大多數(shù)醫(yī)院沒有專門的人事檔案管理人員，人事檔案管理工作是由人事科的工作人員來兼任，由于平時工作的繁忙，致使有時候資料根本無法及時地進行歸檔，時間長了自然忘記，全部依靠手工查找，根本無法快速高效的完成。計算機提供檢索功能，只要當初收集資料的時候做好登記，就會知道那些資料歸檔了，而哪些資料還未歸檔，目標明確相當于縮小了搜索范圍，所以說計算機提供了非常便捷的途徑?？梢匝杆俚耐瓿蓹n案的查閱，同時也方便對醫(yī)院人員信息進行統(tǒng)計，從而為單位發(fā)現(xiàn)，培養(yǎng)以及使用人才，為干部的任命，人才配置，考核評優(yōu)以及晉升等提供更加準確更加可靠的基礎。

（三）有利于查閱人事檔案材料轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出和資料歸檔的記錄

職工檔案的轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出，應在電腦上建立excel并進行及時的登記。對由于歷史原因造成的，確實已經(jīng)不能補充或者不可能再收集到的檔案資料，首先對其產(chǎn)生的原因進行調(diào)查分析，然后將其記錄在excel統(tǒng)計表中，這樣以后只要利用excel的搜索功能，便能很容易的查找到需要的資料信息。 比起傳統(tǒng)的手工查找要節(jié)省大量的時間精力，人事檔案整理的工作效率可以得到顯著的提高。

（四）有利于醫(yī)院整體的信息化平臺的建設

醫(yī)院人事檔案管理信息化建設應該成為醫(yī)院整體信息化平臺建設的一個重要組成部分，由于醫(yī)院人事檔案涉及的范圍十分廣泛，每個科室，每個部門都要參與到平臺的建設中來，努力使檔案資源可以實現(xiàn)一定程度的共享，從而形成一體化的管理機制。同時又使得人事檔案管理機制促進整個醫(yī)院整體信息化平臺的建設。

二 醫(yī)院人事檔案信息化管理建設要采取的步驟

（一）更新理念，強化醫(yī)院領導對人事檔案管理重要性的認識，從而加大為人事檔案信息化管理的投資

人們過去普遍認為，醫(yī)療，科研，教學才是醫(yī)院發(fā)展的重心。醫(yī)院管理工作的重點應該放在如何提高醫(yī)療水平，而往往忽視人事檔案管理的重要性醫(yī)院各級領導要意識到人事檔案管理信息化建設是未來工作的趨勢（2），只有充分意識到這一點，在建設的過程給予大力支持，創(chuàng)造有利的條件，保障必要的資金，才能實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化，科學化，規(guī)范化，才能為單位發(fā)現(xiàn)，培養(yǎng)以及使用人才，為職稱晉升。為領導決策，干部聘用等提供更準確可靠的依據(jù)。

（二）提高人事檔案人員的綜合素質(zhì)，使其能夠適應信息化人事檔案管理的需要

為人事檔案管理人員提供相關專業(yè)的業(yè)務能力培訓，使其能夠較熟練的利用信息技術進行人事檔案的管理工作，使其綜合素質(zhì)得到明顯的提高（3），這樣才能適應檔案管理信息化發(fā)展的要求，以新的模式開展人事檔案管理工作（4）。

（三） 增加必要的檔案管理硬件設備和相關的軟件系統(tǒng)

醫(yī)院要根據(jù)自身發(fā)展的特點和發(fā)展的規(guī)劃，選取適合自己醫(yī)院人事檔案管理工作的軟硬件系統(tǒng)，保障資金，才能摒棄舊的工作模式，使人事檔案管理信息化的進程可以順利進行。

三 醫(yī)院人事檔案信息化管理過程中應注意的問題

（一）及時收集，補充，更新檔案材料，并做好鑒定工作，保證其完整性和真實性

檔案材料的完整，是檔案管理信息化平臺建設的基礎，在檔案材料信息收集的過程中要保證其完整性，所有的檔案材料都應該是連續(xù)性的，這樣可以防止檔案材料的缺失； 要以積極主動地態(tài)度做好檔案材料的補充更新工作，及時補充和追補新的檔案資料， 使人事檔案資料完善，所存檔的材料真正能真實的反映個人的現(xiàn)實經(jīng)歷情況（5）。 才可以迅速的為單位提供各類人才的基本信息，為專業(yè)技術職稱評聘和提拔任用，勞資制度改革以及職工福利等提供更準確的依據(jù)。 在收集的檔案材料的過程中一定要評估材料的保存價值，認真核實，嚴格把好質(zhì)量關，真實可靠的材料才能歸入人事檔案，對于那些沒有保存價值的材料，經(jīng)過確認后可以歸還本人，不能將其歸檔，以防止材料雜亂。檔案鑒別是檔案管理過程中很重要的一個方面，檔案管理人員必須秉著認真負責的態(tài)度，充分認識到人事檔案管理的重要性，馬虎不得，必須認真審核材料，確保檔案真實完整。

（二）定期維護軟硬件系統(tǒng)設施，必要的時候進行升級

醫(yī)院人事檔案管理信息化進程中，需要配備大量的硬件設施，這些硬件設施容易受到外界環(huán)境不可避免的影響和磨損，因此我們要努力避免由于硬件設施的遭到破壞而造成檔案材料的丟失。對于軟件系統(tǒng)方面，要時刻監(jiān)測軟件系統(tǒng)的安全性以及其工作狀態(tài)是否正常，要定期請專門的軟件系統(tǒng)維護人員，對軟件進行必要的升級和維護。

四 總結(jié)

醫(yī)院人力資源檔案管理工作由于其自身的特殊性和復雜性，需要盡快建立起現(xiàn)代化的人事檔案信息管理平臺，運用新的管理模式進行系統(tǒng)的，規(guī)范化的管理，這樣才能將檔案資料真正的利用起來，為單位提供各類人才的基本信息，為專業(yè)技術職稱評聘晉升和干部任命，領導決策等提供更準確更可靠的依據(jù)。

參考文獻

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