基層事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)及優(yōu)化建議

馬為民 馬曉燕

摘 要：對(duì)于基層事業(yè)單位來說，開展檔案管理工作是各項(xiàng)管理工作的重中之重，在單位發(fā)展中發(fā)揮著極大的作用，已經(jīng)得到了事業(yè)單位內(nèi)部統(tǒng)一的思想認(rèn)同。加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，是提高單位行政管理水平的重要途徑，充分反映出事業(yè)單位發(fā)展歷史，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用與配置，進(jìn)而促進(jìn)基層事業(yè)單位的健康發(fā)展。本文主要以基層事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)和優(yōu)化建議為論點(diǎn)，旨在為相關(guān)研究人員提供一些理論性參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位；檔案管理；特點(diǎn)；優(yōu)化建議

對(duì)于檔案管理工作來說，與基層事業(yè)單位之間的關(guān)系是緊密聯(lián)系、密不可分的，關(guān)乎著事業(yè)單位的生存與發(fā)展?，F(xiàn)階段，在事業(yè)單位檔案管理工作中，存在著較多不完善的地方，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展是極為不利的。因此，必須要制定切實(shí)可行的完善對(duì)策，積極開展檔案管理工作，不斷提高檔案管理效率，加強(qiáng)信息化建設(shè)，確保檔案信息的科學(xué)性與有效性，進(jìn)而為事業(yè)單位的發(fā)展保駕護(hù)航。

1 基層事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)

1.1 機(jī)密性

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作來說，其中的一個(gè)特點(diǎn)就是機(jī)密性，在開展相關(guān)工作時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，一旦檔案管理工作出現(xiàn)泄密現(xiàn)象，或機(jī)密性不強(qiáng)等，后果將會(huì)不堪設(shè)想。

1.2 真實(shí)性

對(duì)于檔案管理資料來說，必須要具備真實(shí)性，充分反映出事業(yè)單位實(shí)際情況，在開展各項(xiàng)管理工作時(shí)[1]，檔案管理人員要做好資料的整理與鑒別工作，并且確保材料的真實(shí)性與權(quán)威性，避免出現(xiàn)任何非法行為。

1.3 動(dòng)態(tài)性

檔案管理自身的內(nèi)容處于還不斷更新與變化過程中，要隨著單位不斷發(fā)展變化而變化，做到與時(shí)俱進(jìn)、緊跟時(shí)代步伐。因此，在開展事業(yè)單位檔案管理工作時(shí)，要基于動(dòng)態(tài)性角度來進(jìn)行，充分發(fā)揮出檔案管理工作的利用價(jià)值。

2 基層事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理制度較不完善

現(xiàn)階段，在開展檔案管理工作時(shí)，檔案序號(hào)丟失、組卷不統(tǒng)一等現(xiàn)象仍然存在，對(duì)檔案管理工作實(shí)際效用的發(fā)揮造成了嚴(yán)重的影響。導(dǎo)致這一現(xiàn)象的出現(xiàn)，其中一個(gè)因素就是因?yàn)闄n案管理制度較不完善造成的，造成檔案管理工作人員缺少較強(qiáng)的管理意識(shí)，檔案管理操作的規(guī)范性難以實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，一些事業(yè)單位雖然構(gòu)建了檔案管理制度[2]，然而在具體執(zhí)行過程中，工作形式化非常嚴(yán)重，沒有嚴(yán)格貫徹落實(shí)好制度規(guī)定的相關(guān)條例，進(jìn)而不利于檔案管理工作水平的提升。

2.2 檔案管理軟硬件設(shè)施投入力度不足

一些事業(yè)單位在檔案管理工作中，往往都是采用人工處理方式，沒有對(duì)現(xiàn)代化檔案管理軟件加以廣泛的應(yīng)用，對(duì)檔案信息迅速建檔和信息傳閱等造成了嚴(yán)重的影響，一定程度上不利于提高檔案管理工作效率。同時(shí)，一些事業(yè)單位存在著軟硬件設(shè)施投入不足問題，一些單位缺少對(duì)檔案管理工作的高度重視，沒有及時(shí)對(duì)檔案管理工作所需的設(shè)備進(jìn)行更新，出現(xiàn)了嚴(yán)重的滯后現(xiàn)象，檔案查閱效率并不高，進(jìn)而很難有效提高事業(yè)單位檔案管理工作水平。

2.3 檔案利用效率有待提升

在基層事業(yè)單位發(fā)展中，檔案發(fā)揮的價(jià)值不可小覷，可以緊密結(jié)合歷史和未來，確保事業(yè)單位順利開展檔案管理工作。然而根據(jù)實(shí)際調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，一些事業(yè)單位并不重視檔案管理工作，資源的開發(fā)和利用情況并不理想，檔案利用效率有待提升。

2.4 人才隊(duì)伍建設(shè)較不完善

在開展檔案管理工作時(shí)，人員更換現(xiàn)象比較頻繁，相應(yīng)的管理模式和管理理念較不穩(wěn)定，存在著較多變動(dòng)性因素，嚴(yán)重影響著檔案管理工作的開展。同時(shí)，基層事業(yè)單位檔案管理不屬于市場(chǎng)化操作范疇，相關(guān)工作人員的專業(yè)性不夠，很難構(gòu)建出強(qiáng)有力的檔案管理人才隊(duì)伍，不利于檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3 基層事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化建議

3.1 建立健全完善的檔案管理制度

基于信息時(shí)代視角，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用與推廣，嚴(yán)重影響著檔案管理工作的順利開展。所以事業(yè)單位要從自身實(shí)際情況出發(fā)，密切關(guān)注檔案管理工作的變化趨勢(shì)，構(gòu)建完善的檔案管理制度，不斷強(qiáng)化檔案管理人員的管理意識(shí)，將工作人員的工作流程規(guī)范化。此外，各個(gè)基層事業(yè)單位還要加快構(gòu)建檔案管理監(jiān)督機(jī)制，將檔案管理職責(zé)落實(shí)到位，并確定第一責(zé)任人，以便于有效落實(shí)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度等，給予檔案管理工作強(qiáng)有力的制度性保障。

3.2 構(gòu)建檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，加強(qiáng)資金投入

首先，事業(yè)單位在檔案管理工作實(shí)施過程中，要加強(qiáng)信息化建設(shè)，加強(qiáng)信息化思想的滲透，通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，將檔案信息及時(shí)存儲(chǔ)起來，構(gòu)建事業(yè)單位檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)[3]，形成完整、全面的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以便于檢索、計(jì)算以及數(shù)據(jù)分析等工作的開展，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的實(shí)時(shí)性與共享性目標(biāo)。此外，對(duì)于信息建設(shè)平臺(tái)，還要做好相應(yīng)的宣傳與推廣工作，開展形式多樣的網(wǎng)上檔案信息咨詢服務(wù)，這對(duì)于提高事業(yè)單位檔案信息管理效率是非常重要的，從而促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。其次，檔案管理人員可以構(gòu)建檔案查閱網(wǎng)，及時(shí)將數(shù)據(jù)傳輸至網(wǎng)站之中，為相關(guān)人員的查閱創(chuàng)造條件，緩解檔案管理人員的工作壓力，節(jié)省人員投入的時(shí)間和精力。而且在檔案管理工作開展中，檔案管理人員要提高對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的高度重視，避免計(jì)算機(jī)病毒侵入其中，防止出現(xiàn)檔案信息惡意被盜取現(xiàn)象。2.事業(yè)單位要積極引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，創(chuàng)建良好的辦公環(huán)境，對(duì)于經(jīng)濟(jì)條件較不理想的地區(qū)，檔案管理部門要向地方政府申請(qǐng)資金補(bǔ)助，積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，進(jìn)而保證檔案管理工作的順利開展。

3.3 嚴(yán)格規(guī)范檔案管理流程，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段

其一，各個(gè)基層事業(yè)單位要遵守相關(guān)規(guī)章制度，將檔案信息的采集、保存以及處理等工作進(jìn)行規(guī)范化處理，提供真實(shí)有效的檔案信息，將檔案管理工作應(yīng)有的作用發(fā)揮出來。其二，基層事業(yè)單位要注重檔案資源的高效利用與配置，對(duì)于單位記錄的檔案資料，與社會(huì)發(fā)展、歷史進(jìn)程等眾多領(lǐng)域有著緊密的聯(lián)系，所以事業(yè)單位要加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用，不斷提高檔案資料共享效率，避免檔案管理資源出現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象。此外，事業(yè)單位要加快實(shí)現(xiàn)檔案向公眾免費(fèi)開放，提出事業(yè)單位檔案向社會(huì)開放的基本要求[4]，要獲取上級(jí)主管部門的認(rèn)可，不斷提高事業(yè)單位的開放水平，制定出可行的檔案免費(fèi)開放的具體措施，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理手段創(chuàng)新目標(biāo)。

3.4 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

現(xiàn)階段，基于事業(yè)單位檔案管理實(shí)際情況分析，檔案管理效率比較低、管理人員的綜合素養(yǎng)比較低，限制著單位檔案管理工作的開展。所以事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新工作，嚴(yán)格管理檔案管理人員，單位要積極開展對(duì)人員一系列的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，構(gòu)建相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)制，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平與綜合素養(yǎng)。例如：要定期開展多媒體培訓(xùn)，邀請(qǐng)資深專家開展相應(yīng)的宣傳講座，在多媒體應(yīng)用的背景下，要積極開展線上宣傳，具有極大的便利性，也節(jié)省了諸多時(shí)間和精力，宣傳效果非常理想，可謂是兩全其美。并且還要加強(qiáng)對(duì)工作人員的思想道德教育，培養(yǎng)人員高度的責(zé)任感，提高對(duì)檔案管理工作的熱情。

4 結(jié)束語

總而言之，基層事業(yè)單位開展檔案管理工作是非常關(guān)鍵的，可以充分反映出事業(yè)單位的實(shí)際情況，發(fā)揮出檔案的實(shí)際利用價(jià)值。因此，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，要加強(qiáng)信息化建設(shè)，構(gòu)建檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，不斷提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新目標(biāo)。

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