莫滿(mǎn)軍 宋新秀

[摘要]本文介紹了SAP HANA和POWER BI兩種數(shù)據(jù)分析工具在物資采購(gòu)價(jià)格審計(jì)中的具體應(yīng)用，并針對(duì)采購(gòu)價(jià)格方面存在的風(fēng)險(xiǎn)展開(kāi)多維度分析，旨在創(chuàng)新審計(jì)技術(shù)方法，優(yōu)化管理方式。

[關(guān)鍵詞]數(shù)據(jù)分析 物資采購(gòu) 審計(jì) 應(yīng)用 效果

A公司屬于大型國(guó)有企業(yè)，業(yè)務(wù)覆蓋全國(guó)各地，

擁有100多家分公司，信息化程度較高，特別是在物資采購(gòu)方面，其物資采購(gòu)管理系統(tǒng)已運(yùn)行近十年，涵蓋大部分采購(gòu)業(yè)務(wù)，有較為完整的數(shù)據(jù)鏈，基本具備大數(shù)據(jù)分析的條件。據(jù)統(tǒng)計(jì)，A公司2013年至2017年累計(jì)生成有效訂單上百萬(wàn)條，采購(gòu)金額上千億元，涉及供應(yīng)商近萬(wàn)家。經(jīng)前期審計(jì)調(diào)查，該公司在物資采購(gòu)價(jià)格方面主要存在兩類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)：一是價(jià)格異常高的風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商可能通過(guò)操縱投標(biāo)環(huán)境，相互串通，抬高價(jià)格，使企業(yè)蒙受損失；也可能由于市場(chǎng)原因?qū)е挛镔Y跌價(jià)，未及時(shí)調(diào)整而引起損失風(fēng)險(xiǎn)。二是價(jià)格異常低的風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商可能在招標(biāo)過(guò)程中弄虛作假，把不生產(chǎn)或不準(zhǔn)備供貨的物資報(bào)價(jià)異常低，從而降低整體投標(biāo)價(jià)格，達(dá)到中標(biāo)目的；也可能存在內(nèi)外勾結(jié)，降低物資質(zhì)量或者多買(mǎi)少供謀取利益。

以下主要針對(duì)物資采購(gòu)的價(jià)格開(kāi)展分析，數(shù)據(jù)來(lái)源于A公司物資采購(gòu)管理系統(tǒng)的訂單數(shù)據(jù)。分析的基本思路是以A公司全部訂單數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，按物料編碼計(jì)算各年度每項(xiàng)物資的平均單價(jià)，再分別測(cè)算偏差率和偏差金額，并將偏差率劃分為七個(gè)等級(jí)。審計(jì)人員可依據(jù)審計(jì)時(shí)間、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)型等情況，合理選擇審計(jì)范圍和重點(diǎn)。

一、利用SAP HANA軟件對(duì)訂單數(shù)據(jù)進(jìn)行整理

（一）漢化并剔除冗余數(shù)據(jù)

審計(jì)人員從數(shù)據(jù)庫(kù)中采集到原始訂單數(shù)據(jù)，由于這些數(shù)據(jù)雜、亂、多，尤其是大部分字段名采用的是代碼，并不能直接運(yùn)用。首先，要對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行漢化，這是開(kāi)展分析的第一步，也便于審計(jì)人員充分理解和認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)，為下一步分析做好準(zhǔn)備；其次，對(duì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)、特點(diǎn)、性質(zhì)等開(kāi)展分析，剔除干擾數(shù)據(jù)，尋找審計(jì)突破口。數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題主要有兩個(gè)方面：一是存在大量單價(jià)為0或1的作廢訂單；二是部分?jǐn)?shù)據(jù)填報(bào)錯(cuò)誤（如計(jì)量單位“噸”誤填寫(xiě)成“千克”，物料編碼使用錯(cuò)誤等），可能造成偏差率的計(jì)算脫離實(shí)際。在對(duì)數(shù)據(jù)深入剖析后，通過(guò)對(duì)訂單狀態(tài)的選擇，基本可以解決上述問(wèn)題，即只保留狀態(tài)為“已在ERP生成有效訂單”的數(shù)據(jù)，剔除狀態(tài)為“等待審批、審批拒絕、取消、已拒絕、已鎖定”等的訂單，剔除率為9%，基本不影響整體分析目標(biāo)。

（二）對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行橫向擴(kuò)展

采集數(shù)據(jù)只是日常執(zhí)行采購(gòu)業(yè)務(wù)的工作記錄，并不能馬上滿(mǎn)足審計(jì)分析的需求，因此，審計(jì)人員必須根據(jù)審計(jì)思路，在SAP HANA軟件里利用SQL語(yǔ)句對(duì)訂單數(shù)據(jù)進(jìn)行擴(kuò)展。本次審計(jì)中增加了“平均單價(jià)、偏差率、偏差金額、偏差檔次”等四個(gè)主要分析字段，還根據(jù)A公司的管理現(xiàn)狀，增加了“板塊歸屬、牽頭單位、責(zé)任單位、供應(yīng)商內(nèi)外部”等輔助分析字段，并進(jìn)行了賦值。

1.計(jì)算平均單價(jià)。以每種物資編碼為基礎(chǔ)，分別計(jì)算各年度的平均單價(jià)。使用的SQL語(yǔ)句是：select substring （to_char （to_date （"創(chuàng)建日期"，

'YYYYMMDD'）），1，4） as "年"， "物料編碼"，

avg （"含稅單價(jià)"） as "平均單價(jià)" from "訂單" group by substring （to_char （to_date （"創(chuàng)建日期"， 'YYYYMMDD'）），1， 4）， "物料編碼"。

2.計(jì)算偏差金額。將每項(xiàng)訂單的含稅單價(jià)減去平均單價(jià)，再乘以數(shù)量。使用的SQL語(yǔ)句是：select * （"含稅單價(jià)"-"平均單價(jià)"）*"數(shù)量" as "偏差金額" from "訂單數(shù)據(jù)"。

3.計(jì)算偏差率。將每項(xiàng)訂單的含稅單價(jià)減去平均單價(jià)，再除以平均單價(jià)。使用的SQL語(yǔ)句是：select * （"含稅單價(jià)"-"平均單價(jià)"）/"平均單價(jià)"

as "偏差率" from "訂單數(shù)據(jù)"。

4.設(shè)定偏差等級(jí)。為了便于分析，將采購(gòu)單價(jià)偏差率設(shè)定七個(gè)檔次，即小于-100%為一檔，-100%至-50%為二檔，-50%至0%為三檔，0%至20%為四檔，20%至50%為五檔，50%至100%為六檔，100%以上為七檔，偏差越高，說(shuō)明存在的風(fēng)險(xiǎn)就越大。使用的SQL語(yǔ)句是：select * '7' as "偏差率等級(jí)" from "訂單數(shù)據(jù)" where "偏差率" >= 1，并分別對(duì)不同區(qū)間的偏差率進(jìn)行賦值。

二、利用POWER BI軟件構(gòu)建數(shù)據(jù)分析模型

數(shù)據(jù)整理完成后，使用POWER BI分析工具分別從年度、板塊、分公司、牽頭單位、責(zé)任單位、物料大類(lèi)、采購(gòu)權(quán)限、供應(yīng)商、內(nèi)外部歸屬等9個(gè)維度構(gòu)建分析模型，如圖1所示。該分析模型主要包括三個(gè)部分：第一部分為切片器區(qū)域，審計(jì)人員可根據(jù)需要從上述9個(gè)維度進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選；第二部分為圖像可視化區(qū)域，根據(jù)分析思路，可以按餅狀圖、柱狀圖、散點(diǎn)圖等形式進(jìn)行展示，且點(diǎn)擊圖中相應(yīng)位置還可穿透查詢(xún)其相關(guān)數(shù)據(jù)；第三部分為原始數(shù)據(jù)區(qū)域，可隨時(shí)根據(jù)篩選條件，顯示訂單數(shù)據(jù)。此模型最大優(yōu)點(diǎn)就是便捷、實(shí)用、靈活、易操作，可適用于審計(jì)人員在價(jià)格分析時(shí)的多種思路，滿(mǎn)足不同審計(jì)需求。

三、數(shù)據(jù)分析模型的審計(jì)應(yīng)用

（一）數(shù)據(jù)分析的考慮因素

1.在分析價(jià)格偏差時(shí)，要充分考慮采購(gòu)時(shí)間、產(chǎn)品品牌、進(jìn)口與國(guó)產(chǎn)等各種合理因素以及數(shù)據(jù)質(zhì)量方面的問(wèn)題，排除合理差異原因后，鎖定審計(jì)重點(diǎn)。

2.修正偏差金額。在計(jì)算平均單價(jià)時(shí)，價(jià)高的物資會(huì)抬高均價(jià)，導(dǎo)致偏差金額失真。因此，在分析具體物料偏差時(shí)，需排除此因素，要根據(jù)具體采購(gòu)情況，重新確定合理單價(jià)，計(jì)算偏差金額。

（二）數(shù)據(jù)分析的審計(jì)效果

1.異常訂單總體情況。這里的異常訂單是指含稅單價(jià)偏差率大于50%的采購(gòu)訂單。按照單價(jià)偏差的程度劃分為兩個(gè)等級(jí)，即偏差率50%至100%為一檔，偏差率100%以上的為一檔。通過(guò)上述分析模型，選擇兩個(gè)篩選項(xiàng)：一是“年篩選器”選擇2013年至2016年，二是“偏差等級(jí)篩選器”選擇上述兩個(gè)等級(jí)。經(jīng)查詢(xún)，2013年至2016年異常訂單共三十多萬(wàn)條，采購(gòu)金額近百億元，偏差金額數(shù)十億元，說(shuō)明A公司在物資采購(gòu)領(lǐng)域還有很大挖潛增效的空間。

2.按不同維度分析。根據(jù)審計(jì)思路，運(yùn)用“切片器”功能，可分別按“板塊、分公司名稱(chēng)、偏差率等級(jí)、供應(yīng)商的內(nèi)外部、物料級(jí)別”等進(jìn)行篩選；運(yùn)用分析模型的“堆積柱狀圖”等功能，可分別按“單位、物資類(lèi)別、供應(yīng)商、責(zé)任單位”等維度展示采購(gòu)價(jià)格偏差水平，并可穿透查詢(xún)相應(yīng)的偏差訂單；運(yùn)用“篩選器”功能，輸入某一項(xiàng)物資的編碼，還可以查詢(xún)?cè)擁?xiàng)物資的總體采購(gòu)情況，便于綜合對(duì)比分析。在此簡(jiǎn)要列舉四種情況：

（1）按采購(gòu)單位分析。這符合審計(jì)項(xiàng)目運(yùn)行模式，主要側(cè)重于分析各單位的物資價(jià)格水平，有利于分清主體責(zé)任。在分析實(shí)例中，審計(jì)人員按偏差金額的大小進(jìn)行再排序，鎖定了11家分公司，其偏差金額占75%，單位數(shù)量占17%。然后，對(duì)上述單位進(jìn)行了重點(diǎn)審查，發(fā)現(xiàn)部分單位存在未嚴(yán)格履行招標(biāo)程序、議標(biāo)程序不透明、越權(quán)采購(gòu)、管理層舞弊等問(wèn)題，這是造成采購(gòu)價(jià)格偏高的主要原因。

（2）按物資類(lèi)別分析。主要側(cè)重于分析各類(lèi)物資采購(gòu)價(jià)格水平，可有針對(duì)性地發(fā)現(xiàn)偏差較大的物資類(lèi)別，及時(shí)鎖定重點(diǎn)審查對(duì)象。通過(guò)模型分析，發(fā)現(xiàn)A公司的化工產(chǎn)品、煤炭、專(zhuān)用管材、儀器儀表等物資偏差金額較大，為降低成本，審計(jì)建議將這些物資的采購(gòu)權(quán)限上收，實(shí)行統(tǒng)一集中采購(gòu)，進(jìn)一步壓縮下級(jí)單位操控價(jià)格的空間。

（3）按供應(yīng)商分析。主要側(cè)重于對(duì)某一個(gè)供應(yīng)商整體供貨情況的分析，針對(duì)性較強(qiáng)，將總體偏差金額較大的供應(yīng)商作為分析重點(diǎn)，審查是否存在內(nèi)外勾結(jié)、抬高物價(jià)的現(xiàn)象。通過(guò)模型分析，發(fā)現(xiàn)兩方面問(wèn)題：一是部分供應(yīng)商普遍供貨價(jià)格偏高；二是部分供應(yīng)商針對(duì)不同分公司供貨價(jià)格存在較大差距。審計(jì)要求各分公司進(jìn)一步查明原因，降低采購(gòu)成本。

（4）按責(zé)任單位分析。主要側(cè)重于分析各責(zé)任單位的物資管理水平以及采購(gòu)制度執(zhí)行情況，根據(jù)A公司的管理特點(diǎn)，各類(lèi)物資分別由分公司負(fù)責(zé)物料編碼管理、集中采購(gòu)價(jià)格管理等。通過(guò)模型分析，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)責(zé)任單位的業(yè)務(wù)督導(dǎo)，優(yōu)化管理方式和管理機(jī)制。

（三）數(shù)據(jù)分析的合理化建議

1.加強(qiáng)物資系統(tǒng)管理。一是規(guī)范物資編碼使用，為A公司物資采購(gòu)管理、信息化應(yīng)用、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等提供保障；二是加大推廣力度，出臺(tái)相關(guān)政策，鼓勵(lì)未應(yīng)用系統(tǒng)的分公司積極上線(xiàn)運(yùn)行，提高系統(tǒng)上線(xiàn)率；三是加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理和員工培訓(xùn)，減少系統(tǒng)無(wú)效訂單。

2.強(qiáng)化集中采購(gòu)措施。由于同類(lèi)物資在不同分公司價(jià)格差異較大，因此，在總部層面要加強(qiáng)集中采購(gòu)力度，積極通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)或邀請(qǐng)低價(jià)優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商投標(biāo)等方式，有效調(diào)動(dòng)供應(yīng)商之間的良性競(jìng)爭(zhēng)，最終降低A公司的物資采購(gòu)成本。

3.積極推進(jìn)分散核實(shí)。對(duì)分析中發(fā)現(xiàn)的異常訂單，由于數(shù)據(jù)量較大，將采取分散核實(shí)的方式，由兩級(jí)審計(jì)機(jī)構(gòu)分別核實(shí)，總部負(fù)責(zé)審查偏差率在100%且偏差金額500萬(wàn)元以上的異常訂單，分公司負(fù)責(zé)審查其他異常訂單，并對(duì)核實(shí)的問(wèn)題進(jìn)行嚴(yán)肅追責(zé)。

（作者單位：中國(guó)石油天然氣股份有限公司華北油田分公司，郵政編碼：062552，電子郵箱：sjzx_mmj@petrochina.com.cn）