企業(yè)物資采購(gòu)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的合規(guī)有效性分析

肖德偉

摘 要：企業(yè)物資采購(gòu)?fù)ㄟ^(guò)招投標(biāo)方式可以提高采購(gòu)質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益，物資采購(gòu)的成本控制、物資采購(gòu)合同的管理控制、管理審計(jì)控制等是保證物資采購(gòu)工作合規(guī)、有效的重要保證措施，是促進(jìn)公平競(jìng)爭(zhēng)，預(yù)防腐敗，提高采購(gòu)質(zhì)量的重要控制手段。

關(guān)鍵詞：物資采購(gòu)；合規(guī)有效；控制；管理審計(jì)

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中通過(guò)招投標(biāo)方式進(jìn)行物資采購(gòu)，主要是為了降低成本，通過(guò)合同管理控制進(jìn)一步對(duì)物資采購(gòu)進(jìn)行合規(guī)有效性控制，并通過(guò)管理審計(jì)程序進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)行為的合規(guī)性，促進(jìn)公平競(jìng)爭(zhēng)，預(yù)防腐敗，提高采購(gòu)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)企業(yè)良性發(fā)展、高效運(yùn)行、合規(guī)經(jīng)營(yíng)。

1 招投標(biāo)方式在企業(yè)物資采購(gòu)工作中的應(yīng)用

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和發(fā)展，傳統(tǒng)而簡(jiǎn)單的采購(gòu)方式已無(wú)法適應(yīng)市場(chǎng)的變化和發(fā)展需求，招投標(biāo)制度可以實(shí)現(xiàn)合理的采購(gòu)周期和采購(gòu)成本、提高采購(gòu)質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益。

1.1實(shí)行招投標(biāo)制度在物資采購(gòu)過(guò)程中的重要意義

《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》、《工程建設(shè)項(xiàng)目施工招標(biāo)投標(biāo)辦法》和《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)督暫行辦法》等法律法規(guī)提供了制度保證，使物資采購(gòu)的招投標(biāo)制度有法可依。嚴(yán)格落實(shí)物資采購(gòu)招投標(biāo)制度，有利于規(guī)范企業(yè)的各項(xiàng)制度。

招標(biāo)采購(gòu)具有公開(kāi)、公平、公正的特性，把采購(gòu)信息面向全社會(huì)公布，擴(kuò)大了物資來(lái)源并增加了競(jìng)爭(zhēng)性。使每個(gè)參與投標(biāo)的供應(yīng)商認(rèn)真地進(jìn)行核算，使供應(yīng)成本及利潤(rùn)水平得到真實(shí)反映，降低企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)成本，提高總體效益。

招標(biāo)采購(gòu)能夠提高采購(gòu)物資質(zhì)量且最大限度地避免腐敗現(xiàn)象的發(fā)生，同時(shí)杜絕影響采購(gòu)質(zhì)量的外界干擾因素，保護(hù)了物資采購(gòu)人員，使物資采購(gòu)程序公開(kāi)，實(shí)現(xiàn)了事前預(yù)防，變被動(dòng)管理為主動(dòng)參與。

1.2目前主要有以下三種招標(biāo)形式

1.2.1公開(kāi)招標(biāo)

重要物資或采購(gòu)規(guī)模較大的物資，宜采用公開(kāi)招標(biāo)模式。對(duì)于供應(yīng)商分散和同類(lèi)產(chǎn)品種類(lèi)較多的情況，如電腦或空調(diào)采購(gòu)等，也可以采用公開(kāi)招標(biāo)的方式，保證產(chǎn)品質(zhì)量的同時(shí)，使投標(biāo)產(chǎn)品的價(jià)格更加優(yōu)惠合理。

1.2.2邀請(qǐng)招標(biāo)

邀請(qǐng)招標(biāo)不需刊登招標(biāo)公告，招標(biāo)時(shí)間縮短，適用于采購(gòu)規(guī)模較小的項(xiàng)目，可以節(jié)約招標(biāo)費(fèi)用，提高投標(biāo)者的中標(biāo)機(jī)會(huì)。

1.2.3詢比價(jià)采購(gòu)方式

對(duì)于規(guī)格多、數(shù)量小、單價(jià)低、供貨廠家多的物資品種，多采用詢比價(jià)采購(gòu)方式。通過(guò)制作并發(fā)出相關(guān)產(chǎn)品詢價(jià)函告知評(píng)標(biāo)擇優(yōu)采購(gòu)方案，確定開(kāi)標(biāo)的時(shí)間和地點(diǎn)，投標(biāo)廠家可不參加開(kāi)標(biāo)會(huì)議，投標(biāo)文件有效即可。

1.3建立供方資源庫(kù)，健全評(píng)價(jià)體系

通過(guò)資格檢查綜合評(píng)價(jià)，將誠(chéng)信度差的供應(yīng)商清理出局。同時(shí)加大供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)，有效遏制供貨價(jià)格。

2 企業(yè)物資采購(gòu)成本的控制

企業(yè)管理水平制約企業(yè)的發(fā)展，控制采購(gòu)成本是企業(yè)的工作重點(diǎn)，控制采購(gòu)成本對(duì)于提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力具有重要的意義。

2.1企業(yè)物資采購(gòu)中的成本控制問(wèn)題

傳統(tǒng)的物資采購(gòu)計(jì)劃預(yù)見(jiàn)性差，請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃零散，不能形成集中采購(gòu)；企業(yè)管理重心在日常工作，輕視日常管理，供需雙方缺乏有效的溝通；供應(yīng)商是臨時(shí)或短期合作的關(guān)系，對(duì)其績(jī)效考核評(píng)價(jià)不足；采購(gòu)方式單一造成總體采購(gòu)成本偏高；不重視采購(gòu)人才的培養(yǎng)，成本控制管理理念淡化。這些都是成本控制方面存在的問(wèn)題，是造成生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中采購(gòu)成本高、采購(gòu)效率低的重要原因。

2.2多渠道控制企業(yè)物資采購(gòu)成本

適宜的采購(gòu)方法、合理的組織機(jī)構(gòu)采購(gòu)、規(guī)范的供應(yīng)商管理機(jī)制及靈活的采購(gòu)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購(gòu)成本的有效控制。

2.2.1優(yōu)化企業(yè)物資采購(gòu)方式方法

招標(biāo)采購(gòu)、集中批量采購(gòu)可以降低采購(gòu)成本和總體費(fèi)用；通過(guò)電子采購(gòu)可以優(yōu)化采購(gòu)過(guò)程，提高效率，降低采購(gòu)成本；利用電子信息數(shù)據(jù)了解市場(chǎng)行情，制定采購(gòu)計(jì)劃和決策，對(duì)采購(gòu)物資分類(lèi)控制并適度儲(chǔ)備，成立靈活的采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)模式對(duì)供應(yīng)商實(shí)行規(guī)范管理等都是有效地控制采購(gòu)總體成本的重要措施。

2.2.2提高采購(gòu)人員素質(zhì)

采購(gòu)人員是成本控制的直接實(shí)行者，采購(gòu)人員較高的道德素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)能夠?qū)崿F(xiàn)合同控制交貨，并在談判中選擇最優(yōu)供應(yīng)商，對(duì)采購(gòu)人員不問(wèn)斷的業(yè)務(wù)培訓(xùn)能夠提高其業(yè)務(wù)水平，保證采購(gòu)質(zhì)量。

2.3統(tǒng)一物資采購(gòu)規(guī)范

標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)規(guī)范能夠有效降低采購(gòu)成本，即不同的產(chǎn)品設(shè)計(jì)或設(shè)備采用通用規(guī)格，以規(guī)模實(shí)現(xiàn)降低成本，統(tǒng)一物料的基本信息，有利于實(shí)現(xiàn)集中批量采購(gòu)。

2.4評(píng)估采購(gòu)方案

價(jià)格與成本分析的目標(biāo)最終是采購(gòu)總成本控制。對(duì)價(jià)格因素和非價(jià)格因素等關(guān)鍵成本和其他相關(guān)潛在成本進(jìn)行綜合評(píng)估，全面考慮影響因素后決定的采購(gòu)方案更有利于控制采購(gòu)總成本。

2.5充分的市場(chǎng)調(diào)查

影響采購(gòu)成本的重點(diǎn)是采購(gòu)物資的價(jià)格，充分的市場(chǎng)調(diào)查是確定產(chǎn)品價(jià)格的重要依據(jù)。在利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)關(guān)注最新市場(chǎng)行情的同時(shí)，定期更新企業(yè)發(fā)布的網(wǎng)上采購(gòu)信息，吸引更多的供應(yīng)商參與，完善采購(gòu)價(jià)格檔案，防止不合理漲價(jià)，這些都能夠有效控制采購(gòu)成本。

3 物資采購(gòu)合同的管理控制

3.1合同管理流程

物資采購(gòu)合同管理是以市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和物資供應(yīng)為基礎(chǔ)進(jìn)行的，包括合同的前期、中期和后期管理等，通過(guò)主體決策和相關(guān)的業(yè)務(wù)制衡來(lái)實(shí)現(xiàn)全過(guò)程控制。包括審批計(jì)劃并訂立合同；合同管理；解決合同履行中的問(wèn)題；對(duì)合同管理人員的獎(jiǎng)懲等。

3.2采購(gòu)合同歸口管理

采購(gòu)合同應(yīng)由專門(mén)的合同管理機(jī)構(gòu)辦理，同時(shí)配備熟悉業(yè)務(wù)和具有豐富合同管理經(jīng)驗(yàn)的合同管理人員。執(zhí)行合同授權(quán)委托，實(shí)施合同審查，經(jīng)過(guò)市場(chǎng)調(diào)研和市場(chǎng)競(jìng)價(jià)并對(duì)合同主體進(jìn)行資信調(diào)查，通過(guò)合同文本審查，實(shí)行履約檢查，執(zhí)行合同限額審批制度，審批會(huì)簽后由合同部門(mén)審核蓋章后方可生效。

3.3形成管理機(jī)制

所有的物資采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)全部納入合同管理，對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)實(shí)行全額管理。規(guī)范使用合同文本，對(duì)合同實(shí)行全過(guò)程管理；實(shí)行合同化管控機(jī)制，無(wú)合同不采購(gòu)、不驗(yàn)收，無(wú)合同不結(jié)算、不付款。應(yīng)實(shí)行合同目標(biāo)管理控制，依據(jù)法律法規(guī)，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)動(dòng)態(tài)管理的全過(guò)程科學(xué)管理體系。

4 管理審計(jì)對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)的規(guī)范

管理審計(jì)應(yīng)貫穿于整個(gè)物資采購(gòu)控制過(guò)程，不僅是過(guò)程審計(jì)，更應(yīng)該貫穿于采購(gòu)過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制。注重企業(yè)物資采購(gòu)?fù)獠匡L(fēng)險(xiǎn)控制，主要是為了預(yù)防采購(gòu)合同欺詐、價(jià)格、質(zhì)量、技術(shù)和意外風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)兼顧企業(yè)物資采購(gòu)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制，主要是為了防采購(gòu)計(jì)劃、合同過(guò)失、驗(yàn)收、存量和責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)管理審計(jì)對(duì)物資采購(gòu)主要控制對(duì)策有：

4.1對(duì)采購(gòu)過(guò)程全方位的監(jiān)督

全過(guò)程的審計(jì)是指對(duì)計(jì)劃、審批詢價(jià)、招標(biāo)、簽約、驗(yàn)收、核算、付款和領(lǐng)用等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督。審計(jì)重點(diǎn)是對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的制定、采購(gòu)合同的簽定，物資采購(gòu)質(zhì)量的驗(yàn)收和最終結(jié)賬付款等關(guān)鍵控制點(diǎn)的審計(jì)監(jiān)督，防止舞弊行為。全方位的審計(jì)是指內(nèi)控、財(cái)務(wù)和制度考核同步進(jìn)行，貫穿于物資采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程，主要作用是規(guī)范采購(gòu)機(jī)制，降低物資采購(gòu)價(jià)格，提高采購(gòu)質(zhì)量，保護(hù)采購(gòu)人員并規(guī)避外部矛盾。

4.2采購(gòu)物資需求和計(jì)劃的審計(jì)

主要是審查物資采購(gòu)需求的合規(guī)性。包括物資采購(gòu)計(jì)劃的科學(xué)性；調(diào)查是否符合實(shí)際情況；計(jì)劃與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的一致性；采購(gòu)數(shù)量、目標(biāo)、時(shí)間、運(yùn)輸、使用、質(zhì)量計(jì)劃是否具有措施保障。

4.3審計(jì)物資采購(gòu)招標(biāo)與簽約過(guò)程的合規(guī)性的審計(jì)

采購(gòu)合同依法訂立是避免風(fēng)險(xiǎn)的前提和基礎(chǔ)。管理審計(jì)要對(duì)采購(gòu)經(jīng)辦部門(mén)進(jìn)行履職審計(jì)，每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審查評(píng)定，對(duì)合同的實(shí)施進(jìn)行合法性、可行性、合理性和規(guī)范性等審核。

4.4物資采購(gòu)合同臺(tái)賬、匯總及相關(guān)信息反饋的審計(jì)

審計(jì)是否建立物資采購(gòu)合同臺(tái)賬、做好相關(guān)合同匯總，并運(yùn)用先進(jìn)的管理手段，做出及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)的反饋評(píng)價(jià)信息，以提高物資采購(gòu)合同的管理水平。

4.5對(duì)物資采購(gòu)合同的執(zhí)行進(jìn)行審計(jì)

對(duì)合同的內(nèi)容和執(zhí)行情況、驗(yàn)收工作、不合格品控制、合同違約糾紛處理、規(guī)避缺貨損失等相關(guān)內(nèi)容執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，并對(duì)物資采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行審計(jì)考核，盡量避免合同風(fēng)險(xiǎn)。

企業(yè)物資采購(gòu)的合規(guī)有效性是一個(gè)長(zhǎng)期、系統(tǒng)的工程，需要全部相關(guān)環(huán)節(jié)的不斷努力和堅(jiān)持才能實(shí)現(xiàn)，有效規(guī)避物資采購(gòu)各階段的法律風(fēng)險(xiǎn)。