莊靜
摘 要:當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息化的時(shí)代,檔案是一個(gè)企業(yè)的重要組成部分,是日常經(jīng)營(yíng)管理的基礎(chǔ)性工作。原始的保存方法非常麻煩,查找困難,且不夠準(zhǔn)確,不夠統(tǒng)一,而企業(yè)的檔案管理信息化能切實(shí)提高企業(yè)檔案管理效率,因此,在新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理實(shí)踐中,應(yīng)制定具體的企業(yè)現(xiàn)代化和信息化的檔案管理模式,提高企業(yè)的檔案管理效率,建立創(chuàng)新的檔案管理模式。
關(guān)鍵詞:企業(yè);人事檔案;信息化管理
跟上信息技術(shù)發(fā)展的步伐,推進(jìn)人事檔案管理工作的信息化發(fā)展,促進(jìn)人事檔案資源價(jià)值的開(kāi)發(fā),才能提高檔案資源的利用率。
1 人事檔案管理信息化建設(shè)的意義
1.1 利于人事檔案的現(xiàn)代化管理
當(dāng)前我國(guó)正處于與信息化的社會(huì),信息化和數(shù)字化成為了社會(huì)的主要趨勢(shì),所以人事檔案管理工作,也需要遵循社會(huì)發(fā)展的規(guī)律,必須向著信息化的方向發(fā)展,再加上現(xiàn)在我國(guó)社會(huì)的信息呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)的趨勢(shì),要求我國(guó)人事檔案管理工作必須要進(jìn)行創(chuàng)新,而信息化管理是現(xiàn)代人事檔案管理的有效發(fā)展方向,檔案的信息化管理,能夠促進(jìn)人事檔案管理工作效率的提高,對(duì)我國(guó)的人事檔案管理工作有十分重要的意義。
1.2 能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案信息資源的共享
在現(xiàn)代信息社會(huì)中,信息資源是一種重要的社會(huì)性資源,所以在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展中,信息資源的共享是一項(xiàng)十分重要的工作,人事檔案信息作為一種重要的社會(huì)資源,其共享對(duì)于社會(huì)發(fā)展和員工的發(fā)展都有很重要的意義。人事檔案信息資源的共享,能夠最大限度地發(fā)揮人才的價(jià)值,為企業(yè)的發(fā)展和員工的發(fā)展提供更多的依據(jù),并且信息化的管理和建設(shè),能夠提高檔案管理的質(zhì)量和效率,促進(jìn)檔案資源得到最大限度的應(yīng)用。
1.3 能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)人事檔案信息的有效查詢
在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中,紙質(zhì)的檔案資料在查詢方面,會(huì)花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間,這對(duì)于檔案信息資料的利用來(lái)說(shuō)是十分不利的。但是檔案資源進(jìn)行了信息化管理建設(shè)之后,檔案信息資源的管理只需要通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行,對(duì)于復(fù)雜的、繁多的人事檔案信息來(lái)說(shuō),查閱工作更加便利和有效,能夠大大節(jié)約查閱的時(shí)間,簡(jiǎn)化查閱程序。在對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行了信息化建設(shè)之后,檔案查閱工作已經(jīng)呈現(xiàn)出數(shù)字化的特點(diǎn),檔案查閱工作更加便捷,給人們提供了極大的便利,可以充分發(fā)揮出檔案的使用價(jià)值。
2 新形勢(shì)下人事檔案管理信息化建設(shè)策略
2.1 促進(jìn)人事檔案一體化與共享化管理
在全新的人事檔案管理發(fā)展形勢(shì)下,要提高人事檔案管理工作的信息化水平,就要在做好信息化建設(shè)的過(guò)程中逐漸踐行一體化管理原則。利用現(xiàn)代化的管理手段,將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案。通過(guò)有效的方式管理單位內(nèi)部的人事電子檔案建立,完整且安全的人事檔案資源體系。這不僅能夠保證單位內(nèi)部能夠有效調(diào)取檔案資源,保護(hù)檔案資源,還能在最短的時(shí)間內(nèi),以最便捷的方式實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的共享。借助計(jì)算機(jī)設(shè)備以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),將人事檔案管理工作的所有業(yè)務(wù)全部轉(zhuǎn)變成為信息化操作,無(wú)論是人事檔案的建檔工作,歸檔工作檔案,綜合查詢工作,檔案借閱工作檔案,借出、盤點(diǎn)、處理、轉(zhuǎn)出等業(yè)務(wù)都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成。讓人事檔案信息的接收、傳送、保存、使用與管理有機(jī)結(jié)合在一起,實(shí)現(xiàn)一體化管理,才能提高人事檔案管理工作的效率,讓信息技術(shù)為人事檔案管理工作服務(wù)。
人事檔案資源屬于檔案主人,也屬于單位。在做好人事檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中,要關(guān)注信息的溝通。促進(jìn)人事檔案資源價(jià)值的開(kāi)發(fā)與利用,是檔案管理部門的基本職責(zé),但也與單位內(nèi)部的其他部門有著密切關(guān)系。各個(gè)部門之間應(yīng)當(dāng)針對(duì)人事檔案管理工作建立有效的協(xié)調(diào)機(jī)制,通過(guò)各個(gè)部門之間信息有效溝通,促進(jìn)檔案管理工作更加規(guī)范,更加成熟。單位應(yīng)當(dāng)提高人事檔案管理工作的地位,在人事檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中,集中各部門管理力量促進(jìn)人事檔案信息的完整化,加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。以此來(lái)保證人事檔案信息的完整與安全,在單位需要人事檔案資源時(shí),能夠在第一時(shí)間獲取最有效的信息。
2.2 建設(shè)完善的信息管理安全系統(tǒng)
由于信息化檔案存在著網(wǎng)絡(luò)共享性的特點(diǎn),因此存在著一定的安全隱患,這就需要檔案管理人員不僅在工作過(guò)程中要嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行,同時(shí)要加強(qiáng)自身的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí),防止病毒侵害或其他意外發(fā)生導(dǎo)致信息被破壞,甚至丟失。第一,在建立管理機(jī)制時(shí),需要從現(xiàn)實(shí)的角度出發(fā),將相關(guān)責(zé)任明確,以此保證檔案管理工作能夠安全正常地運(yùn)行。第二,檔案管理的整個(gè)操作流程需要作出規(guī)范并進(jìn)行細(xì)化,對(duì)于流程中的每個(gè)環(huán)節(jié)、步驟必須作出安全措施,以此保證檔案信息的完整性。
2.3 建設(shè)專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍
信息化檔案建設(shè)對(duì)工作人員作出新的要求,由于信息化檔案涉及檔案管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等多方面技術(shù),因此,各單位必須加強(qiáng)提高檔案管理工作人員技能水平的工作,比如,定期為檔案管理人員安排培訓(xùn),主要以在信息化時(shí)代檔案管理工作的制度和標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容進(jìn)行學(xué)習(xí),也可以與其他單位進(jìn)行溝通,為工作人員提供對(duì)外學(xué)習(xí)交流的條件。只有基礎(chǔ)設(shè)施和人員水平共同提升,才能夠促進(jìn)信息化檔案管理工作的發(fā)展。作為新時(shí)代的檔案管理工作人員,必須改變傳統(tǒng)的工作理念,加強(qiáng)對(duì)新時(shí)代工作要求的認(rèn)識(shí),多學(xué)習(xí)與工作相關(guān)的知識(shí),提高自己的專業(yè)技能,具有愛(ài)崗敬業(yè)、與時(shí)俱進(jìn)的精神。
2.4 完善人事檔案信息化管理制度
健全的人事檔案管理制度,能夠?yàn)槠髽I(yè)的人事檔案管理工作提供有效的制度保障,所以企業(yè)必須要完善人事檔案管理相關(guān)制度,對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化和科學(xué)化的要求,對(duì)于檔案信息的真實(shí)性、檔案管理工作的規(guī)范性以及檔案保存方式等進(jìn)行統(tǒng)一的要求,防止檔案在管理和使用中出現(xiàn)問(wèn)題,影響檔案的利用效率。企業(yè)也要根據(jù)實(shí)際的人事檔案管理工作進(jìn)行制度完善,要保障人事檔案管理工作有章可循,在工作中確保其規(guī)范性和制度化,保證企業(yè)的人事檔案管理工作順利進(jìn)行。
2.5 營(yíng)造人事檔案管理信息化建設(shè)的精神氛圍
營(yíng)造良好的精神氛圍,讓每一位人事檔案管理工作者都認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的意義,并建立以人事檔案管理信息化建設(shè)為核心的指導(dǎo)思想,才能促進(jìn)實(shí)際工作的落實(shí)。其一,引導(dǎo)人事檔案管理者建立積極的學(xué)習(xí)態(tài)度。在實(shí)際工作中不斷學(xué)習(xí),樂(lè)于創(chuàng)新,能夠在工作環(huán)境與條件發(fā)生改變的情況下積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù),并在實(shí)際工作中加以利用。其二,強(qiáng)化檔案管理者的檔案意識(shí)。在過(guò)去的檔案管理工作中,很多管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到個(gè)人工作的重要性,以“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的理念參與工作。關(guān)注人事檔案管理工作的系統(tǒng)性與全面性,建立以人為本的工作理念,學(xué)會(huì)從大局出發(fā),在管理工作中做到統(tǒng)籌兼顧,組織安排好工作中的各個(gè)事項(xiàng),才能讓人事檔案管理者的熱情得以調(diào)動(dòng)。其三,管理者要建立實(shí)際化的工作理念。人事檔案管理工作的系統(tǒng)性強(qiáng),工作量大,從實(shí)際情況出發(fā),鼓勵(lì)檔案管理者循序漸進(jìn)地做好每一項(xiàng)工作,有工作中研究信息化系統(tǒng)的應(yīng)用方法,提高應(yīng)用水平,才能讓信息技術(shù)為人事檔案管理的信息化建設(shè)而服務(wù)。
3 結(jié)束語(yǔ)
新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的信息化不僅在一定程度上提高了資源利用效率,節(jié)省了諸多的人力物力,而且有利于促進(jìn)企業(yè)組織管理、經(jīng)營(yíng)決策的創(chuàng)新。在最新的歷史形勢(shì)下,只有探索更多的利于企業(yè)檔案信息化得以更大程度上進(jìn)步的良好建設(shè)方式,才能為企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展提供更多的活力。
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