淺析如何提升人事檔案管理效能

張海寧

摘 要：人事檔案管理工作對于用人單位和個人都具有重要意義，必須加大重視力度。對于用人單位來說，要想真正提高人事檔案管理水平，一方面要提高管理人員的素質(zhì)，另一方面還要創(chuàng)新自身的管理方法，當然還要完善相關(guān)的制度，只有這樣才可以提高人事檔案管理工作水平，優(yōu)化目前的檔案管理工作，不管是對于用人單位自身，還是對于每一個員工未來的發(fā)展都具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理效能；提高措施

1 人事檔案管理的重要性分析

不管是工作過程里還是日常生活當中，人事檔案都是不可缺少的東西，人事檔案的存在準確的記錄了一個人的個人閱歷，并且會終生陪伴一個人。通過人事檔案，可以體現(xiàn)其人生中重要的生活軌跡，通過人事檔案可以判斷其學習生活和工作生活，了解每一個個人的學習狀況，因此對于個人來說具有重要意義，所以不管是對于用人單位還是個人，人事檔案的重要性不言而喻，而用人單位的人事檔案管理重要性也可想而知，具體的人事檔案管理重要性分析如下所示。

1.1 人事檔案準確記錄個人軌跡，體現(xiàn)個人閱歷

對于任何一個人來說，其個人生涯都在自身的人事檔案上有所體現(xiàn)，因此必須做好人事檔案管理工作。對于人事檔案管理人員來說，要充分重視自身工作對于單位的意義，提高個人的責任感，只有這樣才可以做好人事檔案管理工作，進一步完善檔案，提高檔案的真實性，更好的投入到這一工作當中。

1.2 人事檔案管理對于人事管理工作具有重要意義

事實上，人事管理工作包含的內(nèi)容比較多，但是人事檔案管理工作扮演著重要的角色，只有做好這一工作才可以提高綜合水平，因此，不管是用人單位還是每一個檔案管理人員，都要重視這一工作，提高信息的準確性，完善相關(guān)的檔案信息。

1.3 人事檔案的真實完整性體現(xiàn)了相關(guān)部門的工作質(zhì)量

評價人事檔案管理部門工作的質(zhì)量和效率主要參考的就是人事檔案的工作是否完整和真實，要想提高人事檔案的真實性，提高其完整性，就要不斷創(chuàng)新相關(guān)體系，完善有關(guān)規(guī)章制度，提高工作的合理性，這對于人事檔案管理部門來說具有重要意義。

2 淺析人事檔案管理面臨的問題

2.1 部分人事檔案管理缺少連續(xù)性

在對部分地區(qū)進行人事檔案調(diào)查的過程中發(fā)現(xiàn)，部分人事檔案存在管理連續(xù)性缺乏的問題，這樣就嚴重影響了人事檔案管理的科學化與合理化。由于人事的調(diào)動性問題，部分人事檔案管理部門并沒有及時的進行的管理和更新，這樣就容易造成人事檔案管理缺乏連續(xù)性的問題，不利于促進檔案管理的延續(xù)性。這樣一來，當有關(guān)部門對一些人事檔案進行調(diào)查管理的時候，容易出現(xiàn)檔案缺乏的問題或者是檔案連接不上的問題，這樣就造成人事管理的嚴重問題，不利于管理的科學性和合理性。而且部分人事檔案管理缺少連續(xù)性，還容易造成人事管理的嚴重性錯誤，不利于促進人事管理的科學性。

2.2 部分人事檔案管理模式封閉

在對部分人事檔案管理工作進行實際調(diào)查的時候發(fā)現(xiàn)，部分人事檔案管理模式封閉，檔案只供給部分領(lǐng)導(dǎo)或者是組織使用，個人不能接觸和看到檔案，這樣就很難保證檔案管理的科學性。因為對于檔案管理來說，不僅要具備一定的保密性，還應(yīng)該保證人事檔案管理模式與時俱進，實現(xiàn)人事檔案管理的科學性。但是在實際管理過程中，這種封閉式的檔案管理模式仍然存在，并且限制了人事檔案管理的實用性。對于人事檔案管理來說，如果管理模式存在嚴重的問題，這樣一來就會嚴重制約人事檔案管理的科學性，不利于保證檔案的科學使用。因此，在新的發(fā)展背景下，檔案管理者必須要加強人事檔案管理的科學化。

2.3 部分人事檔案管理缺乏真實性

在檔案管理的過程中，由于人事檔案的變更和變動，這樣就容易導(dǎo)致部分人事檔案的真實性問題，不利于保證人事檔案管理的科學性。例如，在對某些人事檔案進行調(diào)查的時候發(fā)現(xiàn)，一些細節(jié)問題并沒有交代清楚，這樣就容易造成檔案內(nèi)容的誤解，不利于保證檔案內(nèi)容的真實性。長期下去，這種人事檔案管理的錯誤將會越來嚴重，不利于保證人事管理的科學嚴謹性。因此，在面對部分人事檔案管理缺乏真實性的問題的時候，必須要采取合理的解決措施進行解決，否則將會嚴重影響人事檔案管理的科學性。

3 提高人事檔案管理水平的有效策略

3.1 建立科學的檔案管理機制，嚴格責任追究

檔案管理單位和相關(guān)管理部門，應(yīng)該加強制度建設(shè)，確立嚴格的責任追究制度和一把手負責制度，確立檔案管理工作的重要地位，使檔案管理漏洞一旦出現(xiàn)，能在第一時間落實責任，提出整改方案，提高工作的規(guī)范性。為了更好地協(xié)同解決檔案管理中出現(xiàn)的種種問題，還要不斷建立和完善檔案協(xié)調(diào)機制，使檔案材料的形成和收集過程能夠得到多部門的有效配合，從而有效提升檔案工作的效率。

3.2 加強隊伍建設(shè)，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

針對我國人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，職業(yè)素養(yǎng)較差的問題，我們應(yīng)切實抓好隊伍建設(shè)，通過多種方式和多種手段，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先，要重視檔案管理人員的培訓和學習工作，定期組織檔案管理人員進行集中學習和交流，使最新的檔案管理思想得到貫徹、最有效的檔案管理方法得到交流。其次，要堅持“請進來”戰(zhàn)略，改變檔案管理思維，在人事檔案管理人員的挑選過程當中，盡量選擇和吸收專業(yè)素養(yǎng)較高、政治思想正確，為人正派、工作負責的人參與到本單位的人事檔案管理工作中來，提升檔案管理工作的可靠性。最后，應(yīng)適當提高檔案管理人員的待遇標準，以不斷激發(fā)他們的工作熱情。

3.3 探索人事檔案管理新模式，實行集中與分散相結(jié)合的方式

人事檔案管理權(quán)上，應(yīng)明確所有社會組織都具有建立、收集和管理本單位職工人事檔案的權(quán)力和義務(wù)。在此基礎(chǔ)上探索和建立人事檔案管理新模式，實行集中與分散相結(jié)合的管理模式。機關(guān)人事檔案由組織部門統(tǒng)一管理；企事業(yè)單位和非公社會組織負責本組織內(nèi)職工的人事檔案的收集和管理。為了保障職工權(quán)益和各單位的知識產(chǎn)權(quán)，在職工調(diào)離或退休后，其人事檔案由原單位保留若干年后再統(tǒng)一送交人才交流服務(wù)機構(gòu)統(tǒng)一保管。職工個人就職或服務(wù)新單位后，再由新單位重新為其建立人事檔案。這樣既能保證人事檔案的完整性和連續(xù)性，同時不同單位間的人事檔案可以相互鑒證，也有利于維護人事檔案的真實性和權(quán)威性。

3.4 努力提高人事檔案管理信息化水平

現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展日新月異，人事檔案管理引入信息技術(shù)手段勢在必行。人事檔案就相當于人才信息資源庫，我們要加快人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，既方便利用者又提高人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。使人事檔案工作走上科學化、制度化、規(guī)范化的軌道。

4 結(jié)束語

人事檔案是指國家機關(guān)、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用。它是個人成長的真實寫照，也是考察能力的重要依據(jù)。因此，人事檔案具有不可替代的重要作用。

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