劉倩

摘? 要? 公室的工作內(nèi)容在所有部門(mén)中是最為復(fù)雜且繁冗的，然而作為企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重要部分，就必須要注意它的工作效率，這關(guān)系到整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)行，因此精益化的管理在工作繁雜的辦公室越來(lái)越受到重視，為了提高效率必須要從辦公標(biāo)準(zhǔn)化和認(rèn)知制度建設(shè)出發(fā)，使用精益管理形成企業(yè)辦公室管理的精益管理。

關(guān)鍵詞? 企業(yè)行政管理? 精益管理? 應(yīng)用

企業(yè)的發(fā)展與管理是密不可分的，為了確保企業(yè)運(yùn)營(yíng)的質(zhì)量和效果，在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中精益管理越來(lái)越被廣泛利用。辦公室管理是企業(yè)日常管理的重要部分，然而其往往沒(méi)有得到充分注意，管理的水平和效果都不理想。為了改變這種狀況，精益管理可以引進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)，有效促進(jìn)行政效率的提高，為企業(yè)提供更好的服務(wù)，并且在促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展方面也能起到積極的作用。

一、精益管理的核心思想

精益管理的理念來(lái)自精益生產(chǎn)，但與精益生產(chǎn)不同。精益管理的主要重要性不僅是提供令人滿(mǎn)意的服務(wù)和產(chǎn)品，還包括減少不必要的浪費(fèi)和實(shí)現(xiàn)價(jià)值的最大化。其核心思想主要表現(xiàn)如下：

（1）精簡(jiǎn)組織結(jié)構(gòu)和簡(jiǎn)化工作流程：管理部門(mén)應(yīng)以“精簡(jiǎn)”為指導(dǎo)，同時(shí)以問(wèn)責(zé)制為管理重點(diǎn)。通過(guò)把具體的任務(wù)分配給特定的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)，并簡(jiǎn)化工作流程來(lái)指導(dǎo)管理人員的工作，管理人員的效率就能大大提高。

（2）減少成本和提高價(jià)值：“精兵簡(jiǎn)政”意味著減少行政費(fèi)用，以便最大化價(jià)值和避免不必要的財(cái)政開(kāi)支。當(dāng)然，最低限度的管理成本以換取最大限度的管理效益，也是提高管理價(jià)值的明智措施。

（3）為提高行政效率而簡(jiǎn)化反饋機(jī)制：精益管理不僅簡(jiǎn)化了工作流程，還簡(jiǎn)化了反饋機(jī)制。行政部門(mén)是工作人員和公司領(lǐng)導(dǎo)人之間的信息交流的橋梁，精簡(jiǎn)管理無(wú)疑會(huì)提高管理層的管理效率。

（4）實(shí)現(xiàn)管理效益和提高客戶(hù)滿(mǎn)意度：行政管理部門(mén)通過(guò)用最低成本換取最高產(chǎn)出來(lái)實(shí)現(xiàn)真正的管理效益，大大提高公司在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)能力，并繼續(xù)通過(guò)全面、高質(zhì)量和有效的管理來(lái)提高客戶(hù)滿(mǎn)意度。對(duì)行政管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，無(wú)論是為了行政管理部門(mén)本身的發(fā)展，還是為了維護(hù)公司和員工之間的關(guān)系，行政管理質(zhì)量都大大提高了，客戶(hù)的滿(mǎn)意度也隨之上升。

二、精益管理在企業(yè)行政管理中的重要作用

（一）綜合提高工作效率

企業(yè)價(jià)值流主要是指在生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的非增值和增值活動(dòng)?，F(xiàn)在，我國(guó)大部分企業(yè)在生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)、管理過(guò)程中都聚焦于非增值的活動(dòng)，但有增值的活動(dòng)比較少，大大減少了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。同時(shí)，企業(yè)綠色管理的應(yīng)用和實(shí)施全面推進(jìn)了企業(yè)的價(jià)值流，對(duì)企業(yè)管理的推進(jìn)起到了積極的作用。企業(yè)更注意精益管理，降低不必要的成本和費(fèi)用，同時(shí)提高資本利用的效率和企業(yè)的工作效率。

（二）提高獲得收益的可能性

精益管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的應(yīng)用不僅能有效地改善企業(yè)的管理能力，還能全面改善經(jīng)濟(jì)效益的獲得。這反映在以下方面：根據(jù)市場(chǎng)需求和開(kāi)發(fā)動(dòng)向制定科學(xué)合理的事業(yè)計(jì)劃，明確企業(yè)經(jīng)營(yíng)的開(kāi)發(fā)方向和戰(zhàn)略以改善收購(gòu)的經(jīng)濟(jì)效率。第二，其管理的實(shí)施需要確保和加強(qiáng)公司各部門(mén)之間的聯(lián)系，并根據(jù)不同組織不同部門(mén)的工作，更系統(tǒng)化地管理該企業(yè)，并提高在該企業(yè)所有部門(mén)運(yùn)作的效率。第三，精益管理是有效的。它可以改進(jìn)企業(yè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)施，有效地組織企業(yè)所有部門(mén)的有組織的工作，最大化經(jīng)濟(jì)效益，它在提高企業(yè)管理水平方面起著重要的作用。

（三）實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化的管理程序

精益管理可以全面提高企業(yè)的管理能力，使企業(yè)生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)中各種工作管理流程標(biāo)準(zhǔn)化。精益管理在企業(yè)的生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)、管理過(guò)程中體現(xiàn)如下：首先，企業(yè)完全規(guī)范各部門(mén)的責(zé)任和權(quán)利，避免一人多職、低效率工作等不良行為的出現(xiàn)，全面改善企業(yè)的各種責(zé)任和權(quán)利，提升部門(mén)管理效率;二是全面管理和合理分配資金，避免過(guò)度支出和過(guò)度浪費(fèi)資金，提高資金利用率，確保資金合理使用。第三是根據(jù)當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要和企業(yè)的發(fā)展，明確和簡(jiǎn)化管理流程，使企業(yè)管理更標(biāo)準(zhǔn)化和合理化。

三、企業(yè)行政管理中精益管理的具體應(yīng)用策略

（一）提高精益管理的意識(shí)

精益管理的順利實(shí)行必須要在精益管理的理念得到企業(yè)人員認(rèn)可的基礎(chǔ)上，必須提高對(duì)精益管理的認(rèn)識(shí)，深入理解精益管理的實(shí)施方法以及其他相關(guān)知識(shí)點(diǎn)，要根據(jù)精益管的具體要求以及企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)和運(yùn)作實(shí)施精益管理，企業(yè)行政人員必須適當(dāng)注意精益管理的內(nèi)容和實(shí)施，將精益管理的理念適用于企業(yè)的所有部門(mén)，并將精益管理理念作為企業(yè)管理的基本理念。同時(shí)，根據(jù)市場(chǎng)的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，企業(yè)運(yùn)用精益管理經(jīng)營(yíng)理念，建立相應(yīng)的行政管理體制，有效地標(biāo)準(zhǔn)化各部門(mén)和各職務(wù)的責(zé)任，最大限度地提高和強(qiáng)化制度的效率、業(yè)務(wù)管理的強(qiáng)度、服務(wù)意識(shí)的提高以及員工的熱情。

（二）行政業(yè)務(wù)流程再造

行政管理方法是指行政部門(mén)的活動(dòng)，把一個(gè)或多個(gè)投入轉(zhuǎn)化為對(duì)客戶(hù)有價(jià)值的產(chǎn)出。在投資過(guò)程的所有階段，都必須注重各種輸入要素，例如信息、資金、工作人員、技術(shù)、檔案等等。通過(guò)組織和加強(qiáng)行政機(jī)構(gòu)的基本運(yùn)作方式，就能提高行政效率，滿(mǎn)足客戶(hù)的最大需要，也能提高客戶(hù)的滿(mǎn)意度。首先，必須要組織并清理所有流程，組織流程之間的關(guān)系，并根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)模板部署流程。然后進(jìn)行過(guò)程優(yōu)化，即優(yōu)化分析，優(yōu)化方法和可行性評(píng)估，以及優(yōu)化評(píng)估。同時(shí)，企業(yè)需要重組和優(yōu)化不同職位的責(zé)任，建立一個(gè)輪崗系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)人盡其責(zé)。一方面，充分利用行政人員的才能和經(jīng)驗(yàn)，讓行政人員可以更好地了解他們?cè)诓煌块T(mén)的責(zé)任和工作能力。另一方面，在高層管理對(duì)于各部門(mén)的工作和精益管理的理念更為熟悉之后，可以極大地提高員工的熱情，重新設(shè)計(jì)管理方法可以大大提高客戶(hù)滿(mǎn)意度，加強(qiáng)管理風(fēng)險(xiǎn)管理，降低行政業(yè)務(wù)費(fèi)用，提高管理人員的效率。

（三）設(shè)立監(jiān)督和學(xué)習(xí)機(jī)構(gòu)

精益管理是企業(yè)管理中的長(zhǎng)期過(guò)程。為了充分發(fā)揮精益管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的重要作用，需要使必要的監(jiān)督機(jī)構(gòu)和學(xué)習(xí)機(jī)構(gòu)合作，明確各自的責(zé)任。在監(jiān)督學(xué)習(xí)機(jī)構(gòu)的作用下，企業(yè)員工不僅可以學(xué)習(xí)精益管理的理念，還可以學(xué)習(xí)行政管理的相關(guān)知識(shí)，所有員工都需要正確理解精益管理，積極地將精益理念應(yīng)用到實(shí)際工作中，同時(shí)，通過(guò)使用合理的管理理念在企業(yè)內(nèi)建立監(jiān)督學(xué)習(xí)組織，可以全面加強(qiáng)所有員工的思想和道德品質(zhì)培養(yǎng)。根據(jù)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展，確立明確獨(dú)特的文化氛圍，形成關(guān)系到企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的文化氛圍，通過(guò)精益經(jīng)營(yíng)加強(qiáng)企業(yè)文化整體的培養(yǎng)，使其在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮重要作用。

（四）應(yīng)用精益績(jī)效管理

績(jī)效管理的作用不僅可以體現(xiàn)在員工的評(píng)價(jià)中，還可以通過(guò)全面的評(píng)價(jià)指標(biāo)制定更有效的工作計(jì)劃，以提高企業(yè)的管理水平。在企業(yè)中，這是實(shí)績(jī)效考核監(jiān)督機(jī)制?？?jī)效評(píng)價(jià)比較公司發(fā)布的任務(wù)指標(biāo)和個(gè)人目標(biāo)，匯總員工的個(gè)人情況，建立完整的業(yè)績(jī)和激勵(lì)體系。通過(guò)完美的績(jī)效評(píng)價(jià)，員工可以提高工作熱情，同時(shí)提高員工的責(zé)任感。精益管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的應(yīng)用要求員工認(rèn)識(shí)精益的理念，給予理解和幫助，以促進(jìn)精益管理的順利實(shí)施，實(shí)現(xiàn)公司和員工的共同發(fā)展。精益管理更注意人才的作用，把人才看作企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，所有員工都有一定的職務(wù)經(jīng)驗(yàn)和相應(yīng)的技術(shù)。企業(yè)管理層必須重視這些經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，鼓勵(lì)員工充分利用這些經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，從而提高企業(yè)的價(jià)值。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中應(yīng)用精益管理需要制定長(zhǎng)期的工作目標(biāo)，積極培養(yǎng)精益管理的才能，改善精益管理應(yīng)用中的問(wèn)題，為企業(yè)創(chuàng)造獨(dú)特的學(xué)習(xí)氛圍。此外，企業(yè)管理者必須注意提高自身精益領(lǐng)導(dǎo)能力，讓管理層吸收更有能力的員工，形成企業(yè)的核心優(yōu)勢(shì)，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（五）優(yōu)化人力資源管理

在公司間競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的背景下，精益管理理念已成為企業(yè)降低成本、提高效率和增加利潤(rùn)的一種重要手段。首先，精益管理應(yīng)該跟人力資源部的管理合并。人力、物力和財(cái)政資源的分配可以合理化，提高利用效率，并加強(qiáng)企業(yè)的生產(chǎn)和運(yùn)作管理。其次，可以運(yùn)用精益管理來(lái)管理行政人力資源。建立相關(guān)的人才信息平臺(tái)，促進(jìn)企業(yè)間數(shù)據(jù)和信息的交流，以提高工作效率。第三，充分發(fā)揮精益管理的作用，加強(qiáng)精益管理的實(shí)施。在行政運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中，需要充分發(fā)揮精益管理的作用，磨練經(jīng)營(yíng)內(nèi)容，增加經(jīng)濟(jì)活動(dòng)整體的收益。最后，把握精益管理經(jīng)營(yíng)理念，引進(jìn)科學(xué)的經(jīng)營(yíng)手法。制定和標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)應(yīng)企業(yè)的管理系統(tǒng)和模式，提高管理者的責(zé)任感，科學(xué)測(cè)量實(shí)際的工作條件。管理員要使用合理的管理理念加強(qiáng)管理和提高管理效率。

（六）建立并改善管理體制

行政管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要部分。沒(méi)有健全有效的行政系統(tǒng)，就無(wú)法正確實(shí)施制定的各種規(guī)則和法規(guī)，公司經(jīng)理無(wú)法及時(shí)檢測(cè)到管理錯(cuò)誤?，F(xiàn)在我國(guó)大部分企業(yè)都存在單一的管理模式、簡(jiǎn)單的規(guī)則和規(guī)章、缺乏最新的管理模式等問(wèn)題。為了解決這些問(wèn)題，企業(yè)必須根據(jù)自己的發(fā)展特性建立適當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)化的行政管理模式。因此，行政管理的焦點(diǎn)是建立合理有效的行政管制和結(jié)構(gòu)體系，從而使各種部門(mén)在行政管理的調(diào)整下發(fā)揮良好的作用，提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。建立企業(yè)管理能力系統(tǒng)，需要完全理解管理業(yè)務(wù)流程的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、功能分解、定位和人員整合。

四、結(jié)束語(yǔ)

精益管理是一個(gè)適應(yīng)復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境、尋求可持續(xù)、快速和和平發(fā)展的公司戰(zhàn)略決策，也是尋求創(chuàng)新和新的前進(jìn)方向的公司的全新歷程。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和精益管理的新時(shí)代，精益管理是公司尋求和平、卓越和自我改進(jìn)的境界。實(shí)施合理的管理，優(yōu)化工作流程，改善工作效率，降低成本，充分發(fā)揮其作用，達(dá)到增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力的目的。

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劉 倩? 江蘇省農(nóng)村信用社聯(lián)合社