鄒婭凌

摘 要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人事檔案信息管理逐漸向智能化與數(shù)據(jù)化方向發(fā)展，讓這些信息資源得到更好的開(kāi)發(fā)與利用，促進(jìn)人事檔案管理工作更加科學(xué)、準(zhǔn)確、高效率進(jìn)行開(kāi)展。為此，本文通過(guò)分析人事檔案對(duì)高校發(fā)展的意義及高校人事檔案管理的現(xiàn)狀，提出了加強(qiáng)我國(guó)高校人事檔案管理信息化建設(shè)的策略，以提升我國(guó)高校人事檔案的信息化建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案；高校；大數(shù)據(jù)；信息化建設(shè)；策略

人事檔案作為我國(guó)人事管理的重要部分，其包含的個(gè)人身份信息、家庭背景信息和學(xué)歷信息等對(duì)于人事管理和人才資源配置有著重要意義，應(yīng)用于薪資、社保與組織關(guān)系等可作為直接參考信息，具備相當(dāng)?shù)姆勺C明效用。在個(gè)體的職業(yè)生涯中，人事檔案是升職、評(píng)職稱的重要資料。對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，做好人事檔案管理工作，才能讓人事管理決策更加科學(xué)準(zhǔn)確，高校的人才隊(duì)伍發(fā)展才擁有穩(wěn)固的基礎(chǔ)。

1 高校人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)必要性

1.1 科技發(fā)展的必然趨勢(shì)

現(xiàn)階段，信息技術(shù)快速發(fā)展，各行各業(yè)的發(fā)展和管理都不開(kāi)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的支持。目前，信息化管理已經(jīng)滲透到各項(xiàng)社會(huì)管理工作中，在人力資源管理方面也逐漸深入，人事檔案作為人力資源管理的一部分，對(duì)于人力資源管理效益具有較大影響。隨著科技的進(jìn)一步發(fā)展，人力資源管理工作理念和方法的不斷轉(zhuǎn)變，高校的人事檔案管理工作也將逐漸走向信息化、數(shù)字化，這是科技發(fā)展的必然結(jié)果。

1.2 提升人事檔案管理效益的要求

高校的人事檔案管理，不僅是為了完善相關(guān)人事的個(gè)人信息，幫助學(xué)校做好人力資源管理和配置工作，其中還有很多涉及到國(guó)家利益的部分，例如，教師退休社保問(wèn)題，需要有完善的社保繳費(fèi)記錄，需要教師的從業(yè)年限計(jì)算等，這些都需要結(jié)合教師的個(gè)人檔案記載來(lái)計(jì)算，而為了謀取利益，一些教師會(huì)利用職務(wù)之便，進(jìn)行個(gè)人檔案的修改，這就違背了人事檔案管理的初衷，導(dǎo)致不實(shí)情況的存在，損害國(guó)家利益，因此，加強(qiáng)學(xué)校人事檔案的管理系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)于確保信息安全和有效具有很大的必要性。

2 我國(guó)高校人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 缺乏信息化管理意識(shí)，管理模式單一

大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化進(jìn)程不斷加快，但我國(guó)高校人事檔案還未全面普及信息化管理，檔案管理人員缺乏信息化管理意識(shí)和先進(jìn)的管理模式。當(dāng)前許多高校的人事檔案管理依舊為沒(méi)有改變傳統(tǒng)的管理方式，沒(méi)有跟隨時(shí)代的進(jìn)步運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，導(dǎo)致管理效率遲遲未能提升，在管理的經(jīng)濟(jì)性和科學(xué)性上沒(méi)有有效改善。管理方法上使用的依然是手動(dòng)檢索，耗費(fèi)人力物力和時(shí)間，效率極低。部分高校已經(jīng)嘗試了使用檔案管理的信息化建設(shè)，但是沒(méi)有配置足夠的硬件設(shè)施，還是難以脫離傳統(tǒng)的管理模式，無(wú)法達(dá)到信息資源的共享，檢索不具有時(shí)效性，檔案依舊以實(shí)體為主缺乏數(shù)字化建設(shè)，使得高校人事檔案管理工作不能從根本上得到優(yōu)化管理。

2.2 檔案硬件設(shè)施落后，人員數(shù)量不足

要想加強(qiáng)高校人事檔案管理的信息化建設(shè)，就要投入資金和人力。但是當(dāng)前高校沒(méi)有重視檔案管理的信息化建設(shè)，缺乏資金和人員的投入，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后。許多高校使用的管理系統(tǒng)是自身研發(fā)的管理軟件，技術(shù)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，功能不完善，僅僅能夠?qū)崿F(xiàn)信息登記和編輯等簡(jiǎn)單功能的信息化，系統(tǒng)存儲(chǔ)量小，提供的服務(wù)范圍狹窄，無(wú)法體現(xiàn)人事檔案管理對(duì)人才管理的重要意義，難以滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)信息管理的高要求。

2.3 缺乏信息安全意識(shí)，容易造成信息泄露

當(dāng)前我國(guó)部分高校管理人員的信息安全意識(shí)淡薄，在使用信息的過(guò)程中容易造成信息丟失。采取信息化手段則能提升信息管理的效率，簡(jiǎn)化管理流程，為檔案管理創(chuàng)造多方面的便捷，為高校人事變動(dòng)提供可靠的保障。人事檔案對(duì)保密性有很高的要求，如果忽視信息管理的安全性導(dǎo)致信息泄露，可能會(huì)發(fā)生嚴(yán)重的信息安全事故甚至違法行為。

3 我國(guó)高校人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，創(chuàng)新人事檔案管理意識(shí)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校要樹(shù)立大數(shù)據(jù)的工作思維，將建立數(shù)據(jù)庫(kù)作為管理工作的內(nèi)容之一，積極構(gòu)建有效的人事檔案系統(tǒng)，就必須要重視干部人事檔案材料的收集報(bào)送工作；要切實(shí)履職盡責(zé)，扎實(shí)抓好干部人事檔案工作；管檔單位要進(jìn)一步強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提升檔案規(guī)范管理水平，確保干部人事檔案工作全面完善。為進(jìn)一步規(guī)范該項(xiàng)工作，高校要以大數(shù)據(jù)為背景，積極創(chuàng)新學(xué)校的干部檔案審核專項(xiàng)整治工作，建立健全從嚴(yán)管理干部檔案的長(zhǎng)效機(jī)制，認(rèn)真推行干部檔案數(shù)字化工作，開(kāi)拓干部人事檔案工作新局面。干部人事檔案數(shù)字化后，根據(jù)辦事人員的不同需求，根據(jù)干部級(jí)別確定干部檔案事務(wù)管理中心權(quán)限，提供檔案接收、轉(zhuǎn)出、借閱、查閱、打印材料等多項(xiàng)服務(wù)，大多數(shù)服務(wù)通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)操作完成，極大地提升工作效率。此外，數(shù)字化后的檔案標(biāo)注區(qū)某高校特殊水印，有效杜絕檔案“微整形”等情況出現(xiàn)。要注重及時(shí)的查漏補(bǔ)缺，補(bǔ)充材料規(guī)范。

3.2 加大經(jīng)費(fèi)投資，完善信息化管理配置

大數(shù)據(jù)背景下，高校的人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)需要學(xué)校不斷強(qiáng)化統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保經(jīng)費(fèi)到位。根據(jù)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)需求，著力做好經(jīng)費(fèi)保障、軟硬件設(shè)備購(gòu)置等前期準(zhǔn)備工作。積極協(xié)調(diào)有關(guān)部門申請(qǐng)數(shù)字化檔案建設(shè)資金，為檔案數(shù)字化建設(shè)整體協(xié)調(diào)推進(jìn)提供有力的物質(zhì)保障。針對(duì)設(shè)備陳舊問(wèn)題，加大投入力度。傳統(tǒng)人事檔案管理存在人事檔案信息查詢比較煩瑣，按條件查詢動(dòng)輒就需要幾個(gè)小時(shí)，甚至幾天，效率非常低下。對(duì)此，高校要加大建設(shè)投資，配齊配強(qiáng)檔案股軟硬件設(shè)備：硬件方面，配備服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、高清掃描儀、平板掃描儀、打印機(jī)等，軟件方面，投入使用人事檔案管理信息系統(tǒng)軟件，構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案錄入和管理的數(shù)字化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化。通過(guò)使用數(shù)字檔案，減少甚至基本停用紙質(zhì)檔案頻率，節(jié)約工作人員查閱紙質(zhì)檔案的時(shí)間，降低存檔人員的等待時(shí)間，緩解工作人員與存檔人員之間的矛盾，服務(wù)質(zhì)量明顯提高。

3.3 樹(shù)立“大數(shù)據(jù)”思維，提升管理規(guī)范性

“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，高校要樹(shù)立大數(shù)據(jù)思維，重視學(xué)校人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，從嚴(yán)管理人事檔案，堅(jiān)持以問(wèn)題為導(dǎo)向，在認(rèn)真總結(jié)分析以往傳統(tǒng)檔案管理中存在弊端的基礎(chǔ)上，大力推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，破解人事檔案在硬件建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、局域網(wǎng)站建設(shè)和人才培養(yǎng)等方面的難題，在實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化方面取得較大進(jìn)展。目前，建立完善的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。高校人事檔案管理人員要及時(shí)錄入存檔人個(gè)人基本信息，建立起信息庫(kù)，同時(shí)對(duì)檔案資料不齊全、不規(guī)范的，采取補(bǔ)充收集、原件復(fù)制、完善手續(xù)等方式進(jìn)行補(bǔ)充和規(guī)范，保證人事檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整和規(guī)范，對(duì)所有補(bǔ)充和規(guī)范的材料，注明經(jīng)辦人、辦理時(shí)間并加蓋組織人事部門公章，科學(xué)確認(rèn)干部人事檔案，建立干部檔案變更可追溯制度。

4 結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，我國(guó)高校人事檔案管理在許多方面有待完善，面臨新時(shí)代的高要求和新壓力，要不斷加強(qiáng)高校人事檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息資源的高效利用，創(chuàng)新管理模式，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和技術(shù)培訓(xùn)，全面服務(wù)于檔案管理信息化建設(shè)，從而為高校的人事調(diào)整提供可靠的保障，充分發(fā)揮高校人才培養(yǎng)和優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)高校綜合實(shí)力的提升，為社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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