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      現(xiàn)代信息技術(shù)下的高校檔案管理創(chuàng)新與策略

      2019-08-16 06:56:54孫彬斌王霞王湃
      智富時(shí)代 2019年7期
      關(guān)鍵詞:高校檔案管理現(xiàn)代信息技術(shù)創(chuàng)新策略

      孫彬斌 王霞 王湃

      【摘 要】現(xiàn)階段高校檔案管理最重要的問(wèn)題就是如何在現(xiàn)代信息技術(shù)下提升檔案管理的效率。本文針對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)高校檔案管理建設(shè)的意義作分析,闡述了當(dāng)前高校檔案管理中存在的問(wèn)題,并且相對(duì)的提出檔案管理建設(shè)創(chuàng)新的策略,希望對(duì)高校檔案管理工作提供一份幫助,保證其管理效率。

      【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代信息技術(shù);高校檔案管理;創(chuàng)新策略

      近幾年來(lái),我國(guó)的信息技術(shù)飛速發(fā)展,同時(shí)高校教育教學(xué)事業(yè)也在不斷的進(jìn)步,其中的檔案管理成了管理的重點(diǎn)對(duì)象。為了滿足用戶的需求,同時(shí)為用戶提供更加便利的服務(wù),提升自身的服務(wù)水平,高校檔案管理可以將信息技術(shù)整合進(jìn)去,接受新時(shí)代的信息便利技術(shù),同時(shí)迎接更大的挑戰(zhàn),使用戶可以隨時(shí)隨地獲取信息內(nèi)容。

      一、現(xiàn)代信息技術(shù)下高校檔案管理建設(shè)的意義

      信息技術(shù)的導(dǎo)入能夠大大擴(kuò)充高校檔案的儲(chǔ)存量,目前的信息技術(shù)已經(jīng)發(fā)展的爐火純青,其不僅能夠存儲(chǔ)大量的信息,還能方便整理。在高校檔案管理工作中,運(yùn)用信息技術(shù),可以將不同類型的檔案信息處理分配好,改變以往傳統(tǒng)手工整理檔案信息的劣勢(shì),減少手工整理的時(shí)間,提高檔案管理工作的效率,同時(shí)也能夠增加檔案管理的工作量[1]。信息技術(shù)下的高校檔案管理踏向了網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化的路程,相關(guān)管理人員只要在計(jì)算機(jī)中輸入想要查詢的信息數(shù)據(jù),就能夠?qū)⑿畔⒉檎页鰜?lái)。同時(shí)在工作中,信息技術(shù)可以通過(guò)相關(guān)的信息將其轉(zhuǎn)化為清晰的報(bào)表,減少手工計(jì)算的時(shí)間,準(zhǔn)確將檔案信息統(tǒng)計(jì)出來(lái),對(duì)檔案管理員來(lái)說(shuō)極為便利。同時(shí),信息技術(shù)能夠保證檔案管理的精確度和快速性,工作人員在編撰收集相關(guān)的檔案資料時(shí),能夠通過(guò)信息技術(shù)填充高校檔案庫(kù),使其保持一致性。在檔案管理中有很多工作靠人工是完不成的,這時(shí)候就是要借助信息技術(shù)的輔助,比如開發(fā)應(yīng)用、匯聚分類檔案等,這些工作的工作量是很大的,管理者想要提升工作的效率,就要合理結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用,使檔案管理平臺(tái)能夠完整,檔案中的資源可以隨時(shí)共享,工作人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞相關(guān)需要的檔案信息,大大提升了高校檔案管理的效率。

      二、高校檔案管理建設(shè)中存在的問(wèn)題

      (一)我國(guó)目前很多的高校檔案管理模式較為落后。在如今社會(huì)的不斷進(jìn)步下,信息技術(shù)滲透到各行各業(yè)以及人們的日常生活中。在實(shí)際的高校檔案管理中,還是有很多管理員采取傳統(tǒng)的檔案管理模式,憑借手工來(lái)完成各項(xiàng)工作,致使檔案管理效率太過(guò)低下,每個(gè)工作人員的工作壓力過(guò)大,并且建立的檔案資源庫(kù)在手工工作下并不完善[2]。同時(shí),管理者在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候?qū)⒎?wù)和管理兩方面拋之腦后,造成用戶在查詢信息的時(shí)候流程很復(fù)雜,有效的檔案信息得不到利用。

      (二)在高校檔案管理中管理水平過(guò)低?;趥鹘y(tǒng)檔案管理方式的深入人心,導(dǎo)致很多的檔案信息不方便查詢,并且因?yàn)槭褂玫氖侨斯な止ふ頇n案信息,這就需要很多的人力資源投入,檔案信息會(huì)經(jīng)過(guò)太多人的手中,使其不保密,可能會(huì)被外界所熟知,并且檔案是要更新?lián)Q代的,管式使用人工來(lái)操作,不僅浪費(fèi)時(shí)間,還浪費(fèi)相關(guān)的人力資源,最后的整理結(jié)果也不一定非常準(zhǔn)確。

      (三)高校檔案管理人員自身沒有安全意識(shí)。信息技術(shù)的導(dǎo)入能夠方便檔案信息的存儲(chǔ)以及傳輸,同時(shí),也會(huì)帶來(lái)一些安全隱患,在暗處挑戰(zhàn)著檔案管理。基于信息技術(shù)傳播速度快,每個(gè)人都可以使用,這種情況就會(huì)使一些管理者不知道從何把握其安全管理的力度,不僅要有明確的社會(huì)公開檔案信息,還要保護(hù)相關(guān)客戶的隱私。安全風(fēng)險(xiǎn)是不是存在于檔案管理中,如今的網(wǎng)絡(luò)常見安全問(wèn)題有感染病毒或者遭到黑客攻擊,使得檔案信息數(shù)據(jù)丟失或者損壞。

      (四)有一些高校檔案管理信息化設(shè)備太過(guò)落后。隨著如今社會(huì)的發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步,高校的檔案信息管理中使用的設(shè)備需要跟隨時(shí)代發(fā)展的需求,選擇先進(jìn)的軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)施[3]。但是遍觀高校檔案管理中的計(jì)算機(jī)設(shè)備,其較為落后,使用性能不高,而且使用過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)卡頓、緩慢的現(xiàn)象,這很大程度的影響著檔案管理的效率。

      三、現(xiàn)代信息技術(shù)下的高校檔案管理建設(shè)創(chuàng)新與策略

      (一)使用現(xiàn)代化的服務(wù)手法:高校檔案信息管理模式下,管理人員對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新,將信息技術(shù)科學(xué)的導(dǎo)入其中,充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)處,即開放性、豐富性以及便利性,尋求更為創(chuàng)新的檔案管理手段。在傳統(tǒng)檔案管理模式中,人工完成效率太過(guò)低下,并且檔案管理本身就是一個(gè)很繁瑣的過(guò)程,有些用戶想要實(shí)時(shí)查看檔案信息卻沒有便捷的途徑。如今加入了計(jì)算機(jī)信息技術(shù),加以高校學(xué)習(xí)其他先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn),使用先進(jìn)的管理設(shè)備,比如說(shuō)去網(wǎng)絡(luò)查閱平臺(tái),讓用戶直接注冊(cè)賬號(hào),以后就可以輸入自己的賬號(hào)查詢相關(guān)的檔案信息,并且給每個(gè)用戶設(shè)置一定的查閱權(quán)限,很大程度的保護(hù)了用戶的檔案信息,同時(shí)便于客戶查閱自己的檔案資料。檔案信息管理員也不用像以前一樣那么復(fù)雜進(jìn)行工作,提高檔案管理的效率。

      (二)完善檔案管理機(jī)制:對(duì)于提升檔案管理的效率來(lái)說(shuō),相關(guān)管理員要對(duì)檔案管理的制度進(jìn)行完善明確,分配好每個(gè)部門該履行的職責(zé),健全檔案管理機(jī)構(gòu),確定高校檔案管理工作能夠在井井有條的狀態(tài)下進(jìn)行。而對(duì)于完善高校的檔案信息管理機(jī)制,這就需要管理員對(duì)管理?xiàng)l款進(jìn)行明確的編寫,不能含糊不清,使得下一步工作完成不好,制定可行的工作條例,讓每一個(gè)員工都能發(fā)揮其自身的用處[4]。管理者也可以制定獎(jiǎng)懲機(jī)制,調(diào)動(dòng)員工的工作熱情,使其能夠?qū)ψ约旱墓ぷ鞲鼮橥度?,保證高校檔案管理的工作效率。

      (三)提高管理人員的素質(zhì):高校檔案信息管理的工作中,除了需要對(duì)硬件做要求,還要提升工作人員的素質(zhì)和工作效率。也就是說(shuō),工作人員不僅要具備相應(yīng)的工作信息保密意識(shí),還要有分析檔案信息的能力,能夠自行正確整理檔案,同時(shí)熟練使用和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)相關(guān)的軟件。不管是哪一個(gè)部門的工作人員,自身都要對(duì)檔案信息熟記在心,掌握豐富的檔案管理知識(shí)。高校檔案管理員在招聘這方面的工作人員時(shí),可以引進(jìn)一些優(yōu)秀的人才,并且對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)組織,提升他們自身的工作意識(shí)。

      (四)明確檔案服務(wù)重點(diǎn):在高校檔案管理信息中,有一部分的信息是屬于重要機(jī)密不可外泄信息,相關(guān)管理人員要對(duì)其進(jìn)行合理的放置。并且在教職工以及學(xué)生的實(shí)際需求下做相關(guān)設(shè)定,為這些信息的用戶提供特殊化的服務(wù),建立完善的個(gè)性化服務(wù)政策[5]。一般來(lái)說(shuō),像是博士、碩士或者本科生等等,其檔案需求就要根據(jù)不同的服務(wù)群體做不同的檔案整理對(duì)待。

      四、結(jié)語(yǔ)

      綜上所述,在信息化技術(shù)下的高效檔案管理建設(shè)中,管理員合理的運(yùn)用計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù),降低檔案管理花費(fèi)的成本,擴(kuò)大檔案存儲(chǔ)的空間,同時(shí)可以對(duì)接資源共享,為用戶提供更為便捷的查詢方式。相關(guān)檔案管理人員要學(xué)會(huì)創(chuàng)新管理手段,積極建設(shè)現(xiàn)代化信息檔案管理。

      【參考文獻(xiàn)】

      [1]化秀玲.高校圖書檔案數(shù)字化建設(shè)研究[J].河南教育(高教),2019(03):16-19.

      [2]鄧文.高校檔案文化的育人功能研究述評(píng)[J].綿陽(yáng)師范學(xué)院學(xué)報(bào),2019,38(03):152-155.

      [3]李風(fēng)雷.高校學(xué)生電子檔案數(shù)據(jù)管理探討[J].科技風(fēng),2019(07):80-81.

      [4]邱艷,繆愛英.校院兩級(jí)管理模式下的學(xué)生檔案管理[J].蘭臺(tái)世界,2019(03):69-71.

      [5]潘紅,林慕嬋.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理體系構(gòu)建研究[J].時(shí)代經(jīng)貿(mào),2019(07):96-97.

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