事業(yè)單位人事檔案管理問題及對策研究

羅如英

摘要：本文對事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題進行了分析，并在此基礎上，提出加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的一些對策與建議。

關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;檔案管理

人事檔案是事業(yè)單位檔案管理的重要內容，在事業(yè)單位人力資源管理中發(fā)揮著至關重要的作用。人事檔案承載著重要的個人信息，反映著個人的成長經歷、求學過程、工作表現、德行操守以及經歷的人生重大事件，是事業(yè)單位選賢任能、人才調配時的重要參考依據。本文結合當前事業(yè)單位人事檔案管理現狀，就其存在的問題及對策進行一些探討，以期能夠對事業(yè)單位的人事檔案管理提供一些參考與借鑒。

1事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

1.1對人事檔案管理工作的重要性認識不足

很多事業(yè)單位人事檔案管理缺乏成效，關鍵的問題就是單位的管理層面對人事檔案管理工作的重要性認識不足，很大程度上導致了人事檔案管理工作的滯后。對于人事檔案管理工作，很多事業(yè)單位的相關領導在認識上存在一些誤區(qū)，認為人事檔案工作就是保管好單位人員的履歷資料，屬于事務性的工作，并不能為單位創(chuàng)造經濟效益，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。因此，一些事業(yè)單位領導在日常管理中容易忽視人事檔案管理工作，一定程度上使人事檔案管理流于形式，導致單位的人事檔案管理的功能與作用沒能充分發(fā)揮出來。

1.2人事檔案收集工作缺乏力度

檔案資料的收集工作是事業(yè)單位人事檔案管理的基礎性工作，也是人事檔案管理的關鍵環(huán)節(jié)。在此方面，一些事業(yè)單位的人事檔案收集工作缺乏力度，主要表現為：一是人事檔案資源收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴格，收集歸檔工作不及時，尤其是在無專職人事檔案工作人員的事業(yè)單位中，這一問題比較突出。二是收集歸檔的材料不全面，很多情況下，收集的檔案資料并不能客觀、完整的反映單位人員在人事方面的變化情況。三是一些歸檔的材料不夠真實和準確。人事檔案材料本是客觀、歷史地記載干部本人情況的，具有很強的真實性和唯一性要求。但在實際檔案中，“三齡一歷”（年齡、工齡，黨齡、學歷）虛假現象較為嚴重。有些材料在內容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準確反映每個人的真實情況。

1.3人事檔案管理的科學化、信息化程度不高

隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

1.4人事檔案利用工作水平較低

對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務于干部人事工作，為人事決策提供參考依據，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現象，檔案服務開發(fā)意識差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內容是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務的狀態(tài)。這種重管理輕服務的現象，使人事檔案的利用價值低，功能弱化。

2加強事業(yè)單位人事檔案管理的相關對策

2.1加強對人事檔案管理工作的重視程度

事業(yè)單位的領導層應加強對人事檔案管理工作的重視程度，應將人事檔案管理工作上升到單位干部隊伍建設的高度來對待，將人事檔案管理與單位的人力資源戰(zhàn)略相結合，建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現問題及時解決。要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態(tài)管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化建設。

2.2建立健全人事檔案管理制度

人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章司循、無所適從。事業(yè)單位應結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下功夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。

2.3注重人事檔案管理的基礎工作

檔案材料的收集整理是人事檔案管理工作的基礎，隨著事業(yè)單位體制改革的不斷深化，干部隊伍的考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術晉升等材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

2.4加強人事檔案管理現代化和信息化建設

實現人事檔案管理現代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享。

3結束語

事業(yè)單位的人事檔案管理，關鍵是要在領導層面提升對檔案重要性的認識，以此為基礎，才能在檔案隊伍建設、檔案基本工作、規(guī)章制度建設以及信息化建設等方面落到實處，取得實效。而事業(yè)單位的人事檔案管理，只有與單位的人力資源戰(zhàn)略相聯系，才能真正發(fā)揮其應有的功能與作用，更好的服務于事業(yè)單位的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

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