淺析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

陳鏡蓮

摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理越來(lái)越趨向于自動(dòng)化。人事檔案管理工作是人才信息的主要來(lái)源，是選賢舉能、知人善任的主要工具。管理好人事檔案有利于事業(yè)單位能夠充分了解到個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷和行為軌跡，便于人力資源的開發(fā)。但是隨著我國(guó)事業(yè)單位人事管理制度的不斷改革與逐步完善，各事業(yè)單位的人事檔案管理過(guò)程中也出現(xiàn)了許多的問(wèn)題需要我們加以改善。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；問(wèn)題策略

引言

事業(yè)單位人事檔案即事業(yè)單位工作人員信息的匯集，人事檔案管理工作即對(duì)工作人員的檔案信息進(jìn)行管理。人事檔案信息作為一種基礎(chǔ)支持性信息，其管理工作具有十分重要的作用：人事檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位人員管理具有重要作用，具有向管理部門提供人員保險(xiǎn)辦理信息、人員申報(bào)職稱、退休辦理等多項(xiàng)功能，同時(shí)對(duì)事業(yè)單位職工不良行為等情況進(jìn)行記錄，為人員任用工作提供可靠的數(shù)據(jù)支持。

一、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）材料收集方面許多事業(yè)單位人事檔案齊全性存在問(wèn)題

原因有以下幾點(diǎn)：（1）相關(guān)規(guī)章制度不健全不完善。比如沒有“文件材料歸檔辦法”、“檔案工作崗位責(zé)任制”等涉及到材料收集方面的規(guī)章制度，導(dǎo)致收集工作處于無(wú)序狀態(tài)；有的單位制定了“文件材料歸檔辦法”、“檔案工作崗位責(zé)任制”、“檔案工作考核辦法”等規(guī)章制度，但不切合單位的實(shí)際情況，對(duì)單位文件材料收集工作沒有實(shí)際的指導(dǎo)意義。（2）相關(guān)制度落實(shí)不到位。執(zhí)行的力度不夠，導(dǎo)致檔案工作職責(zé)沒有落到實(shí)處。

有的事業(yè)單位人事檔案沒有分類辦法或者有辦法，但辦法與實(shí)體分類不一致。影響材料收集的另一個(gè)因素是工作人員的素質(zhì)。檔案管理專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊，高水平的檔案管理人員比較缺乏。這主要表現(xiàn)在以下一些方面：（1）許多檔案管理人員的思想觀念和管理水平無(wú)法跟上時(shí)代的步伐，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，墨守成規(guī)。（2）面對(duì)持續(xù)性極強(qiáng)而又繁瑣的人事檔案管理工作，許多檔案管理人員無(wú)法全身投入，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量達(dá)不到要求。（3）由于事業(yè)單位進(jìn)行體制改革，導(dǎo)致人事檔案管理人員縮減。有的事業(yè)單位由人事部門的人員兼任檔案管理工作，雖然大部分人事檔案的形成都要經(jīng)過(guò)人事部門，理論上有利于檔案管理工作的開展，但由于他們?nèi)狈I(yè)素養(yǎng)，對(duì)檔案收集的意識(shí)比較淡薄，直接影響了檔案管理工作質(zhì)量。（4）在當(dāng)今的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人員的流動(dòng)性比較強(qiáng)，檔案管理工作人員的頻繁調(diào)換也不利于檔案管理工作水平的提高。

（二）檔案內(nèi)容方面

一些事業(yè)單位的人事檔案的內(nèi)容質(zhì)量不高，缺少利用價(jià)值。具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：（1）人事檔案內(nèi)容太空洞，以個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、政治面貌等一般情況占據(jù)大量篇幅，而有參考價(jià)值的個(gè)人業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長(zhǎng)和思想品德的內(nèi)容卻很少；材料大多數(shù)為過(guò)去的經(jīng)歷，而近期的經(jīng)歷比較少。（2）有的材料避重就輕，或只寫自己的長(zhǎng)處，未反映自身的缺點(diǎn)。（3）個(gè)人總結(jié)和組織意見大部分都是寫套話，沒有全面、公正地評(píng)價(jià)一個(gè)人的整體情況。（4）“三齡一歷”（年齡、工齡，黨齡、學(xué)歷）造假現(xiàn)象十分普遍，或者內(nèi)容和形式十分雷同，嚴(yán)重違反了人事檔案材料本應(yīng)該遵循的客觀、真實(shí)和唯一的原則，嚴(yán)重的影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的使用率。（5）不按時(shí)、不主動(dòng)收集歸檔工作的問(wèn)題在無(wú)專職人事檔案工作人員的單位中比較突出。

（三）檔案管理方面隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷更提高，事業(yè)單位人事檔案信息管理體系也依賴計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)而趨于自動(dòng)化。然而，目前許多的事業(yè)單位在人事檔案管理方面仍然習(xí)慣于進(jìn)行手工操作，即使有的單位安裝了“人事檔案管理系統(tǒng)”或者“人力資源管理系統(tǒng)”，但由于系統(tǒng)本身存在功能限制，也極大的影響了系統(tǒng)的利用率。其實(shí)還有一些先進(jìn)的技術(shù)和手段未得到充分挖掘和運(yùn)用，當(dāng)前已經(jīng)普遍采用的無(wú)紙化閱檔基本沒有得到落實(shí)，這樣嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理的工作效率。.

二、改善事業(yè)單位人事檔案管理制度的措施

（一）檔案收集方面

建立健全收集工作制度首先，要建立健全材料送交制度。本單位本部門形成的材料要及時(shí)送交歸檔，路途較遠(yuǎn)的形成材料部門，在材料形成15日內(nèi)，最遲不要超過(guò)一個(gè)月，按要求將材料送交檔案管理部門歸檔。其次，建立健全檢查索取制度。對(duì)檔案材料的收集情況要及時(shí)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)漏缺，及時(shí)索取。第三，建立健全收集登記制度。

疏通收集渠道人事檔案管理部門要注意經(jīng)常與各形成材料單位（包括本機(jī)關(guān)材料形成部門）保持聯(lián)系，向形成材料部門及主管人員宣傳收集檔案材料、與人事工作的關(guān)系和意義，增強(qiáng)他們送交檔案材料的自覺性和主動(dòng)性，促使他們主動(dòng)協(xié)助檔案管理部門做好收集工作。檔案工作人員要熟練地掌握和了解人事部門形成材料的規(guī)律，根據(jù)各地各部門的實(shí)際情況，積極主動(dòng)地與各形成材料部門聯(lián)系，積極收集人事檔案材料。

（二）檔案內(nèi)容方面

保證檔案材料的真實(shí)性檔案材料的真實(shí)性是檔案的生命。鑒別工作通過(guò)對(duì)每份材料的鑒別和識(shí)別，將那些實(shí)事求是地反映本來(lái)面目的材料保存下來(lái)，將那些不屬于檔案材料和不符合本人客觀面貌的材料剔除出去，使每份材料真正能夠反映實(shí)際情況，為工作提供準(zhǔn)確的依據(jù)。

保證檔案材料的完整性材料不全，往往影響組織人事部門全面的、歷史的了解一個(gè)人。通過(guò)鑒別，可以從材料形成的體系、材料的內(nèi)容、材料的手續(xù)等方面對(duì)材料進(jìn)行識(shí)別和判斷。通過(guò)鑒別，可以發(fā)現(xiàn)哪些材料不全，還缺少哪些方面的材料，以便及時(shí)收集。通過(guò)鑒別還能夠促使收集工作注意質(zhì)量，避免把一些不必要的、沒價(jià)值的、不符合歸檔要求的材料都收集起來(lái)，使經(jīng)過(guò)鑒別后整理的檔案便于管理和使用。

（三）檔案管理方面

人事檔案是人才信息資源庫(kù)，要想最大限度的發(fā)揮其作用，應(yīng)該不斷提高其管理水平。我們盡可能的利用現(xiàn)代新的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)及管理新手段，提高人事檔案管理的工作效率，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案自動(dòng)化管理。

三、總結(jié)

總之，事業(yè)單位人事檔案管理的重要性需要被進(jìn)一步的強(qiáng)化，事業(yè)單位管理者要重視人事檔案管理工作，同時(shí)要從檔案管理專業(yè)的培訓(xùn)和檔案管理信息化建設(shè)等多個(gè)方面來(lái)不斷努力，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理水平的不斷提升，促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 程念兵. 淺析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]. 時(shí)代報(bào)告：學(xué)術(shù)版， 2015（2）：16-16.