信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的運(yùn)用策略

王紅艷 龐明濤 王毅

【摘要】當(dāng)今社會的不斷進(jìn)步很大一部分得益于科技發(fā)展的力量，它對于現(xiàn)代社會的發(fā)展和改革都起著巨大的作用。信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理的工作中發(fā)揮的作用也是巨大的，信息技術(shù)在潛移默化地改變著當(dāng)代學(xué)校檔案管理的理念，但在發(fā)展進(jìn)步的同時(shí)信息技術(shù)學(xué)科如何與檔案管理工作更好地融合還需要進(jìn)行探索解決。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù)；學(xué)校檔案管理；現(xiàn)狀分析；運(yùn)用策略

【中圖分類號】G270 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

前言

我國的教育結(jié)構(gòu)隨著時(shí)代的變化而調(diào)整，現(xiàn)代社會對于人才的需求是廣闊的，對于人才的要求也是嚴(yán)格的，想要成為一個(gè)應(yīng)用型的現(xiàn)代化人才，想要發(fā)揮出信息技術(shù)的真正價(jià)值就不得不下功夫，培養(yǎng)出真正能創(chuàng)造出價(jià)值的才能，真正意識到信息技術(shù)的重要性。面對信息技術(shù)結(jié)合檔案管理的改革和實(shí)踐探究，需要進(jìn)行仔細(xì)分析，意識到信息技術(shù)手段的價(jià)值，同時(shí)指出當(dāng)前面對的困難，找到解決方案。

一、學(xué)校檔案室管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理室資料復(fù)雜龐大難以梳理

檔案室資料信息十分繁雜，涉及面十分廣泛，信息技術(shù)的應(yīng)用更多是針對整個(gè)學(xué)校資料信息的綜合梳理，不同的分類中如何提高應(yīng)變整理能力，鍛煉對檔案室的全面把握能力。如今，人們更加看重的是創(chuàng)新能力、邏輯能力，而不是一成不變，看山是山的單一眼光和思考方式，所以，信息技術(shù)在針對人們的邏輯和全面把握能力的培養(yǎng)上十分有效。但是眾多檔案信息整理工作都面臨著時(shí)間上的壓力，信息量龐大的壓力，對如何高效整理陳列不得其法。信息技術(shù)的出現(xiàn)與融合就是針對這些問題積極應(yīng)對的辦法。信息技術(shù)本身具有龐大的信息網(wǎng)絡(luò)，能夠隨時(shí)調(diào)出所需信息，而且它的最大作用是能夠把所有資料信息進(jìn)行歸納總結(jié)，呈現(xiàn)出一個(gè)結(jié)構(gòu)分明的知識網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)邏輯感及知識的全面把握。

（二）學(xué)校檔案管理機(jī)制不完善

其實(shí)，無論是開展怎樣的工作，都需要有一個(gè)管理機(jī)制來對所有的工作行為做出指導(dǎo)和規(guī)范。這就要求檔案室管理工作人員積極開展工作，建立一個(gè)合理的規(guī)章制度規(guī)范管理工作行為，杜絕危險(xiǎn)行為和違紀(jì)行為的發(fā)生，這樣才能更專心也更專業(yè)地對學(xué)校檔案管理室信息化管理系統(tǒng)中心開展積極有效的工作。對此，這個(gè)制度規(guī)章應(yīng)當(dāng)針對工作中的各個(gè)方面，而且包括所有的工作管理人員都要在制度體系內(nèi)，在工作中無時(shí)無刻不遵循體制管理，在基礎(chǔ)性的制度體系上杜絕問題的萌芽，合理有序地開展日常工作。

二、學(xué)校檔案管理信息化發(fā)展成果

（一）學(xué)校檔案管理室信息化管理保障了信息安全

學(xué)校檔案管理室信息化管理系統(tǒng)的工作和學(xué)校的很多教學(xué)活動有著千絲萬縷的關(guān)系，在檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用。同時(shí)值得注意的是，在相關(guān)的科研實(shí)驗(yàn)活動中也有大范圍的使用結(jié)合。所以，對于學(xué)校檔案管理室信息化管理系統(tǒng)中心的安全維護(hù)十分重要，作為一個(gè)發(fā)展的源動力可以源源不斷地為教學(xué)提供更多的幫助。隨著科技的不斷發(fā)展，對于學(xué)校檔案管理室信息化管理系統(tǒng)隱私信息的保護(hù)相當(dāng)重要，尤其是教授教師的實(shí)驗(yàn)和教學(xué)的重要內(nèi)容和數(shù)據(jù)，都需要很高的保護(hù)度，所以，進(jìn)行合理的安全排查必不可少，這不但能夠減小惡意攻擊對核心內(nèi)容造成的隱患，還可以日常維護(hù)檔案管理室信息化管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，改善操控中心的環(huán)境問題，確保學(xué)校檔案管理室信息化管理系統(tǒng)中心可以安全穩(wěn)定地發(fā)揮作用。

（二）學(xué)校檔案管理室信息化管理提升了工作效率

對學(xué)校檔案管理室信息化管理系統(tǒng)操控中心的安全管理可大大提升運(yùn)行速率，這是一個(gè)基礎(chǔ)性的提升辦法，減少了一些研究項(xiàng)目的費(fèi)用，對于工作人員來說也減少了不小的負(fù)擔(dān)，檔案室管理工作能夠更順利地開展，這樣就能專心對其他方面進(jìn)行研究，節(jié)省時(shí)間，提升效率。這也是科技在現(xiàn)代給人們帶來的便捷，不再一味地依靠人力手工的幫助，節(jié)約時(shí)間和成本付出。這其實(shí)也是學(xué)校檔案管理室引進(jìn)提升信息化管理的意義所在。因?yàn)樵趯W(xué)校檔案管理室這樣的研究場合中，追求效率最大化和經(jīng)濟(jì)價(jià)值最大化也是正常的，引進(jìn)信息化管理也就成為了必然。

（三）學(xué)校檔案管理室信息化管理考慮到了經(jīng)濟(jì)效益

在進(jìn)行學(xué)校檔案管理室信息化管理系統(tǒng)操控中心的安全排查工作中，也要分析投入與產(chǎn)出的比率。因?yàn)閷W(xué)校檔案管理本身支出就很大，在設(shè)備投入和技術(shù)引進(jìn)方面都是不可節(jié)省的開支，所以，在管理方面引進(jìn)信息化技術(shù)需對學(xué)校檔案管理室管理的成本進(jìn)行預(yù)算預(yù)測，盡可能壓低成本的付出，這其實(shí)也是變相地延伸了價(jià)值鏈，會得到更多的經(jīng)濟(jì)利益。同時(shí)，對機(jī)器合理利用也是對它的保護(hù)，在合理的時(shí)間內(nèi)創(chuàng)造出更大的價(jià)值，實(shí)際上也是一種降低成本費(fèi)用的方法，是完全符合現(xiàn)代學(xué)校檔案管理室運(yùn)營理念的要求的。

（四）學(xué)校檔案管理室信息化管理提升了運(yùn)行平穩(wěn)性

在開展學(xué)校檔案管理室信息化管理系統(tǒng)操控中心的安全排查工作時(shí)，一定要注意運(yùn)行狀態(tài)的平穩(wěn)性和聯(lián)系性，各部分相互關(guān)聯(lián)相互影響，絕不能出現(xiàn)此消彼長、一強(qiáng)多衰的局面，在對某一單個(gè)部門調(diào)試增改時(shí)，要顧及大局，在各個(gè)系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)先調(diào)控試點(diǎn)，預(yù)防不出現(xiàn)問題的時(shí)候才能開始進(jìn)行循序漸進(jìn)式的調(diào)整改變，這才是安全又有效的策略。在處理學(xué)校檔案管理室信息化管理系統(tǒng)安全工作中遇到的問題時(shí)應(yīng)該有目標(biāo)性地進(jìn)行排查，對于會導(dǎo)致學(xué)校檔案管理室信息化管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題的因素進(jìn)行重點(diǎn)化管理，進(jìn)行有目的的安全維護(hù)，保證學(xué)校檔案管理室信息化管理系統(tǒng)中心可以安全穩(wěn)定地繼續(xù)工作。同時(shí)，對于學(xué)校檔案管理室信息化管理系統(tǒng)中心的安全排查還要有預(yù)防性，對于可能出現(xiàn)的惡意攻擊和病毒侵入，應(yīng)該提前及時(shí)引入科技防控手段針對處理，這樣才能保護(hù)學(xué)校檔案管理室信息化管理系統(tǒng)中心的安全。

三、提升學(xué)校檔案管理信息化水平的手段

（一）制定完善學(xué)校檔案管理室信息管理機(jī)制

目前，圖書管理工作的不斷進(jìn)步很大一部分得益于學(xué)校檔案管理室信息化管理系統(tǒng)科技的力量，它對于學(xué)校檔案管理室的信息整理分析和呈現(xiàn)的能力是十分強(qiáng)大的，已經(jīng)形成一個(gè)體系，在具體的生產(chǎn)學(xué)習(xí)活動中，都能給予很強(qiáng)大的支持和幫助。希望以后能建立更好的規(guī)章制度來維持管理工作繼續(xù)有條不紊地開展，保障學(xué)校檔案管理室信息化管理系統(tǒng)信息可以繼續(xù)進(jìn)行傳播交流，為更多人提供更多的服務(wù)。

（二）加強(qiáng)學(xué)校檔案管理人員的素質(zhì)教育

隨著當(dāng)代科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)代科技的新型手段也被不斷應(yīng)用在工作中，它不僅出現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一線，同時(shí)還漸漸地普及到檔案管理中。令人欣慰的是，這種新型的方式受到了老師和學(xué)生的喜愛歡迎。這也就對學(xué)校檔案管理室信息化管理系統(tǒng)中心管理人員的素質(zhì)教育進(jìn)行了要求，在技術(shù)幫助上提供對專業(yè)技能二次學(xué)習(xí)的機(jī)會，針對一些需要高級人才的部門更要提供一些進(jìn)入專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)修的機(jī)會，人才的提升也就是整個(gè)團(tuán)隊(duì)的進(jìn)步，不斷地進(jìn)修學(xué)習(xí)也是一個(gè)融合新理念的過程，等具體作用到工作中又是一個(gè)更新發(fā)展的動力。技術(shù)的研究需要大量的資金、人力投入，針對學(xué)校檔案管理室信息化管理系統(tǒng)中心的基礎(chǔ)設(shè)施的研究開發(fā)，更要及時(shí)進(jìn)行安排，更新?lián)Q代以后的學(xué)校檔案管理室信息化管理系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施工作效率將又上一個(gè)新的臺階，大大降低問題點(diǎn)的出現(xiàn)，更好地開展工作。

（三）增加信息技術(shù)的支持設(shè)備

信息技術(shù)在檔案管理中的融合需要通過具體的設(shè)備來維持工作的開展，這個(gè)融合活動的開展依賴于管理人員的引導(dǎo)和眾多學(xué)術(shù)的參與度的同時(shí)，還是會受到設(shè)備材料的影響，在信息技術(shù)融合的過程中，一些基礎(chǔ)設(shè)備總還是要有的，否則信息技術(shù)將無法開展，所以，學(xué)校一定要保證本校信息設(shè)備的完整性和可用性。不能在需要進(jìn)行信息技術(shù)融合實(shí)驗(yàn)的時(shí)候受到場地設(shè)備的限制，而無法開展。但是，設(shè)備的采購需要資金的投入，需要管理經(jīng)費(fèi)的增加，在這一點(diǎn)上需要學(xué)校給予高度的關(guān)注，盡可能地在經(jīng)費(fèi)的分配上重視到信息技術(shù)設(shè)備的采購。與此同時(shí)，需要老師進(jìn)行信息技術(shù)設(shè)備的改造，充分合理地進(jìn)行改造利用，盡可能地以最小的代價(jià)達(dá)到最好的效果。

四、結(jié)語

在進(jìn)行學(xué)校檔案管理室信息化管理的技術(shù)研究開發(fā)工作中，因?yàn)檫^于對信息技術(shù)的追求或者研發(fā)的難度較高，所以一定要注意運(yùn)行狀態(tài)的平穩(wěn)性和聯(lián)系性，各部分相互關(guān)聯(lián)相互影響，絕不能出現(xiàn)此消彼長，一強(qiáng)多衰的局面，在對某一單個(gè)部門調(diào)試增改時(shí)，要顧及大局，在各個(gè)系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)先調(diào)控試點(diǎn)，預(yù)防不出現(xiàn)問題的時(shí)候才能開始進(jìn)行循序漸進(jìn)式的調(diào)整改變，這才是安全又有效的策略。

參考文獻(xiàn)：

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[2]徐強(qiáng).信息技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理中應(yīng)用[J].管理觀察，2018（14）：136-137.

作者簡介：王紅艷（1971-），女，山東省嘉祥縣，濟(jì)寧職業(yè)技術(shù)學(xué)院，檔案館員，本科，研究方向：檔案管理；龐明濤（1975-），男，漢族，山東省嘉祥縣，濟(jì)寧職業(yè)技術(shù)學(xué)院，講師，本科，研究方向：檔案管理；王毅（1975-），男，漢族，山東省濟(jì)寧市，濟(jì)寧職業(yè)技術(shù)學(xué)院，講師，本科，研究方向：資產(chǎn)檔案管理。