論會計信息化環(huán)境下之會計檔案管理

周錦平

摘要：會計信息以會計檔案的形式保存，在其形成、利用、保存等方面都表出專業(yè)性強(qiáng)和利用率高的特點，是以更需強(qiáng)調(diào)“實時收集、妥善存儲、充分使用”。本文通過介紹會計檔案的內(nèi)容、作用及會計檔案信息化，說明在信息化社會歷程加快，經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的情況下，傳統(tǒng)意義的手工記賬已經(jīng)不適合現(xiàn)代企業(yè)管理，信息化的介入已成為必然，同時伴隨而來的問題也成為本文的重心，通過目前的現(xiàn)狀引出一般企業(yè)和集團(tuán)企業(yè)的區(qū)別，從而分類介紹了解決會計檔案信息化問題的對策。

關(guān)鍵詞：會計檔案管理;信息化建設(shè);問題與對策

就目前會計行業(yè)而言，隨著各項現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)活動的迅速展開，信息化建設(shè)的不斷推動，由原來的手工記賬，轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂嬎銠C(jī)為依托的會計電算化。數(shù)字技術(shù)正緩步滲透會計工作的各個流程，不論是憑證的形成亦或是檔案的管理，正逐漸采用信息化技術(shù)。如何通過現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)這個平臺將會計的各項工作有效管理，是目前會計檔案工作迫切需要解決的問題。

一、信息化下會計檔案管理的現(xiàn)狀及風(fēng)險

（一）信息化下會計檔案管理的現(xiàn)狀

目前，多數(shù)企業(yè)都是將數(shù)字檔案存儲在互聯(lián)網(wǎng)、電腦和專門的信息系統(tǒng)中，這些途徑都有可能引發(fā)安全問題，這些安全問題包括：第一，過度使用紙質(zhì)資料保存會計檔案，這就很容易造成檔案的破壞、丟失，而且紙質(zhì)的資料很容易受到外在環(huán)境的影響，一旦發(fā)生火災(zāi)、水浸等情況，很容易對檔案造成損壞。而利用專門的會計軟件來存儲會計檔案，需要保留專門的會計數(shù)據(jù)和其他信息，存在人為篡改的風(fēng)險。第二，如果局域網(wǎng)中沒有做好訪問權(quán)限的設(shè)定，同時安裝的網(wǎng)絡(luò)防火墻存在安全漏洞從而無法對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)包進(jìn)行過濾，那么一旦單個的服務(wù)器發(fā)生損壞，整個的會計檔案管理系統(tǒng)都有可能受到影響。此外，如果會計檔案存儲的硬件設(shè)施出現(xiàn)損壞、老化或者是在進(jìn)行數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換時，都會出現(xiàn)保存的會計數(shù)據(jù)丟失的情況，嚴(yán)重的會造成整個系統(tǒng)的癱瘓。第三，人為的因素對于會計檔案的管理影響也非常大，管理人員出現(xiàn)的任何無意或者有意的疏忽都會造成會計信息的失真。而這卻和管理人員的職業(yè)素質(zhì)掛鉤，沒有嚴(yán)格的規(guī)定，是不可控因素。第四，如果存儲會計檔案信息的設(shè)備發(fā)生故障或者意外的損害，對企業(yè)會帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

（二）信息化下會計檔案管理的風(fēng)險

在很多的企業(yè)中并不會設(shè)立專門的檔案管理部門，因此諸如企業(yè)的產(chǎn)權(quán)、股東資料等會計檔案信息都是直接由股東管理部門來負(fù)責(zé)，由于缺乏系統(tǒng)的管理經(jīng)驗，經(jīng)常會出現(xiàn)會計檔案信息丟失的情況，導(dǎo)致企業(yè)的會計檔案不完整。例如我們在審計過程中需要抽查憑證就發(fā)現(xiàn)很多憑證缺失或者少原始憑證，這樣就導(dǎo)致數(shù)據(jù)的來源缺少可靠依據(jù)。會計檔案的缺失現(xiàn)象，一方面說明企業(yè)會計管理存在諸多漏洞，會計檔案管理仍留有很多弊端，對于企業(yè)正常的發(fā)展會造成一定的影響，甚至?xí)ζ髽I(yè)的發(fā)展方向帶來誤導(dǎo)。另一方面會損壞企業(yè)的聲譽，同時對企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟(jì)損失。此外，部分企業(yè)為了逃避執(zhí)法部門的監(jiān)督或者是減少企業(yè)的稅負(fù)，會偽造、更改企業(yè)的會計信息，這些都會造成企業(yè)的會計檔案失真，這些現(xiàn)象都會產(chǎn)生嚴(yán)重的后果。

二、解決信息化風(fēng)險的對策

（一）財務(wù)處理自動化

借助于前期的設(shè)置，計算機(jī)可以借助于ERP系統(tǒng)自動生成各種相應(yīng)的文件，并在其間對會計數(shù)據(jù)的核算、獲取規(guī)則加以自動獲取，并對所獲之會計檔案的可用性、完整性、真實性作出自動識別，自動收集、加工、分析、提取、分類會計檔案信息資源，財務(wù)方面的業(yè)務(wù)處理，對財務(wù)處理效率作出了很大程度上的提升。并且很大程度上減少了會計工作人員的腦力和體力負(fù)擔(dān)。

（二）有效降低成本，實現(xiàn)節(jié)能減排

在推行電子化管理之后，會計檔案方面的工作量在很大程度上獲得了節(jié)省，并對眾多郵寄、管理會計檔案的成本做出了節(jié)省。如在企業(yè)的總部之中，在推行會計檔案電子化這一活動后，每年可以節(jié)省90萬張左右的辦公用紙，成本也可因此而減少4-5萬元，IT耗材成本方面則可以每年節(jié)省約80萬元人民幣，其他成本則會最少降低50萬。

（三）提高了檔案管理水平

檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)Ω鞣N業(yè)務(wù)系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)方面之電子會計信息作出接收，并隨即對紙質(zhì)會計檔案作出相應(yīng)的歸檔處理，標(biāo)定其檔案庫位于系統(tǒng)中，并且構(gòu)建與之有關(guān)的追溯索引關(guān)系用于電子和實物兩種會計檔案的“對接”，從而完成對所有電子會計檔案的“全生命周期管理”。由此來一方面加強(qiáng)會計檔案管理所具備之效率和規(guī)范性，另一方面也給檔案借閱活動提供便利。其中的借閱者通過相應(yīng)的授權(quán)審批后，則能夠?qū)﹄娮訒嫏n案（可查看）作出閱覽。檔案工作人員則無需頻繁翻找紙質(zhì)會計檔案和手工登記臺賬。

（四）實現(xiàn)資源共享，提升了會計檔案的利用率

企業(yè)借助于數(shù)據(jù)庫服務(wù)器（位于總部）和互聯(lián)網(wǎng)在線操作系統(tǒng)（位于分公司），能夠?qū)?shù)據(jù)加以統(tǒng)一管理和實時集中。企業(yè)推行會計檔案電子化活動后，能夠擴(kuò)大使用范圍、豐富查閱手段，企業(yè)中內(nèi)外部人員都能夠借助于數(shù)字檔案館系統(tǒng)對全集團(tuán)的電子會計檔案（經(jīng)授權(quán)）加以查閱，從而對會計檔案利用率做出了有效的提升。

三、結(jié)束語

總而言之，只有落實好企業(yè)會計檔案管理的以上要求，才能真正的提高企業(yè)的會計檔案管理水平，也才能充分發(fā)揮檔案對于企業(yè)發(fā)展的作用。

參考文獻(xiàn)：

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