強(qiáng)化中專檔案管理的種種途徑

劉定華

摘 要：在當(dāng)今大多數(shù)中專學(xué)校，教師檔案管理和教材管理都不系統(tǒng)、不規(guī)范，因為隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案存儲方式已經(jīng)不能適應(yīng)時代的發(fā)展。針對這一現(xiàn)象，檔案管理改革已成為未來發(fā)展的一個問題。本文針對這一現(xiàn)象提出了有效的解決方案，使中專學(xué)校檔案管理工作能夠合理、正常地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：中專學(xué)校;檔案管理;解決方案;人員管理

檔案管理作為學(xué)校的重要組成部分，記錄著學(xué)校的發(fā)展歷史、教師的基本個人資料、教師教學(xué)的主要學(xué)術(shù)研究理論等。在學(xué)校中占有核心地位，起著十分重要的作用。同時，這樣一個處理機(jī)密性的本質(zhì)是體現(xiàn)在愈來愈受到教師信息和合理的保護(hù)教師學(xué)術(shù)數(shù)據(jù)，所以檔案管理是一個學(xué)校不可缺少的一部分，因為它代表了一個學(xué)校的文化遺產(chǎn)和歷史發(fā)展過程。如何妥善保管檔案，既能跟上時代的發(fā)展趨勢，又能與傳統(tǒng)管理和新興管理合理銜接，是當(dāng)前學(xué)校檔案管理面臨的最大問題。同時，由于諸多因素的制約，檔案管理也難以得到很好的改革。

1 中專學(xué)校教師檔案管理存在的主要問題

1.1 檔案管理手段落后，信息水平低

目前，在對中專學(xué)校教師人事檔案管理工作中，許多學(xué)校采用的還是傳統(tǒng)的管理方式，在運(yùn)用檔案時，需要進(jìn)行長時間的查找，這不利于檔案資料的良好運(yùn)用。也并未有效利用與開發(fā)檔案信息，且工作較為被動，這在一定程度上影響著檔案信息管理質(zhì)量。

由于人手不足等原因，會出現(xiàn)很多上述的問題。文件填充基本上是一種原始的文件收集方式，例如文本表單或電子表單。很少有學(xué)校建立了信息化的網(wǎng)絡(luò)人事管理平臺。因此，教師個人很少有機(jī)會訪問他們的人事檔案。即使他們有機(jī)會，他們往往有復(fù)雜的程序和繁瑣的訪問。

1.2 設(shè)備配置不完善

由于中專學(xué)校教師人事檔案管理部門可調(diào)動的資金有限，再加上部分學(xué)校對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致相關(guān)設(shè)備無法完善，這嚴(yán)重影響著檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。

2 中專學(xué)校教師檔案管理有效途徑

2.1 樹立現(xiàn)代化的科學(xué)理念，提升檔案管理科學(xué)化

中專教師檔案管理工作如果想要在質(zhì)量及效率得到有效的提升，首先要從思想層面進(jìn)行有針對性質(zhì)的優(yōu)化。要堅持檔案管理工作科學(xué)化的發(fā)展理念不動搖，通過正確的科學(xué)化從而達(dá)到檔案管理的合理和前瞻性。并且，建立健全完善檔案管控機(jī)制是將檔案管理工作快速發(fā)展的助推器，因為這也可以讓檔案管理人員及時高效的進(jìn)行檔案歸檔、檔案利用、檔案管控和檔案相關(guān)保密等工作。在電子科技高速發(fā)展的新時代下，檔案的管理機(jī)制要求更要嚴(yán)格縝密。而構(gòu)建多層架構(gòu)的檔案管理體系，并且加以不斷的完善在現(xiàn)實(shí)運(yùn)用中起著舉重輕重的意義。

2.2 完善硬件設(shè)施

只有完善的硬件設(shè)施，才能保障中專學(xué)校教師人事檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。因此，應(yīng)結(jié)合學(xué)校硬件設(shè)施建設(shè)實(shí)際水平，不斷健全相關(guān)硬件設(shè)備，以提升中專學(xué)校教師人事檔案管理效率。首先，應(yīng)根據(jù)學(xué)校中專學(xué)校教師人事檔案信息化建設(shè)水平，投入相應(yīng)的人力、物力及財力，并改善硬件設(shè)施水平，以加快中專學(xué)校教師人事檔案管理信息化建設(shè)，從而促進(jìn)相關(guān)工作的高效開展。其次，應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)備及軟件，并配置與檔案信息化管理相配套的硬件設(shè)施，以提升檔案信息化建設(shè)水平。就此，應(yīng)結(jié)合中專學(xué)校教師人事檔案管理特點(diǎn)及主要內(nèi)容，選擇與之相符合的管理軟件，并購置檔案信息化建設(shè)所需的硬件設(shè)備，以確保檔案信息管理開發(fā)質(zhì)量，高效、科學(xué)管理檔案信息。

2.3 注重檔案管理人才的培養(yǎng)

中專學(xué)校教師人事檔案管理工作的順利開展，還有賴于人才力量支持。因此，為實(shí)現(xiàn)中專學(xué)校教師人事檔案的規(guī)范化、高效化、信息化管理，應(yīng)構(gòu)建一支專業(yè)水平較高、職業(yè)素養(yǎng)較好的專業(yè)管理團(tuán)隊。首先，可對檔案管理人員開展知識、技能培訓(xùn)，注重提升他們的管理水平及計算機(jī)技術(shù)運(yùn)用能力。對于知識培訓(xùn)及技能培訓(xùn)而言，應(yīng)根據(jù)人事檔案管理工作主要內(nèi)容、管理學(xué)知識及計算機(jī)專業(yè)知識，制定相應(yīng)的培訓(xùn)內(nèi)容，以保障培訓(xùn)內(nèi)容的合理性與實(shí)用性。待每次培訓(xùn)結(jié)束之后，應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行測試，以不斷加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力。其次，應(yīng)積極引進(jìn)工作經(jīng)驗豐富、專業(yè)能力較強(qiáng)的檔案管理人員，以提升檔案管理隊伍專業(yè)水平，提高檔案管理人員的競爭力，從而提升檔案信息管理質(zhì)量。

2.4 轉(zhuǎn)換檔案管理服務(wù)模式

如今現(xiàn)代化電子科技技術(shù)手段越來越多的融入到檔案管理工作中。這也讓中專學(xué)校教師檔案管理的工作及服務(wù)模式發(fā)生著巨大的變化，其中最顯著的轉(zhuǎn)變就是檔案相關(guān)的管理部門從信息的簡單的給予者變成了信息的查詢者。經(jīng)過系統(tǒng)化的培訓(xùn)的檔案管理人員必須要具備專業(yè)的組織管理能力，這是作為檔案管理工作者的一個重要考核要求之一。所以，傳統(tǒng)的檔案管理模式應(yīng)該發(fā)生改變，不應(yīng)該僅僅是停滯在保存和借閱的簡單層次，在檔案的網(wǎng)絡(luò)以及信息化的進(jìn)程中，檔案管理的權(quán)限應(yīng)該有一定的下放，這是為了更好的構(gòu)檔案的電子信息化平臺，讓檔案資料不僅限紙質(zhì)檔案。而是可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行實(shí)時的查詢，真正意義上的實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)的工作限制。讓檔案更靈活深入的應(yīng)用到各種工作之中。

2.5 創(chuàng)造教師檔案保障體系

教師檔案管理的科學(xué)化進(jìn)程絕對不是一朝一夕就可以改變的，是需要長期的系統(tǒng)化、專業(yè)化結(jié)合實(shí)際工作情況來進(jìn)行不斷的加深和鞏固，這樣才為檔案管理工作科學(xué)化提供最為扎實(shí)牢固的保障。中專學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)階層要不斷的深化檔案管理制度保障以及相關(guān)的體系建設(shè)，將檔案管理的科學(xué)化定為重要的工作考核目標(biāo)之一，為檔案管理工作的有序開展提供最完整的保證。

2.6 提升教師檔案的利用程度

中專教師檔案管理的核心目的還是在于讓檔案資料更好的運(yùn)用在工作之中。所以提高檔案的利用程度，也是一項核心工作。通過將檔案進(jìn)行電子信息化歸檔等模式，將檔案的利用率大幅度提高，保證檔案可以最大程度意義上的發(fā)揮重要。當(dāng)然檔案管理人員也要注意工作與實(shí)際結(jié)合，從而有效的提高檔案使用率。

3 結(jié)束語

總之，隨著我國教育改革的不斷推進(jìn)，中等職業(yè)學(xué)校內(nèi)的諸多問題給中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理帶來了許多困難。由于檔案管理的作用是更有潛力的，人們只有在需要檔案的幫助時才會真正意識到檔案管理的重要性。這種薄弱的檔案意識也為檔案工作的順利開展設(shè)置了障礙。為了更好地在檔案管理發(fā)揮應(yīng)有的作用，學(xué)校應(yīng)該增加投資在檔案管理中，更新相關(guān)的場所和設(shè)施，引進(jìn)先進(jìn)的管理方法，培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，促進(jìn)學(xué)校檔案管理的正規(guī)化和系統(tǒng)化，并奠定了良好的基礎(chǔ)學(xué)校日常工作的順利發(fā)展。

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