淺析事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性

李巖

摘 要：科技信息發(fā)展越來越迅速，我們迎來了一個新的時代，而以前的事業(yè)單位人事檔案管理這一久遠的管理方法，便顯得跟不上節(jié)奏了。對此，事業(yè)單位人事檔案管理不得不進行改革，創(chuàng)新。本文是對事業(yè)單位人事管理的重要作用，出現的問題進行分析并提出解決策略。

關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;規(guī)范化管理

1 事業(yè)單位人事檔案的定義和意義

檔案，直接形成于人事管理活動中，是人生記錄和反應的載體，以原始記錄為主，像工作狀態(tài)，政治思想，學習經歷等，都會有記錄。這些記錄為組織部門對個人進行客管系統，明確的了解提供了信息依據。

事業(yè)單位在我國是行政行業(yè)劃分體系中非常重要的組成。大眾越來越關注的是體系中工作人員信息是否真實和有效。于是公開、群眾化、民主化成為選人，用人的需要貫徹落實的標準，這是適應社會發(fā)展的。除此之外，檔案的積極作用還體現在各個方面，如干部任職前的公示制度，可以通過大眾媒體像報刊，電臺等傳播，還可以通過在公眾場合宣讀為公眾傳播接受監(jiān)督，這些做法都體現了檔案的重要作用，是具有權威性和有價值的。

2 事業(yè)單位人事檔案存在的問題

不能正確認識檔案的重要性，使得檔案可信度降低。檔案的真實性，完整性是不可分離的，真實是完整的基礎，完整也離不開真實。只有保證檔案這兩個性質存在，才能提供更加可靠的信息，才能更全面，系統的了解個人情況。否則，就會出現檔案失真的現象，失去了檔案本該有的價值特點。

原因是個別領導者因為缺乏這一意識，沒能建立健全檔案管理制度，使檔案的真實性和完整性丟失，阻礙了人才戰(zhàn)略的實施;其次，員工對其重要性的認識程度也不夠，管理意識不強，在收集，整理，保管，編研基礎材料這一系列運作過程中不能完全掌控，導致檔案失去了原本的真實性和完整性。

人才匱乏。專業(yè)的，人才性的檔案管理人員匱乏，是檔案難以取得成就突破的攔路虎之一。

如今的檔案管理人員大都由一些將要退休的及一些不專業(yè)的人來擔任。這就出現了一些問題，這些人專業(yè)知識不足，大多目的是維持生計，自由散漫，安于現狀。甚至在信息化時代還停留在人工書寫，檢索這一“三舊”模式中。他們的保密，改革，創(chuàng)新意識都不強，把基本信息對外泄露，職業(yè)意識不強?，F代化管理設備也并不是沒有，只不過在職人員的落后和設備的先進不匹配，效率低下，導致資源浪費。

3 完善事業(yè)單位人事檔案的措施。

首先要提升管理水平。一要提高檔案意識。對檔案的來源，完整性充滿尊重，把對全原始整理體系這一檔案來源的尊重作為原則，從領導者到人民群眾，都要加強他們的檔案的意識，了解檔案工作的注意事項。

二是領導者為提升管理水平的保障。組織學習，向領導者開設對于檔案的相關法律、法規(guī)的學習，提高他們對于檔案的認知度，更新他們對于檔案的認知內容，了解檔案的重要性，將它納入平時的工作日程中，發(fā)揮領導者的權威性和強制性，確保檔案制度的合理運行，這順應了時代發(fā)展得潮流，為檔案的規(guī)范化管理提供了保障。

第三，關鍵是檔案管理人員的規(guī)范。檔案管理人員應該要求有著強烈的現代檔案意識和溝通能力?，F代檔案意識不僅靠國家機關、團體、事業(yè)單位等集體來完成，還需要個體的努力，因為這事隨著現代化進程而逐步形成的，個體也有產生檔案的可能，也需要個體注意在形式，材料等方面的選擇和應用，重視各方面的要求。

個體也要保證和領導者的溝通。檔案管理人員及時向領導匯報情況，向領導提要求，不論是隨時的還是定期的，各種形式，以此引起領導者的重視和支持。在進行工作或者聚在一起研究所執(zhí)行的業(yè)務時，最好邀請領導參加，讓領導發(fā)表一下意見。這種做法能讓領導了解檔案工作的辛苦與繁雜。用自身的努力和辛勤的付出，用成績和效果，贏得領導的贊賞，獲得更高的期許。使得這一工作獲得真正的理解和重視，共同讓這一行業(yè)變得更專業(yè)規(guī)范。

作為橋梁，還要與人民群眾進行溝通。管理人員要對廣大人民群眾進行有關檔案知識的宣傳，普及相關的法律法規(guī)，讓人民群眾了解到檔案的重要性，存在的意義，認識到這是與自己息息相關的一類東西，對自己的前途和命運起著重要作用。一旦檔案出現了問題，無論是損毀還是出現紕漏，都會產生嚴重的問題，造成難以估量的損失。使他們了解檔案不可或缺的價值性，認識檔案的重要地位和價值，并投身于對檔案管理的監(jiān)督及對檔案的支持和開展工作中。

一是要提高領導者對檔案工作的重視度，讓領導者主動去了解這份工作并且全力支持。提高對檔案管理人員的待遇、地位，這可以提高工作人員的積極主動性，提升工作效率，在工作上安分守己。相關部門通過及時的分析管理層的人員變動情況，做好工作，積極的組織學習，提高業(yè)務能力。

二是為人才提供表現舞臺，留住人才。主動的去高校或者社會中引進專業(yè)的、技能水平高的、知識豐富的人才，豐富檔案人才隊伍，提供優(yōu)良的工作環(huán)境，以“以人為本”為待人觀念，營造優(yōu)待人才的環(huán)境，調動人才的積極主動性，發(fā)揮個人的創(chuàng)造性，促進成長。

三是要培養(yǎng)檔案管理人員。首先要進行政治思想素養(yǎng)的培養(yǎng)，要加強對檔案的相關法律法規(guī)的學習，明確國家機構等部門下發(fā)的政策和指示，形成正確的政治觀念;遵守紀律，在規(guī)定的基礎上，進行檔案開發(fā)，公布等轉變對該職業(yè)的意識，培養(yǎng)創(chuàng)新意識。

其次，提高業(yè)務能力。在夯實基礎理論的時候，還要學習相關的文化知識，科技內容，不斷充實自己，成為綜合能力強的人才。

最后要健全數字化建設。檔案是一項非常繁雜的工作，一份文件轉化為檔案的過程更為繁瑣。不論是收集還是管理保存，都有著不簡單的要求。針對一些資料不同一般的性質，又要防止被人為的或者自然的損壞，管理者們除了要熟練的了解檔案的管理流程，掌握管理保存技術外，還要設立數字化系統。

很多檔案單位都有了數字化建設，使檔案有著網絡化的管理和應用，原本很多人工的工作，都由計算機處理，實現了網絡一體化。但是，時代科技是不斷發(fā)展的，新的事物有不斷出現，像新型載體檔案，新型存儲介質，新型信息技術，都有著一定的發(fā)展和應用，信息的儲存和管理方式也不斷的在改變。普通的技術技能不再適用于這種先進的模式，這就要求檔案管理人員要提高自己的知識技能，不斷學習，掌握數字化管理技術。

數字化檔案以電子數據為主要的管理方向，有著有序和集成的能力，包括了文件有效期間管理的所有步驟，比較長遠的目標則是建立更為廣泛的平臺，例如基礎應用，業(yè)務應用，信息服務應用等都會出現，從而真正的實現數字化，標準化。

4 總結

事業(yè)單位在我國是行政行業(yè)劃分體系中非常重要的組成。為組織部門對個人進行客觀評價，明確的了解提供了信息依據。領導者疏于管理，人才短缺以及管理人員的非專業(yè)性都是阻礙檔案事業(yè)發(fā)展的因素。通過對癥下藥，解決這幾方面的問題并對檔案實行數字化管理，就可以促進檔案事業(yè)順應時代潮流發(fā)展。

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