劉岫嶺
摘 要:本文根據(jù)筆者黑龍江科技大學(xué)多年人事檔案管理一線業(yè)務(wù)經(jīng)驗,在理論結(jié)合實際的基礎(chǔ)上摒棄以物為本的傳統(tǒng)工作思想,以高校人事檔案管理數(shù)字化為發(fā)展契機,本著服務(wù)教職工、幫助每一個檔案利用者為工作之本。為教育系統(tǒng)人事檔案管理制度的創(chuàng)新提供建設(shè)性意見。
關(guān)鍵詞:高校;人事檔案;服務(wù);影響
1 引言
學(xué)校人事檔案的服務(wù)需要根據(jù)當(dāng)前學(xué)院發(fā)展規(guī)劃,在現(xiàn)有學(xué)院機構(gòu)設(shè)置的前提下以保密為原則,高效服務(wù)為宗旨。在核定各類人員編制的前提下充分做好人力資源的充分利用與調(diào)配。在師資隊伍建設(shè)和教務(wù)系統(tǒng)多管齊下的專業(yè)化人才考察、引進、培養(yǎng)、使用、考核、獎懲、淘汰等工作中起關(guān)鍵性作用。
高校的發(fā)展與管理是教育行業(yè)代表性業(yè)務(wù)的良性循環(huán)表征。而學(xué)校管理中人事檔案的智能化、數(shù)據(jù)化檢索服務(wù)是幫助相應(yīng)部門評優(yōu)評先,選拔人才的關(guān)鍵。其信息的完善性與及時性能最大化呈現(xiàn)教員的科研、教學(xué)、思政、業(yè)務(wù)拓展等綜合能力,全面量化輔助人力資源框架下的多維人事管理形成人才強校戰(zhàn)略長遠(yuǎn)布局。
但是因為地域因素和經(jīng)濟發(fā)展不均衡等原因不同學(xué)校的人事檔案管理程度與完善性大不相同,甚至存在致命弊端。沒有意識到人事檔案中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與學(xué)校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)、科研發(fā)展、市場開拓和教學(xué)培養(yǎng)多重業(yè)務(wù)發(fā)展的互為影響關(guān)系,導(dǎo)致了消極怠工,檔案管理渙散等不良局面。本文根據(jù)筆者黑龍江科技大學(xué)多年人事檔案管理一線業(yè)務(wù)經(jīng)驗,在理論結(jié)合實際的基礎(chǔ)上摒棄以物為本的傳統(tǒng)工作思想,以學(xué)校人事檔案管理 數(shù)字化為發(fā)展契機,本著服務(wù)教職工、幫助每一個檔案利用者為工作之本。為教育系統(tǒng)人事檔案管理制度的創(chuàng)新提供建設(shè)性意見。
2 影響高校人事檔案服務(wù)功能發(fā)揮的因素
2.1 檔案意識法制意識薄弱
檔案在意識屬于機密文件,通常是由相關(guān)單位的人事部門進行歸檔管理。所以大部分教職工認(rèn)為檔案由相應(yīng)組織進行管理,自己不去過問更不去主動更新卷軸形成良性監(jiān)督機制。以至于在法律意識上不懂得維權(quán)和行使自己監(jiān)督的權(quán)利。在檔案管理部門,一些領(lǐng)導(dǎo)單純認(rèn)為檔案管理僅包括人員調(diào)配出入過程中的檔案收管、翻找、查看等機械化條例化工作。對待檔案使用者往往是“衙門”姿態(tài),缺乏檔案工作服務(wù)意識。從一定角度上講也是法制意識淡薄的表現(xiàn)。
2.2 重保密輕利用
檔案管理類似于圖書館卷軸管理,在加上檔案的“機密”屬性。相關(guān)管理手段也僅限于,收發(fā)、查驗、歸檔、儲存。沒有高效的電子回饋制度與廣域化數(shù)字查閱功能。其檔案使用程度、管理完好性、文件保存環(huán)境與相關(guān)管理細(xì)節(jié)外人不能得知,更不談大眾監(jiān)管的良性檔案管理制度。基于此,在加上不同單位檔案管理制度的細(xì)微區(qū)別性。以至于一些教職工檔案構(gòu)成有所不同,通用性的統(tǒng)一化歷史資料缺失。最終導(dǎo)致人才選拔、調(diào)配、評優(yōu)等方面工作開展過程不順暢,最終結(jié)論不公正、不透明等惡果。在此就能總結(jié)出人事檔案重保密輕利用,且利用效率低下的效能。
2.3 人事檔案材料收集不齊全 、填寫不真實
人事檔案材料一部分為組織填寫,但是絕大多數(shù)為本人填寫。在這些數(shù)據(jù)材料審核方面由于相關(guān)管理部門管理意識薄弱往往導(dǎo)致假資料、錯數(shù)據(jù)、套話單等現(xiàn)象的產(chǎn)生。加之不同單位的材料內(nèi)容上交標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)目不一致,以至于后續(xù)的檔案核查、補充工作舉步維艱。甚至給廣大教職工帶來較大困惑,形成同一種表反復(fù)填,同一種數(shù)據(jù)多次統(tǒng)計的業(yè)務(wù)交叉惡性循環(huán)。比如反映個人情況的履歷表、年度考核表、干部任免審批表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表、工資審批表等材料由不同部門不同領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)手和分管。多重數(shù)據(jù)雜亂呈現(xiàn),填表者往往為了個人利益或者部門利益而填寫不真實。在后續(xù)檔案部門歸檔核對時發(fā)現(xiàn)相同數(shù)據(jù)同一個人的互為矛盾,最終導(dǎo)致一些材料無法收集。誘發(fā)檔案收集不齊全、填寫不真實、準(zhǔn)確度低下等惡性事件。
3 發(fā)揮高校人事檔案服務(wù)功能的具體措施
3.1 充實內(nèi)容,突出特色,保證人事檔案質(zhì)量
新時期高校人才資源的開發(fā)對人才檔案提出了新的要求。因此,高校應(yīng)根據(jù)學(xué)校的實際工作,不斷拓寬渠道,豐富和充實檔案內(nèi)容,突出個性化特點,擴大人事檔案的歸檔范圍。在原始資料收集的基礎(chǔ)上,我們應(yīng)重點做好三個方面的工作:1)個人經(jīng)驗資料,如:各類勞動合同(勞動合同、勞動合同、人事代理合同等)、高級培訓(xùn)資料、繼續(xù)教育資料、養(yǎng)老保險繳費和調(diào)職資料;2)個人表現(xiàn)材料,如:教學(xué)質(zhì)量和成績材料、科技成果和發(fā)明創(chuàng)造材料、論文和鑒定材料、專業(yè)技術(shù)資格和水平材料、表彰、獎懲材料等;3)個人信用資料,如:專業(yè)信用記錄、業(yè)績記錄、銀行信用記錄、案件相關(guān)記錄等。個人總結(jié)和評價意見應(yīng)真實反映個人品德、勤奮、能力和成就情況,杜絕空洞的評價。同時,在充實人事檔案資料內(nèi)容的同時,要嚴(yán)格檢查,防止不實、漏填,對內(nèi)容不正確、填寫不符合規(guī)定的資料要嚴(yán)格檢查。未辦結(jié)手續(xù)的材料和未經(jīng)審核的材料,不得歸檔,以保證人事檔案材料的個性和全面性。
3.2 變被動服務(wù)為主動服務(wù),提高利用效率
我們應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案工作的最終目的是利用它。近年來,隨著使用人事檔案的人越來越多,檔案工作者應(yīng)提高主動服務(wù)意識,從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù),不要把檔案部門當(dāng)成組織和人事部門的儲藏室。有必要采取各種有效的措施使員工充分了解檔案的檔案資源,了解辦公室是學(xué)校的開發(fā)和利用人才信息中心,這樣的“潛在價值”檔案可以轉(zhuǎn)化為“明顯價值”來滿足日益增長的需求的利用率。其次,要牢固樹立創(chuàng)新意識,努力服務(wù)的深度和廣度,使人事檔案工作為全社會合理利用人力資源服務(wù);但與此同時,要正確處理好人事檔案利用與保密的關(guān)系,不能一味強調(diào)利用而忽視保密,要嚴(yán)格按照中組部“干部”的要求來處理。嚴(yán)格審批《檔案工作條例》的規(guī)定和要求,科學(xué)處理保密與安全利用的關(guān)系。
3.3 建立校級特殊人才檔案,為引進高層次人才服務(wù)
高校引進的人才大多受過高等教育,在本專業(yè)領(lǐng)域表現(xiàn)突出。高校人事檔案管理部門應(yīng)重視此類人才的人事信息,及時收集、收集、收集、統(tǒng)計和分析檔案中有關(guān)專業(yè)、研究方向和專業(yè)的信息,建立專門人才檔案。同時,特殊的管理應(yīng)該進行這樣的檔案,在他們的專業(yè)和信息,研究方向和專業(yè)應(yīng)該定期檢查和更新,為相關(guān)管理部門提供最新、最真實的及時和全面的信息,以確保高校充分利用高級人才引進,充分發(fā)揮他們的作用。
4 結(jié)語
綜上所述,高校人事檔案管理服務(wù)工作是一項多維度,全天候的系統(tǒng)工程。需要相關(guān)科學(xué)制度與基礎(chǔ)管理硬件的支撐。作為一名高校人事檔案管理者,應(yīng)本著服務(wù)教職工、幫助每一個檔案利用者為工作之本。切實改善當(dāng)前僵化、低效的人事檔案服務(wù)制度。
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