淺談企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀及管理思路

馬秀娟

【摘要】人事檔案管理為企業(yè)人力資源管理中的重要內(nèi)容之一。從現(xiàn)實來看，不少企業(yè)人事檔案管理工作存在不少問題，如領導檔案觀念薄弱，檔案庫房建設滯后，管理人員緊缺，檔案材料內(nèi)容記載不詳，前后不一。同時，人事檔案管理制度不完善，案卷質(zhì)量較低，管理方式落后等。為此，筆者結合近年來的工作經(jīng)驗，就人事檔案管理存在的上述問題進行分析，并提出一系列解決建議，以期充分發(fā)揮出人事檔案資源的作用。

【關鍵詞】人事檔案;管理現(xiàn)狀;解決對策

目前，人事檔案在企業(yè)人事管理中是富有挑戰(zhàn)性的一項工作。檔案是與個人身份、學歷、獎懲等相關的資料載體，就人力資源管理而言，檔案與薪酬福利、社會勞動保障、組織關系等內(nèi)容存在密切聯(lián)系，不僅僅是人生軌跡的反映，而且也具有法律效力。在單位傳統(tǒng)人事檔案管理工作中需要消耗很多時間與精力在檔案的統(tǒng)計、歸納、保管以及交接等工作上。因為檔案數(shù)量龐雜，極易出現(xiàn)檔案損壞與遺失等問題。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，運用信息技術開展企業(yè)人事檔案管理已成為重要趨勢。企業(yè)內(nèi)部人力資源管理中的科技含量越高，其管理的規(guī)范性與有效性也越好，進而能夠更好地促進整個行業(yè)的快速發(fā)展。

一、當前企業(yè)人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理觀念淡薄。這項工作屬于一項默默無聞的工作，不易獲得明顯的成績，也難以吸引人的目光。長期以來，單位很多領導與職工都對人事檔案管理的認識有一定的誤區(qū)，將這項工作簡單地等同于抄抄寫寫、保管檔案資料。檔案管理的目的是為了應付外調(diào)、查檔，只需保證檔案不丟失、不泄密即可。大多安排人事部門或有關部門人員兼任。因此，部分單位領導對人事檔案管理工作的重要性未引起重視，也未將其擺到重要議事日程上，從而使得這項工作長期處于被動應付狀態(tài)，未充分發(fā)揮出應有的價值。

（二）人事檔案管理工作規(guī)范性不足。目前很多企業(yè)在發(fā)展過程中人事檔案管理規(guī)范性還比較欠缺，表現(xiàn)為以下兩點：第一，部分人事檔案管理部門并未配備有關信息設備，只能依靠人工一份份翻閱查找檔案資料，效率低，也會耗費大量的人力和時間。第二，缺乏配套的硬件設施，由于很多企業(yè)缺乏檔案意識，只用一間辦公室作為檔案管理室，缺少防火器材與相關安全設備。大多數(shù)檔案屬于紙質(zhì)文件，一旦出現(xiàn)火災將導致檔案大量被損毀，也會對內(nèi)部工作人員的人身安全造成威脅。

（三）檔案管理隊伍缺乏專業(yè)性。人事檔案管理這項工作具有繁雜瑣碎、連續(xù)性強等特點。這要求必須投入一定的人力物力才能確保檔案管理的有效性。由于大部分人事檔案的形成需要經(jīng)過人事部門，因此，不少企業(yè)將人事檔案管理工作安排給人事部門工作人員兼任。這在一定程度上有利于人事檔案資料的收集，但存在不少的局限性。因為工作人員并非專業(yè)出身， 缺乏檔案資料收集意識，未及時督促其他檔案形成部門按時移交相關文件資料，從而使得很多本應歸檔的文件材料不能及時歸檔，導致人事檔案資料缺失。

（四）人事檔案管理工作信息化程度有待提高。在信息時代，互聯(lián)網(wǎng)已成為人們工作與生活中的一個重要助手。利用信息技術開展人事檔案管理工作能大幅減少工作人員的工作量與工作壓力，并能有效提高檔案管理質(zhì)量。但從調(diào)查結果發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)管理人員仍奉行傳統(tǒng)的管理觀念，習慣用人工進行檔案管理工作，導致整體工作質(zhì)量得不到提升。

二、提高企業(yè)人事檔案管理水平的思路

（一）高度重視，提升人事檔案管理的規(guī)范化水平。一套健全的管理制度是實現(xiàn)人事檔案規(guī)范化管理的前提。實行規(guī)范化檔案管理首先應對檔案文件資料的搜集、整理工作進行規(guī)范，構建與之配套的健全管理制度。同時，制定專門的收集標準，確保管理工作更加規(guī)范化與合理化。為防止檔案信息遺失，應對不同人事檔案文件資料進行科學分類，對不同類型的檔案采取集中管理的辦法。此外，進一步健全《檔案借閱制度》，保證人事檔案管理的安全性。嚴格落實責任制，參照我國有關法律法規(guī)，對檔案管理失職行為給予相應的嚴懲，以示警告。

（二）重視人事檔案資料的收集、鑒定、整理管理，提升檔案案卷質(zhì)量。人事檔案管理中最基礎的工作就是檔案的收集、鑒定與整理工作。為了更加全面地反映員工的個人情況，要求人事檔案管理人員必須不斷補充檔案信息，使人事檔案內(nèi)容更加完整。檔案人員要多與檔案生成部門聯(lián)系，督促其及時移交工作中所形成的資料，除了入黨材料、第二學歷材料、聘任表以外，還包括考核表、變崗表、獎勵與處罰材料等。只有通過嚴格審核的材料才能歸檔，杜絕虛假材料混入。要將檔案收集、鑒定、整理工作做得經(jīng)?；?，保證不拖延、不積壓，實現(xiàn)檔案內(nèi)容與個人實際信息的同步。圍繞《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中的要求對人事檔案進行分類，然后進行裝訂。發(fā)現(xiàn)檔案裝具破損應盡快更換，在整理檔案的時候要嚴格按照分類標準準確分類，并規(guī)范整理。這樣才能為今后的檔案查閱奠定基礎。

（三）提高入職門檻，培養(yǎng)高水平的檔案管理人員。就人事檔案管理而言，它對企業(yè)發(fā)展有著重要的作用，因此，在企業(yè)管理中占有較為重要的地位。就某種層面來說，這項工作開展得好不好直接影響到企業(yè)的后續(xù)發(fā)展。為此，在企業(yè)管理中企業(yè)領導必須重視人事檔案管理工作。企業(yè)要適當提高招聘條件，從高校、社會上選聘專業(yè)人才，優(yōu)化檔案隊伍。同時，加強對在職檔案人員的業(yè)務培訓，組織其系統(tǒng)學習與人事檔案相關的理論知識、政策法規(guī)，提升人事檔案管?理質(zhì)量。另外，要加強對人事檔案人員的思想教育，培養(yǎng)他們的職業(yè)道德素養(yǎng)。人事檔案管理工作要求工作人員必須愛崗敬業(yè)、甘于奉獻，有較強的責任意識。企業(yè)必須確保檔案數(shù)量與人員名單一致，可對分管人事檔案的人員做好記錄，制作一份名單。對每年調(diào)出、調(diào)入人員檔案數(shù)量進行詳細的記錄，通過統(tǒng)計分析，確保對人事檔案數(shù)量了然于胸。這樣才能在短時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)問題，及時核對分析，解決問題。

（四）加快人事檔案管理信息化程度。隨著信息技術的發(fā)展，企業(yè)人事檔案管理也應與時俱進，加快信息化建設。人事檔案管理并不簡單，它包括很多服務項目，也包括對檔案資源的開發(fā)利用。在信息時代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理均引入了很多數(shù)字化設備，也促使了企業(yè)管理效率的提升。然而人事檔案管理還基本停留在傳統(tǒng)的人工管理層面，遠遠滯后于企業(yè)發(fā)展的需求。為此，應盡快引入人事檔案管理信息系統(tǒng)，對人事檔案實現(xiàn)電子化管理。這樣檔案形式除了紙質(zhì)文檔外，也包括電子文檔、聲像資料。隨著企業(yè)的發(fā)展，所產(chǎn)生的人事檔案數(shù)量非常龐大。若單純依靠人工管理，檔案查閱效率低下，而且檔案質(zhì)量還易受到環(huán)境因素的影響。引入人事檔案管理系統(tǒng)可有效解決上述問題，并能快速檢索所需資料。通過互聯(lián)網(wǎng)可經(jīng)該系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)查詢個人信息，便于人事檔案的實時更新，確保人事檔案信息更加完善。

三、小結

綜上所述，我國很多企業(yè)在人事檔案管理方面還存在不少問題，從某種層面來講，這會對企業(yè)自身的發(fā)展造成不利影響。為此，企業(yè)人事工作人員必須重視人事檔案管理工作，積極推動這項工作的優(yōu)化改革，進一步健全檔案管理制度，消除現(xiàn)存在的隱性問題。同時，要注意提高個人的業(yè)務能力與工作素養(yǎng)，在提升人事檔案管理質(zhì)量的基礎上助推企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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