韓 苗

（南寧師范大學(xué)師園學(xué)院，廣西 南寧 530226）

教學(xué)秘書是推動教學(xué)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的助力器，是對接教務(wù)處、系部、教師、學(xué)生非常重要的紐帶。教學(xué)秘書崗位工作要求細(xì)致，需要完成雜細(xì)、繁瑣的工作，但是培養(yǎng)一位經(jīng)驗(yàn)豐富、熟悉教學(xué)管理的秘書需要大約兩到三年的時間，才能游刃有余處理各項(xiàng)工作內(nèi)容。

一、教學(xué)秘書“互換”崗位工作

本校教學(xué)秘書之間相互交換工作崗位一學(xué)期，彼此熟悉一到兩個系的工作內(nèi)容、教學(xué)任務(wù)、課程設(shè)置、開課計劃、實(shí)習(xí)情況、畢業(yè)生要求等工作。以備有教學(xué)秘書離崗后，熟悉業(yè)務(wù)的另一個教學(xué)秘書能“以一頂兩”的暫時帶一帶新人，以防在短時間內(nèi)找不到合適人選的的情況下也能正常的開展教學(xué)活動，辦理好各項(xiàng)事務(wù)。特別對于一些緊急需完成的工作，若能有一位經(jīng)驗(yàn)豐富的教學(xué)秘書來指導(dǎo)，工作會開展得相對順利許多。各系教學(xué)秘書都是使用同一套教學(xué)管理系統(tǒng)，在操作方法上沒有大的障礙，就是熟悉多一個系部的人才培養(yǎng)方案的特點(diǎn)、師資情況、學(xué)生情況、聯(lián)絡(luò)方式、各學(xué)期的工作安排等相關(guān)信息后，在初步掌握這些數(shù)據(jù)后，一位教學(xué)秘書可以完成本系的工作，也可以同時兼顧另一個系的工作。這樣常態(tài)化的交叉工作互換崗位學(xué)習(xí)，目的是為了當(dāng)崗位出現(xiàn)空缺時，能有同樣經(jīng)驗(yàn)的教學(xué)秘書熟悉該系的業(yè)務(wù)，可以幫忙兼顧一段時間，也可以指導(dǎo)頂崗實(shí)習(xí)生開展教務(wù)管理工作?？傊?，相比較之下，有人懂該系部的工作與完全沒有人懂工作的情況要好得多，工作推進(jìn)受影響的程度會小很多。

學(xué)校教務(wù)管理一般由教務(wù)處在統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，與系部教學(xué)管理形成一條戰(zhàn)線。教務(wù)處發(fā)布通知到系部，系部執(zhí)行通知任務(wù)，在有效期內(nèi)完成工作任務(wù)。比如，教務(wù)處發(fā)通知要求各系部需在一周內(nèi)完成排課工作。某系秘書于兩周前已離職，那么該系可能還沒有來新人或是新人來也了還不熟悉工作流程和教務(wù)系統(tǒng)。如果該系承擔(dān)著整個學(xué)校的公共課程，需要先安排完公共課程的排課任務(wù)，其他各系才能按時段安排。如果沒有經(jīng)驗(yàn)豐富的教學(xué)秘書來帶領(lǐng)或指導(dǎo)工作，那么工作會很難推動下去。教務(wù)處、人事處臨時調(diào)配人員到崗工作也需要一定時間學(xué)習(xí)，那么推進(jìn)工作就慢了許多，影響行政辦事的時效性。如果能在本校教務(wù)處干事、各系教學(xué)秘書交叉互換崗位工作，這樣一是方便教學(xué)秘書熟悉教務(wù)管理工作，二是教務(wù)處干事也了解系部的教學(xué)管理。在對接工作時能保持暢通，也能站在雙方工作的立場思考問題，能有預(yù)見性的發(fā)布通知、布置工作任務(wù)。交叉互換崗位工作，正好解決了這一痛點(diǎn)，為人員離崗后提升工作率效。

1、教學(xué)秘書缺位對教學(xué)工作的影響

學(xué)校從發(fā)布招聘信息到真正有教學(xué)秘書上崗，再到熟悉工作任務(wù)需要一定的時間，而這段時間往往又無人能頂上該崗位的空缺，臨時找來的實(shí)習(xí)生或其他崗位工作的老師頂替工作，會使整體工作滯后，實(shí)施開展教學(xué)管理有難度，通知任務(wù)傳達(dá)不到位。例如，外聘教師因事需要臨時調(diào)課，頂崗人員不會操作教務(wù)管理系統(tǒng)幫助外聘老師調(diào)停課，通知不到學(xué)生，導(dǎo)致教學(xué)活動不能正常開展。教師因?yàn)闆]有及時對接到位，被認(rèn)定為教學(xué)事故。外聘教師有意見，以后不愿意接學(xué)生的課程，學(xué)生也因教師不到位有情緒，對教學(xué)實(shí)施有影響。學(xué)校是以教學(xué)為重中之重，一切工作以教學(xué)為主線，參與的人主要是學(xué)生與教師。一旦這兩項(xiàng)人與事不能溝通順暢，就會影響到學(xué)校的整個教學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)。長期以往，學(xué)生的招生率、就業(yè)率等會受到一定的影響。一所學(xué)校辦學(xué)水平如何，不是個單方的評估維度，而是貫穿于整個管理當(dāng)中的方方面面。

2、崗位交叉互換式工作的情感交流

我們一直都在提倡“換位思考”，工作中要少一點(diǎn)相互抱怨、相互指責(zé)的情緒。但是，如果不經(jīng)過真正的崗位實(shí)踐歷練，沒有相同的工作感受，尋找不到共鳴點(diǎn)。我們就總會認(rèn)為別人的崗位輕松自在，自己的崗位忙得一塌糊涂。因此做真正的“換位思考”，就要真正的換到崗位當(dāng)中去學(xué)習(xí)，才配得上有真正的有體會。如果我們的獨(dú)立學(xué)院也試行一下這樣的真換位、真思考、真學(xué)習(xí)，那么在制定方案，發(fā)布通知，布置任務(wù)時就會更全面的考慮問題。系部教學(xué)單位、基層行政部門也能理解上級管理部門的難處。相互體諒，相互支持，工作開展起來勢必會更加順利、高效。

3、崗位交叉互換式工作對個人能力的有效提升

教學(xué)秘書崗位是最基層的教學(xué)管理崗，工作繁重、重復(fù)單一、責(zé)任重大，晉升空間又小，工作久了容易出現(xiàn)職業(yè)倦怠，導(dǎo)致人員流失率高?；Q崗位工作，是學(xué)校培養(yǎng)綜合型人才的一種方法，能很好的激發(fā)員工的能動性。分配到新的崗位工作，一般有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)動力，相比長期只干同一件事會更有干勁兒，對培養(yǎng)教職員工橫向職業(yè)能力發(fā)展有促進(jìn)作用。同時，為培養(yǎng)綜合能力較強(qiáng)的管理干部奠定基礎(chǔ)。一位優(yōu)秀的管理干部，通常要了解掌握多個部門的業(yè)務(wù)知識。綜合能力強(qiáng)的管理干部才更有說服力，才能在開展管理工作中得到相關(guān)部門的認(rèn)可支持?；Q崗位一段時間后，可以安排一些技能業(yè)務(wù)的交流學(xué)習(xí)，一個人的學(xué)識、能力是有限的，要不斷學(xué)習(xí)別人的優(yōu)點(diǎn)、長處，才能更好的促進(jìn)個人職業(yè)生涯的提升。

二、借調(diào)式工作方式，有利提高工作的積極性

借調(diào)式工作方式，上級行政管理部門向分管部門調(diào)配借用工作人員到到其他崗位進(jìn)行工作一段時間。借調(diào)工作是目前行政部門關(guān)于用人使用更較多的方式。比如，教育廳因組織某項(xiàng)工作量較大、時間較長的項(xiàng)目時需要借調(diào)學(xué)校某些特殊的專業(yè)技術(shù)型人才組建團(tuán)隊，各司所長發(fā)揮優(yōu)勢，共同參與完成好項(xiàng)目。項(xiàng)目結(jié)束后，解散回到原單位。

學(xué)校各行政部門之間也可以學(xué)習(xí)借鑒這樣的用人方式，在完成一些時間較長的工作項(xiàng)目時，臨時成立小組，抽調(diào)各部門人員和教學(xué)秘書參與工作，教學(xué)秘書對學(xué)校的某項(xiàng)工作加深了解，以后再有類似項(xiàng)目時也算是有經(jīng)驗(yàn)的人選。由于獨(dú)立學(xué)院與公辦學(xué)校相比較沒有編制，其他待遇方面也較公辦學(xué)校稍遜色一些，導(dǎo)致教師、行政人員流動得相對頻繁。對于長期穩(wěn)定師資隊伍需要制定長效的用人機(jī)制與明朗的晉升制度。學(xué)校內(nèi)部的借調(diào)式其實(shí)也是解決人員“一專多能”的好辦法。教學(xué)秘書不單只會做教務(wù)管理的工作，也可以接觸到其他部門的工作內(nèi)容，待崗位空缺時可以優(yōu)先從內(nèi)部進(jìn)行人員選聘。教學(xué)秘書可以從原來的崗位換到需要的崗位。新崗位對激發(fā)個人工作熱情起到較好的作用。其他部門的教職人員，也可調(diào)到教學(xué)秘書崗位進(jìn)行教務(wù)管理工作，跟崗工作三個月左右，學(xué)習(xí)到基本的工作流程，了解教務(wù)管理系統(tǒng)，熟悉教學(xué)計劃，能夠獨(dú)立的開展工作。當(dāng)出現(xiàn)有教學(xué)秘書請休產(chǎn)假、離職、轉(zhuǎn)崗等情況時，能有已基本熟悉業(yè)務(wù)的人員對接上工作。這種人才培養(yǎng)方法有利于獨(dú)立學(xué)院的崗位選拔、人員晉升，也可以較好的降低人員的流失率，對整個學(xué)院的長期發(fā)展有著重要作用。這項(xiàng)工作的推進(jìn)需要整個學(xué)校的統(tǒng)籌安排、協(xié)調(diào)組織，特別是人事部門的認(rèn)可支持。

三、換互式、借調(diào)式工作方式的可行性分析

教學(xué)秘書崗位是一個綜合性的崗位，不需要非常強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)支持，不受專業(yè)限制。只要學(xué)習(xí)掌握教務(wù)管理系統(tǒng)，熟悉行政工作的基本知識，具備教師職業(yè)的基本素質(zhì)，與學(xué)校其他行政管理崗位的人員有較強(qiáng)的崗位黏合度，比較適合借調(diào)、互換。

本文以廣西區(qū)內(nèi)八所獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)秘書為調(diào)查對象，采用問卷調(diào)查法，共調(diào)查了31 位教學(xué)秘書，有效問卷27 份，問卷有效率為87%。問卷證實(shí)了;1、獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書的選聘制度缺少合理、有效的約束。2、獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書工作繁重，待遇偏低，職業(yè)晉升空間小，個人的價值較難體現(xiàn)。3、相應(yīng)的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育機(jī)會較少，容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。4、缺乏有利的科研環(huán)境和科研氛圍。

本文認(rèn)為加強(qiáng)教學(xué)秘書隊伍建設(shè)的具體措施有：1、學(xué)校層面提高認(rèn)識，重視基礎(chǔ)教學(xué)管理人員隊伍建設(shè)工作。2、加快推進(jìn)獨(dú)立院校人事制度改革，優(yōu)化教學(xué)秘書隊伍。3、進(jìn)一步完善績效管理和薪酬制度。4、促進(jìn)教學(xué)秘書專業(yè)化發(fā)展，提升晉升空間。5、提高崗位輪換的機(jī)率，提升學(xué)校行政教育工作者的留存發(fā)展。

結(jié)束語

隨著我國高等教育改革的深化發(fā)展和國內(nèi)外高等教育環(huán)境的巨大變化，受互聯(lián)網(wǎng)、新媒體等信息的沖擊，學(xué)生的視野與見識日益開闊，學(xué)校的管理要人性靈活。因此，公辦院校與獨(dú)立院校的生存與發(fā)展都受到雙重挑戰(zhàn)。對于高等教育，教學(xué)質(zhì)量就是決定生存與發(fā)展的根源，有效提高教學(xué)質(zhì)量是當(dāng)前所有高校面臨的一項(xiàng)緊迫的任務(wù)。教學(xué)質(zhì)量的提高需要教學(xué)工作與管理工作的良好配合，不能片面強(qiáng)調(diào)一方的作用。教學(xué)活動的有效開展，有賴于教學(xué)管理者的精心安排組織。專業(yè)教師是教學(xué)活動的執(zhí)行者，教學(xué)管理人員是教學(xué)活動的調(diào)配者。只有通過有效的管理，充分整合學(xué)校有限的資源，創(chuàng)造良好的教學(xué)環(huán)境，使教學(xué)工作有序、高效的運(yùn)行，才能促進(jìn)教學(xué)改革和創(chuàng)新，從而達(dá)到提高教學(xué)質(zhì)量的目的。因此，加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書隊伍人才培養(yǎng)，是加強(qiáng)教學(xué)管理的根本源頭。加強(qiáng)教學(xué)管理，提高教學(xué)質(zhì)量，離不開一支擁有豐富的管理知識與技能的教學(xué)秘書隊伍。