淺談信息化時代人事檔案管理模式創(chuàng)新路徑

摘 要：人事檔案管理是人力資源管理工作中一項非常重要的工作，涉及人事檔案的調(diào)配、相關(guān)信息的收集及檔案的存放等，在具體的管理工作中要求確保人事檔案的真實性和精準性。在信息化時代，傳統(tǒng)的管理模式暴露出許多問題，導致人事檔案的管理不能滿足現(xiàn)代社會的需求和發(fā)展。針對這種情況，就要求相關(guān)管理人員對人事檔案管理模式進行創(chuàng)新和改革。本文就信息化時代人事檔案管理模式創(chuàng)新路徑進行探析，旨在為人們提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：信息化時代，人事檔案，管理模式，創(chuàng)新

一、 引言

現(xiàn)階段我國已經(jīng)全面進入了信息化時代，社會對人事檔案管理提出了更高的要求。為了滿足信息化時代的高標準，人們在進行人事檔案管理時應該充分引進信息化技術(shù)和手段，提高人事檔案管理的科學性和安全性，建立信息化管理系統(tǒng)和平臺，實現(xiàn)人事檔案的信息化，全面提升人事檔案管理的效率和質(zhì)量。

二、 當前人事檔案管理的現(xiàn)狀

在信息化時代，人事檔案管理也應該緊跟時代的腳步，結(jié)合信息化時代的發(fā)展趨勢來實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，構(gòu)建完善的信息化管理系統(tǒng)。但是從實際的情況來看，人事檔案管理還停留在比較傳統(tǒng)的層面，信息化管理程度不夠，相關(guān)管理人員信息化意識比較弱，沒有充分引進信息化的手段和技術(shù)來進行人事檔案的管理，導致人事檔案管理的整體效率比較低，需要花費大量的人力和時間。一些部門雖然引入了信息化的管理手段，采購了相關(guān)的信息化管理設(shè)備，但是在實際的管理過程中缺乏合理性和規(guī)范化，導致人事檔案管理的效果不理想。

三、 信息化時代人事檔案管理模式的創(chuàng)新路徑

（一）樹立人事檔案信息化管理的意識和理念

信息化時代人事檔案管理的內(nèi)容增加，同時人們對人事檔案管理的效率也提出了更高的要求。針對這種情況，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足要求，相關(guān)的部門以及管理人員應該充分利用信息化的方法和技術(shù)來加強對人事檔案的管理，從而不斷提升人事檔案管理的效率和質(zhì)量，同時降低人事檔案管理的成本。信息化時代的快速高效性要求人事檔案管理方式更加便捷和高效，數(shù)據(jù)的海量性要求認識檔案管理的內(nèi)容要更加全面，信息的滲透性要求人事檔案管理要更加安全和可靠，要滿足信息化的管理要求，首先就是要樹立人事檔案信息化管理的意識和理念。相關(guān)部門要強化管理人員的管理意識，讓其充分認識到人事檔案管理對個人發(fā)展和企業(yè)招聘的重要意義，從而提升對人事檔案的管理意識。人事檔案管理是一項專業(yè)性非常高的服務(wù)性工作，管理過程中涉及的內(nèi)容比較復雜，所以要在思想上引起足夠重視，并樹立信息化管理的意識和理念，用信息化的思維來看待這份工作，并充分引入信息化手段來強化管理，實現(xiàn)對傳統(tǒng)人事檔案管理的改革和創(chuàng)新，以此來實現(xiàn)人事檔案管理價值的最大化。

（二）建立完善的人事檔案數(shù)字管理體系

在信息化時代，應該建立完善的人事檔案數(shù)字管理體系來強化管理。首先相關(guān)部門要結(jié)合實際情況和工作要求建立完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，充分利用信息化時代的各種高科技技術(shù)來定期更新和修改相關(guān)的信息和數(shù)據(jù)。建立數(shù)字化管理數(shù)據(jù)庫，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來實現(xiàn)對各種員工信息的分類和歸檔。同時，加強人事檔案信息化管理平臺的建設(shè)，充分利用數(shù)據(jù)庫、新媒體技術(shù)以及網(wǎng)站等來搭建科學、全面、動態(tài)的人事檔案管理平臺，以實現(xiàn)對人事檔案的數(shù)字化、遠程化、信息化和自動化管理。在構(gòu)建信息化管理平臺時，應該充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來搭建能夠?qū)崟r更新、雙向互動、對比分析等強大功能的信息化管理平臺，更快捷、準確地實現(xiàn)相關(guān)信息的收集、分類和存儲，以此促進人事檔案的管理工作的便捷和高效，同時減少人力，提高人事檔案管理的整體服務(wù)質(zhì)量和水平。對于非機密的文件信息，也可以加強對信息的共享，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)便捷共享，以充分發(fā)揮出人事檔案的價值。

（三）統(tǒng)籌規(guī)劃，建立統(tǒng)一的信息標準

將各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)應用到人事檔案的管理過程中能夠充分發(fā)揮出信息化技術(shù)的優(yōu)勢，讓人事檔案的管理效率得到有效提升，讓人事檔案的相關(guān)信息收集更加快速和全面，并且在信息的分類、分析方面也更加數(shù)字化和高效化。但是在這個過程中，如果缺乏統(tǒng)一的信息標準，那么各種信息資源的質(zhì)量難以保證，信息資源的質(zhì)量參差不齊，這對信息資源的共享非常不利，不能將信息化時代信息共享的最大作用和價值發(fā)揮出來。針對這種情況，就要求相關(guān)部門做好統(tǒng)籌規(guī)劃，建立統(tǒng)一的信息指標體系，同時也將數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)傳輸格式以及信息存儲和交換的標準統(tǒng)一化，從而更好地實現(xiàn)信息的共享和整合，促進人事檔案管理信息化的實現(xiàn)。

（四）整合系統(tǒng)，優(yōu)化管理功能

在人事檔案管理的信息化建設(shè)過程中，一定要加強對信息資源的整合，相關(guān)的部門應該更新人事管理數(shù)據(jù)庫，并分析整合數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，做成數(shù)據(jù)報告，將其分享給管理者，為管理者的決策提供重要的參考。另外，應該加強對信息化管理應用軟件的整合，開發(fā)出具有強大功能的管理軟件，開發(fā)出利用查詢、分類建檔、數(shù)據(jù)生成以及信息傳遞各種功能于一體的管理軟件，以此來搭建信息化的管理平臺，這樣才能真正實現(xiàn)對人事檔案的安全性、高效性和全面準確性管理。人事檔案管理具有很高的機密性，因此在管理的過程中要確保信息的安全性，這就要求在建立信息化管理系統(tǒng)時通過數(shù)據(jù)庫機密性、日志審計、數(shù)據(jù)傳輸加密以及用戶權(quán)限控制等多個方面來做好信息的安全防范，以確保人事檔案相關(guān)信息的安全性。

四、 結(jié)語

信息化時代，人事檔案管理也應該緊跟時代的腳步來進行創(chuàng)新和改革，加強人事檔案的信息化管理。相關(guān)的管理人員應該樹立人事檔案信息化管理的意識和理念，建立完善的人事檔案數(shù)字管理體系，統(tǒng)籌規(guī)劃，建立統(tǒng)一的信息標準，整合系統(tǒng)，優(yōu)化管理功能，從而全面促進人事檔案的信息化管理建設(shè)，實現(xiàn)對人事檔案的電子化存儲和自動化管理，以全面提升人事檔案管理的效率和質(zhì)量。

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作者簡介：

趙歆艷，江蘇省鎮(zhèn)江市，江蘇鎮(zhèn)江路橋工程有限公司。