湯君堯

【摘要】在新的時(shí)代背景下，高職院校邁向新的發(fā)展臺(tái)階，高職院校引入了現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建了信息化工作系統(tǒng)。本文將具體探討項(xiàng)目管理在信息化工作中的運(yùn)用，以期為有識(shí)之士提供參考。

【關(guān)鍵詞】項(xiàng)目管理? 高職院校? 信息化工作

前言：在上個(gè)世紀(jì)七八十年代，項(xiàng)目管理這一概念被提出，隨后被應(yīng)用在社會(huì)的各行各業(yè)中，推動(dòng)了行業(yè)發(fā)展，收獲了應(yīng)用實(shí)效。項(xiàng)目管理是對(duì)項(xiàng)目開展精細(xì)化管理，構(gòu)建完整的方法體系，解決發(fā)展過程中的現(xiàn)實(shí)問題。高職院校處在發(fā)展期，信息化工作相對(duì)龐雜，需要應(yīng)用項(xiàng)目管理模式，促進(jìn)工作的順利開展。

一、項(xiàng)目管理運(yùn)用于高職院校信息化工作中的必要性

近幾年來，我國的經(jīng)濟(jì)社會(huì)飛速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)突飛猛進(jìn)，高職院校引入了現(xiàn)代技術(shù)，開展了信息化建設(shè)，高效利用了多媒體資源等，并對(duì)教師進(jìn)行了技術(shù)培訓(xùn)，提高了教師的業(yè)務(wù)能力。當(dāng)前高職院校信息化工作更加繁雜，如何提高信息化工作效率，成為高職院校關(guān)注的重點(diǎn)。職能部門擔(dān)任重要的工作任務(wù)，成為信息化管理的主體，但在實(shí)際工作中其承擔(dān)不少壓力，在一定程度上制約了院校的信息化進(jìn)程。

具體而言，當(dāng)前高職院校信息化工作存在如下不足之處：首先，職能部門工作效率偏低。高職院校設(shè)置了職能部門，職能部門需要負(fù)責(zé)信息化工作，實(shí)現(xiàn)校園信息化建設(shè)目標(biāo)。但是在工作實(shí)踐中，職能部門需要處理大量的日常事務(wù)，工作范圍相對(duì)較大。很多高職院校都沒有形成明確的工作規(guī)范，提出科學(xué)的工作流程，導(dǎo)致信息化建設(shè)難以進(jìn)行，職能部門工作效率偏低。其次，高職院校信息化工作梯隊(duì)尚未形成。信息化工作并不是一蹴而就的，其對(duì)工作人員的個(gè)人素質(zhì)提出要求，高職院校需要組建專門的工作團(tuán)隊(duì)，明確課題申報(bào)人承擔(dān)的工作責(zé)任。當(dāng)前部分高職院校忽視了工作團(tuán)隊(duì)組建的重要性，導(dǎo)致課題建設(shè)效率不高，信息化工作質(zhì)量較差。再次，高職院校信息化工作考核機(jī)制存在漏洞。沒有規(guī)矩不成方圓，只有建立健全管理機(jī)制，對(duì)信息化工作進(jìn)行科學(xué)考核，才能增強(qiáng)工作人員的警惕意識(shí)，使其全身心投入到工作之中。當(dāng)前部分高職院校并未構(gòu)建考核機(jī)制，工作人員隨意散漫，工作配合銜接不當(dāng)，工作目標(biāo)并不明確，導(dǎo)致信息化工作陷入癱瘓。一些工作人員故意推卸自己的責(zé)任，和其他同事產(chǎn)生矛盾糾紛，加大了工作管理的難度。由于考核并無依據(jù)，高職院校無法對(duì)失責(zé)主體進(jìn)行懲罰，使其承擔(dān)后果。

二、項(xiàng)目管理運(yùn)用于高職院校信息化工作中的理論基礎(chǔ)

項(xiàng)目管理這一概念在上個(gè)世紀(jì)被提出，隨即得到了各行各業(yè)的響應(yīng)。在信息化工作中應(yīng)用項(xiàng)目管理方法，就是將信息化工作視為一個(gè)系統(tǒng)，構(gòu)建柔性組織，對(duì)系統(tǒng)開展科學(xué)管理，形成嚴(yán)密的項(xiàng)目計(jì)劃，以便實(shí)現(xiàn)信息化工作到達(dá)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)資源利用效率的最大化。每個(gè)項(xiàng)目都有其完整周期，高職院校應(yīng)用項(xiàng)目管理模式，需要對(duì)項(xiàng)目的生命周期進(jìn)行確認(rèn)，對(duì)人力資源、物力資源等進(jìn)行分配，并保證項(xiàng)目的持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)，達(dá)到事半功倍的項(xiàng)目管理效果。項(xiàng)目管理以系統(tǒng)論作為理論基礎(chǔ)，因此高職院校需要把握信息化工作的系統(tǒng)性，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分解，將完整項(xiàng)目解構(gòu)為若干小項(xiàng)目，并劃分每個(gè)項(xiàng)目的責(zé)任單元，為工作人員委派任務(wù)。工作人員需要按照要求開展具體工作，服從高職院校的安排。與傳統(tǒng)信息化工作相比，項(xiàng)目管理有其特殊之處：首先，項(xiàng)目實(shí)際上是一個(gè)單元，工作人員需要把握項(xiàng)目的特點(diǎn)，對(duì)人力資源、物力資源等進(jìn)行合理化分配。其次，項(xiàng)目組織具有臨時(shí)性，項(xiàng)目結(jié)束之后，項(xiàng)目組織也將不復(fù)存在。再次，項(xiàng)目組織一改傳統(tǒng)工作形式，其可以適應(yīng)信息化工作的各個(gè)階段，實(shí)現(xiàn)信息化工作的高速運(yùn)行。最后，項(xiàng)目管理組織具有重要的調(diào)控功能，高職院校需要對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，明確組織結(jié)構(gòu)每一部分的工作任務(wù)，確保能夠助力項(xiàng)目發(fā)展。項(xiàng)目管理難度較大，項(xiàng)目涉及的學(xué)科知識(shí)較多，管理者難以掌握全部的學(xué)科知識(shí)，在管理實(shí)踐過程中不出現(xiàn)任何問題，因此需要作為綜合協(xié)調(diào)者，與其他專家學(xué)者進(jìn)行交流，把握項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)等等。

高職院校信息化工作面向校內(nèi)的全體工作人員，信息化建設(shè)對(duì)學(xué)校發(fā)展產(chǎn)生至為重要的影響。高職院校應(yīng)該把握信息化工作的重要性，對(duì)內(nèi)部資源進(jìn)行有效整合，依靠系統(tǒng)論觀點(diǎn)推動(dòng)項(xiàng)目的順利開展，并做好資源建設(shè)工作，不斷提高教師的信息化素養(yǎng)。高職院校應(yīng)該從項(xiàng)目決策開始，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密把控，在信息化工作中滲透項(xiàng)目管理的思想。在依靠項(xiàng)目管理模式開展信息化工作時(shí)，高職院校應(yīng)該注意一下幾點(diǎn)：第一，高職院校應(yīng)該樹立正確的管理理念，從校園整體出發(fā)，將信息化工作視為系統(tǒng)，考察系統(tǒng)內(nèi)各要素之間的影響關(guān)系，并分析外部環(huán)境可能會(huì)對(duì)信息化工作造成的影響。第二，高職院校應(yīng)該改進(jìn)管理方式。項(xiàng)目管理立足互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代信息技術(shù)，高職院校應(yīng)該變革傳統(tǒng)工作方法，依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)開展項(xiàng)目管理。項(xiàng)目管理者占據(jù)重要位置，需要整合工作經(jīng)驗(yàn)，提出正確的信息化工作發(fā)展決策，并通過數(shù)學(xué)分析方法對(duì)管理過程進(jìn)行優(yōu)化。智能信息系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目管理產(chǎn)生裨益作用，高職院校需要把握現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展變革，凸顯項(xiàng)目管理的科學(xué)性。第三，高職院校應(yīng)該組織專業(yè)的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)。高職院校面向廣大教職工，應(yīng)該秉持以人為本的理念，對(duì)管理組織形式進(jìn)行不斷優(yōu)化，并建立健全管理制度，約束項(xiàng)目管理者的行為。高職院校需要指出組織功能，確立發(fā)展目標(biāo)，為管理者提供工作方向。

三、項(xiàng)目管理運(yùn)用于高職院校信息化工作中的路徑

（一）進(jìn)行集中調(diào)度

依靠項(xiàng)目管理模式開展信息化工作，需要對(duì)工作進(jìn)行立項(xiàng)，并對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分解，使單個(gè)項(xiàng)目更加清晰。高職院校需要對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提出要求，確定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作范圍，并保證信息化工作的透明度，確保信息化工作的規(guī)范性。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要對(duì)項(xiàng)目展開分析，合理分配資源，避免出現(xiàn)矛盾沖突，阻礙高職院校的可持續(xù)發(fā)展。具體而言，可以將系統(tǒng)項(xiàng)目拆分為以下幾個(gè)項(xiàng)目：第一是資源整合。在新的教育背景下，多媒體技術(shù)得到推廣，其在高職院校中的應(yīng)用越來越廣泛，教師們紛紛制作了多媒體課件等，在課堂上應(yīng)用了多媒體技術(shù)。多媒體技術(shù)打破了時(shí)間與空間的限制，擴(kuò)展了學(xué)生的學(xué)習(xí)視野，形成了網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)素材，為學(xué)生提供了諸多便利，在信息化工作過程中，應(yīng)該將著眼點(diǎn)放在多媒體教學(xué)資源上，對(duì)海量進(jìn)行匯總，并對(duì)教學(xué)資源進(jìn)行創(chuàng)新性開發(fā)。第二是系統(tǒng)設(shè)計(jì)。在信息化工作之中，系統(tǒng)設(shè)計(jì)必不可少，信息化系統(tǒng)需要適應(yīng)高職院校的發(fā)展，迎合高職院校的教學(xué)改革需求。信息化工作團(tuán)隊(duì)需要提高系統(tǒng)設(shè)計(jì)水平，形成高職院校校園網(wǎng)站、高職院校教育系統(tǒng)、高職院校測試系統(tǒng)、高職院校資源庫等等，使其為教學(xué)管理助力。第三是軟硬件系統(tǒng)建設(shè)。信息化工作無法脫離軟件硬件，信息化管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該采購現(xiàn)代化的軟件和硬件，優(yōu)化軟硬件系統(tǒng)建設(shè)，并對(duì)校園網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行調(diào)試，形成科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃布局。第四是技術(shù)培訓(xùn)。信息化工作存在一定難度，高職院校需要對(duì)教職工展開技術(shù)培訓(xùn)，不斷提高教職工的業(yè)務(wù)能力，使其掌握有效的教學(xué)技巧、信息化的教學(xué)方法。第五是科學(xué)研究。我國高職院校朝著信息化的方向發(fā)展，應(yīng)該對(duì)信息化工作開展科學(xué)研究。在開展項(xiàng)目管理的同時(shí)應(yīng)該對(duì)信息化工作規(guī)律進(jìn)行總結(jié)，提供后續(xù)發(fā)展的建議。

（二）改進(jìn)組織方式

高職院校需要組建一支強(qiáng)有力的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，全面負(fù)責(zé)信息化工作。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組織具有臨時(shí)性，必須突出其控制職能。信息技術(shù)組是核心團(tuán)隊(duì)，高職院校需要為信息技術(shù)組配備專業(yè)人才，發(fā)揮核心團(tuán)隊(duì)的職能，解決信息化工作的現(xiàn)實(shí)問題。各個(gè)教師組成了擴(kuò)展團(tuán)隊(duì)，其應(yīng)該與信息專業(yè)人才相互配合，實(shí)現(xiàn)二者的優(yōu)勢互補(bǔ)。高職院校需要為核心團(tuán)隊(duì)、擴(kuò)展團(tuán)隊(duì)提供資源，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，并引導(dǎo)二者合理分工。很多高職院校形成了信息化的備課室，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該吸引教師的注意力，讓教師參與到工作中來，對(duì)多媒體課件等教學(xué)資源進(jìn)行創(chuàng)新開發(fā)。

（三）調(diào)整管理方法

在項(xiàng)目管理過程中，一定要堅(jiān)持目標(biāo)導(dǎo)向。從某個(gè)角度來看，項(xiàng)目管理也可以視為目標(biāo)管理的一部分，高職院校應(yīng)該先劃定信息化管理的目標(biāo)，然后對(duì)大目標(biāo)進(jìn)行分解，形成不同的項(xiàng)目單元，要求工作人員踐行自己的工作職能。高職院校需要調(diào)整管理方法，以嚴(yán)格的考核制度加強(qiáng)管理，對(duì)工作人員進(jìn)行工作考核，確保其實(shí)施了項(xiàng)目管理計(jì)劃。如果工作人員高效完成任務(wù)，應(yīng)該為其提供物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、精神獎(jiǎng)勵(lì);如果工作人員并未完成任務(wù)，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行處罰。

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