高校學(xué)院辦公室主任應(yīng)具備的管理能力

李曉曄 唐偉

【摘 ?要】高校學(xué)院辦公室是學(xué)院綜合辦事機(jī)構(gòu)，職能是做好學(xué)院的參謀和助手，為學(xué)院決策及全院師生提供服務(wù)，起到上傳下達(dá)、下情上報(bào)、左右協(xié)調(diào)的紐帶作用。辦公室主任作為辦公室的領(lǐng)導(dǎo)者，其管理能力對(duì)于辦公室充分發(fā)揮自身職能起到至關(guān)重要的作用。作為辦公室主任，應(yīng)該注重自身管理能力的提升，將高效的管理細(xì)化到各個(gè)方面，以保證學(xué)院工作的運(yùn)行效率，為學(xué)院發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

【關(guān)鍵詞】高校學(xué)院辦公室;辦公室主任;管理能力

Abstract：Collegeofficeoftheuniversity is the comprehensive officeofthecollege， whose function is to do a good job of the staff and assistant of college， to provide services for college decision-making and teachers and students of the college， and to play a role of link of upload and release， situation report and left-right coordination. As the leader of the office， the office directors management ability plays an important role in the office to give full play to its functions.For the director of the office， he should focus on developing his own management ability and implement efficient management in every aspect to ensure the work efficiency of the college and create a good environment and conditions for the development of the college.

Key words： College office， office director， management ability

引言

高校學(xué)院辦公室，是兼?zhèn)鋵W(xué)院黨委和行政職能的綜合辦事機(jī)構(gòu)，其基本職責(zé)是處理學(xué)院的日常事務(wù)，以確保學(xué)院各項(xiàng)工作順利完成，要求做好信息溝通、調(diào)研統(tǒng)計(jì)、信訪接待、資產(chǎn)管理、公文發(fā)布、大型活動(dòng)組織等工作。辦公室工作內(nèi)容復(fù)雜多樣、包羅萬(wàn)象，因此對(duì)辦公室管理者的能力要求極高。辦公室主任作為辦公室的管理者，其管理能力，辦事質(zhì)量與效率直接關(guān)系到辦公室的運(yùn)轉(zhuǎn)效率乃至整個(gè)學(xué)院的工作效率。

1.學(xué)院辦公室主任的職責(zé)

1.1承辦職責(zé)

承辦職責(zé)是指辦公室主任對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的貫徹實(shí)施，承辦各方面事項(xiàng)所盡的職能和責(zé)任。大多情況下，領(lǐng)導(dǎo)們會(huì)統(tǒng)一研究，一同制定決策，然而有的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)有自己的個(gè)人決策。作為辦公室主任，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)的集體決策還是個(gè)人交辦事項(xiàng)，都要負(fù)承辦任務(wù)，及時(shí)高效的傳達(dá)并完成決策事項(xiàng)。除領(lǐng)導(dǎo)決策之外，學(xué)院辦公室主任還需要承辦學(xué)校主辦的有關(guān)事項(xiàng)、同級(jí)各職能部門(mén)、師生職工轉(zhuǎn)辦的有關(guān)事項(xiàng)，例如學(xué)校工作的開(kāi)展、學(xué)院部分財(cái)務(wù)的報(bào)銷(xiāo)、學(xué)院部分事項(xiàng)的審批、部分教師工作的監(jiān)督、師生職工意見(jiàn)的反饋等等。

1.2參謀職責(zé)

辦公室主任應(yīng)為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確全面信息、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策，盡參謀職責(zé)。學(xué)院工作復(fù)雜多樣，顧及面較廣，因此要求領(lǐng)導(dǎo)干部實(shí)現(xiàn)決策民主化、科學(xué)化，這除了對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部提出了嚴(yán)格的要求外，也是對(duì)辦公室這個(gè)“參謀部”提出了更高的要求。辦公室主任作為“參謀長(zhǎng)”，則要僅僅圍繞學(xué)院的中心工作，積極組織并參與各項(xiàng)調(diào)查工作，做好信息的收集、篩選、處理、總結(jié)工作，獲取大量有價(jià)值的信息，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋，并在工作過(guò)程中不斷調(diào)整，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成科學(xué)民主的宏觀決策。

1.3管理職責(zé)

管理職責(zé)是指學(xué)院辦公室主任對(duì)行政黨建事務(wù)進(jìn)行管理所應(yīng)盡的職責(zé)，主要包括文書(shū)管理及信息管理。首先是學(xué)院辦公室主任對(duì)文書(shū)管理所需盡的職責(zé)，主要體現(xiàn)在參照行政黨建制定的公文，再結(jié)合學(xué)院的實(shí)際情況、領(lǐng)導(dǎo)的具體決策、教師職工的實(shí)時(shí)建議，發(fā)布公文，并建立、健全各項(xiàng)有關(guān)制度，以準(zhǔn)確無(wú)誤、全面細(xì)致地做好文書(shū)工作。此外，學(xué)院辦公室主任也要負(fù)責(zé)學(xué)院信息管理，包括學(xué)院部分重大工作的基本信息、蓋章信息、師生的基本信息、教學(xué)信息、實(shí)驗(yàn)室信息、會(huì)議信息等。

1.4協(xié)調(diào)職責(zé)

協(xié)調(diào)職責(zé)是指辦公室主任在信息溝通、聯(lián)系內(nèi)外關(guān)系所盡的職責(zé)。學(xué)院辦公室是行政黨建管理工作中的信息匯集中心、溝通樞紐。辦公室主任要盡全面協(xié)調(diào)職責(zé)，具體要做到縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)、內(nèi)部協(xié)調(diào)，不僅要轉(zhuǎn)達(dá)并執(zhí)行學(xué)校發(fā)布的相關(guān)文件、領(lǐng)導(dǎo)決策，反饋師生職工的相關(guān)意見(jiàn)，還要與同級(jí)部門(mén)協(xié)調(diào)溝通、辦公室內(nèi)部協(xié)調(diào)溝通，確保文件決策的傳達(dá)實(shí)施和師生職工意見(jiàn)的反饋處理。

2.辦公室主任管理能力的提高

由于辦公室工作的特殊性及重要性，辦公室主任管理能力的培養(yǎng)，主要在于溝通協(xié)調(diào)能力、參謀能力、服務(wù)能力、指揮督辦能力的培養(yǎng)。

2.1溝通協(xié)調(diào)能力

溝通是人們信息、思想和情感的分享及反饋的過(guò)程，以求得思想的一致和感情的流暢，而協(xié)調(diào)則是基于溝通之上，要求做到調(diào)配適當(dāng)。作為辦公室主任，面對(duì)繁雜的工作和反饋的各種問(wèn)題，自己的溝通協(xié)調(diào)能力便得到充分體現(xiàn)。如何處理好這些問(wèn)題？重在培養(yǎng)自己的溝通協(xié)調(diào)能力并靈活使用，例如在工作中妥善處理好上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)等各種關(guān)系，多多進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，準(zhǔn)確了解各方面需求，以最合適的方式滿足各方面需求，減少摩擦，解決問(wèn)題，同時(shí)還能夠調(diào)動(dòng)各方面的工作積極性，從而協(xié)助學(xué)院蓬勃發(fā)展。

學(xué)院辦公室的工作任務(wù)繁雜，工作安排被動(dòng)且工作主要涉及信息的上傳下達(dá)、為領(lǐng)導(dǎo)參謀、服務(wù)師生，起到穿針引線的作用，這就要求辦公室成員的辦事效率極高。作為辦公室的管理者，提高辦公室辦事效率的第一步，就是要做好辦公室內(nèi)部、辦公室與學(xué)院之間、辦公室與學(xué)校之間的溝通協(xié)調(diào)。因此辦公室主任更要培養(yǎng)好自己的溝通協(xié)調(diào)能力，主要注重積極溝通、換位思考、及時(shí)反饋這幾點(diǎn)。

第一，積極溝通。在管理中重視并樂(lè)于溝通，愿意與他人建立聯(lián)系，不斷學(xué)習(xí)精煉自己的語(yǔ)言，以求準(zhǔn)確高效的溝通。辦公室主任要學(xué)會(huì)傾聽(tīng)來(lái)自上級(jí)、下級(jí)、師生等各個(gè)方面的聲音，并及時(shí)給出有效的反饋，不斷跟進(jìn)信息的交流。通過(guò)主動(dòng)溝通，關(guān)心師生的需求;通過(guò)有效溝通，化解管理的障礙，以營(yíng)造人性化、寬松愉悅的辦公室環(huán)境，推動(dòng)辦公室工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

第二，換位思考。作為辦公室主任，要能打破以自我為中心的思維模式，要學(xué)會(huì)換位思考，設(shè)身處地的從他人、師生的角度和立場(chǎng)考慮問(wèn)題，體會(huì)教職工的感受，真正的走進(jìn)教職工的心靈，得到他們的信任和理解，以促進(jìn)彼此的理解。

第三，及時(shí)反饋。重視信息的攝取以及傳達(dá)，在收到領(lǐng)導(dǎo)、同事以及師生職工的信息后，要用心傾聽(tīng)各方的意見(jiàn)，找出信息關(guān)鍵點(diǎn)，針對(duì)問(wèn)題盡快做出處理，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)做出調(diào)整和回應(yīng)，從而有效的解決各類(lèi)事件，并且避免了問(wèn)題的產(chǎn)生和深化。

2.2參謀能力

辦公室主任要能為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供準(zhǔn)確詳實(shí)的信息和有價(jià)值的建議。為此，辦公室主任要明晰學(xué)院和學(xué)校之間的各類(lèi)事項(xiàng)、條例，并且對(duì)這些事項(xiàng)、條例有自己的研究和見(jiàn)解，同時(shí)要不斷學(xué)習(xí)各種理論知識(shí)，做到能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供詳實(shí)的資料及有建設(shè)性、發(fā)展性的意見(jiàn)。要提高參謀能力，首先要做到完善的信息獲取，注重學(xué)校的信息發(fā)布以及師生的信息反饋;其次是對(duì)信息的分析，注重信息的時(shí)效性、全面性和準(zhǔn)確性;最后要強(qiáng)化信息分析，總結(jié)出關(guān)鍵點(diǎn)，及時(shí)準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供詳實(shí)有價(jià)值的資料的參考意見(jiàn)，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)謀劃全局思路，統(tǒng)籌全局規(guī)劃，提煉全局方針，總結(jié)全局經(jīng)驗(yàn)。此外，辦公室主任要明確自身位置，參謀而非領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)決不越權(quán)行事，不能濫用職權(quán)。

2.3服務(wù)能力

服務(wù)乃學(xué)院辦公室重任，辦公室主任要樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)。學(xué)院辦公室是一個(gè)綜合服務(wù)部門(mén)，各項(xiàng)具體工作通過(guò)服務(wù)形式體現(xiàn)。首先是為學(xué)院的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，讓領(lǐng)導(dǎo)從瑣碎的事務(wù)中解脫出來(lái)，做好辦公室日常事務(wù)的協(xié)調(diào)和處理，高效完成領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布的任務(wù);其次是為各職能部門(mén)服務(wù)，加強(qiáng)與各職能部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，做好信息的上傳下達(dá)，為學(xué)院工作的順利開(kāi)展提高保障;再是為師生職工服務(wù)，認(rèn)真了解師生職工的需要，將工作具體化、全面化，如為教師安排好職稱(chēng)評(píng)審、年終考核等，為學(xué)生加蓋印章、出具證明等，以求讓教師專(zhuān)注于教學(xué)、科研，學(xué)生專(zhuān)注于學(xué)習(xí)、生活。辦公室主任要熱心為師生職工解決實(shí)踐困難，認(rèn)真傾聽(tīng)他們的意見(jiàn)，及時(shí)調(diào)整工作方法，真誠(chéng)服務(wù)。辦公室主任只有做好了服務(wù)工作，才能更好地增加學(xué)院的凝聚力，提高學(xué)院的工作效率。

2.4指揮督辦能力

辦公室主任要做到靠前指揮，現(xiàn)場(chǎng)督辦。辦公室主任要學(xué)會(huì)提高自己的指揮效率，做到指令作出快、下達(dá)快、執(zhí)行快，同時(shí)要靈活運(yùn)用各種指揮手段，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)。在已有方案的情況下，要切實(shí)解決貫徹落實(shí)的問(wèn)題，做好內(nèi)部人員的調(diào)度性指揮;面對(duì)突發(fā)事件時(shí)，要靈活機(jī)動(dòng)地進(jìn)行應(yīng)變性指揮。另外，在督辦工作過(guò)程中，要建立良好的督辦機(jī)制，避免督辦無(wú)章，還要根據(jù)工作內(nèi)容靈活調(diào)整工作重點(diǎn)，提高工作效率，并及時(shí)反饋落實(shí)情況，主動(dòng)解決在工作落實(shí)過(guò)程中的困難，順利完成督辦工作。

3.結(jié)語(yǔ)

高校學(xué)院辦公室的工作具有綜合性、時(shí)效性、服務(wù)性和靈活性等特點(diǎn)，這就要求學(xué)院辦公室主任不僅要掌握國(guó)家及學(xué)校的相關(guān)政策、領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)決策，明晰學(xué)校、學(xué)院的各類(lèi)事項(xiàng)，還要了解先進(jìn)的管理學(xué)知識(shí)，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，高度重視思考的價(jià)值，著重各項(xiàng)基本素質(zhì)的提升，尤其是自身管理能力的提高，促進(jìn)辦公室工作的規(guī)范化、科學(xué)化，保證工作的運(yùn)行效率，為學(xué)院發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

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作者簡(jiǎn)介：李曉曄（1971.8-），男，研究生，中級(jí)職稱(chēng)，研究方向：行政管理。