醫(yī)學(xué)院校人事檔案信息化管理探究

劉佳

【摘要】從當(dāng)前的醫(yī)學(xué)院校人事檔案管理工作現(xiàn)狀來看，要想實現(xiàn)信息化管理，還存在諸多亟待解決的問題，需要學(xué)校以及人事檔案管理部門進(jìn)一步努力。本文針對醫(yī)學(xué)院校人事檔案信息化管理進(jìn)行分析和研究。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)學(xué)院校;人事檔案;信息化管理

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，各類信息資源鋪天蓋地涌入人們的日常生活，這些多樣化的信息資源為社會各行業(yè)的發(fā)展帶來了前所未有的機遇，同時也給信息管理部門帶來了一系列挑戰(zhàn)，醫(yī)學(xué)院校的人事檔案信息管理部門肩負(fù)著學(xué)校人才管理、人才資源優(yōu)化配置等多方面的重要職責(zé)，近些年，我國提出了大力開展信息化建設(shè)、加快實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展方針，由此可見，不管是高校還是企事業(yè)單位，實現(xiàn)人事檔案信息化管理都是順應(yīng)當(dāng)今時代發(fā)展趨勢的必然選擇。

一、人事檔案信息化管理的主要特點

（一）網(wǎng)絡(luò)化的共享平臺。在信息化時代，人事檔案資料已經(jīng)成為反映部門或者單位實力的一種重要途徑，同時也是單位或部門之間人與人相互了解的一種有效方式，更是使個體熟悉自身工作環(huán)境的重要渠道。人事檔案信息化管理可實現(xiàn)檔案資料的實時共享，提升資源的開放性和共享性，進(jìn)而為部門和單位工作的開展提供更多的便利。

（二）分級式的查閱形式。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代背景下，單位以及各部門都基本成立了屬于自己的門戶網(wǎng)站，人們可以根據(jù)自身的需要隨時進(jìn)入門戶網(wǎng)站搜尋人事檔案資料。但這些人事檔案資料按照其保密水平與開放程度的不同是具有等級差異的。例如，非該部門或者單位的人員在進(jìn)行人事檔案資料查閱的時候，只能查閱一些已經(jīng)對外開放的人事檔案資料;而單位或部門內(nèi)部人員則擁有更大的權(quán)限，可查閱一些保密程度較高的人事檔案資料;如果是單位或者部門的負(fù)責(zé)人，則可以查閱機密度更高的人事檔案管理資料。

（三）數(shù)據(jù)化的檔案管理模式。當(dāng)今時代，人們已經(jīng)能借助數(shù)據(jù)化的模式來進(jìn)行電子人事檔案資料的管理，管理者可首先編制一套完整的管理模板，然后再添加具體的電子人事檔案分類標(biāo)簽，在需要用到人事檔案資料的時候，只需要輸入相應(yīng)的查找指令，就能很快找到所需資料。

（四）電子化的檔案載體?，F(xiàn)階段，人事檔案資料已經(jīng)實現(xiàn)了電子化管理，檔案管理人員只需要借助計算機，就能順利完成電子化文檔的處理工作，只要具備較大容量的硬盤，就能實現(xiàn)對海量人事檔案資料的有效存儲，這樣一來，不但有效分散了紙質(zhì)檔案管理的壓力，同時也能避免因人工失誤而導(dǎo)致的檔案資料丟失等問題。

二、醫(yī)學(xué)院校人事檔案信息化管理面臨的主要問題

（一）軟硬件設(shè)施的投入以及人員的配備不足。要實現(xiàn)人事檔案信息化管理的目標(biāo)，就必須具備完善的軟硬件設(shè)施以及充足的人才資源。但是，從當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，絕大部分醫(yī)學(xué)院校的人事檔案部門在檔案資料的信息化管理上存在設(shè)施設(shè)備不完善、人員配備不足的問題。盡管安排了專門的部門和人員負(fù)責(zé)此項工作，但是由于涉及的檔案資料數(shù)量十分龐大，人員的數(shù)量相對于實際工作量來說偏少。與此同時，人事檔案管理部門的打印機、計算機等硬件設(shè)施設(shè)備普遍較為落后，且大都不具備微縮設(shè)備、掃描儀等現(xiàn)代化硬件設(shè)施，實用性的檔案信息系統(tǒng)軟件更是十分匱乏，這就導(dǎo)致人事檔案信息化管理工作的有效開展受到了嚴(yán)重阻礙。

（二）人事檔案管理模式較為落后。我國很多醫(yī)學(xué)院校在人事檔案管理上還處在傳統(tǒng)人工管理階段，無法跟上當(dāng)今時代的發(fā)展變化。盡管學(xué)校給檔案部門配備了專門的計算機，但是檔案部門的工作人員在計算機應(yīng)用水平方面還處于初級階段，大多數(shù)人員都只能進(jìn)行Word、Excel等簡單辦公軟件的操作，而無法運用一些專門的檔案信息軟件對檔案信息資料進(jìn)行錄入。這樣的管理模式事實上并未完全走出以往的手工操作階段，這就對檔案信息資源的有效利用造成了嚴(yán)重影響，尤其是對于醫(yī)學(xué)院校這種本身學(xué)生數(shù)量較多，且分布較為分散的特殊院校來說，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式顯然已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今時代學(xué)校的發(fā)展需求。

三、醫(yī)學(xué)院校人事檔案信息化管理的對策

（一）適當(dāng)加大軟硬件設(shè)施的投入以及人才培養(yǎng)力度。針對當(dāng)前醫(yī)學(xué)院校在人事檔案信息化管理上存在的軟硬件設(shè)施投入以及人才配備不足的現(xiàn)狀，必須進(jìn)一步加大軟硬件設(shè)施的投入以及人才培養(yǎng)力度。首先，醫(yī)學(xué)院校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的信息化建設(shè)基金，使人事檔案管理部門具備足夠的資金進(jìn)行軟硬件設(shè)施設(shè)備的采購，加快建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理平臺，將以往的手工保管模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化人事管理模式，進(jìn)而推動人事檔案管理信息化發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)。其次，醫(yī)學(xué)院校應(yīng)當(dāng)注重對人事檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，適當(dāng)加大智力投資力度，優(yōu)化智力投資模式，通過全新的信息理論和信息技術(shù)為人事檔案管理人員充電，使其崗位勝任力得到進(jìn)一步提升。同時，人事檔案管理人員必須積極意識到自身角色的轉(zhuǎn)變，把自己從以往的實體管理者轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾韱T以及信息的發(fā)布者，在平常的工作中注重對自身計算機應(yīng)用能力的提升，積極鍛煉自己運用數(shù)字化、信息化手段來進(jìn)行檔案信息管理的能力。

（二）積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理模式，樹立人事檔案信息化管理意識。要想實現(xiàn)人事檔案信息化管理的最終目標(biāo)，就必須積極轉(zhuǎn)變目前的傳統(tǒng)管理模式，摒棄落后的管理觀念，全面提升人事檔案管理工作效率和質(zhì)量。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及人事檔案管理人員必須具備現(xiàn)代化管理意識，積極借助各種現(xiàn)代化高科技，如計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、安全保護(hù)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，對學(xué)校的人事檔案資料進(jìn)行信息化管理。其次，應(yīng)加強對信息管理理念的創(chuàng)新，注重對人事檔案資料的多角度探討和深層次分析，使檔案資源的潛在價值得到有效開發(fā)，從而促進(jìn)資源利用率進(jìn)一步提升。此外，還必須加快建設(shè)人事檔案資源數(shù)據(jù)庫，使其成為學(xué)校人事部門輔助信息庫，并通過該數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)檔案資源信息的實時共享。

（三）加強基礎(chǔ)建設(shè)，為人事檔案信息化管理提供保障。醫(yī)學(xué)院校人事檔案信息化管理目標(biāo)的實現(xiàn)必須以完善的基礎(chǔ)建設(shè)作為保障。因此，學(xué)校必須提高對基礎(chǔ)建設(shè)的重視度。首先，應(yīng)當(dāng)做好人事檔案資料的收集、歸類以及整理入檔等工作，從源頭上控制好人事檔案資料的質(zhì)量，確保資料的完整性與真實性。其次，應(yīng)結(jié)合相關(guān)規(guī)章制度落實好人事檔案資料的監(jiān)督與考察工作。使其分類得到進(jìn)一步細(xì)化，編排目錄更加清晰、簡潔。一旦發(fā)現(xiàn)某一環(huán)節(jié)的工作存在問題或者某項資料的內(nèi)容不夠完善，必須第一時間進(jìn)行通報，并采取相應(yīng)的整改措施，這樣就能使人事檔案信息化管理基礎(chǔ)進(jìn)一步得到夯實，促進(jìn)人事檔案信息化管理的科學(xué)化、高效化開展。

（四）做好檔案信息的安全防護(hù)工作。信息技術(shù)的引入為人事檔案管理提供了更加便捷化、高效化的手段，但同時也使檔案信息面臨極大的安全風(fēng)險。人事檔案的信息化管理使得電子檔案與網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)了有效連接，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境本身具有較強的開放性，電腦黑客以及各種病毒的入侵很容易使電子檔案信息泄露或丟失，因此，必須做好信息安全防護(hù)工作，通過設(shè)置防火墻、登錄密碼等來確保電子檔案的安全質(zhì)量。

四、結(jié)語

綜上所述，人事檔案信息化管理對醫(yī)學(xué)院校的長遠(yuǎn)健康發(fā)展意義重大。目前，國內(nèi)很多醫(yī)學(xué)院校在人事檔案信息化管理方面面臨軟硬件設(shè)施投入不足、缺乏足夠的人才資源、管理模式落后等問題。要解決上述問題，必須適當(dāng)加大軟硬件設(shè)施以及人才培養(yǎng)的投入力度，積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理模式，樹立現(xiàn)代化管理意識，強化基礎(chǔ)建設(shè)，并落實好檔案信息的安全防護(hù)工作，以免信息被不法人員竊取。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張鷹.醫(yī)學(xué)院校人事檔案信息化管理淺析[J].管理觀察，2014（24）：124-125.

[2]孫洲.醫(yī)學(xué)高等院校人事檔案管理探討[J].教育教學(xué)論壇，2012（22）：258-259.

[3]孟文娟.高校附屬醫(yī)院干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)探究[J].黑龍江檔案，2017（5）：92.

[4]王陽，楊陽，弓春菊.淺談高等醫(yī)學(xué)院校人事檔案的電子信息化[J].承德醫(yī)學(xué)院學(xué)報，2012，29（3）：339-340. .

[5]李雙喜，李娜，李劍峰，等.高等醫(yī)學(xué)院校干部人事檔案管理探討[J].山西職工醫(yī)學(xué)院學(xué)報，2011，21（1）：88.