蘇志旬

摘 要：隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息流變得越來(lái)越快，這也對(duì)21世紀(jì)的人們提出了新的要求。信息時(shí)代要求人們努力從生活中挖掘各種信息，因此，做好人事檔案管理信息的建設(shè)工作十分有必要，人事檔案管理是系統(tǒng)的，耗時(shí)的。對(duì)于高度復(fù)雜的任務(wù)，信息數(shù)字化是其發(fā)展的必然選擇。在進(jìn)行檔案管理信息建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理部門(mén)的工作人員必須要積極參與和大力配合，對(duì)于其中出現(xiàn)的問(wèn)題要細(xì)細(xì)分析并找出解決問(wèn)題的對(duì)策，結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求優(yōu)化人事檔案信息管理工作，提高管理服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案;信息化管理;問(wèn)題;對(duì)策

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

在中國(guó)共產(chǎn)黨第十六次代表大會(huì)上明確指出：信息化是我國(guó)加快實(shí)現(xiàn)我國(guó)工業(yè)化和現(xiàn)代化的重要標(biāo)準(zhǔn)，是證實(shí)個(gè)人相關(guān)問(wèn)題的重要憑證，對(duì)人力資源管理，人才資源開(kāi)發(fā)具有不可缺少的作用。

1.干部人事管理的需要

干部人事檔案作為考察優(yōu)秀干部的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，可以有效的加強(qiáng)干部隊(duì)伍的建設(shè)，促進(jìn)對(duì)工作人員工作的監(jiān)察，還能對(duì)黨政管理工作起到重要作用。而且，進(jìn)行干部人事檔案信息化管理，可以對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行有效儲(chǔ)存，并在有需要時(shí)可以快速的尋找到相關(guān)信息，這些信息包含干部的基本人事資料，還有職位調(diào)動(dòng)等資料，可以為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)提供及時(shí)重要的員工干部信息。干部人事檔案服務(wù)于干部培養(yǎng)。干部人事檔案是干部選拔重要參考依據(jù)，來(lái)不得半點(diǎn)馬虎，必須做到準(zhǔn)確、全面、客觀(guān)、真實(shí)，以檔案的清清爽爽保證用人的清清爽爽。檔案要服務(wù)于干部培養(yǎng)，以從嚴(yán)管理檔案、高效利用檔案，只有這樣才能更好地起到教育干部的作用，因此，檔案管理工作必須要把控好質(zhì)量，還有要保證準(zhǔn)確度，切實(shí)做到信息全面真實(shí)有效，管理工作管理工作有序，從根本上去提升新時(shí)代下干部人事檔案管理工作的工作質(zhì)量和水平，以便為人民提供更好的服務(wù)。

2. 流動(dòng)人員人事管理的需要

建設(shè)流動(dòng)人員人事檔案管理信息化對(duì)應(yīng)對(duì)人員頻繁流動(dòng)具有十分重要的意義。人力資源的流動(dòng)越發(fā)頻繁，對(duì)流動(dòng)人才的檔案管理成為當(dāng)務(wù)之急，流動(dòng)人員檔案管理是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展進(jìn)程中的新成果，因此，必須要構(gòu)建一個(gè)合理有效的人事檔案管理體制，以適應(yīng)目前人員流動(dòng)頻繁的社會(huì)現(xiàn)狀，同時(shí)，此舉也能促進(jìn)人才的合理配置和使用，還能在一定程度上提高人才隊(duì)伍素質(zhì)。檔案管理的信息化它極大地方便了員工和客戶(hù)，減少了員工的工作任務(wù)，提高了工作效率和服務(wù)水平，例如，利用智能系統(tǒng)分配方法來(lái)進(jìn)行倉(cāng)庫(kù)管理，可以使人員檔案的進(jìn)入和退出變得更容易，更快，更有效和更準(zhǔn)確，還能節(jié)省倉(cāng)庫(kù)空間，降低了管理成本。該系統(tǒng)還能實(shí)現(xiàn)文件與網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的線(xiàn)上線(xiàn)下實(shí)時(shí)同步聯(lián)絡(luò)共享信息，并配置了通過(guò)掃描二維碼來(lái)進(jìn)行防偽驗(yàn)證的功能，極大地提高了工作效率，減少了工作誤差。

3.人事檔案信息利用率逐步提高

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，不僅查詢(xún)工作繁瑣，查到的信息有時(shí)候還不準(zhǔn)確，很大程度上造成工作效率低下，增加了工作失誤的風(fēng)險(xiǎn)。而且，還存在信息更新不及時(shí)的問(wèn)題，例如有些工作人員因?yàn)樘厥庠蛐枰獣簳r(shí)離開(kāi)工作崗位或者擅離職守，但相關(guān)信息卻并沒(méi)有該種情況的記載。在強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，可以引進(jìn)信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)等工具對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)管理，可以對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)別歸檔，設(shè)置特殊的提取功能和識(shí)別功能，建立管理系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)人員的信息進(jìn)行收納存檔，其他有需要的人員通過(guò)賬號(hào)密碼進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)個(gè)人檔案信息進(jìn)行查找。這種新的檔案管理模式提升了檔案的管理的效率，降低了檔案管理的成本。由于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，讓人事檔案信息處理不斷發(fā)展，人事檔案信息利用率不斷提高。

二、當(dāng)前存在的一些問(wèn)題

在傳統(tǒng)的文件管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，其管理方法明顯落后，作為一個(gè)信息管理量大的項(xiàng)目，人事文件的信息化程度較低。信息在于溝通，人事檔案的過(guò)分強(qiáng)調(diào)使部門(mén)之間缺乏合作，不利于人才的探索和利用。

現(xiàn)階段的人事檔案的管理方式主要有以下的問(wèn)題：人事檔案管理的形式比較簡(jiǎn)單，檔案造假現(xiàn)象屢禁不止，相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員待遇有待提高，具體分析如下。

1.人事檔案管理的模式過(guò)于單一

目前，缺乏對(duì)人事檔案管理的關(guān)注太簡(jiǎn)單了。文件管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)，政治和保密工作。人事檔案資料需要專(zhuān)人管理，并分別存儲(chǔ)。但是，很多管理人員的管理思想觀(guān)念也不靠前，沒(méi)有強(qiáng)化對(duì)人力建設(shè)方面的投入，使得事業(yè)單位在進(jìn)行管理時(shí)，檔案管理的相關(guān)設(shè)備也比較陳舊，硬件設(shè)施不能滿(mǎn)足當(dāng)前環(huán)境的需求，沒(méi)有具備扎實(shí)技能的現(xiàn)代化檔案管理人才。所以在進(jìn)行檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，相關(guān)管理人員只是簡(jiǎn)單對(duì)單位內(nèi)部檔案管理資料進(jìn)行收集整理，大部分工作只是通過(guò)人工方案進(jìn)行。這樣的管理模式，會(huì)受到各方的限制和制約，導(dǎo)致檔案管理工作的效率較低，人事檔案管理質(zhì)量也無(wú)法提升。在人事檔案管理中，一些領(lǐng)導(dǎo)者在理解上存在一些誤解。他們認(rèn)為人事檔案的管理是文件的保存工作。只要它們沒(méi)有丟失或泄漏，它們就可以處理外部傳輸和文件檢查。因此，這種情況下很容易忽略了人事檔案管理工作的重要性，無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理過(guò)程中的問(wèn)題，檔案工作自然會(huì)失敗。

干部和職工對(duì)人事檔案知識(shí)不足。當(dāng)他們填寫(xiě)類(lèi)似的表格，例如簡(jiǎn)歷，年度評(píng)估表格等時(shí)，有些人可以保存甚至不填寫(xiě)，而且敷衍了事。一些材料認(rèn)為歸個(gè)人保管可以更安全，使用起來(lái)更方便。不愿意將材料交給文件管理人員進(jìn)行管理。目前的檔案和人員管理模式比較簡(jiǎn)單。每個(gè)部門(mén)對(duì)應(yīng)的檔案管理都亟需專(zhuān)業(yè)人員來(lái)進(jìn)行檔案管理，如果沒(méi)有統(tǒng)一專(zhuān)門(mén)的部門(mén)來(lái)負(fù)責(zé)，沒(méi)有固定的管理模式的話(huà)，會(huì)給人事管理工作的完善帶來(lái)了極大的困擾。由于員工層次的多樣性，信息管理只重視內(nèi)部合作，忽略了管理工作需要的多樣性，而且管理方法陳舊保守，不夠靈動(dòng)，不利于人事檔案管理工作的進(jìn)行。

2.存在檔案造假現(xiàn)象

現(xiàn)階段干部檔案管理工作中出現(xiàn)檔案造假的欺詐行為，在現(xiàn)有的人員檔案管理模式下，經(jīng)常發(fā)生“欺詐欺詐”現(xiàn)象。例如，高考，人員調(diào)動(dòng)，就業(yè)，公務(wù)員注冊(cè)和研究生入學(xué)考試。個(gè)人甚至可以通過(guò)修改人事檔案中的姓名以模仿來(lái)達(dá)到學(xué)習(xí)，工作和參軍的目的。一些人偽造了干部的簡(jiǎn)歷，黨員資料和學(xué)歷證書(shū)，以爭(zhēng)取更高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)。也有單位的個(gè)別負(fù)責(zé)人使用文件進(jìn)行報(bào)復(fù)，對(duì)員工造成極大傷害。不同形式的虛假檔案的反復(fù)出現(xiàn)反復(fù)挑戰(zhàn)了檔案系統(tǒng)的嚴(yán)重性，準(zhǔn)確性和獨(dú)特性。雖然現(xiàn)在法律有對(duì)檔案欺詐行為進(jìn)行打擊，但是依然不能完全杜絕檔案造假的這種行為。干部的簡(jiǎn)歷主要包括年齡，資歷，黨齡，學(xué)歷，工作經(jīng)驗(yàn)和干部的身份等信息，而最主要是對(duì)其年齡，經(jīng)驗(yàn)和學(xué)歷方面的信息進(jìn)行造假，更為可笑的是，除了性別之外，某些人的身份信息是憑空捏造的。

3.檔案專(zhuān)業(yè)人員待遇需要進(jìn)一步提升，隊(duì)伍建設(shè)工作有待加強(qiáng)

相關(guān)檔案專(zhuān)業(yè)人員工資待遇較低，這使得這一群體無(wú)法對(duì)于檔案處理工作產(chǎn)生足夠的重視，無(wú)法認(rèn)真履行自身的工作。目前的檔案管理只是側(cè)重于檔案管理，沒(méi)有把重心放在服務(wù)人上面。其實(shí)這種問(wèn)題出現(xiàn)的真正原因在于整個(gè)事業(yè)單位檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)專(zhuān)門(mén)的管理人才。由于缺乏人才所以導(dǎo)致工作效率不高，水平較低。事業(yè)單位檔案工作人員缺乏好的導(dǎo)師的引導(dǎo)和指教，自然工作效率上不去，對(duì)工作也沒(méi)有什么興趣。

而且部分檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不夠強(qiáng)硬，許多檔案管理員在上崗之前并未接受任何的職業(yè)培訓(xùn)和技能教學(xué)，他們幾乎對(duì)于檔案管理處在空白階段，這也導(dǎo)致了他們無(wú)法勝任系統(tǒng)科學(xué)的檔案管理工作，有些事業(yè)單位根本沒(méi)有設(shè)立任何檔案管理方面的職位，檔案管理都是由一些從事其其它工作的人來(lái)?yè)?dān)任，這些都暴露了當(dāng)今社會(huì)檔案專(zhuān)業(yè)管理人員工資需要上調(diào)，檔案管理建設(shè)工作有待加強(qiáng)。

三、完善檔案信息化管理的對(duì)策

1.健全優(yōu)化檔案管理制度

要建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)針對(duì)文件的管理系統(tǒng)，從生成文件數(shù)據(jù)的收集和歸檔到文件室的統(tǒng)一管理以及文件的日常存儲(chǔ)，借用和使用，必須制定嚴(yán)格的系統(tǒng)。根據(jù)信息化要求，優(yōu)化干部人事檔案收集系統(tǒng)，身份檔案系統(tǒng)，搜索（借閱）系統(tǒng)，文件傳輸系統(tǒng)，保密系統(tǒng)等。檔案管理人員利用信息化來(lái)更好地進(jìn)行信息的識(shí)別，保證真實(shí)性。檔案管理人員必須堅(jiān)決恪守自己的行為，即無(wú)推薦信，無(wú)非正式黨員，不參與調(diào)查，不涉及家庭成員的調(diào)查，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)者不檢查;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借款;沒(méi)有特殊需要的人不要借錢(qián);沒(méi)有完整的程序就不要借錢(qián);不借用相關(guān)文件;個(gè)人文件不轉(zhuǎn)移，不轉(zhuǎn)移命令，不轉(zhuǎn)移身份信息，不轉(zhuǎn)移相應(yīng)的資料，從而更好地保證文件內(nèi)容的準(zhǔn)確度和提高工作效率。

2.加強(qiáng)法律法規(guī)建設(shè)，嚴(yán)肅檔案管理紀(jì)律

首先，在進(jìn)行人事檔案管理工作中，要依照法律法規(guī)來(lái)工作，不能越出法律的底線(xiàn)，跟隨立法走勢(shì)來(lái)安排檔案管理工作。其次，可以引入信息技術(shù)，利用網(wǎng)頁(yè)鏈接到檔案管理系統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理，在客戶(hù)端設(shè)置權(quán)限，將管理員和用戶(hù)區(qū)分開(kāi)來(lái)，管理員負(fù)責(zé)管理系統(tǒng)，輸入檔案信息，用戶(hù)可以依據(jù)個(gè)人賬號(hào)密碼登陸系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息查詢(xún)。這樣不僅能夠節(jié)省大量的人力資源，空間資源，提高查找資料的效率，也更易于資料的保存，還能夠較好地實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案資料的更新。當(dāng)然，還要安全管理電子檔案。根據(jù)自身的實(shí)際管理工作發(fā)展需求，建立人事檔案管理的一套科學(xué)體系構(gòu)建，制定一套符合自身需求發(fā)展的檔案管理規(guī)章制度，明確檔案管理的專(zhuān)業(yè)發(fā)展和管理創(chuàng)新新的方向。對(duì)于違禁檔案，刻意編造虛假事實(shí)，亂填亂寫(xiě)檔案的進(jìn)行從嚴(yán)處理，切實(shí)落實(shí)檔案精確，信息管理規(guī)范。讓檔案管理更加規(guī)范。

檔案管理的工作可以把那些分隔了的部門(mén)全部整合在一起，這樣有利于把分散的數(shù)據(jù)和檔案信息集中、歸納、整理。這么做可能會(huì)讓文件的集中性更高，如果其它部門(mén)需要利用文件來(lái)進(jìn)行工作，企業(yè)辦公室文件管理部門(mén)可以采用文件共享的方式來(lái)協(xié)助企業(yè)其它部門(mén)的協(xié)調(diào)工作。其次，可以將傳統(tǒng)的檔案管理部門(mén)建設(shè)成為網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)字檔案管理部門(mén)，但是在建設(shè)數(shù)字化檔案的過(guò)程當(dāng)中，一定要符合當(dāng)?shù)卣嚓P(guān)的規(guī)定和要求。并且當(dāng)?shù)卣惨鶕?jù)數(shù)字化檔案館的建立來(lái)適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)變其政府職能，這樣才能與數(shù)字化檔案館進(jìn)行更好的匹配，跟上時(shí)代發(fā)展的潮流和腳步。

國(guó)家和相關(guān)的政府部門(mén)可以出臺(tái)有關(guān)的法律法規(guī)，健全檔案管理信息化的制度，制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。不管是一般的檔案還是機(jī)密檔案，所有的檔案管理信息化都要符合國(guó)家以及相關(guān)部門(mén)所要求的標(biāo)準(zhǔn)。還要不斷提高檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化程度。

3.加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

首先，一定要加強(qiáng)檔案工作者的服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化他們服務(wù)的觀(guān)念。因?yàn)闄n案管理信息化的工作，并不是一項(xiàng)可有可無(wú)的簡(jiǎn)單工作，其實(shí)它關(guān)系到很多方方面面。檔案工作人員應(yīng)該把檔案管理信息化工作當(dāng)成是一個(gè)帶有國(guó)家榮譽(yù)感的工作，這是作為國(guó)家信息建設(shè)的其中一個(gè)非常重要的分支。有些機(jī)密文件只能夠永久保存和給有關(guān)部門(mén)的人員進(jìn)行查閱，除了那些絕對(duì)機(jī)密的文件，其它的文件可以加強(qiáng)其服務(wù)的領(lǐng)域。并且一定要把國(guó)家在檔案管理信息化上投入的人力、物力、財(cái)力發(fā)揮到正確的地方，不要造成成本的浪費(fèi)，使所有的經(jīng)濟(jì)效益達(dá)到最大化。領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，定期檢查，指導(dǎo)和監(jiān)督文件管理，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。還要制定人事檔案管理工作發(fā)展需要達(dá)到的總體目標(biāo)，做好規(guī)劃，使檔案工作能夠有序進(jìn)行。各級(jí)組織要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)檔案工作人才隊(duì)伍的建設(shè)力度，提高他們的各方面能力。定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行工作培訓(xùn)，從思想上提高他們的管理理念;能力上加強(qiáng)管理技能培訓(xùn)，提高工作適應(yīng)性。通過(guò)開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，達(dá)到樹(shù)立信息管理理念，完善原始知識(shí)結(jié)構(gòu)的目的，從而建設(shè)一支有水平的檔案管理人才隊(duì)伍。

4.改變檔案管理理念

傳統(tǒng)模式下的管理方法已經(jīng)過(guò)時(shí)了，落后了，不使用于當(dāng)今現(xiàn)代社會(huì)的事業(yè)單位檔案工作了。老派的管理方法起不到良好的作用，不能充分發(fā)揮人的價(jià)值所在，并且會(huì)影響整個(gè)工作進(jìn)程。人性化管理就不同，人性化管理是一直堅(jiān)持以人為本，可以讓檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，也可以使事業(yè)單位檔案工作人員找到自己的價(jià)值所在。人性化管理在一定程度上挖掘了事業(yè)單位檔案工作人員的內(nèi)心需求，同時(shí)也幫助工作人員去了解客戶(hù)真正的需求，真正意義上的服務(wù)于客戶(hù)。

四、結(jié)語(yǔ)

簡(jiǎn)而言之，人事檔案管理工作的不斷改進(jìn)和完善必將給人事檔案帶來(lái)新的活力和生命力，必將使中國(guó)信息化水平躍上新的臺(tái)階，必將為社會(huì)主義建設(shè)提供有力的保證。信息管理技術(shù)的應(yīng)用意味著它可以實(shí)現(xiàn)快速的查詢(xún)和保證信息的準(zhǔn)確無(wú)誤，還可以減少文件的損耗，而在人力方面則有助于減少工作步驟，提高工作效率，有利于促進(jìn)人事檔案管理工作的改革，提升其服務(wù)水平?？偠灾?，新經(jīng)濟(jì)時(shí)期的大背景下各級(jí)單位優(yōu)化檔案管理事業(yè)工作人員面對(duì)著新的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，傳統(tǒng)上的檔案管理事業(yè)工作已經(jīng)基本無(wú)法完全滿(mǎn)足促進(jìn)檔案管理資源有效綜合利用的實(shí)際需求，所以各級(jí)檔案管理工作人員必須緊緊結(jié)合當(dāng)前檔案管理事業(yè)工作發(fā)展中的具體突出問(wèn)題，積極探索各種優(yōu)化改革創(chuàng)新檔案管理的有效措施，為促進(jìn)檔案管理資源的有效綜合利用發(fā)展創(chuàng)造良好的發(fā)展條件，探索開(kāi)辟出一條有效提升各級(jí)單位優(yōu)化人事檔案管理工作的有效發(fā)展路徑。

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（作者單位：日照市嵐山區(qū)人力資源和社會(huì)保障局）