黃菲

【摘 要】隨著社會信息化的迅速發(fā)展，僅靠手工交換紙質(zhì)簽批文件的辦公模式，已不能滿足事業(yè)單位日益增長的業(yè)務(wù)發(fā)展需求。通過對單位日常工作開展情況和業(yè)務(wù)需求進行分析，設(shè)計基于Activiti工作流引擎的協(xié)同管理平臺，實現(xiàn)規(guī)范化的信息傳遞和審批管理流程，提高工作效率，便于各部門之間的資源共享與協(xié)同工作，有利于監(jiān)督和管理工作中各環(huán)節(jié)的處理進度。

【關(guān)鍵詞】工作流;協(xié)同管理;Activiti

【中圖分類號】TP317.1 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2020）09-0041-03

1 概述

1.1 研究背景

隨著社會經(jīng)濟與科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息溝通與協(xié)同工作也越來越重要[1]，特別是在單位的實際工作中，人們對信息傳遞的速度和準確度的要求也逐漸提高[2]，手工傳遞紙質(zhì)文件的傳統(tǒng)辦公方式，已不能滿足單位業(yè)務(wù)日益提高的工作需求，而且容易出現(xiàn)人為的失誤，使工作效率大打折扣。

1.2 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

本文作者所在的事業(yè)單位中，文件審批、科研項目管理、職工請/銷假、設(shè)備購置申請、差旅報賬等都是以流程的形式進行，但現(xiàn)有的電子辦公系統(tǒng)，是多年前開發(fā)并一直使用的OA系統(tǒng)，功能比較單一，只能進行公文審批和流轉(zhuǎn)，已不能滿足現(xiàn)在的業(yè)務(wù)工作需求。受客觀條件限制，近年來該系統(tǒng)也未做過相關(guān)的更新升級，而且缺乏日常維護。目前，單位中各個部門在業(yè)務(wù)管理、項目管理等方面缺乏相關(guān)的流程監(jiān)控，難以實時掌握每項工作的處理進度，容易造成相關(guān)工作延期完成，因此迫切需要一個可以為單位提供高質(zhì)、高效、高可靠性的信息交換與共享的協(xié)同辦公平臺[2]，提高單位的行政管理能力。

2 協(xié)同管理平臺

2.1 總體目標

本文以事業(yè)單位的協(xié)同辦公需求為背景，研究設(shè)計基于Activiti的單位辦公協(xié)同管理平臺。目的是通過引入工作流技術(shù)，整合現(xiàn)有的業(yè)務(wù)資源，將工作中的信息傳遞和審批管理流程等進行規(guī)范化，直觀展示業(yè)務(wù)流程及當(dāng)前實例活動的節(jié)點，快速查詢待辦任務(wù)和已辦任務(wù)，保證各部門管理人員可以有效監(jiān)控業(yè)務(wù)流程進度[3]，完善現(xiàn)有辦公模式的不足，解決工作時效低、無法實時跟進業(yè)務(wù)開展進度等問題，并進一步提升單位的管理水平與服務(wù)質(zhì)量。

2.2 關(guān)鍵技術(shù)

工作流引擎是工作流管理的核心，主要有3個概念：信息、角色及控制中心?！靶畔ⅰ倍x需要傳送的數(shù)據(jù)，“角色”用來表示工作流中的人員或邏輯，“控制中心”則決定著工作流的流向[4]。工作流引擎以流程引擎和規(guī)則引擎為核心，提供流程引擎服務(wù)、規(guī)則引擎服務(wù)、引擎監(jiān)控服務(wù)、自動任務(wù)服務(wù)及流程定義接口、任務(wù)接口、應(yīng)用接口、訪問控制接口和規(guī)則調(diào)用接口等[5]。

本文研究的協(xié)同管理平臺選用較為主流的Activiti，它是一個輕量級、以Java為中心的開源BPMN引擎，支持現(xiàn)實生活中流程自動化需求[6]，同時面向商業(yè)人員、研發(fā)人員和運維人員，為用戶提供一個協(xié)同合作的工作流平臺[7]。Activiti功能穩(wěn)定、性能良好，并以其開源性和靈活性，成為近年來發(fā)展最迅猛的工作流框架之一，已被廣泛應(yīng)用到各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，使業(yè)務(wù)系統(tǒng)更專注于復(fù)雜業(yè)務(wù)邏輯的設(shè)計與實現(xiàn)[8]。

2.3 主要設(shè)計內(nèi)容

目前，工作流技術(shù)已經(jīng)比較成熟，且得到了廣泛的應(yīng)用。在事業(yè)單位中，很多常用的內(nèi)部業(yè)務(wù)工作及對外服務(wù)的工作，都可以進行流程化的管理。單位中的各級工作人員，在使用協(xié)同管理平臺時，可以利用待辦任務(wù)和已辦任務(wù)的菜單，對任務(wù)的類型、時間、操作人員等分別進行查詢和處理，同時還可以查看業(yè)務(wù)流程圖、各級審批人員的批注信息等[3]。根據(jù)本單位的工作實際，結(jié)合現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)使用情況，采用Activiti工作流引擎對業(yè)務(wù)流程進行設(shè)計與管理，可以為處理各類業(yè)務(wù)流程、實現(xiàn)協(xié)同管理辦公提供更好的支持[9]。

Activiti工作流引擎具有可圖形化建模、測試、執(zhí)行 BPMN2.0規(guī)范等優(yōu)點，并對BPMN2.0中的各種圖元均進行了定義，適用于復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程，還定義了多個擴展元素和屬性，后臺有數(shù)據(jù)庫的支持，可省去人為編寫煩瑣流程文件和復(fù)雜數(shù)據(jù)表的操作，能夠?qū)Ｐ挠谠O(shè)計和實現(xiàn)流程管理解決方案，便于業(yè)務(wù)功能開發(fā)，并可以將已經(jīng)設(shè)計好的業(yè)務(wù)流程直接部署[7，10-11]。利用Activiti工作流引擎自帶的流程設(shè)計器，通過直觀易懂的圖形化的界面，輕松拖動對應(yīng)的流程符號，便可使用標準的BPMN2.0圖元進行流程定義，設(shè)計出適用的工作流程圖，而對于不符合標準的流程，將不能被保存。

針對本單位的實際業(yè)務(wù)工作流程步驟進行分析，如流程中的任務(wù)處理人員角色設(shè)置、處理結(jié)果跳轉(zhuǎn)設(shè)置、是否需要分支判斷、是否需要并行審批等，對每一個動作的不同處理方式會得到不同結(jié)果，使用流程設(shè)計器便可以設(shè)計出遵循BPMN2.0規(guī)范的相應(yīng)工作流程。以本單位中物品申領(lǐng)和標準及圖書借閱流程的流程圖設(shè)計為例。

2.3.1 物品申領(lǐng)流程

物品申領(lǐng)流程是一個簡單的無分支判斷的流程，僅需經(jīng)過所在部門主任一級審批即可，主要的工作流程步驟如下：申請人提交辦公物品申請。申請人根據(jù)所需申請的物品內(nèi)容，填寫辦公物品申領(lǐng)表并提交，發(fā)起流程。部門領(lǐng)導(dǎo)審核。申請人所在部門的主任同意申請，簽署審核意見后，轉(zhuǎn)到辦公室物品管理工作人員處理。物品管理工作人員審核。辦公室物品管理工作人員對辦公物品申請進行審核并備案，流程結(jié)束。設(shè)計的流程圖如圖1所示。

2.3.2 標準及圖書借閱流程

標準及圖書借閱流程是含并行審批及分支判斷的流程，在并行審批的環(huán)節(jié)，只有在兩個部門的主任均審批同意后，才可以跳轉(zhuǎn)到下一步的流程處理，而分支判斷網(wǎng)關(guān)，是在對需借閱的標準及圖書的總金額進行判斷后，決定是否需要走到院分管領(lǐng)導(dǎo)審批的流程，決定了該流程是需要完成一級審批或者二級審批，主要的工作流程步驟如下：申請人提交標準及圖書借閱申請。申請人填寫標準及圖書借閱申請清單，寫明所借標準或圖書的代號、名稱、冊數(shù)、金額、借閱日期、申請部門和申請理由等事項，發(fā)起流程。標準圖書提供崗位工作人員審核。標準圖書提供崗位工作人員核實借閱信息，如通過審核，同時流轉(zhuǎn)到借閱申請人所在部門主任、標準信息服務(wù)部主任審核;如不通過審核，則返回申請人。申請人所在部門的主任和標準信息服務(wù)部主任審批。申請人所在部門的主任和標準信息服務(wù)部主任審批進行并行審批，如不通過審核，則退回標準圖書提供崗位工作人員處;兩個部門的主任都通過后，分兩種情況處理：？譹？訛金額<500元，流程結(jié)束，推送審批結(jié)果信息給標準圖書提供崗位工作人員和申請人。？譺？訛金額≥500元，流轉(zhuǎn)到下一步的院分管領(lǐng)導(dǎo)審核。院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。院分管領(lǐng)導(dǎo)對提交的申請進行審批，不通過的，將申請退回申請人所在部門的主任和標準信息服務(wù)部主任;通過的，流程結(jié)束，推送審批結(jié)果信息給標準圖書提供崗位工作人員和申請人。設(shè)計的流程圖如圖2所示。

3 平臺結(jié)構(gòu)及主要功能

3.1 平臺結(jié)構(gòu)設(shè)計

本文研究的協(xié)同管理平臺采用的是前后端分離的設(shè)計，前端使用輕量級的vue.js、node.js、webpack進行構(gòu)建，后端業(yè)務(wù)系統(tǒng)采用Spring MVC框架、Spring、MyBatis開源框架實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計，Spring MVC用于接收并響應(yīng)用戶請求，Spring進行對象依賴管理和事務(wù)管理，MyBatis進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫訪問，MySQL作為存儲系統(tǒng)平臺中數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫。協(xié)調(diào)管理平臺的結(jié)構(gòu)圖如圖3所示。

3.2 平臺主要功能

本文研究的是基于Activiti工作流引擎的協(xié)同管理平臺設(shè)計，根據(jù)本單位開展業(yè)務(wù)工作的實際情況，主要包含以下功能。

（1）我的工作臺。工作人員登錄系統(tǒng)平臺后，可以查看自己發(fā)起的和參與的流程，分別為未辦結(jié)的流程和已辦結(jié)的流程提供流程列表，并可以根據(jù)流程名稱和創(chuàng)建時間等關(guān)鍵字對工作流程進行檢索。

（2）物資管理?？梢詫k公物品、固定資產(chǎn)、公章/證照使用、會議室使用等進行管理。實現(xiàn)辦公用品的錄入和申領(lǐng)，固定資產(chǎn)的錄入、信息修改、分配、借用和設(shè)備報修，公章/證照的使用申請與審批，會議室的使用申請與審批等功能。

（3）人事管理?？梢詫Ρ締挝恢泄ぷ魅藛T的請銷假、外出/出差、院內(nèi)培訓(xùn)等進行管理。

（4）事務(wù)管理。對本單位日常業(yè)務(wù)進行管理，包括項目管理（國家標準和行業(yè)標準技術(shù)服務(wù)、地方標準技術(shù)服務(wù)、團體標準技術(shù)服務(wù)、企業(yè)標準技術(shù)服務(wù)、標準服務(wù)示范項目、東盟合作項目、科研項目、其他投標項目）、新聞發(fā)布管理、公文管理、標準服務(wù)管理（標準圖書借閱、標準有效性確認服務(wù)）、對外提供服務(wù)管理（統(tǒng)一社會信用代碼批量數(shù)據(jù)提供）等。

（5）財務(wù)管理?？梢詫Ρ締挝恢猩婕暗霓D(zhuǎn)賬審批、出差報賬等進行管理，提交相關(guān)申請后，可查看審批進度和結(jié)果。

（6）查看管理體系文件。提供本單位管理系統(tǒng)文件的在線查看，可查閱相關(guān)工作規(guī)范及處理流程。主要有以下4個方面：？譹？訛黨建標準，包含黨建術(shù)語和定義、黨支部及委員職責(zé)等38份規(guī)范文本。？譺？訛服務(wù)基礎(chǔ)，包含標準化工作管理規(guī)范、標準體系表編制導(dǎo)則等2份規(guī)范文本。？譻？訛服務(wù)保障，包含采購管理規(guī)范、車輛管理規(guī)范、出差管理規(guī)范等20份規(guī)范文本。？譼？訛服務(wù)提供，包含標準化服務(wù)行為規(guī)范、標準圖書借閱服務(wù)規(guī)范、標準圖書提供服務(wù)規(guī)范、團體標準企業(yè)標準技術(shù)服務(wù)規(guī)范、廣西統(tǒng)一社會信用代碼信息提供規(guī)范等18份規(guī)范文本。

（7）流程管理。對與工作流程有關(guān)的任務(wù)列表、流程列表、流程實例等進行管理，包含對流程的創(chuàng)建、編輯和查詢等功能。

（8）系統(tǒng)管理。包含對系統(tǒng)中各項功能菜單的管理、部門管理、角色管理、用戶管理、日志管理等的系統(tǒng)平臺管理功能。

4 結(jié)語

通過建立協(xié)同辦公的管理平臺，整合單位中不同部門間相互關(guān)聯(lián)的工作及日常管理事務(wù)，在共享有效信息的同時，可以有效解決協(xié)同業(yè)務(wù)在實際工作中開展難的問題。協(xié)同管理平臺的建設(shè)，還可以提高多個部門之間關(guān)聯(lián)的復(fù)雜事務(wù)工作的處理效率，為各部門搭建高效溝通的信息化通道。從一個簡單的辦公用品申領(lǐng)流程，到較為復(fù)雜的請假審批、報賬審批等流程，通過使用協(xié)同管理平臺，在單位中原本需要花費1～2小時或幾天才能完成的審批流程，今后只用花費幾分鐘或者1天內(nèi)就能處理，并可以實時跟蹤處理進度，極大地節(jié)約了各級管理人員和工作人員的時間，對單位的業(yè)務(wù)管理水平的提高也將發(fā)揮重要的作用。

參 考 文 獻

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