文書檔案管理存在的問題及措施

姜林琳

榮成市退役軍人事務(wù)局 山東威海 264300

從定義上來看，進行文書檔案管理可以對工作中存在的信息進行較為詳細的記錄，同時也是對于工作進行詳實的記錄。文書檔案是一種十分重要的信息證據(jù)，不僅僅可以給歷史信息查詢提供相關(guān)依據(jù)，并且也給工作提供一個科學(xué)以及客觀的指導(dǎo)，在當(dāng)前工作中有著十分重要的地位[1]。

1 文書檔案管理的重要性

隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展與進步，信息技術(shù)日新月異的變更，辦公自動化水平的不斷提高，信息化和網(wǎng)絡(luò)化已成為時代發(fā)展的主題。計算機的出現(xiàn)象征著真正“信息時代”的到來，使人類社會從工業(yè)時代劃入到信息時代。信息時代下，對單位文書事務(wù)和檔案管理事務(wù)提出了尤其深刻的需求，怎樣改革現(xiàn)行的處置方式和處置流程，已經(jīng)成為每一個文書工作者與檔案管理工作者必須面臨的一個重要的新課題，不論是對未來還是當(dāng)下都非常重要，因此，在現(xiàn)階段必須對文書工作與檔案管理工作重新定位。

文書檔案管理并非是單獨出來的一個部分，文書檔案管理工作是環(huán)環(huán)相扣的，無論是文件資料的收集記錄還是歸納和整理都是管理過程中不容忽視的環(huán)節(jié)，而管理工作也同樣貫穿始終。檔案文件資料收集的全面性、真實性以及完整性都需要嚴格把關(guān)，當(dāng)文件資料收集上來之后，也需要對收集的信息內(nèi)容進行反復(fù)鑒定與歸集，將真實有價值的資料以編碼的方式有序歸納整理起來，當(dāng)檔案需要運輸和交接的時候，同樣也需要做好實時記錄，從而避免出現(xiàn)檔案文件不知去向或者檔案資料內(nèi)容缺失等問題。

2 文書檔案管理問題

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視程度明顯不夠

目前許多地區(qū)的文書檔案管理工作都受到了所謂領(lǐng)導(dǎo)意識的嚴重影響。隨著國家社會和經(jīng)濟發(fā)展的不斷進步，固有的文書檔案管理方案和相關(guān)規(guī)定亟待改革，但是文書檔案管理工作是隱形效益，許多管理者和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任意識不夠強烈，或者沒有意識到文書檔案管理對辦公管理整體質(zhì)量的影響。所以使得文書檔案管理工作一直處于不受重視的地位。具體表現(xiàn)如下:第一，文書檔案管理體系落后，缺乏權(quán)責(zé)明晰的管理制度和獎懲機制。第二，文書檔案管理崗位責(zé)任劃分不夠明確，沒有指定到具體的部門和人員。第三，文書檔案管理工作制度落實貫徹不夠明確、全面、仔細，沒有嚴格按照現(xiàn)有的既定制度執(zhí)行。第四，針對文書檔案管理問題和隱患沒有具體的制度去約束。第五，欠缺應(yīng)用于文書檔案管理的專項資金，對文書檔案管理的維護不到位[2]。

2.2 檔案管理意識不強

雖然在實行改革開放以來，我國企事業(yè)單位始終都在以較快的速度進行發(fā)展，但是其內(nèi)部的檔案管理工作卻始終沒有跟上企事業(yè)單位前進的腳步，只有極少數(shù)的企事業(yè)單位制定了較為詳細的檔案文件資料管理制度，對檔案管理工作在進行落實，而絕大部分的企事業(yè)在檔案管理工作上的完成度是極低的，這也讓企事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)狀態(tài)始終蒙著一層面紗，在社會公眾面前不夠透明。

3 文書檔案管理工作存在問題的優(yōu)化建議

3.1 加上內(nèi)部檔案管理的宣傳，增加員工的管理意識

在內(nèi)部員工之間宣傳起檔案的重要性，能夠更大的幫助檔案更好的管理，加上了員工的意識，他們會發(fā)現(xiàn)檔案是多么重要的資源。想要在內(nèi)部對檔案管理進行宣傳，少不了檔案管理專業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)，有了足夠的專業(yè)知識，才能更好的向其他員工進行宣傳普及，讓他們也知道檔案對發(fā)展的重要性。增強員工意識的最快方法就是先提升高層的管理意識，對的高層進行統(tǒng)一的培訓(xùn)，再由高層領(lǐng)導(dǎo)下基層，對各個員工進行培訓(xùn)，讓他們意識到檔案在發(fā)展中的重要性，和起到的作用，讓員工們了解檔案相當(dāng)于發(fā)展的命脈，想要更好更遠的發(fā)展，就少不了對檔案的保存與管理。

3.2 構(gòu)建完善文書檔案管理信息系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)時代下，文書檔案管理工作想要發(fā)揮出更大的價值就必須要構(gòu)建和完善辦公自動化信息系統(tǒng)。首先，文書檔案管理工作要基于大數(shù)據(jù)系統(tǒng)等進行辦公自動化信息系統(tǒng)的構(gòu)建，通過辦公自動化信息系統(tǒng)進行采集、搜集、歸類、整理數(shù)據(jù)的過程，并且在具體的實踐過程中找尋和發(fā)現(xiàn)信息系統(tǒng)的漏洞，并采取針對性策略進行改進。其次，面對大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，文書檔案管理工作應(yīng)該運用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)率先將這類數(shù)據(jù)進行篩選和識別，然后進行統(tǒng)一地非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)向結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變，確保在轉(zhuǎn)化過程中不發(fā)生數(shù)據(jù)遺漏和損失的現(xiàn)象，從而保證文書檔案管理工作的真實性、可靠性和有效性。最后，管理人員還應(yīng)該注意規(guī)避辦公自動化建設(shè)帶來的文書檔案信息泄露的風(fēng)險。從軟硬件管理方面，要為文書檔案管理系統(tǒng)配備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)人員，對文書檔案信息進行特殊的加密手段，同時文書檔案管理工作人員還應(yīng)該將相關(guān)信息和數(shù)據(jù)進行分層處理，按照機密程度分為一級、二級、三級數(shù)據(jù)，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)泄露應(yīng)該讓專業(yè)技術(shù)人員率先確保一級數(shù)據(jù)的安全，盡力挽回二級、三級數(shù)據(jù)，將辦公自動化帶來的網(wǎng)絡(luò)信息風(fēng)險降到最低[3]。

4 結(jié)語

綜上所述，本文以文書檔案管理工作現(xiàn)狀存在問題及對策作為選題，通過研究，我們不難發(fā)現(xiàn)，在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的信息時代背景下，社會信息化步伐的不斷推進，文書工作與檔案管理工作面臨越來越多的機遇與挑戰(zhàn)，但文書與檔案管理事務(wù)的一體化，是社會發(fā)展的定然趨向。因此，單位在實際工作過程中，如何實現(xiàn)文書工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接非常重要，在信息時代開展文書與檔案管理工作，要明確二者內(nèi)在的關(guān)聯(lián)性，強化文書事務(wù)與檔案管理事務(wù)一體化的投入，提高過程中全部環(huán)節(jié)的完善，提升相關(guān)職員自身的專業(yè)素質(zhì)和能力，進而確保信息技術(shù)使用的安全性，提高工作的效率，為單位檔案管理奠定堅實的基礎(chǔ)，從而實現(xiàn)信息時代下文書工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接。