中專學(xué)生檔案管理存在的對(duì)策

羅俊

貴州省黔南民族幼兒師范高等專科學(xué)校 貴州貴定 551399

一所優(yōu)秀的職業(yè)技術(shù)學(xué)校，應(yīng)具有完整，完備的校園管理體系，有序的檔案管理模式、一批士氣高昂的優(yōu)秀教師和一支有足夠?qū)I(yè)知識(shí)的認(rèn)真負(fù)責(zé)的管理人員。學(xué)校檔案管理工作不僅需要發(fā)理管理問(wèn)題，而且還必須跟上改進(jìn)和創(chuàng)新管理工作的時(shí)間步伐。

1 檔案管理工的重要性

對(duì)于檔案管理，我們最需要了解的是其含義和性質(zhì)。學(xué)校的管理方式與學(xué)生的素質(zhì)，教師的力量和教育能力密切相關(guān)。教師必須隨時(shí)對(duì)學(xué)生進(jìn)行教育和提醒，并且教育和提醒的內(nèi)容必須依賴于學(xué)校管理員的有效和負(fù)責(zé)[1]，因?yàn)?，僅基于學(xué)生的個(gè)人數(shù)據(jù)，老師的分析和建議可以很好地制定學(xué)生的教育計(jì)劃，因此檔案管理是學(xué)校管理的基礎(chǔ)。其次，我們必須了解，學(xué)校記錄是學(xué)校內(nèi)部和外部工作和教學(xué)的證明。它詳細(xì)記錄了所有學(xué)生的學(xué)校狀況的個(gè)人信息以及教師的職業(yè)教育文件。隨著時(shí)間的流逝，學(xué)校的校長(zhǎng)、老師和學(xué)生將離開(kāi)，但檔案的信息始終保留在學(xué)校的文件管理系統(tǒng)中。這些數(shù)據(jù)證明了學(xué)校的發(fā)展。因此，文件管理工作是學(xué)校的基礎(chǔ)，我們必須充分理解文件管理的重要性。

2 如何科學(xué)地進(jìn)行文件管理

2.1 利用先進(jìn)的管理技術(shù)

中專學(xué)校必須使用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)來(lái)進(jìn)行學(xué)生檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。新時(shí)期下，隨著我國(guó)中專學(xué)生人數(shù)的不斷增加，學(xué)生檔案管理的重要性以及工作量也不斷增加，畢業(yè)生、用人單位以及學(xué)校的聯(lián)系更加緊密。檔案管理信息化可以實(shí)現(xiàn)查找方便、檢索迅速，其具有傳遞方便、管理安全、高存儲(chǔ)容量和可靠性功能可以有效提高學(xué)生檔案管理的質(zhì)量和效率。同時(shí)，現(xiàn)代化的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，可以及時(shí)開(kāi)展學(xué)生信息的更新以及何時(shí)，進(jìn)而保證信息的準(zhǔn)確和完整。當(dāng)前，我國(guó)中專學(xué)生的就業(yè)單位更加分散、就業(yè)面更加廣泛，通過(guò)現(xiàn)代化管理方式可以保證檔案內(nèi)容更加準(zhǔn)確、專遞更加快捷。

2.2 樹(shù)立現(xiàn)代科學(xué)理念，完善檔案科學(xué)管理

如果要有效提中專教師檔案管理的質(zhì)量和效率，則必須首先從思想層面對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化。要堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展檔案管理工作的理念，通過(guò)正確的科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)合理，前瞻的檔案管理。此外，建立健全的文件管理和控制機(jī)制可以促進(jìn)文件管理的快速發(fā)展，因?yàn)樗梢宰寵n案管理人員能夠及時(shí)高效的進(jìn)行歸檔。并及進(jìn)行檔案控制和檔案相關(guān)的保密工作。在電子技術(shù)飛速發(fā)展的新時(shí)代，檔案管理機(jī)制必須更加嚴(yán)格細(xì)致。并建立多層檔案管理系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，在實(shí)際應(yīng)用中起著重要作用。

2.3 轉(zhuǎn)換檔案管理服務(wù)模式

如今，現(xiàn)代電子技術(shù)已越來(lái)越多地集成到檔案管理工作中。這也為中專教師檔案的工作和服務(wù)方式帶來(lái)了巨大變化。最重大的變化是檔案管理部門已經(jīng)從單純的信息提供者變成了獲取信息的人。經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化的培訓(xùn)的檔案管理人員必須要具備專業(yè)的組織管理能力，是對(duì)文件管理人員的重要評(píng)估要求之一。因此，需要更改傳統(tǒng)的檔案管理模式。在保存和停滯的層次上不應(yīng)將其單獨(dú)保留。在檔案網(wǎng)絡(luò)和信息化的過(guò)程中，應(yīng)在某種程度讓檔案不僅限于紙紙質(zhì)檔案。要充分利用好電子文件構(gòu)建信息平臺(tái)，取而代之，可以通過(guò)Internet實(shí)時(shí)進(jìn)行查詢，并真正實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域的工作限制。使檔案更靈活，并且可以更深入地執(zhí)行各種任務(wù)。

2.4 重視學(xué)校檔案基礎(chǔ)建設(shè)

從中專學(xué)校目前的實(shí)際情況來(lái)看，在大管理方面的一些基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作并沒(méi)有做到位，缺乏較好的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這對(duì)完成良好的檔案管理工作留下了不好的影響，所以對(duì)于中專學(xué)校來(lái)說(shuō)，要建立一個(gè)完善的檔案管理機(jī)構(gòu)，從其他一些部門安排專門的人員來(lái)負(fù)責(zé)檔案管理，這樣才能保證檔案管理工作效率的有效提升，與此同時(shí)，還需要組織學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員，不定期地對(duì)檔案管理工作的完成程度進(jìn)行嚴(yán)格的檢查工作，防止在檔案管理過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)紕漏。對(duì)于學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)，主要包括對(duì)人員的培訓(xùn)以及對(duì)電子信息設(shè)備的使用，工作人員有一個(gè)高效率的信息收集辦法才能保證收集整理信息的時(shí)候有效剔除不準(zhǔn)確不完善的內(nèi)容，但管理工作的監(jiān)察辦法不但需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督，更需要其他一些工作人員的建議。

2.5 找出管理缺陷并及時(shí)修正

從中專學(xué)校目前的檔案管理工作本身來(lái)看，仍然存在著一些比較嚴(yán)重的問(wèn)題，直接影響到了檔案管理工作本身效果的實(shí)現(xiàn)，所以工作人員需要在檔案館中不斷積極地尋找可能會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題采取合適準(zhǔn)確的解決辦法，這樣才能保證不會(huì)給以后的工作留下隱患。比如目前存在的一個(gè)問(wèn)題就是學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作本身不夠重視，這種情況下便很難給檔案管理工作提供較好的資金以及人員方面的支持。對(duì)于這方面的問(wèn)題可以組織相關(guān)工作人員進(jìn)行上訪，促進(jìn)建設(shè)一個(gè)完整的檔案管理制度。對(duì)于檔案管理的缺陷不單單需要工作人員重視，學(xué)校的一些相關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)采取一些積極的措施來(lái)提供幫助。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，隨著我國(guó)教育改革的不斷推進(jìn)，中等職業(yè)學(xué)校內(nèi)的諸多問(wèn)題給中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理帶來(lái)了許多困難。由于檔案管理的作用是更有潛力的，人們只有在需要檔案的幫助時(shí)才會(huì)真正意識(shí)到檔案管理的重要性。這種薄弱的檔案意識(shí)也為檔案工作的順利開(kāi)展設(shè)置了障礙。為了更好地在檔案管理發(fā)揮應(yīng)有的作用，學(xué)校應(yīng)該增加投資在檔案管理中，更新相關(guān)的場(chǎng)所和設(shè)施，引進(jìn)先進(jìn)的管理方法，培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，促進(jìn)學(xué)校檔案管理的正規(guī)化和系統(tǒng)化，并奠定了良好的基礎(chǔ)學(xué)校日常工作的順利發(fā)展。