全面質(zhì)量管理在核電項(xiàng)目文件管理中的應(yīng)用研究

唐海衛(wèi)

摘 要：全面質(zhì)量管理是一種現(xiàn)代化的質(zhì)量管理方式，具有全面性，全員性的管理特點(diǎn)。在全面質(zhì)量管理模式下，圍繞客戶(hù)的需求采取科學(xué)管理方式和管理理念，符合社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。全面質(zhì)量管理在核電項(xiàng)目文件管理中的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)綜合有效的質(zhì)量把控，對(duì)潛在問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的評(píng)估，并以此為依據(jù)采取有效的措施進(jìn)行整改。本文主要講述了全面質(zhì)量管理在核電項(xiàng)目文件管理中的應(yīng)用重要性和主要策略，旨在進(jìn)一步提升項(xiàng)目文件管理效率，降低問(wèn)題故障發(fā)生概率。

關(guān)鍵詞：全面質(zhì)量管理;核電項(xiàng)目;文件管理;應(yīng)用

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.057

文件檔案管理是對(duì)項(xiàng)目全面的綜合客觀的記錄，對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量問(wèn)題的發(fā)生原因以及事故責(zé)任追究等提供全面的資料信息。由此可見(jiàn)對(duì)文件檔案實(shí)行全面質(zhì)量管理具有重要的實(shí)際作用。全面質(zhì)量管理是一種現(xiàn)代化的質(zhì)量管理形式，能夠調(diào)動(dòng)全面員工的參與性，并利用綜合性的管理形式對(duì)項(xiàng)目的全過(guò)程進(jìn)行質(zhì)量跟蹤。在核電項(xiàng)目文件管理中有效融合全面質(zhì)量管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，優(yōu)化企業(yè)的管理效率，是核電項(xiàng)目文件管理的重要發(fā)展趨勢(shì)。

1 核電項(xiàng)目文件管理的特點(diǎn)分析

1）核電項(xiàng)目要在國(guó)家政策和經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)上開(kāi)展實(shí)施。因此在項(xiàng)目前期涉及的環(huán)節(jié)、政府部門(mén)、人員等比較多，關(guān)系較為復(fù)雜。針對(duì)不同群體需要應(yīng)用各種各樣的體裁的文件，導(dǎo)致項(xiàng)目文件數(shù)量極多，涉及的文件種類(lèi)較為繁雜，并且這些文件都比較分散，收集整理時(shí)間跨度比較長(zhǎng)久。

2）核電項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中，還會(huì)應(yīng)用到大量的文件種類(lèi)，包括信件，圖紙，合同等，對(duì)文件統(tǒng)一管理帶來(lái)了一定的難度。

3）核電項(xiàng)目的全過(guò)程中，涉及的單位比較多，不同單位對(duì)合同文件的種類(lèi)、格式等存在較大的差異，再者不同單位對(duì)合同管理質(zhì)量不一致，為文件質(zhì)量管理帶來(lái)困難[1]。

4）一般情況下，核電項(xiàng)目規(guī)模比較大，跨越時(shí)間比較長(zhǎng)，涉及的文件數(shù)量比較多，甚至到達(dá)百萬(wàn)份，收集整理和管理難度較大。

2 核電項(xiàng)目文件全面質(zhì)量管理流程探究

1）合同約束。隨著社會(huì)的逐漸發(fā)展，在項(xiàng)目工程建設(shè)中，參建各方對(duì)合同文件越來(lái)越重視。利用合同的法律約束作用。可以為參建方的施工和管理工作帶來(lái)保障，確保項(xiàng)目的有效管理和高效溝通，對(duì)各方面的利益進(jìn)行有效平衡。在簽訂合同時(shí)，要把文件的規(guī)范性作為重要的內(nèi)容在合同中進(jìn)行體現(xiàn)，并詳細(xì)列出應(yīng)該要注意的事項(xiàng)。比如文件編碼規(guī)則，合同數(shù)量等進(jìn)行明確指出，確保合同文件的規(guī)范性管理，避免在項(xiàng)目后期出現(xiàn)文件管理方面的分歧等問(wèn)題[2]。

合同簽訂之后，要對(duì)文件控制的相關(guān)規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一宣傳和貫徹執(zhí)行。相關(guān)人員要對(duì)接收的文件進(jìn)行嚴(yán)格的審查，確保其符合相關(guān)規(guī)范的要求。通過(guò)這種方式，可以實(shí)現(xiàn)不同單位文件要求從合同條款約定到接收環(huán)節(jié)文件控制質(zhì)量的統(tǒng)一性，從而減少文件審查的工作量，節(jié)約文件管理時(shí)間，提升質(zhì)量管理效率。

2）文件過(guò)程管理。文件的過(guò)程管理是文件質(zhì)量管理的關(guān)鍵部分。在文件過(guò)程管理中，要結(jié)合實(shí)際情況和需求，進(jìn)一步完善文件管理體系，促進(jìn)文件質(zhì)量管理的合理性和有序性，對(duì)于文件全面質(zhì)量管理具有綱領(lǐng)性作用。其中文件過(guò)程管理包含以下幾種管理內(nèi)容。（1）往來(lái)信函。信函是項(xiàng)目活動(dòng)溝通交流的重要依據(jù)。因此在核電項(xiàng)目工程中主要是通過(guò)往來(lái)信函進(jìn)行活動(dòng)溝通。一般情況下，對(duì)往來(lái)信函的管理指的是對(duì)信函格式的管理，并在此基礎(chǔ)上建立完善的信函綜合機(jī)制。信函格式管理包含以下兩方面。①設(shè)置信函模板。在簽訂相應(yīng)的合同之后，要項(xiàng)目主體要向項(xiàng)目參建方提供信函模板，以便確保信函來(lái)往格式的統(tǒng)一性和規(guī)范性[3]。②信函屬性的管理。信函屬性管理涵蓋內(nèi)容比較多，例如編碼管理，確保審批程序的全面性，電子名稱(chēng)要和實(shí)際內(nèi)容保持統(tǒng)一，確保內(nèi)容的可靠性和完整性。為了是信函屬性的高效管理，利用記錄卡的形式，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)整理，并向承包商進(jìn)行統(tǒng)一反饋，并采取整改措施，防止在此出現(xiàn)同樣的錯(cuò)誤等。信函跟蹤機(jī)制主要是確保信函能夠及時(shí)發(fā)送，確定及時(shí)送到接收者手中，并能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)得到有效回復(fù)。這對(duì)接收的信函，工作人員要對(duì)其進(jìn)行真實(shí)客觀的登記，全過(guò)程了解回復(fù)狀態(tài)，對(duì)沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)回復(fù)的信函進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤并向相關(guān)人員進(jìn)行提醒等。針對(duì)發(fā)送的信函，相關(guān)人員要及時(shí)了解對(duì)方是否已經(jīng)接受到信函，并對(duì)接受和發(fā)送情況進(jìn)行及時(shí)的反饋。一旦沒(méi)有在規(guī)定時(shí)間受到反饋，要進(jìn)行客觀記錄，以便作為今后開(kāi)展工作的依據(jù)和憑證。（2）技術(shù)文件。技術(shù)文件是項(xiàng)目建設(shè)的關(guān)鍵，因此相關(guān)人員要實(shí)現(xiàn)對(duì)技術(shù)文件的高效管理，確保技術(shù)文件管理的統(tǒng)一性，為項(xiàng)目建設(shè)提供技術(shù)支持。在核電項(xiàng)目建設(shè)中，要在相關(guān)編碼規(guī)則的基礎(chǔ)上，確保編碼的唯一性，并將其作為檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵功能進(jìn)行管理，避免編碼出現(xiàn)混亂現(xiàn)

象[4]。在文件版次管理上，要保障版次和狀態(tài)保持一致，并確保使用最新的版次。對(duì)接受的文件版次進(jìn)行校驗(yàn)，如果不是最新版次要進(jìn)行制止，實(shí)現(xiàn)新版文件和舊版文件的明確劃分，避免舊版文件引起項(xiàng)目返工現(xiàn)象。文件有效性管理主要是指確保編審批簽字的全面性，文件管理到達(dá)標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)無(wú)效文件進(jìn)行整改等。（3）竣工文件。竣工文件在項(xiàng)目檔案中發(fā)揮者不可替代的作用，是驗(yàn)收抽查的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在項(xiàng)目開(kāi)始之前就要建立相應(yīng)的竣工文件，對(duì)文件的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一性管理，確保其規(guī)范性。保障文件編制原則、質(zhì)量驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的一致性，以便在文件的收集、整理、編制環(huán)節(jié)減少工作量，節(jié)約時(shí)間，提升質(zhì)量管理效率。在文件移交前，要確保審查流程的確定性和統(tǒng)一性，對(duì)于提升文件規(guī)范性具有關(guān)鍵影響。

3）全員參與.全面質(zhì)量管理不僅需要對(duì)項(xiàng)目的全過(guò)程進(jìn)行綜合管理，還需要調(diào)動(dòng)全體員工的參與積極性，充分挖掘每一位員工的內(nèi)在潛質(zhì)，為文件管理貢獻(xiàn)一份力量，在企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)建積極向上的管理氛圍。強(qiáng)化員工的管理責(zé)任意識(shí)，要把文件質(zhì)量管理當(dāng)做每一位員工的工作內(nèi)容和職責(zé)，采取一致性的文件管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)文件管理的統(tǒng)一性和高效性[5]。提升全體員工的文件質(zhì)量管理知識(shí)和技能，安排專(zhuān)業(yè)的人員對(duì)文件質(zhì)量管理進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督和管理，確保所有人員都參與到文件質(zhì)量控制過(guò)程中去。

4）科學(xué)手段.利用現(xiàn)代化的科學(xué)手段，是提升全面質(zhì)量管理效率的重要途徑。隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)項(xiàng)目文件管理質(zhì)量提出了更高的要求。在科學(xué)手段的支持下，不僅可以進(jìn)一步提升文件管理者的專(zhuān)業(yè)技能和專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平，而且對(duì)于進(jìn)一步提升文件管理模式的創(chuàng)新具有重要推動(dòng)作用[6]。

特別是大量信息技術(shù)在文件全面質(zhì)量管理中的應(yīng)用，如對(duì)記錄防造假方面通過(guò)信息技術(shù)軟硬件的介入，便文件記錄的原始性保障問(wèn)題通過(guò)信息技術(shù)手段得以實(shí)現(xiàn)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，核電項(xiàng)目的文件管理能夠?yàn)檎w項(xiàng)目的穩(wěn)定運(yùn)行提供堅(jiān)實(shí)的保障。由此可見(jiàn)，在核電項(xiàng)目文件管理中有效融合全面質(zhì)量管理模式，不僅可以提升文件管理效率，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)控制，并且還可以進(jìn)一步提升企業(yè)整體管理水平，優(yōu)化管理模式，促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化管理理念的形成。所以，在檔案管理過(guò)程中，相關(guān)人員要對(duì)工作細(xì)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并對(duì)工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行歸納綜合，關(guān)注關(guān)鍵環(huán)節(jié)，構(gòu)建完善的文件控制監(jiān)管體制，從而進(jìn)一步提升全面質(zhì)量管理效率和水平。

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