淺談當代檔案管理面臨的社會化問題

杜雪婷

摘 要：隨著科技的迅猛發(fā)展，在新時代檔案管理中也要體現(xiàn)出檔案信息資源的與時俱進性和先進性，同時檔案管理要體現(xiàn)出時代特征和地方特性。這就需要各個部門不斷優(yōu)化管理水平來提升自己的管理能力。要有效保護檔案信息的隱私性和實時調(diào)整檔案資源的結(jié)構(gòu)，對當代的檔案資源進行有效整合，本文將從當代檔案管理中出現(xiàn)的問題角度出發(fā)探討相應的解決措施。

關(guān)鍵詞：檔案 社會化管理 策略

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的不斷完善發(fā)展，檔案管理工作不斷出現(xiàn)社會化的管理需求，尤其是近幾年來，隨著政府相關(guān)部門關(guān)于檔案管理信息資源制度的制定，我國許多檔案館開始執(zhí)行這種有效公開的社會化管理模式。要想這種社會化的管理模式能夠得以有效地進行，這就需要我國檔案管理工作的領(lǐng)導及時制定出合理有效的措施來完善傳統(tǒng)的管理模式出現(xiàn)的問題進而提升自己檔案管理工作的效率與

質(zhì)量。

1 當代檔案管理工作中出現(xiàn)的主要問題

1.1 信息結(jié)構(gòu)特征不突出

在當今社會，我國的部分檔案信息資源的結(jié)構(gòu)中還是沒有體現(xiàn)出時代和地方特色，與傳統(tǒng)的檔案管理相比，當代檔案的信息應該更加具有時效性和靈活性。但是從一些地方檔案館的工作人員反映來看，在當?shù)氐臋n案館中甚至沒有保存檔案的二級機構(gòu)。使有些檔案的信息來源不明確，難以反映出當?shù)貙τ跈n案管理工作性質(zhì)的多元化管理，這樣就單一決定了檔案不能全面及時的反應新時代經(jīng)濟社會發(fā)展的

全貌。

1.2 資源不能有效共享

由于一些檔案管理人員的疏忽或者是受自己經(jīng)濟利益的驅(qū)使，違背了檔案保存的工作理念，出現(xiàn)一些具有保存收藏價值的檔案的流向問題，這也對相關(guān)檔案的信息的隱私性發(fā)出了挑戰(zhàn)使同一類型或者是同一檔案中的檔案信息出現(xiàn)資源分散的趨勢，其次檔案館對于接收專業(yè)檔案信息的力度不夠，拖延或者滯后這都對檔案資源得不到有效傳播;也使得一些專業(yè)性的檔案得不到及時保護，使有價值的有效資源訊息不能在專業(yè)領(lǐng)域得到共享。

2 當代檔案管理實現(xiàn)社會化的有效措施

2.1 建立切實可行的檔案經(jīng)管平臺

通過網(wǎng)絡化的平臺經(jīng)營，在對檔案進行短暫性存放和長效保存時能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的有效整合。它不僅僅是指同一檔案按照檔案的分類進行有效的征集，關(guān)鍵是對檔案中合理有效的資源信息進行有效的提取和整合。

例如要大力擴展檔案寄存工作的平臺讓其與經(jīng)濟發(fā)展日益增長的形式相適應，更應該與當?shù)貦n案館的管理經(jīng)營模式相適應，最大化便于檔案的管理與存放。同時各個相關(guān)部門也要緊跟科技的發(fā)展速度，建立電子化的檔案寄存目錄中心，能夠在檔案存拿取放置時能夠及時、明晰地找到檔案的寄存位置。這就要求檔案工作人員加強對于計算機知識的掌握和運用，熟知檔案管理的步驟和明晰網(wǎng)絡化管理的水平，利用便捷的電子化技術(shù)來實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡化管理。電子化的管理模式加強了工作人員的工作效率，有利于訊息資源的儲存與獲取，能夠提高管理人員的工作效率，實現(xiàn)對檔案的網(wǎng)絡化與社會化管理。

2.2 利用網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)資源共享

檔案的社會化管理要實現(xiàn)資源信息的有效共享這就要借助網(wǎng)絡系統(tǒng)的力量，工作人員也要改變以前的傳統(tǒng)單一的管理模式，要更新或提高相關(guān)的現(xiàn)代化硬件設施，改善檔案管理工作的服務環(huán)境，工作人員也應該加強自己的應變能力，隨著社會化信息的無限流通，要對具有社會性、專業(yè)性的信息進行實時更新，提高傳播速度。同時工作人員要處理好檔案中信息資源的保密管理和開放共享的關(guān)系。為信息資源服務時要站在社會這個大環(huán)境下考慮信息資源的共享的時效性和有效性，讓自己從傳統(tǒng)式，言傳式的訊息傳播變得更加具有開放性，使資源能夠最大程度上實現(xiàn)共享。

在傳播專業(yè)性、新聞性的信息資源時要學會鑒別利害關(guān)系，在錄入專業(yè)性文件資源信息時更應該如此。為了使信息資源能夠共享便捷，其中離不開各個管理部門的管理工作，要做好信息的輸入錄入以及數(shù)據(jù)的整合與收集工作。

為了檔案管理工作的有效進行，政府與各個相關(guān)部門要大力發(fā)展相關(guān)檔案管理知識的人才，使其增加關(guān)于檔案管理工作的專業(yè)知識和對于現(xiàn)代化的管理認識，同時也要對一些專業(yè)性較強的信息有較強的敏感性，有著快速的訊息讀取、錄入信息的能力。管理部門也應該強化自己的管理運營模式對檔案工作的未來發(fā)展作出及時的制定與

規(guī)劃。

3 結(jié)語

綜上所述，要想我國的檔案社會化管理工作能夠有效進行，我國相關(guān)部門就要做到統(tǒng)領(lǐng)全局、總抓手的作用，進而層層遞進影響到相關(guān)工作人員，各級政府部門要敢于提倡信息資源的網(wǎng)絡化管理以及及時更新檔案工作的管理模式，地方工作人員一應該積極接收指標進而增強自己的網(wǎng)絡應用能力，要從根本上扭轉(zhuǎn)我國傳統(tǒng)的檔案管理理念，使其朝著管理模式社會化的方向發(fā)展。

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