王麗
[提要] 隨著信息技術(shù)的大力發(fā)展,電子化、智能化日漸普及,財(cái)務(wù)無紙化也將成為會計(jì)信息化發(fā)展的必然趨勢。本文基于財(cái)務(wù)無紙化發(fā)展背景,分析其發(fā)展過程中面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn),并提出推動未來財(cái)務(wù)無紙化發(fā)展的一些建議,以期更好地促進(jìn)財(cái)務(wù)無紙化與會計(jì)信息化的發(fā)展。
關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)無紙化;會計(jì)檔案管理;機(jī)遇與挑戰(zhàn);發(fā)展建議
中圖分類號:F23 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
收錄日期:2020年8月20日
一、財(cái)務(wù)無紙化發(fā)展背景
(一)“大智移云物區(qū)”等信息技術(shù)的發(fā)展使財(cái)務(wù)無紙化成為可能。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展,大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)的不斷更迭推新,傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理也逐漸向電子化、智能化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型。隨之而來的便是企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的低成本、高效率。各種ERP軟件逐漸出現(xiàn)在大眾視野,被廣為應(yīng)用,電子合同、電子憑證、電子發(fā)票等的相繼出現(xiàn)也逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案,成為企業(yè)財(cái)務(wù)管理的主要方式。這些悄然興起的變化成為推動傳統(tǒng)紙質(zhì)化財(cái)務(wù)管理向財(cái)務(wù)無紙化管理時(shí)代邁進(jìn)的重要推動力。
(二)國家政策的驅(qū)動。會計(jì)檔案電子化管理作為財(cái)務(wù)無紙化信息建設(shè)最后的保障,自2012年以來就受到政府等有關(guān)部門的大力推廣,相繼出臺了一系列的法律法規(guī)為其推進(jìn)提供政策支撐和指引。2012年,國家檔案局會同財(cái)政部展開企業(yè)電子會計(jì)檔案管理試點(diǎn)工作。2013年,財(cái)政部發(fā)布了《企業(yè)會計(jì)信息化規(guī)范》(財(cái)會[2013]20號),明確會計(jì)資料在相關(guān)條件下可進(jìn)行無紙化管理,會計(jì)軟件應(yīng)具備會計(jì)資料歸檔功能。2015年12月,財(cái)政部與國家檔案局聯(lián)合發(fā)布《會計(jì)檔案管理辦法》,明確規(guī)定會計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔等均可進(jìn)行電子化管理。2019年,國家檔案局與財(cái)政部、國家稅務(wù)總局聯(lián)合開展電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔管理試點(diǎn)。2020年3月,財(cái)政部與國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》,明確提出企業(yè)可以僅使用電子會計(jì)憑證進(jìn)行報(bào)銷、入賬、歸檔,不需要打印保存紙質(zhì)單據(jù)。
(三)當(dāng)前會計(jì)檔案管理現(xiàn)狀。無論是信息技術(shù)的推動,亦或是相關(guān)政策的驅(qū)動,毫無疑問,電子化檔案管理將成為未來會計(jì)信息化發(fā)展的必然趨勢。尤其是在新冠肺炎疫情期間,“非接觸式”工作模式使得電子化管理的重要性更為凸顯。然而,在當(dāng)前環(huán)境下,雖然已有單位涉及電子憑證,但大多數(shù)企業(yè)并未實(shí)現(xiàn)真正意義上的電子化管理,也不能夠脫離傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理。這就導(dǎo)致當(dāng)前會計(jì)檔案管理工作主要存在以下幾個方面的弊端:一是數(shù)據(jù)的搜集整理成本高,現(xiàn)階段部分業(yè)務(wù)仍需要通過紙質(zhì)化管理,這就需要人工來提取信息,且信息讀取困難,客觀上會造成系統(tǒng)割裂和數(shù)據(jù)隔離,而且電子化憑證、發(fā)票等仍需要手動打印出來,并進(jìn)行整理、裝訂進(jìn)行保管;此外,財(cái)務(wù)賬表歸檔裝訂復(fù)雜,且需要重復(fù)進(jìn)行檔案錄入的操作,不僅耗時(shí)較長,而且容易出錯,人工成本花費(fèi)也較大。二是查閱不便且使用效率低,紙質(zhì)化的會計(jì)檔案實(shí)物較為分散,實(shí)物憑證與業(yè)務(wù)分散,無法智能搜索、準(zhǔn)確查找,這加大了需要審閱的工作人員的工作量;且查閱過程較為繁瑣,需登錄到不同系統(tǒng)才能查閱原始單據(jù)、附件、紙質(zhì)憑證;除此之外,關(guān)于檔案的統(tǒng)計(jì)也比較困難,檔案借出狀態(tài)也無法準(zhǔn)確及時(shí)掌握,一方面加大了檔案丟失的可能性;另一方面也限制了使用人數(shù),無法實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)借閱,傳閱性低,進(jìn)而在某種程度上降低了其使用效率,不利于企業(yè)內(nèi)部信息的快速傳遞。三是檔案存放管理安全性低,對于紙質(zhì)化會計(jì)檔案的存放需要占用一定的未知空間,且需要檔案人員專人管理;在檔案管理的過程中可能會受到環(huán)境因素、年代久遠(yuǎn)或保管不善等影響,導(dǎo)致不同程度的損壞或丟失,給企業(yè)帶來一定的價(jià)值損失。
無紙化會計(jì)檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)會計(jì)檔案最本質(zhì)的區(qū)別在于載體,它不同于傳統(tǒng)以紙質(zhì)為介質(zhì)記錄會計(jì)數(shù)據(jù)的方式,而是以計(jì)算機(jī)為載體,對會計(jì)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行收集、整合、處理,并以電子數(shù)據(jù)的形式存儲于磁性介質(zhì)上。相對而言,電子化會計(jì)檔案管理相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)化的會計(jì)檔案管理存在一定優(yōu)勢:(1)提高財(cái)務(wù)管理效率。一方面從企業(yè)內(nèi)部管理來說,電子化管理擺脫了傳統(tǒng)手工整理的過程,大大降低了企業(yè)的人工成本,同時(shí)也提高了企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作效率;另一方面從外部信息使用者的角度來分析,無紙化會計(jì)檔案管理能夠以更高效便捷的方式及時(shí)準(zhǔn)確地為其提供企業(yè)未來發(fā)展?fàn)顩r及趨勢的相關(guān)信息,滿足傳統(tǒng)方式所難以滿足的信息需求。(2)減少存儲空間,凸顯環(huán)保理念。關(guān)于會計(jì)檔案的保管,相關(guān)政策規(guī)章都做出了嚴(yán)格要求。傳統(tǒng)紙質(zhì)方式下,企業(yè)的相關(guān)人員需要將會計(jì)憑證等打印然后進(jìn)行裝訂成冊進(jìn)行保管,這對于大型企業(yè)來說無疑需要很大的空間來承載,而無紙化的會計(jì)檔案,只需要以電子數(shù)據(jù)的形式儲存在容量足夠的磁性介質(zhì)中,為企業(yè)節(jié)省了存儲的空間,減少管理成本。除此之外,傳統(tǒng)打印需要的紙張對環(huán)境保護(hù)也產(chǎn)生了一定的壓力,而無紙化明顯節(jié)約了紙張,一定程度上有助于環(huán)境保護(hù)。
二、當(dāng)前財(cái)務(wù)無紙化發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)
(一)財(cái)務(wù)無紙化給企業(yè)帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。對于企業(yè)而言,財(cái)務(wù)無紙化是企業(yè)加快會計(jì)信息化進(jìn)程的重要推動力,是企業(yè)徹底擺脫傳統(tǒng)手工模式,提升企業(yè)運(yùn)行效率的重要手段。這對于企業(yè)適應(yīng)未來數(shù)字化、技術(shù)化發(fā)展無疑是一種強(qiáng)有力的手段。然而,可以預(yù)見的是,隨著工作效率的提升和業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大,企業(yè)的會計(jì)檔案管理工作也面臨新的挑戰(zhàn)。
1、企業(yè)面臨管理對象及方式的變革。從傳統(tǒng)紙質(zhì)化會計(jì)檔案管理到無紙化的電子檔案管理,管理對象方法其實(shí)發(fā)生了本質(zhì)的變化。傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理的對象是紙質(zhì)化的會計(jì)憑證,而電子化時(shí)代,我們面臨的工作與挑戰(zhàn)不再是紙質(zhì)化的會計(jì)憑證,而是如何利用計(jì)算機(jī)存儲技術(shù)將我們收到的電子發(fā)票等存儲以及將原始材料與業(yè)務(wù)憑證關(guān)聯(lián)起來,這就需要管理方式和對象的顛覆性變革,也就對企業(yè)的管理信息系統(tǒng)、管理方式提出了進(jìn)一步的要求。
2、企業(yè)面臨財(cái)會管理人員的變革。無紙化的電子檔案管理方式改變了傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理方式,對企業(yè)財(cái)會人員原有的知識和能力也產(chǎn)生了一定的沖擊。一方面受到原有會計(jì)知識和傳統(tǒng)觀念的制約,企業(yè)財(cái)會人員難以擺脫紙質(zhì)化的檔案管理和信息傳遞;另一方面原有的知識已不能滿足適應(yīng)新鮮事物的發(fā)展,財(cái)會人員受制于傳統(tǒng)單一會計(jì)知識,缺乏計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)等相關(guān)知識技術(shù),難以很好地操作電子化模式管理。
(二)財(cái)務(wù)無紙化給軟件服務(wù)商帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。這里的軟件服務(wù)商包括兩大類:財(cái)稅類軟件服務(wù)商和檔案軟件服務(wù)商。無論是對于哪種軟件服務(wù)商而言,這都是其行業(yè)快速發(fā)展的又一契機(jī)。對于財(cái)稅類軟件服務(wù)商而言,財(cái)務(wù)軟件屬于高度市場化的企業(yè)管理軟件,在電子會計(jì)憑證電子入賬新規(guī)的支持下,財(cái)務(wù)軟件的服務(wù)商可謂是率先做出升級響應(yīng)的先頭部隊(duì)。對于檔案軟件服務(wù)商而言,在電子化檔案管理時(shí)代,用戶將不得不通過選購檔案信息化管理系統(tǒng),來對電子形式的檔案進(jìn)行歸檔保存及利用。然而,在電子化管理的時(shí)代,對軟件服務(wù)商也提出了更高的要求來適應(yīng)信息化發(fā)展。
1、對財(cái)稅類軟件服務(wù)商提出的高要求。一方面是已有的財(cái)稅類軟件信息系統(tǒng)技術(shù)難以應(yīng)對超大批量電子憑證歸檔的數(shù)據(jù)接收與處理響應(yīng),以及同步歸檔的要求;另一方面是安全性問題,電子化雖然帶來了極大便利,但是由于互聯(lián)網(wǎng)本身的特點(diǎn),不可避免地需要考慮其存在的安全性風(fēng)險(xiǎn)。電子會計(jì)信息在輸送以及接收的過程中常常會存在系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)。首先,被黑客故意入侵,以及潛在的木馬、病毒所感染,進(jìn)而破壞系統(tǒng)安全,給企業(yè)造成巨大損失。其次,會計(jì)信息存在失真問題。某些用戶在使用過程中,可能會對相關(guān)信息進(jìn)行惡意篡改或是造假,從而威脅到會計(jì)信息的真實(shí)性。最后,不可避免的自然因素威脅。由于會計(jì)信息存儲介質(zhì)的特殊性,一些自然因素可能會對其造成不可修復(fù)性影響。此外,對于發(fā)票的查驗(yàn)以及是否存在重復(fù)使用的識別也比較困難。也就說明,無紙化技術(shù)的實(shí)現(xiàn)需要更高安全性能的信息技術(shù)來支撐。
2、對檔案軟件服務(wù)商提出的高要求。在無紙化時(shí)代,必然會對檔案信息化管理系統(tǒng)提出更高的要求。一方面是系統(tǒng)性能與財(cái)稅類軟件信息系統(tǒng)相同,檔案管理系統(tǒng)同樣需要應(yīng)對超大額電子檔案的處理與接收,以及同步歸檔的要求;另一方面是現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)比較單一,不能夠適應(yīng)所有企業(yè)的發(fā)展,也不能夠根據(jù)客戶需求而變化,導(dǎo)致企業(yè)在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)耗費(fèi)的成本較高,效率較低。
(三)財(cái)務(wù)無紙化給稅務(wù)機(jī)關(guān)帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。受到新冠肺炎疫情的影響,非接觸式的工作模式已成為當(dāng)前最受歡迎的模式。對稅務(wù)機(jī)關(guān)而言,同樣是夾雜著機(jī)遇與挑戰(zhàn)的。電子發(fā)票作為最大量的會計(jì)憑證,其安全性影響著企業(yè)財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。就目前而言,對于電子發(fā)票的查驗(yàn),并不能滿足所有客戶的需求,而只是相對于部分服務(wù)商而言的,這在某種程度上增加了企業(yè)的運(yùn)行成本。除此之外,目前電子發(fā)票還存在“一票多用”、“濫用發(fā)票”等現(xiàn)象。
三、對未來財(cái)務(wù)無紙化發(fā)展的建議
(一)加快企業(yè)升級財(cái)務(wù)電子化管理能力
1、管理信息系統(tǒng)的升級。首先,企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己的預(yù)算情況及信息化建設(shè)規(guī)劃,逐步實(shí)現(xiàn)對各個管理信息系統(tǒng)的升級改造,加強(qiáng)對電子會計(jì)憑證的管控。其次,企業(yè)實(shí)行電子檔案管理要符合《會計(jì)檔案管理辦法》以及《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》等的相關(guān)要求。若企業(yè)未能同時(shí)滿足電子報(bào)銷入賬歸檔的要求需要以打印紙質(zhì)文件入賬的,則需要做好應(yīng)對工作,以保證電子發(fā)票的真實(shí)性和安全性,確認(rèn)在用的會計(jì)系統(tǒng)能夠按照國家檔案行政管理的有關(guān)規(guī)定準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計(jì)憑證及其元數(shù)據(jù),并能夠有效防止電子會計(jì)憑證重復(fù)入賬。除此之外,為避免自然災(zāi)害、意外事故以及人為破壞造成的影響,企業(yè)還應(yīng)當(dāng)建立電子檔案備份制度,減少企業(yè)損失。
2、管理人員的升級。首先,要促進(jìn)財(cái)會管理人員觀念的轉(zhuǎn)變,改變傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理的觀念,擺脫對紙質(zhì)檔案的依賴。其次,提高會計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì),管理人員的能力不僅要滿足電子會計(jì)檔案管理工作的要求,還應(yīng)當(dāng)掌握會計(jì)學(xué)、檔案學(xué)以及信息系統(tǒng)相關(guān)理論和方法,了解計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。最后,對管理人員的職業(yè)道德也提出了更高的要求,這就要求企業(yè)更加重視人才選拔以及后續(xù)的人才培養(yǎng)工作。
(二)提高軟件服務(wù)商服務(wù)水平
1、升級財(cái)稅類軟件管理系統(tǒng)。財(cái)務(wù)軟件作為高度市場化的軟件,在電子化這樣一個時(shí)代,其更要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展,與時(shí)俱進(jìn),不斷完善。首先,對于各種各樣的電子會計(jì)檔案,企業(yè)需要能夠去復(fù)原所有業(yè)務(wù)發(fā)生的痕跡,而這就需要能夠支持多種方式電子原文件采集的系統(tǒng),可對pdf、word、ofd等不同格式的檔案資料進(jìn)行存儲、解析、展示操作,以及能夠?qū)⒃紤{證影像、報(bào)賬單PDF文件及電子會計(jì)憑證自動匹配歸檔,實(shí)現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)資料追溯查詢。其次,可以建立共享機(jī)制下的信息服務(wù)平臺,緊密聯(lián)系企業(yè)各部門,滿足企業(yè)內(nèi)外部不同信息需求。
2、升級檔案管理信息系統(tǒng)。無紙化、電子化會計(jì)檔案時(shí)代的到來,對企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)提出了進(jìn)一步的要求。提高檔案管理信息系統(tǒng)的性能,使其能夠應(yīng)對大批量電子檔案的接收與管理,并能夠?qū)λ邮盏降臋n案的真實(shí)性與安全性進(jìn)行判斷。此外,設(shè)計(jì)靈活的電子檔案管理信息系統(tǒng),能夠根據(jù)不同企業(yè)的不同需求,以及管理模式的不同要求,予以匹配最為合適的電子檔案信息化管理系統(tǒng)。
3、提高各類軟件的安全性能。網(wǎng)絡(luò)安全問題是目前網(wǎng)絡(luò)化管理所需面對的最大問題之一。在無紙化、電子化管理的這樣一個時(shí)代,確保數(shù)據(jù)安全性至關(guān)重要。我們可以通過以下幾個方面來提高各類軟件的安全性能:首先,加強(qiáng)安全管理,設(shè)置多層加密模式或是防火墻等,防止非法訪問,為其安裝有效的殺毒軟件并定期進(jìn)行維護(hù)以避免網(wǎng)絡(luò)潛在病毒的影響。其次,利用區(qū)塊鏈技術(shù)防止人為篡改和造假。區(qū)塊鏈技術(shù)是一種計(jì)算方法極其復(fù)雜,又極具挑戰(zhàn)性的技術(shù),正是由于這種算法的復(fù)雜性,才能夠保證生成的數(shù)據(jù)也異常復(fù)雜,難以被更改,具有相對的穩(wěn)定性,用這種算法生成的密碼具有難以被攻破的特點(diǎn),成為當(dāng)前最為可靠的安全數(shù)據(jù)技術(shù)。最后,為避免自然因素可能會對其造成不可修復(fù)性影響,我們一方面要進(jìn)行電子檔案備份管理;另一方面要對磁性介質(zhì)進(jìn)行定期檢測與維護(hù),有效減少因不可控因素而造成的損失。
(三)加快稅務(wù)機(jī)關(guān)開放推進(jìn)數(shù)字化服務(wù)及監(jiān)管。電子發(fā)票作為最主要的電子會計(jì)憑證之一,其規(guī)范化、安全性也將影響到財(cái)務(wù)無紙化的發(fā)展進(jìn)程,而稅務(wù)機(jī)關(guān)作為發(fā)票業(yè)務(wù)的職能部門,影響力也至關(guān)重要。對于加快稅務(wù)機(jī)關(guān)開放推進(jìn)數(shù)字化服務(wù)及監(jiān)管可以從以下方面來進(jìn)行:
1、從服務(wù)的角度。建立開放化、標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)接口,讓收票方企業(yè)在合法、合規(guī)授權(quán)下,通過收票平臺獲取發(fā)票數(shù)據(jù)進(jìn)行查驗(yàn),降低企業(yè)用票成本。
2、從監(jiān)督的角度。在最新的增值稅管理系統(tǒng)下,增加了發(fā)票流轉(zhuǎn)狀態(tài)字段,而目前此字段可由納稅人自行勾選,這就造就“一票多用、濫用發(fā)票”等問題的出現(xiàn),因而稅務(wù)機(jī)關(guān)可以改變現(xiàn)有管控方式,開放標(biāo)準(zhǔn)化電子發(fā)票管控接口,自動勾選認(rèn)證,只有在此操作下的電子發(fā)票才能夠作為稅前扣除憑證,從而一方面提高了企業(yè)稅務(wù)處理效率;另一方面可以有效避免稅款流失,從源頭上加強(qiáng)稅務(wù)機(jī)關(guān)的監(jiān)督管控能力。
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