新時(shí)期高校教學(xué)檔案的信息化管理方案分析

倪佳

摘? 要：近年來，互聯(lián)網(wǎng)+這一新時(shí)期管理背景給各行各業(yè)的管理工作都提出了新的要求和新的挑戰(zhàn)，電子信息資源的利用率逐年提升、智能化管理模式的開發(fā)與使用、高校教育教學(xué)模式的升級(jí)與創(chuàng)新等，都為高校教學(xué)檔案信息化管理提供了發(fā)展的先決條件。信息技術(shù)對(duì)信息管理的變革影響日益成為理論界和實(shí)物界共同關(guān)注的話題，從高校發(fā)展現(xiàn)代化技術(shù)表現(xiàn)中可以發(fā)現(xiàn)，每一項(xiàng)管理決策的提出、每一個(gè)管理方案的制訂，都是為了提高管理效率和表現(xiàn)而服務(wù)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期? 高校? 教學(xué)檔案? 信息化管理

中圖分類號(hào)：G271 ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2020）07（b）-0049-03

Analysis on the Information Management Scheme of Teaching Archives in Colleges and Universities in the New Period

NI Jia

（Heilongjiang University Library of Chinese medicine， Harbin， Heilongjiang Province， 150040 China）

Absrtact： In recent years， the Internet+，a new era management background， has put forward new requirements and new challenges to the management of all walks of life， the improvement of the utilization rate of the electronic information resources， the development and use of the intelligent management mode and the upgrading and innovation of the teaching mode in colleges and universities all provide the preconditions for the development of the informationization management of teaching archives in colleges and universities. The impact of information technology on the transformation of information management has increasingly become a topic of common concern in the theoretical and physical fields. From the performance of the development of modern technology in colleges and universities， we can find that every management decision is made and every management plan is formulated， it's all about management efficiency and performance.

Key Words： New period; University; Teaching file; Information management

對(duì)于高校來說，教學(xué)檔案既是高校教育的寶貴財(cái)富，也是每一名學(xué)生的學(xué)習(xí)履歷，它記載著教育教學(xué)的歷史，也承載著每個(gè)學(xué)子孜孜不倦學(xué)習(xí)、每個(gè)老師鉆研教育的辛苦。為了幫助高校教學(xué)檔案更加合理、高效、科學(xué)的管理，高校應(yīng)當(dāng)重視新時(shí)期、信息化時(shí)代對(duì)當(dāng)前教學(xué)檔案管理工作的有利影響，從不足中吸取教訓(xùn)，找到好的管理模式、推行好的服務(wù)方法。

1? 新時(shí)期高校教學(xué)檔案管理的不足與困境

1.1 管理信息冗雜，信息應(yīng)用率低

高校教學(xué)檔案的內(nèi)容是比較龐雜的、資源使用也是比較分散的，如多個(gè)學(xué)科、多個(gè)專業(yè)、多種檔案信息都需要不同的檔案載體來承載，且這些資源的記錄者、使用者也并不常用這些信息。實(shí)踐表明，過去通過傳統(tǒng)的檔案歸檔方式和檔案整理工具已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在的檔案管理需求，高校負(fù)責(zé)檔案管理的人員對(duì)檔案管理信息的掌握程度、應(yīng)用使用能力是極為有限的，可以說在互聯(lián)網(wǎng)背景下，仍沒有建立信息化管理系統(tǒng)的檔案管理工作基本上“形同虛設(shè)”，一方面，檔案信息沒條理的存放會(huì)讓它的使用功能大大降低;另一方面，檔案信息資源無法及時(shí)分析，也讓教學(xué)檔案失去了原有的研究?jī)r(jià)值[1]。

1.2 管理方式陳舊，無法實(shí)現(xiàn)高效管理

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，雖然高校在調(diào)整它的教學(xué)檔案管理體系，但是在信息管理平臺(tái)上還是比較保守的，一方面考慮到了信息安全及保障問題，另一方面考慮到平臺(tái)系統(tǒng)建立所需要的硬件設(shè)施、人力資源的投入成本。目前，高校運(yùn)用的檔案管理資源大多是紙質(zhì)版的，電子版、圖像、音頻視頻等資源信息有限，如果使用傳統(tǒng)方式來管理的話，信息的管理效率會(huì)明顯下降，再加上“局域網(wǎng)”“安全網(wǎng)關(guān)”下互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)速的局限性，導(dǎo)致很多時(shí)候高校信息平臺(tái)上的教學(xué)檔案是無法及時(shí)調(diào)取、使用的。有時(shí)，高校因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)不過關(guān)，還可能出現(xiàn)系統(tǒng)沒法自我修復(fù)，信息超載、服務(wù)器無法負(fù)荷等管理短板。

1.3 高校教學(xué)檔案管理信息安全未保證

當(dāng)前，各大高校也紛紛嘗試信息化管理平臺(tái)，在大數(shù)據(jù)、云等技術(shù)和平臺(tái)的助力之下，教學(xué)檔案的管理也開始慢慢實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化。但是實(shí)踐證明，落實(shí)信息化管理的教學(xué)檔案其安全性也依然存在問題，例如：教學(xué)檔案是由多個(gè)部門、多個(gè)人來完成記錄和整理的，如果訪問權(quán)限過低，則教學(xué)檔案的保密性也會(huì)跟著降低，如果訪問權(quán)限過高，則會(huì)加大管理難度，可謂存在很大矛盾。又如：教學(xué)檔案會(huì)涉及到學(xué)科研究成果、教師學(xué)生隱私、教育工作等保密問題，檔案教學(xué)的信息化管理雖然可以提高管理效率，但對(duì)于保密工作的管理要限制、監(jiān)管的難度就大了很多。

2? 新時(shí)期高校教學(xué)檔案的信息化管理建設(shè)

2.1 完善高校管理信息化體系

上文提到了互聯(lián)網(wǎng)背景下信息資源儲(chǔ)備及編輯管理優(yōu)勢(shì)，依靠這種信息資源優(yōu)勢(shì)，高?？梢源蠓冉⑵渌δ芊?wù)平臺(tái)，以重組高校在信息服務(wù)上的內(nèi)容及性質(zhì)。例如：“云端”儲(chǔ)存，數(shù)字電子信息的儲(chǔ)存不需要耗費(fèi)過多的精力去維護(hù)，只要保證它的安全性就可以了，所以在不斷擴(kuò)充信息資源的同時(shí)，云計(jì)算可以將對(duì)應(yīng)的信息同步灌輸?shù)綄?duì)應(yīng)的功能服務(wù)當(dāng)中[2]。以教案為例，每個(gè)老師的教案可以按照教案的專業(yè)、學(xué)科及教學(xué)時(shí)間為記錄特征，輸入系統(tǒng)中后就可以被系統(tǒng)所管理記憶，當(dāng)有管理需要的時(shí)候，在信息系統(tǒng)中調(diào)取就可以了。信息化管理系統(tǒng)還可以對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行分門別類，設(shè)立自動(dòng)服務(wù)機(jī)器，利用“檢索功能”，篩除冗余信息，找到符合財(cái)務(wù)檢索標(biāo)準(zhǔn)的信息資源，這個(gè)信息資源總量與服務(wù)臺(tái)的總量是相當(dāng)?shù)摹Ｍ瑫r(shí)，在完善信息化體系方面還也可以通過一個(gè)功能性的界面來切入，分析、論述管理人員人員及其他負(fù)責(zé)教學(xué)檔案編輯和整理人員檢索信息的真實(shí)性和可靠性，給出系統(tǒng)最佳、最高效的信息傳送平臺(tái)。

2.2 構(gòu)建信息化智能管理平臺(tái)

在新時(shí)期背景下，信息化管理服務(wù)要發(fā)生本質(zhì)性的改變，例如：程序管理，更傾向于依靠服務(wù)中心平臺(tái)組建信息、傳播信息、優(yōu)化信息，當(dāng)信息處理完成后，教學(xué)檔案管理的管理信息也會(huì)被記錄，進(jìn)而形成智能化管理的操作記憶。以調(diào)取某個(gè)學(xué)生檔案為例，信息被輸入電腦之后，學(xué)生檔案的記錄和修改是由多個(gè)端口來編輯和記錄的，但編輯管理的歷史是可以記錄的，所以當(dāng)學(xué)生檔案管理存在疑問的時(shí)候，管理信息也可以作為管理依據(jù)為管理工作提供信息保障。同時(shí)，高校還可以將教學(xué)檔案管理以“信息分類”的方式進(jìn)行分區(qū)域、分責(zé)任管理、分段管理，數(shù)據(jù)信息是儲(chǔ)存在后臺(tái)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)中的，通過分區(qū)、分責(zé)任、分段管理，教學(xué)檔案會(huì)實(shí)現(xiàn)高效操作的同時(shí)，信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、高效處理性還可以完整保留。

在構(gòu)建信息化職能管理平臺(tái)方面，高?？梢詫で笙到y(tǒng)和平臺(tái)的智能化管理優(yōu)勢(shì)和特征，結(jié)合高校教育教學(xué)現(xiàn)狀、管理特征及管理需求，對(duì)信息資源進(jìn)行編輯、對(duì)信息管理程序和要求進(jìn)行設(shè)計(jì)，讓管理平臺(tái)更適合學(xué)校教學(xué)檔案的管理現(xiàn)狀。例如：設(shè)置業(yè)務(wù)信息處理系統(tǒng)，將信息、業(yè)務(wù)信息、管理信息以及決策方向信息輸入到系統(tǒng)中，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)識(shí)別，并根據(jù)最終成型的結(jié)論信息模板，把信息發(fā)送給指定的部門或工作人員。如此一來，教學(xué)檔案及相關(guān)管理信息便可以在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)下實(shí)現(xiàn)有效傳輸，信息的運(yùn)算、處理和分析完全依靠系統(tǒng)來代替，也可以節(jié)省一部分人力和物力。

2.3 建立安全機(jī)制

高校需要重視安全機(jī)制的建立，如：計(jì)算機(jī)服務(wù)、云計(jì)算、區(qū)域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境以及系統(tǒng)平臺(tái)等安全條件都需要做出針對(duì)性的改變，針對(duì)部門、管理者、教師學(xué)生都給予不同安全屏障及訪問權(quán)限的信息服務(wù)能力，制定有針對(duì)性的管理方案，通過云端的虛擬化私有云部署模式來實(shí)現(xiàn)，從而構(gòu)建一個(gè)私有館藏空間給每一個(gè)教學(xué)檔案的管理端口，使之面對(duì)不同層級(jí)的服務(wù)者擁有不同的訪問權(quán)限和操作權(quán)限，從而為其提供一座安全的“私有”信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)。同時(shí)，利用安全技術(shù)，巧妙地規(guī)避掉不安全的計(jì)算機(jī)管理因素或問題，建造符合高校信息管理安全要求的安全防火墻，制作安全量級(jí)相對(duì)高的安全軟件，重視信息功能開發(fā)的同步安全功能升級(jí)與優(yōu)化等。管理安全功能的開發(fā)，其功能的開發(fā)重點(diǎn)在于快速識(shí)別病毒、檢索病毒、屏蔽病毒，通過病毒信息、垃圾信息的高效處理，可以確保高校信息管理始終在一個(gè)安全、高效的環(huán)境下、水平下進(jìn)行。

3? 結(jié)語

通過對(duì)新時(shí)期高校教學(xué)檔案管理工作的研究可以發(fā)現(xiàn)，確定引入互聯(lián)網(wǎng)信息管理模式和資源模式是對(duì)高校教學(xué)檔案管理工作未來變革發(fā)展的一項(xiàng)有利對(duì)策想法，這一技術(shù)革命和管理創(chuàng)新，鼓舞了高校管理在教學(xué)檔案信息使用上的優(yōu)化與完善，拓寬了高校在高校管理機(jī)信息管理應(yīng)用方面的創(chuàng)新思路，也迎合了當(dāng)代高校管理工作的需求標(biāo)準(zhǔn)，可以說其發(fā)展價(jià)值很高、意義深遠(yuǎn)。

參考文獻(xiàn)

[1] 李敏，沈香韞，丁金光.信息化背景下高校教學(xué)檔案管理及開發(fā)利用[J].教育理論與實(shí)踐，2019，39（21）：44-46.

[2] 趙海杰.普通高等學(xué)校本科教學(xué)檔案信息化建設(shè)的問題與對(duì)策[J].漢字文化，2019（12）：183-184.

[3] 姜馨.基于用戶需求的高校教學(xué)檔案管理的信息化研究[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2019，16（35）：193-194.

[4] 徐馳，許家姝.論高校教學(xué)檔案信息化管理在本科教學(xué)評(píng)估中的重要性[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2018，15（10）：193-194.

[5] 張金鳳.高校教學(xué)檔案信息化管理研究[D].廣西民族大學(xué)，2010.

[6] 張靜茹.論高校教學(xué)檔案信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（21）：63.

[7] 董毅.新時(shí)期高校教學(xué)檔案的信息化管理探析[J].商，2016（1）：56.