新形勢下基層事業(yè)單位人事檔案管理工作的優(yōu)化策略

孫立堅

摘? 要：人事檔案管理工作是事業(yè)單位工作的一個重要組成部分，為了提升我國基層事業(yè)單位人事檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，本文闡述了新形勢事業(yè)單位檔案管理的基本內(nèi)容和重要意義，提出熱點問題和優(yōu)化策略，促進(jìn)基層事業(yè)單位人事檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化系統(tǒng);流動人員

一、人事檔案管理工作的現(xiàn)實意義

1. 為人事管理工作提供真實有效的信息

人事檔案系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、真實記錄個人的政治思想、能力、經(jīng)歷和工作業(yè)績等重要的基本信息，是記錄個人成長的重要歷史資料，也為用人單位聘用提供理論依據(jù)。事業(yè)單位的人事管理者根據(jù)人事檔案來了解個人以往的工作經(jīng)驗、業(yè)績情況以及品行道德，最大限度地使員工發(fā)揮出其自身潛力，在一定程度上能夠促使用人單位的決策趨于合理化。通過對人事檔案的查詢，清楚地了解每位員工各方面的真實信息，便于人事的管理工作。

2.是人事管理工作的重要依據(jù)

隨著當(dāng)前我國特色社會主義制度改革不斷推進(jìn)，基層事業(yè)單位的人事檔案管理工作必然出現(xiàn)了許多的新問題，面對此種情況，涉及每個崗位員工的具體利益的基層人事檔案管理工作有著重要指導(dǎo)意義。人事檔案相關(guān)資料主要是在干部的業(yè)績考核和提拔選用、單位未來人才培養(yǎng)梯隊建設(shè)、對員工的績效考核等方面的參考依據(jù)，通過對相關(guān)人事檔案的信息進(jìn)行全面綜合分析，可以對相關(guān)人力資源信息進(jìn)行合理利用。

3.對人力資源配置的優(yōu)化作用

人事檔案資料在一定程度上證明了干部和職工本人的品德素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力表現(xiàn)，在人力資源的收集管理使用過程中，出現(xiàn)工作人員的變動、崗位的變動情況時，事業(yè)單位管理部門干部可以通過簡單便捷的方法發(fā)現(xiàn)和使用專業(yè)的人才，人事檔案管理資料對人力資源配置進(jìn)行優(yōu)化就顯得尤為重要。

二、 基層事業(yè)單位人事檔案管理工作的特殊性

1. 基層事業(yè)單位人事檔案管理重視度不足

在我國基層事業(yè)單位普遍存在對人事檔案管理專業(yè)工作重要性的一個認(rèn)知性誤區(qū)，一般人事檔案管理人員均為基層單位即將退休人員或臨時工作人員，認(rèn)為檔案管理工作只是簡單針對檔案信息進(jìn)行記錄、整理和調(diào)閱即可。由于部分基層單位內(nèi)部人員從上到下人都對檔案管理工作重視不夠，人事檔案管理人員從事工作的積極性不高，這對于人事檔案管理帶來不利的影響。

2. 缺乏完善的檔案管理制度

人事檔案管理工作離不開完善的制度保障，但是目前部分基層事業(yè)單位人事檔案制度并不完善，導(dǎo)致人事檔案管理工作存在無章可循的情況，或制定好的人事檔案管理制度，沒有得到有效的落實，溝通協(xié)調(diào)不順暢，檔案資料管理的真實性、時效性得不到保障。

3.人事檔案管理人員綜合素質(zhì)優(yōu)待提升

在部分基層事業(yè)單位中，一些非專業(yè)的人事檔案管理從業(yè)人員承擔(dān)著人事檔案管理工作，這部分從業(yè)人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的人事檔案管理專業(yè)知識的學(xué)習(xí)、缺乏相應(yīng)專業(yè)技能培訓(xùn)，缺乏檔案管理制度嚴(yán)謹(jǐn)性，這就嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。同時，人事檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)相對滯后，基層事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，由于人事檔案信息化管理工作保密性較高，這也對黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)工作的開展運行帶來了很大的困難。

三、 基層事業(yè)單位人事檔案管理工作創(chuàng)新路徑建議

1. 提高人事檔案管理工作的制度化建設(shè)水平

要想全面提高基層事業(yè)單位人事檔案的管理水平，必須使檔案管理制度的不斷優(yōu)化，以保證人事檔案管理工作更加順利地開展。在具體檔案工作的過程中，基層事業(yè)單位的檔案管理人員必須做到掌控檔案資料的形成、積累、整理、歸檔工作等各個環(huán)節(jié)，落實好各崗位的工作職責(zé)，引入績效考核制度。在內(nèi)部管理上，檔案管理部門要建立對自身工作監(jiān)督指導(dǎo)制度。

2.研究流動人員人事檔案管理適用方法

基層人事檔案管理工作需要結(jié)合時代發(fā)展特點，積極對人事檔案管理方式和方法進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。第一事業(yè)單位需按照流動人員自身檔案的特征，根據(jù)其專業(yè)能力與工作水平，滿足并匹配流動人員人事檔案管理方面的各類標(biāo)準(zhǔn);第二是事業(yè)單位人事檔案管理過程中加強(qiáng)檔案服務(wù)窗口建設(shè)，讓人才、單位享受到更加便利化的服務(wù)。第三做好人事檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并通過建立人事檔案信息管理平臺和信息管理系統(tǒng)，構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，積極改變事業(yè)單位人事檔案分散化的特點，從而提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

3. 加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化信息化建設(shè)

基層單位人事檔案管理工作引入先進(jìn)的人事檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)，規(guī)范地推進(jìn)基層人事檔案信息化管理的進(jìn)程，可以全面提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。一是推進(jìn)基層單位人事檔案管理辦公信息化，可準(zhǔn)確及時管理傳輸基層人事檔案資料，提高管理人事檔案資料的時間效率;二是人事檔案管理資料辦公信息化，僅憑借電腦屏幕便可查閱人事檔案內(nèi)容的電子版文檔，另一方面能夠減輕事業(yè)單位在檔案存儲方面的難度，更好地服務(wù)企業(yè)、服務(wù)社會。

4. 加強(qiáng)人事檔案管理人員隊伍自身建設(shè)

基層事業(yè)單位人事檔案管理工作應(yīng)組織配備一套全面地人才選用體系。首先，各級組織人事部門優(yōu)先選擇責(zé)任感、作風(fēng)優(yōu)良的干部，關(guān)注其在教育、工作、生活方面的情況。其次，加強(qiáng)檔案管理者的業(yè)務(wù)能力，人事檔案管理人員對基礎(chǔ)知識、檔案收集、歸檔以及檢索等業(yè)務(wù)方面的知識等應(yīng)予以講解，讓檔案管理人員更好地了解相應(yīng)工作辦法、優(yōu)化工作技能。最后，定期對檔案管理人員開展專業(yè)化培訓(xùn)，使其能夠更好地滿足人事檔案現(xiàn)代化發(fā)展的要求。

結(jié)語

總而言之，在新時期基層事業(yè)單位正確認(rèn)識人事檔案管理工作的重要性，優(yōu)化人事檔案管理工作制度，創(chuàng)新人事檔案管理工作的理論方法，加快推進(jìn)人事檔案管理信息化體系建設(shè)，提升人事檔案管理工作的運動效率和服務(wù)質(zhì)量，使其更好地服務(wù)于基層事業(yè)單位的發(fā)展和建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]艾紹金.新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理的效能提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（15）：133.

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