大數(shù)據(jù)時(shí)代新疆高校信息化管理運(yùn)用研究

馬銘鍵 葉衛(wèi)玲 劉珍珠 郭珊珊 伯浩天

摘要：文章基于新疆高校信息化管理的現(xiàn)狀和需求，結(jié)合信息化管理的客觀條件和探索中所面臨的問題，從釘釘APP使用的角度切入，探究釘釘?shù)母黜?xiàng)基本功能，以及如何高效運(yùn)用釘釘這一APP，使其更好地服務(wù)于新疆高校信息管理。

關(guān)鍵詞：新疆；高校；信息化管理；釘釘

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-8883（2021）22-0076-03

基金項(xiàng)目：本論文為新疆大學(xué)大學(xué)生創(chuàng)新項(xiàng)目“大數(shù)據(jù)時(shí)代新疆高校信息化管理應(yīng)用與探索——基于釘釘APP”研究成果，項(xiàng)目編號：S202010755017

一、引言

新疆高校信息化管理是針對新疆各個(gè)高等院校的信息化建設(shè)與管理。在信息科技高速發(fā)展的今天，高校應(yīng)結(jié)合管理自身的需要，借助科學(xué)的、前沿的手段提高日常管理效率，達(dá)到資源整合等目標(biāo)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，深刻地影響了人們的生產(chǎn)方式和生活模式。1980年，美國未來學(xué)家阿爾文·托夫勒在《第三次浪潮》中將大數(shù)據(jù)稱為“第三次浪潮的華彩樂章”。在這樣一個(gè)時(shí)代，數(shù)據(jù)的整合處理已成為剛需。釘釘APP是阿里巴巴集團(tuán)打造的多端平臺，是可以實(shí)現(xiàn)免費(fèi)溝通和協(xié)同的工作平臺，是專注于提升辦公和協(xié)同效率的即時(shí)通信工具?；谛陆咝Ｐ畔⒒芾憩F(xiàn)狀及需求，釘釘精確到個(gè)人的信息管理、多人會議及回放、完善的企業(yè)通訊錄和組織架構(gòu)等功能，與新疆高校的信息管理需求相適應(yīng)。在2020年疫情防控期間，高校的教學(xué)資源、教學(xué)活動、人員信息等都需要依靠網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行數(shù)字化整合。對于眾多平臺的嘗試，結(jié)合數(shù)據(jù)分析，釘釘是一個(gè)相對全面的管理應(yīng)用，借助釘釘辦公、管理和教學(xué)有利于新疆高校信息化的管理應(yīng)用以及探索。

二、新疆高校信息化管理客觀需求

（一）高校信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

1.信息化管理學(xué)生的理念欠缺

信息化管理學(xué)生的重要性尚未得到充分認(rèn)識，部分高校沒有將信息內(nèi)容落實(shí)為一項(xiàng)重要的工作來做，有的高校雖然在這方面做了大量工作，但沒有建立有效的信息化決策機(jī)構(gòu)，也沒有制定學(xué)生信息管理的總體規(guī)劃。部分信息管理教師對信息化理念的了解不透徹，甚至存在某些誤區(qū)。

2.學(xué)生信息化管理缺乏系統(tǒng)建設(shè)

教育管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，高校需要對此進(jìn)行細(xì)致長遠(yuǎn)的規(guī)劃。高校由各個(gè)學(xué)院（系）及不同級別的部門組成，不同學(xué)院（系）及部門的業(yè)務(wù)需求各不相同[1]，各職能部門容易各自為政，工作效率低下。大多數(shù)高校建立統(tǒng)籌部門的時(shí)間較短，工作機(jī)制不完善，優(yōu)勢不明顯，仍存在可以改進(jìn)提升之處。

3.信息化管理人才稀缺

在人才培養(yǎng)方面，受經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等因素的制約，高校的信息化管理人員培訓(xùn)工作存在諸多問題。如缺乏行業(yè)的高端人才，總體規(guī)劃能力和建設(shè)能力較差，急需提升管理能力等。此外，年輕接班人缺乏儲備，受編制和自籌經(jīng)費(fèi)的限制，高校每年可招聘的人員數(shù)量有限，激勵(lì)機(jī)制不夠創(chuàng)新，缺乏接班人的培養(yǎng)意識等情況，也制約著高校學(xué)生信息化管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

4.學(xué)生信息化管理軟件欠缺

學(xué)生信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，既包括硬件等基礎(chǔ)設(shè)施的系統(tǒng)建設(shè)，又包括信息資源等軟件開發(fā)。學(xué)生信息化管理軟件初期建設(shè)投入比較大，需要有一定的經(jīng)費(fèi)支持與保障。但目前多數(shù)高校出于資金、技術(shù)等因素的考量，并未全面應(yīng)用先進(jìn)的、適用的教育管理信息系統(tǒng)，存在校園局部負(fù)荷過重等現(xiàn)象，導(dǎo)致?lián)頂D堵塞，這在一定程度上限制了高校學(xué)生信息化建設(shè)的發(fā)展。

（二）大數(shù)據(jù)背景下高校學(xué)生信息化管理變遷

1.國家高度重視教育信息

《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》關(guān)于推進(jìn)教育信息化進(jìn)程的內(nèi)容獨(dú)立成章，《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011-2020年）》正式頒布，教育部制定印發(fā)《教育信息化“十三五”規(guī)劃》，教育信息化“十四五”規(guī)劃編制工作已經(jīng)啟動[2]。各高校積極響應(yīng)綱要，由此可見高校信息化管理的重要性。

2.加強(qiáng)教育信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)

擴(kuò)大高校信息化人員規(guī)模，吸收具有專業(yè)化特長的信息人員，建立高校信息化人才隊(duì)伍獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，提高對信息化人才的認(rèn)可度。同時(shí)，推動學(xué)校教師的信息化思想轉(zhuǎn)換，使其認(rèn)識到教育管理信息化建設(shè)的重要性與緊迫性，不斷加強(qiáng)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。

3.加強(qiáng)學(xué)生信息化管理扁平化發(fā)展

傳統(tǒng)高校學(xué)生管理一般是垂直化的管理模式。隨著高校學(xué)生信息化教學(xué)管理的發(fā)展，高校的教學(xué)管理、學(xué)生管理模式開始向扁平化發(fā)展。傳統(tǒng)的信息管理一般是按照德國社會學(xué)家馬克斯·韋伯提出的科層制而組織的，隨著信息化管理的應(yīng)用，二級學(xué)院、各部門、人員之間的限制被打破，管理的科學(xué)性得到了有效提升，有利于提高信息管理的工作效率。

4.加強(qiáng)校企合作

積極開展與企業(yè)和其他高校的合作，多渠道引入資金，解決資金不足問題，優(yōu)化資源配置，委托企業(yè)開發(fā)軟件項(xiàng)目，與企業(yè)簽訂軟件開發(fā)協(xié)議，從而節(jié)約信息化經(jīng)費(fèi)支出，提高學(xué)校的管理和服務(wù)水平。

5.疫情倒逼推動高校信息化發(fā)展

教育部印發(fā)《關(guān)于在疫情防控期間做好普通高等學(xué)校在線教學(xué)組織與管理工作的指導(dǎo)意見》，要求采取政府主導(dǎo)、高校主體、社會參與的方式，共同實(shí)施并保障高校疫情防控期間的在線教學(xué)，實(shí)現(xiàn)“停課不停教、停課不停學(xué)”，同步發(fā)布了22家在線課程平臺在疫情防控期間支持高校在線教學(xué)服務(wù)方案信息。

（三）高校信息化管理運(yùn)用不同平臺存在的問題

運(yùn)用QQ、微信群管理存在的問題。

在高校進(jìn)行信息化管理的過程中，QQ、微信群被高校行政人員及學(xué)生熟練掌握和使用。在這樣的現(xiàn)狀下，利用QQ、微信進(jìn)行高校信息化管理也暴露出了越來越多的問題。

第一，師生因繁雜信息過多而忽略或無法及時(shí)查收重要信息。QQ與微信本質(zhì)上均屬于社交軟件，用戶利用這兩大軟件辦公時(shí)，多少都會受到無關(guān)緊要的信息的影響——一篇推送文章、好友發(fā)來的消息、一條精彩的小視頻都有可能分散用戶的注意力，導(dǎo)致其忽略或無法及時(shí)查收重要信息的情況出現(xiàn)。

第二，安全性較低，容易導(dǎo)致重要信息泄露。QQ和微信這兩大社交軟件始終存在著安全隱患。一般情況下，用戶可以自由地進(jìn)入與退出群組且不易被管理員之外的人發(fā)現(xiàn)。在這種情況下，如果利用QQ和微信傳達(dá)重要信息就很容易造成信息泄露等情況，存在重要信息被已脫離組織的人員泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

第三，協(xié)同合作功能弱。QQ和微信這兩款社交軟件僅能滿足基礎(chǔ)的信息溝通和圖片文件共享的需求，且兩款軟件的諸多功能不互通，協(xié)同合作功能整體偏弱，這極有可能導(dǎo)致辦公效率低下的情況出現(xiàn)。

第四，欠缺管理功能。QQ和微信缺少日常辦公需要的考勤、簽到、會議等功能。一旦出現(xiàn)需要及時(shí)通知的重大事項(xiàng)，往往無法及時(shí)傳達(dá)給每一個(gè)人，也不方便及時(shí)了解每一名用戶的出勤情況。這均不利于高校對師生實(shí)施精確化管理。

（四）運(yùn)用騰訊會議管理存在的問題

在防控疫情的特殊時(shí)期，越來越多的師生選擇運(yùn)用騰訊會議進(jìn)行日常管理與溝通，在線上處理相關(guān)事務(wù)。但使用騰訊會議仍然會存在著一些不可忽視的問題，主要有兩點(diǎn)。

1.參會人數(shù)容量有限，不利于開展大型會議

高校師生人數(shù)眾多，組織一場大型會議往往涉及諸多部門，參會人數(shù)眾多。但騰訊會議能同時(shí)容納的人數(shù)在不付費(fèi)的前提下最多為300人，一旦參會人數(shù)超過了300人，再想借助騰訊會議開展相關(guān)工作就有些困難了。

2.軟件功能存在不足

查閱網(wǎng)上相關(guān)報(bào)道可以發(fā)現(xiàn)，騰訊會議軟件存在多人會議容易卡頓、界面偶有崩潰、有時(shí)無法開啟靜音、部分功能過于煩瑣等問題。這些問題都會對高校日常的信息化管理帶來不便，從而對工作效率產(chǎn)生不利影響。

三、對新疆高校利用釘釘APP進(jìn)行管理的分析

隨著信息化社會的迅速發(fā)展，在高校管理中，信息管理顯得極其重要。為了保證學(xué)校教學(xué)工作順利完成，需要有良好的信息管理系統(tǒng)作基礎(chǔ)。優(yōu)秀的信息管理系統(tǒng)在學(xué)校的管理工作中，會發(fā)揮出高質(zhì)量的輔助作用，推進(jìn)信息化管理在高校中的應(yīng)用，可以提高辦事效率，減少傳統(tǒng)的人工管理環(huán)節(jié)，使學(xué)校的教學(xué)活動更加規(guī)范。在新疆高校日常的信息管理中，尤其是在疫情期間，作為基礎(chǔ)功能的信息發(fā)布與接收功能，方便了學(xué)校從線上對學(xué)生各方面的信息進(jìn)行收集與歸納整理；而各個(gè)重大事項(xiàng)的發(fā)布可以通過線上會議完成信息傳達(dá)；受空間的限制，紙質(zhì)版文件無法傳播共享，所以要在線上進(jìn)行電子版的信息共享，學(xué)生們的作業(yè)一般通過郵件收發(fā)的形式統(tǒng)一交給教師。

（一）信息發(fā)布與及時(shí)精確到個(gè)人的接收功能

高校在信息管理工作中，可以通過釘釘APP進(jìn)行信息收發(fā)，如班主任在群里發(fā)出相關(guān)文件，群里的學(xué)生們都可以看到文件，了解文件的編輯要求，同學(xué)們點(diǎn)擊進(jìn)入文件內(nèi)，可以進(jìn)行在線編輯。釘釘?shù)男畔⑹瞻l(fā)功能允許多人同時(shí)編輯文件，還會在右上角顯示同時(shí)在線編輯的用戶的頭像，而且不易出現(xiàn)卡頓、閃退等問題；文件的顯示比例使用者可以隨意調(diào)整，方便編輯信息內(nèi)容。學(xué)生們編輯完文件之后，直接退出即可，不用自己手動保存文件，退出之后還會出現(xiàn)“是否通知全體成員”的選項(xiàng)，可以自主選擇是否告知群組其他人員。班主任可以隨時(shí)點(diǎn)擊進(jìn)入文件查看成員編輯情況，確認(rèn)已收集完成之后，可以直接保存文件，將其另存為word格式到桌面，形成最終文件。

（二）重要會議的參與功能

釘釘APP的會議功能在新疆高校信息化管理的過程中十分重要。釘釘APP的會議功能可以讓師生隨時(shí)隨地組織會議，進(jìn)而幫助師生對時(shí)間進(jìn)行合理規(guī)劃，提高效率。所以，利用此功能也有利于加快實(shí)現(xiàn)新疆高校管理信息化?；趩柧碚{(diào)查得到的反饋，我們可以了解到，在新疆高校，經(jīng)常使用釘釘參與會議或線上課堂的人數(shù)所占比重較小，僅為21.2%。但使用過釘釘APP會議功能的師生們普遍認(rèn)為釘釘會議較之于其他會議軟件，主要優(yōu)勢在于其容納人數(shù)更多，方便開展大型會議。而高校又是人員眾多且正在逐步推行信息化管理的場所，結(jié)合這一客觀現(xiàn)狀，有理由相信，釘釘APP的會議功能在新疆高校信息化管理的過程中，仍有巨大的普及空間。只要釘釘APP逐步完善優(yōu)化自身的會議功能，不斷凸顯自身優(yōu)勢，未來一定會有更多的新疆高校師生選擇運(yùn)用釘釘APP會議功能來開展相關(guān)工作。

（三）資源的共享功能

釘釘?shù)馁Y源共享功能可以對圖片、文檔、聲音及視頻資料進(jìn)行共享，方便師生隨時(shí)隨地查閱、發(fā)送，能提高工作效率，減輕工作負(fù)擔(dān)。從問卷調(diào)查結(jié)果可以看出，對于釘釘?shù)馁Y源共享功能，大家的使用率不高，僅有19.51%的人經(jīng)常使用，64.2%的人用來接收共享圖片文件等信息，使用形式比較單一。大家普遍認(rèn)為資源共享可以節(jié)約時(shí)間，使用人數(shù)少，是因?yàn)樗麄冋J(rèn)為資源共享功能沒有所需要的內(nèi)容，使用起來太麻煩，這說明各高校沒有充分利用釘釘?shù)馁Y源共享功能，仍需進(jìn)一步開發(fā)利用資源共享功能，滿足師生的需求。

（四）郵件的發(fā)布功能

釘郵是釘釘提供的郵箱功能，支持個(gè)人及企業(yè)郵箱賬號一鍵完成登錄。在高校信息的管理中，多平臺郵件集合，便利了郵件的收發(fā)。企業(yè)通訊錄的存在也便利了郵件的互通，學(xué)生和老師都可以在不知道對方郵箱號的情況下，進(jìn)行郵件交流，在收件時(shí)也可以通過組織架構(gòu)清楚地得知發(fā)件人姓名及所屬組織，這在很大程度上簡化了操作流程。但數(shù)據(jù)表明，釘郵在新疆高校中使用率相對較低，從未使用過釘釘郵箱的占總受訪者數(shù)量近一半，偶爾使用的人數(shù)比例也比經(jīng)常使用的高，這也意味著釘釘?shù)泥]箱功能有更廣闊的改進(jìn)和升級空間。釘釘郵箱的基本功能對日常生活學(xué)習(xí)相對幫助較大，便于收藏關(guān)注和直接按條件篩選想要的內(nèi)容。直接找到聯(lián)系人進(jìn)行郵件收發(fā)、單個(gè)應(yīng)用多方郵件管理、便于群發(fā)和通知，都是票選出的優(yōu)于其他應(yīng)用軟件的功能，而一些個(gè)性化的選項(xiàng)選擇人數(shù)反而較少。由此可見，用戶在使用釘釘郵箱時(shí)，更在意其基本功能，所以對新功能的探索應(yīng)該基于用戶的本質(zhì)需求。釘郵最不便之處，是其接受文件的最大容量只有70M，大文件是無法使用釘郵進(jìn)行收發(fā)的，因此其難以滿足高校中不同專業(yè)的需求。釘郵的這個(gè)限制是很多人放棄以及不選擇釘郵的重要原因，若進(jìn)行升級管理，能擴(kuò)展更多用戶，也更便于高校中信息管理效率的提升。

四、結(jié)語

釘釘APP中的企業(yè)通訊錄、辦公電話、通知消息、電話會議、視頻會議等等，無論是電話還是短信，無論是否有網(wǎng)絡(luò)或安裝釘釘，均可收到應(yīng)用短信的消息，無障礙信息必達(dá)。在疫情特殊時(shí)期，其廣泛適用于網(wǎng)課線上教學(xué)，相對穩(wěn)定，可共享屏幕、文件和基本信息。有回放，對于課堂線上教學(xué)，可反復(fù)觀看復(fù)習(xí)。無論是聊天還是群消息，都支持查看消息發(fā)出后的已讀和未讀情況，便于針對性通知。高效傳播，情況一目了然，完全滿足高校的基本需求，但在信息安全、協(xié)同合作等方面仍需要不斷優(yōu)化，不斷創(chuàng)新發(fā)展。使用釘釘可以提高校園管理效率，讓高校教學(xué)與學(xué)工管理工作更加簡單高效，同時(shí)也使得各高校都能享有公平的教育資源，得到更好的發(fā)展。

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作者簡介 馬銘鍵，本科，研究方向：播音主持藝術(shù)。葉衛(wèi)玲，碩士，講師，研究方向：視覺傳播。劉珍珠，本科在讀，研究方向：新聞學(xué)。郭珊珊，本科在讀，研究方向：新聞學(xué)。伯浩天，本科在讀，研究方向：新聞學(xué)。