水利工程檔案紙質化與電子化如何交融共存

郭偉瓊

[摘 要] 在信息技術發(fā)展的背景下，信息化檔案成為目前檔案管理工作的主流，然而紙質化檔案不應盲目拋棄，電子化檔案也不可隨意推廣。在這樣的背景下，我國的水利工程檔案管理工作，通過實行紙質化和電子化雙重管理，并且互相交融，能夠使水利工程檔案管理的總質量得到提升，對于我國的水利工程建設有積極的促進作用。

[關鍵詞] 水利工程部門；檔案管理；信息化建設；應用分析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）02-0079-03

水利工程部門的檔案管理是一項十分重要的工作，相關工作人員要盡可能保障我國的水利工程檔案管理的質量，盡可能將信息化技術應用于水利工程的檔案管理中，這樣能夠使水利部門的檔案呈現(xiàn)現(xiàn)代化建設，使我國水利工程工作能夠更為順利的進行。雖然紙質化檔案在現(xiàn)代的市場環(huán)境中并不能夠受到進一步的推廣與應用，但紙質化檔案在發(fā)展過程中存在的優(yōu)勢依舊是電子檔案無法替代的。

一、水利工程檔案信息化建設的主要內容

（一）信息化的基礎設施建設

信息化檔案想要保證質量，其中的基礎設施建設極為重要，而這也是開展我國信息化基礎設施建設的必要條件，其中涉及的內容較多[1]。信息化基礎設施建設是開發(fā)利用檔案信息和信息技術應用的基礎，其涉及的核心內容為檔案信息網(wǎng)絡，這也是保障我國水利工程部門能夠進行有效的檔案保存與傳輸?shù)谋匾侄?。我國水利工程檔案信息化建設中的軟件內容包含現(xiàn)在市場上應用較為廣泛的各種有專業(yè)軟件開發(fā)商所開發(fā)的檔案管理軟件以及數(shù)據(jù)庫等，而硬件內容則包含水利工程部門的各種電腦設備等[2]。

（二）檔案信息的資源建設

信息資源建設對于我國經濟和社會發(fā)展來說，是一個十分重要的戰(zhàn)略組成部分，而進行信息化檔案管理涉及的內容也較為復雜，這對于我國的信息化檔案建設來說，也是一項十分重要的任務，是檔案信息資源建設能否取得實際效果的關鍵，其中涉及的檔案信息資源包含我國水利工程管理中的人力資源和物理資源等，涉及的信息也較為復雜，相關工作人員需要意識到其中存在的差異和特點，選擇合適的管理方案，這樣才能有助于使我國水利工程檔案管理信息化建設更為完善[3]。

（三）檔案標準與規(guī)范建設

檔案標準與規(guī)范建設是建立現(xiàn)代化檔案信息建設的一個主要方向，其中涉及的內容較多，包含電子信息的歸檔和電子檔案管理等多項內容，而為了保證其質量相關工作人員需要意識到其中存在的問題[4]。檔案資料的管理包含的步驟較多，而每一個步驟均有可能發(fā)生問題，其中包含檔案的資源識別、掃描、儲存以及查詢使用等多個方面。

（四）檔案信息化應用系統(tǒng)建設

信息化應用系統(tǒng)建設能夠為信息資源的開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡建設提供良好的技術保障。信息技術在應用時涉及的范圍較廣，并且工作人員想要達到良好的工作效果，涉及的工作量也較大，對于檔案信息化建設的速度和質量來說，均有一定的影響，這是我國檔案在進行信息化建設時的集中體現(xiàn)。

（五）信息化人才隊伍的建設

信息化人才隊伍的建設，涉及的內容較為復雜。信息化人才隊伍的建設直接關系檔案信息化建設能否成功應用于信息管理中，這也決定了我國的信息化管理工作能否順利進行?？傮w來說，人才隊伍是影響檔案信息化成功的關鍵，所以我國水利工程部門在進行檔案信息化管理時，想要達到良好的管理質量，首先就需要對人才隊伍的素質和水平進行提升，這樣才能使檔案信息化建設的質量得到進一步的改善[5]。

二、強化水利工程部門的檔案信息化建設的對策

（一）做好檔案信息化的整體規(guī)劃工作

想要保證檔案信息化建設管理工作能夠發(fā)揮其應有的作用，工作人員首先需要了解水利工程部門在建設時的主要發(fā)展方向和目標，并對其進行有效的調查論證，使相關工作能夠符合水利工程部門的實際狀況，并且建立可行性的長遠管理規(guī)劃，在水利工程部門中形成規(guī)?；木W(wǎng)絡管理模式[6]。在進行檔案信息化的應用建設時，一定需要做好相應的管理工作，注重系統(tǒng)的整體實效性，要考慮系統(tǒng)在開展過程中是否能夠支持運輸部門的信息服務目標。水利工程檔案的信息化規(guī)劃是一個較為復雜并且煩瑣的過程，涉及的內容與水利工程有極高的關聯(lián)度。這是由于水利工程部門中的各個單位在日常工作中都會產生大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)需要相關工作人員對其中存在的問題進行分析，并且要在確認檔案數(shù)據(jù)的合格性和真實性后方可進行后續(xù)的信息化錄入。所以這就需要一整套完整的信息規(guī)劃體系，使水利工程檔案管理工作符合不同單位的實際工作需求。

（二）做好檔案的數(shù)字化轉換

水利工程檔案部門想要有效地提高檔案信息化建設并且與傳統(tǒng)的紙質檔案相交融，就需要將紙質檔案合理轉化為信息化數(shù)據(jù)，并且在企業(yè)內部建立完整的數(shù)字數(shù)據(jù)庫。檔案的數(shù)字化主要是指應用先進的技術手段，將水利工程檔案傳統(tǒng)的物質載體形式，例如紙、音頻等檔案資料加工為數(shù)字化的信息并建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫；在進行水利工程檔案管理時，要將信息檔案直接發(fā)布于數(shù)據(jù)庫中，相關工作人員就能夠進行有效的查閱和使用。

（三）強化檔案管理工作的教育以及認知

在進行水利工程檔案管理時，檔案管理室工作人員的人事檔案管理應當由管理人員直接開展，不能單純依賴信息化資料，所以需要提高管理人員對工作的重視度。為此，需要使相關管理人員養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，為管理人員培養(yǎng)高度的責任感，使其在工作時保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，尤其需要借鑒和吸收優(yōu)秀的人事檔案管理研究成果，使檔案管理工作人員能夠牢記檔案管理工作的使命和責任，強化檔案管理工作人員的工作意識。

除此之外，在水利工程檔案管理工作進行現(xiàn)代人力資源隊伍的建設時，涉及的不僅僅是現(xiàn)有人才隊伍的管理，更重要的是需要積極在社會上吸納更多的優(yōu)質人才，使具有高度電子化和信息化技術的人才參與紙質檔案的管理工作，這樣能夠使紙質檔案的電子化轉化效率得到提升，并且還能有助于保障水利工程檔案管理的真實性。水利工程檔案管理人員更加需要樹立大數(shù)據(jù)以及云計算的思維方式，使紙質檔案在錄入為電子檔案時通過云管理的方式來進行優(yōu)化，一方面能夠有助于使水利工程檔案的管理以及質量得到提升；另一方面也能夠通過網(wǎng)絡化的方式對水利工程檔案管理進行管理，這樣能夠有助于保證紙質檔案調用的實時性[7]。

（四）建立完善的管理制度

水利工程檔案部門在進行相關制度和條例的建設時，工作人員可以借鑒國內外的先進管理經驗，工作人員對已經歸檔的電子文件進行管理時，應當嚴格按照相關規(guī)章制度和措施進行，保證信息的完整性和原始性。而如果某一類電子文件檔案需要進行長期保存，則需要將其與相同內容的紙質文件一同歸檔，而對于具有保密要求的電子文件，則應當使用較為安全的保密措施，并且對涉及隱秘的電子文件進行全面的密碼管理，嚴禁使用檔案管理的電腦上外網(wǎng)，要定期對網(wǎng)絡環(huán)境和計算機系統(tǒng)進行檢測，避免出現(xiàn)黑客攻擊或病毒入侵的情況。

實現(xiàn)紙質化與電子化檔案的融合是目前水利工程部門開展雙軌制管理工作的核心。根據(jù)時代特征，科研生產的實際需求，以及目前我國所應用的水利工程的紙質檔案管理模式，建立一套動態(tài)、發(fā)展且多接口的電子文檔體系，已經成為了現(xiàn)代水利工程行業(yè)檔案管理者的共識。所以一方面來說，水利工程部門應當盡可能將電子技術應用于檔案管理中來保障紙質技術與電子技術之間呈現(xiàn)動態(tài)的連接性，還需要保證紙質信息與電子文件都有較高的真實度并且真實可用；另一方面來說，水利工程檔案管理部門相關工作人員更加需要建立完整的管理制度[8]。建立完整的管理制度涉及的內容包含檔案管理軟件的開發(fā)論證，以及局域網(wǎng)的構建和局域網(wǎng)絡的架設等，需要將紙質檔案歸檔與電子文檔中的一系列工作，做出相應的規(guī)范，明確電子文件到紙質檔案轉接口的唯一性，并且將紙質檔案與電子文件一一對應，通過這種方式，可以有效避免電子文件與紙質檔案之間的隔閡。

（五）注重水利工程部門檔案的管理人才培養(yǎng)以及設備升級

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理人才的培養(yǎng)工作十分重要，水利工程部門內部的人事檔案管理人員需要不斷更新自身的認知體系和管理理念，接受現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)信息培訓活動。水利工程部門內部需要注重對網(wǎng)絡技術人才的專業(yè)化培養(yǎng)。檔案在進行管理時，如果需要進行傳統(tǒng)和現(xiàn)代化的轉變，有效的人才支持是必不可少的，并且我國的水利工程檔案管理部門還需要做好設備的升級，可以在社會上引入網(wǎng)絡專業(yè)和計算機專業(yè)的優(yōu)秀人才，水利工程檔案管理部門要注重檔案管理設備的進一步提升，這對于檔案管理工作的順利開展來說有積極的作用，檔案管理人員還需要在業(yè)余時間做好對自身知識與技能的學習。水利工程檔案管理部門在開展現(xiàn)代化的檔案管理時工作人員需要具有十分專業(yè)的知識，如網(wǎng)絡知識、檔案管理知識等，還需要具備網(wǎng)絡專業(yè)知識，如二次處理技術、信息挖掘技術等。

（六）紙質化檔案與電子化檔案之間的交融方式

水利工程檔案的來源主要源于水利工程的建設，文件很多都是由工程直接轉化而成，由于水利工程行業(yè)存在一定的特殊性，導致檔案在管理過程中具有一定的歷史痕跡和真實性的需求。所以在進行紙質化與電子化檔案的交融時，需要將紙質化檔案的真實性予以突出，各種重要的信息，不僅需要留取電子化的檔案，還需要通過蓋章簽字的方式留取紙質檔案，這樣能夠最大限度地使檔案之間的共通性得到實質化提升，使紙質檔案能夠作為電子化檔案的憑證，而電子化檔案，也能夠作為紙質檔案的保存方式，兩者之間形成完善的互助形式，這也是單純應用一種檔案無法比擬的。

三、結語

水利工程檔案部門強化信息化的檔案建設，并且與紙質檔案進行有效的交融，能夠有助于提高我國的水利工程管理水平，對于我國的水利工程狀況和促進我國水利經濟發(fā)展來說極為重要。應用計算機和互聯(lián)網(wǎng)等先進技術，對檔案信息進行有效的管理，能夠使水利工程檔案部門對信息資源的獲取、利用和加工能力得到提升，有助于降低水利工程檔案部門的管理成本使我國的水利工程業(yè)呈現(xiàn)快速發(fā)展的趨勢。

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