高職院黨政公文處理工作的思考

董林玨

摘? ?要： 新形勢下，學(xué)校黨政辦公室作為黨政公文處理工作的主要負(fù)責(zé)部門，承擔(dān)公文流轉(zhuǎn)、審核、督辦等相關(guān)任務(wù)。如何提高辦公室公文處理水平是重點(diǎn)和難點(diǎn)。本文基于提高高職院黨政公文處理工作水平的重要意義，從處理工作現(xiàn)狀、特點(diǎn)與不足出發(fā)，思考并提出相應(yīng)的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞： 高職院校? ?公文處理? ?現(xiàn)狀分析

一、引言

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（下文簡稱《條例》）第三條對黨政公文作出了明確的定義，黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職責(zé)、處理公務(wù)的具體特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章、指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題、報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。黨政公文處理工作包括收文辦理、發(fā)文辦理、整理歸檔三大要素。本文從高校黨政公文處理的現(xiàn)狀和面臨的問題出發(fā)，進(jìn)一步剖析，提出建議和策略，推進(jìn)高校黨政公文處理工作的開展。

二、高校黨政公文處理工作的現(xiàn)狀與特點(diǎn)

（一）接收黨政公文范圍廣，數(shù)量多。

高校作為基層黨政機(jī)關(guān)單位，具有接收上級來文的職責(zé)。以南京科技職業(yè)學(xué)院為例，學(xué)校每年接收公文的機(jī)關(guān)單位包括中央部屬級的中共中央辦公廳和教育部，省級的江蘇省委、江蘇省教育廳，地市級的南京市委及江北新區(qū)管委會(huì)。表1是該校2010年—2019年接收的黨政機(jī)關(guān)公文（包含涉密件）統(tǒng)計(jì)表。

表1

（二）黨政公文接收渠道多，形式多樣。

隨著信息化時(shí)代的高速發(fā)展，公文管理的信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化的大力推廣，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背影下，公文的接收從單一的通過郵局或者機(jī)要局寄送發(fā)展到除傳統(tǒng)的郵寄形式外，還包含傳真文件、通過電子政務(wù)平臺(tái)發(fā)送等。傳統(tǒng)的公文均以紙質(zhì)為載體進(jìn)行流轉(zhuǎn)，當(dāng)今的黨政公文已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)公文與電子公文并存，并且在《“十三五”國家信息化規(guī)劃》明確提出“推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)電子公文系統(tǒng)安全可靠應(yīng)用是重要任務(wù)之一”的背景下，黨政機(jī)關(guān)公文以電子公文形式呈現(xiàn)將成為主導(dǎo)，在多媒體技術(shù)日益成熟的條件下，“多媒體文檔”將很快應(yīng)用到公文中。我校日常接收的公文除紙質(zhì)文件外，還有江蘇省委電子公文交換系統(tǒng)、江蘇省委電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)信息交換系統(tǒng)（涉密）和江蘇省教育系統(tǒng)公文交換平臺(tái)三種渠道。

（三）電子公文格式不統(tǒng)一，穩(wěn)定性不強(qiáng)。

現(xiàn)行的電子公文文件據(jù)統(tǒng)計(jì)格式大概有20余種，比如DOC、XML、PDF、JPEG等。南京科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院接受的上級黨政公文就包含AIP、DOC、PDF、JPGE等多種格式。電子公文信息必須依附于系統(tǒng)或者應(yīng)用程序，一旦感染病毒或者其他技術(shù)問題時(shí)，可能公文就會(huì)被損壞。

（四）辦公自動(dòng)化給校內(nèi)黨政公文制發(fā)與流轉(zhuǎn)帶來變化。

高校同時(shí)具有向校內(nèi)印發(fā)黨政公文的職責(zé)。隨著“無紙化辦公”的普遍化，高校非涉密發(fā)文已經(jīng)完全在辦公系統(tǒng)里實(shí)現(xiàn)。電子公文系統(tǒng)將公文擬稿、辦理、審核、簽發(fā)、擬辦、流轉(zhuǎn)、歸檔等相關(guān)流程環(huán)節(jié)電子化，信息的載體發(fā)生了變化，信息的傳播從紙質(zhì)等有接觸媒介轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)中傳播的無形電子碼流。校內(nèi)黨政公文的制發(fā)突破了時(shí)間與地域的限制，可通過個(gè)人電腦、手機(jī)、移動(dòng)電子設(shè)備進(jìn)行操作，在一定程度上提高了工作效率，保證了工作實(shí)效，同時(shí)無紙化辦公節(jié)約了辦公耗材。

三、高校黨政公文處理工作面臨的問題

（一）收文辦理方面。

1.責(zé)任監(jiān)督催辦力度薄弱。

《條例》第六章第二十四條指出收文辦理的主要程序包括接收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦及答復(fù)。高校黨政辦公室黨政公文處理工作的順利展開關(guān)系到學(xué)校管理工作的開展情況。收文辦理過程中每一個(gè)環(huán)節(jié)都要落實(shí)到位，不允許出現(xiàn)過失與差錯(cuò)，否則會(huì)造成對上級單位制定的政策和部署的規(guī)范傳達(dá)不到位，甚至?xí)o學(xué)校正常黨政工作帶來損失。部分高校缺乏對收文辦理工作的監(jiān)督與管理制度，公文催辦制度不健全，存在“安排了就等于落實(shí)了”的現(xiàn)象，對相關(guān)承辦部門完成質(zhì)量不進(jìn)行監(jiān)察，存在相關(guān)工作進(jìn)度緩慢，或者已到完成期限，只能上報(bào)了事等現(xiàn)象，無法高質(zhì)量完成上級交辦的事宜。

2.主動(dòng)辦理意識缺乏。

高校各部門按照工作流程，將瀏覽工作事務(wù)流程作為第一任務(wù)，根據(jù)各自的職能職責(zé)，對涉及本部門的公文進(jìn)行學(xué)習(xí)，提前做好工作思考，做好辦理準(zhǔn)備。但是個(gè)別部門仍然存在“等”的思想，尤其當(dāng)文件涉及多部門共同完成時(shí)，不主動(dòng)落實(shí)、等著牽頭部門布置任務(wù)后才開始行動(dòng)。

3.黨政公文批示意見不具體。

南京科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院在上級下達(dá)的黨政公文流轉(zhuǎn)過程中，需相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)，時(shí)常出現(xiàn)“請某某部門閱處”“請某某人閱處”，在批示中不提出具體要求，不細(xì)化任務(wù)，任務(wù)完成目標(biāo)不明確，造成工作反饋不及時(shí)，完成質(zhì)量得不到保障。

4.缺乏督辦機(jī)制。

當(dāng)單位領(lǐng)導(dǎo)批示了落實(shí)意見后，承辦部門領(lǐng)導(dǎo)閱知簽字后，公文即可歸檔，文件的運(yùn)轉(zhuǎn)告一段落。但是由于缺乏相應(yīng)的規(guī)范和督辦機(jī)制，缺少嚴(yán)格的相應(yīng)的規(guī)范，對于批示意見是否落實(shí)到位，往往無人跟蹤督辦，造成辦文和辦事脫節(jié)的情況。

（二）發(fā)文辦理方面。

1.公文起草不規(guī)范，部門審核不嚴(yán)謹(jǐn)。

《條例》第五章第十九條第三點(diǎn)提出公文起草應(yīng)當(dāng)做到內(nèi)容簡潔、主題突出、觀點(diǎn)鮮明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表達(dá)準(zhǔn)確和文字精練。高校公文的擬稿一般均由各職能部門起草后提交，各部門沒有專職文書，經(jīng)常存在公文提交質(zhì)量不高，內(nèi)容研究不深入，依照上級文件“依葫蘆畫瓢”，用詞不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)痊F(xiàn)象，部門審批不認(rèn)真，認(rèn)為只要將初稿提交，后續(xù)工作就是校辦公室的責(zé)任的想法。

2.公文種類使用不當(dāng)。

《條例》及《江蘇省黨政公文黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例實(shí)施細(xì)則》將公文種類分為十五種，在日常發(fā)文辦理工作中，對公文種類概念模糊，將“請示”與“報(bào)告”混為一談，根據(jù)行文習(xí)慣，錯(cuò)用“決定”。在《條例》第八章中規(guī)定：決定適用于政府機(jī)關(guān)對重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。從《條例》中得知只有政府機(jī)關(guān)才有權(quán)限發(fā)布“決定”，高校作為基層機(jī)關(guān)單位，是不可以使用“決定”文種的。南京科技職業(yè)學(xué)院各類表彰均用“決定”文種，通報(bào)只用于批評錯(cuò)誤，理解錯(cuò)誤、混淆了“決定”與“通報(bào)”的定義。

3.黨政公文混用。

在一些較大的單位，黨委辦公室和行政辦公室公開辦公，鴿子制發(fā)本系統(tǒng)的公文，但規(guī)模相對較小的單位往往黨政合署辦公，行文過程中就會(huì)面臨黨政公文在用紙、格式及文件種類等方面的區(qū)別對待。公文中的格式、標(biāo)識位置出現(xiàn)不系統(tǒng)、不全面、不規(guī)范的情況，有損公文的莊重性和嚴(yán)肅性。

（三）黨政公文辦理工作認(rèn)識不全面，工作人員得不到重視。

黨政公文是指在組織管理工作中形成的規(guī)范性文件，具有一定的法律效力，是機(jī)關(guān)單位規(guī)范管理的有效手段和途徑。高校黨政公文主要起到傳達(dá)高校領(lǐng)導(dǎo)政策和上級工作部署的作用，用于學(xué)校辦公管理工作，服務(wù)于學(xué)校教學(xué)、科研等各個(gè)環(huán)節(jié)，保障高校各方面秩序順暢，提高辦公效率和執(zhí)行力。高校往往更注重教學(xué)質(zhì)量的提高和科研能力的提高，出現(xiàn)“重黨政、鉆科研、輕內(nèi)勤、淡文書”的做法，認(rèn)為黨政公文處理工作就是簡單的收發(fā)工作，沒有技術(shù)含量，工作人員只是文件的操作者。在這樣的情況下，文書人員在工作中缺乏“主人翁”意識，看不清自己，只會(huì)機(jī)械地完成日常工作，缺乏思考和創(chuàng)新精神，無法高效完成工作。

四、優(yōu)化高校黨政公文處理工作的策略

（一）提高政治思想理論高度，積淀政治修養(yǎng)。

行政公文處理工作對政治、思想性要求很高，沒有較高的政治覺悟很難高質(zhì)量完成該項(xiàng)工作。文秘人員要充分認(rèn)識工作的重要性，意識到這是承辦工作重要的依據(jù)和憑證。公文處理工作經(jīng)常被認(rèn)為一項(xiàng)簡單的事務(wù)性工作。曾有人提出要發(fā)揮公文處理者的工匠精神。我認(rèn)為這是一個(gè)片面的觀點(diǎn)，只是工作技術(shù)層面的一種表現(xiàn)，沒有體現(xiàn)出該項(xiàng)工作的戰(zhàn)略性。公文處理工作要求站在較高的角度，以全面的視域處理公文。公文處理工作人員需要有“大格局、大思想、大氣魄”，要與單位的規(guī)劃發(fā)展同頻共振。人們的固定思維是“以文輔政”，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，高質(zhì)量的公文處理工作更可以起到促政、輔政作用。公文處理工作者需要不斷自覺加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，提高政治站位，做好業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（二）加強(qiáng)制度體系建設(shè)，理清公文處理工作流程。

完善的制度體系是任何工作順利開展的基本保障，學(xué)校應(yīng)該根據(jù)自身特點(diǎn)及發(fā)展情況，制定相應(yīng)的黨政公文處理制度，使工作有章可循、按章辦事。我校于2019年重新制定了《南京科技職業(yè)學(xué)院公文處理辦法（試行）》（下文簡稱《辦法》），《辦法》中第五章十八條和第六章二十一條分別規(guī)定了學(xué)校發(fā)文辦理和收文辦理的流程，細(xì)化步驟，規(guī)范流程。公文處理批閱實(shí)行首批負(fù)責(zé)制，首批人是負(fù)責(zé)文件落實(shí)的第一責(zé)任人。行政文件一般由行政主管力道首批，黨內(nèi)文件由黨委書記首批。根基具體情況和工作需要，對黨政聯(lián)合發(fā)文、重要來文及業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位重要文函應(yīng)互批對方閱示或閱知。在公文處理過程中，辦公室根據(jù)黨政主要負(fù)責(zé)人的審批意見進(jìn)行流轉(zhuǎn)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)黨政公文內(nèi)容做出指導(dǎo)性批示，承辦部門負(fù)責(zé)人簽收后進(jìn)行辦理，明確責(zé)任主體、具體任務(wù)和完成時(shí)限，及時(shí)辦理，相關(guān)部門要及時(shí)反饋落實(shí)情況。涉密文件由黨委書記首批，再根據(jù)批示傳閱辦理。

（三）明確公文處理職能。

黨政公文處理具有連貫性和緊湊性的特點(diǎn)，為了保證工作高質(zhì)量開展，必須細(xì)化工作，將每個(gè)環(huán)節(jié)詳細(xì)說明，將公文處理工作落實(shí)到人。黨政公文在送至黨政主要負(fù)責(zé)人審批、簽發(fā)之前，要由辦公室審核，把好公文的入口關(guān)，堅(jiān)持“一個(gè)公文入口”，

1.收文辦理方面。

由專人簽收、登記、建立臺(tái)賬，才能避免公文的“體外循環(huán)”。要做好這一點(diǎn)，各相關(guān)部門應(yīng)配備兼職文書，負(fù)責(zé)將參加會(huì)議或者活動(dòng)由校外帶回來的文件、講話、紙質(zhì)資料交由校黨政辦公室登記，由辦公室根據(jù)相關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)進(jìn)行流轉(zhuǎn)、傳達(dá)。

2.發(fā)文辦理方面。

嚴(yán)把行文關(guān)，把好政治關(guān)。校內(nèi)發(fā)文在簽發(fā)前，首先應(yīng)由擬稿部門負(fù)責(zé)人初步審閱，審閱的內(nèi)容包括行文內(nèi)容是否正確、格式是否正確?！掇k法》第三章規(guī)范了發(fā)文格式，規(guī)范的發(fā)文格式可以很好地形成統(tǒng)一輸出管理，方便各相關(guān)職能部門進(jìn)行閱讀，提高工作效率。再由黨政辦公室主任審核，審核的內(nèi)容包括是否需要行文、行文文體是否正確。在制發(fā)前，黨政辦公室文書應(yīng)該確保發(fā)文程序規(guī)范、完整，是否有簽發(fā)人，附件材料是否準(zhǔn)確、規(guī)范等。

（四）實(shí)行公文督辦催辦工作，量化考核，提高公文處理效率。

黨政公文具有時(shí)效性，黨政公文處理工作具有及時(shí)性的特點(diǎn)。一直推行的“馬上就辦”是公文及時(shí)處理速度和效率一種體現(xiàn)，意味著責(zé)任和擔(dān)當(dāng)。在實(shí)際工作中，公文處理人員應(yīng)該根據(jù)公文具體內(nèi)容的要求，對文件進(jìn)行分類，規(guī)定辦理時(shí)間。校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)每天登錄校辦公系統(tǒng)，及時(shí)簽收、辦理各類公文，明確公文責(zé)任，掌握落實(shí)情況，各職能部門負(fù)責(zé)人每天至少登錄一次系統(tǒng)，及時(shí)簽收主管院領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)公文辦理任務(wù)，按照公文要求及主管領(lǐng)導(dǎo)批示，高質(zhì)量完成落實(shí)，及時(shí)反饋落實(shí)情況。對于涉及上級單位布置的重要任務(wù)、學(xué)校重點(diǎn)事項(xiàng)、領(lǐng)帶做重點(diǎn)批示的公文進(jìn)行流程督辦跟蹤。及時(shí)與相關(guān)部門溝通、協(xié)調(diào)，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋，隨時(shí)跟進(jìn)公文辦理流程跟蹤，加大督查力度，以督辦促進(jìn)提高公文辦理效率。學(xué)校應(yīng)將各職能部門發(fā)文質(zhì)量、收文速度、任務(wù)落實(shí)情況等列入年底目標(biāo)考核中，加大全校對公文工作的重視，以考核促提高。

催辦的公文要講究方式方法，閱文領(lǐng)導(dǎo)無法及時(shí)閱看時(shí)，比如非密級別的文件可以復(fù)印后下發(fā)閱辦，也可以電話請示確保不耽誤不延誤，催辦對象為領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，利用公文傳閱的機(jī)會(huì)詢問上次的情況，及時(shí)跟進(jìn)，及時(shí)反饋。

（五）利用數(shù)據(jù)庫，提高公文處理水平和工作效率。

利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行來文登記，科學(xué)錄入相關(guān)信息，夯實(shí)公文處理基礎(chǔ)，利用公文處理系統(tǒng)或者組建公文管理數(shù)據(jù)庫對公文進(jìn)行科學(xué)的處理和翔實(shí)的記錄，不管紀(jì)要、郵寄、會(huì)議還是其他收文，將時(shí)間、印制、錄入編號、緊急程度、發(fā)文單位等相關(guān)信息全部錄入系統(tǒng)，節(jié)省工作量，優(yōu)化文件處理效率，大大提高檢索和處理速度，為文檔一體化奠定基礎(chǔ)。

（六）加大電子信息化建設(shè)，加快學(xué)校數(shù)字化進(jìn)程，做好歸檔工作。

在信息化高速發(fā)展的背景下，繼續(xù)推行“無紙化”辦公，完善電子公文網(wǎng)絡(luò)傳輸體系，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳輸內(nèi)外、橫縱暢通，不受時(shí)間、地點(diǎn)限制對公文進(jìn)行流轉(zhuǎn)、簽批、會(huì)簽。在全校范圍內(nèi)繼續(xù)普及電子政務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)黨政公文電子化管理，優(yōu)化網(wǎng)上辦理流程，合理簡化辦文環(huán)節(jié)。我?，F(xiàn)在電子不涉密公文實(shí)行“雙套存檔”，首先電子公文管理部門與電子公文歸檔部門應(yīng)當(dāng)共同制定電子公文歸檔辦法，合作完成電子文件的管理及歸檔。其次，加大數(shù)字檔案室的創(chuàng)建投入。我校檔案工作并沒有真正做到“數(shù)字化”，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)沒有與我校電子檔案系統(tǒng)對接，在存檔過程中，需要將紙質(zhì)文件掃面成電子文件后再歸檔，降低工作效率。在電子公文存檔過程中通過相應(yīng)技術(shù)手段，保證安全性和真實(shí)性，同時(shí)對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件加快數(shù)字化轉(zhuǎn)化進(jìn)程，為規(guī)范電子公文管理奠定基礎(chǔ)。

（七）注重相關(guān)人員專業(yè)學(xué)習(xí)，提高整體素質(zhì)。

校黨政辦公室牽頭，組織各職能部門相關(guān)工作人員（行文擬稿人、收文辦理人）進(jìn)行業(yè)務(wù)專業(yè)知識培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《江蘇省黨政機(jī)關(guān)公文處理工作實(shí)施細(xì)則》《電子公文文件管理要求》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關(guān)條例文件，邀請校外專家來校開展講座，熟練掌握各種文種的使用，理清行文關(guān)系，明了行文格式，同時(shí)強(qiáng)化公文處理工作的服務(wù)與實(shí)效意識，提高工作質(zhì)量。

五、結(jié)語

黨政公文處理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、長期性和系統(tǒng)性的工作，主要用于高職院辦公管理工作，服務(wù)于行政、教學(xué)、科研等各個(gè)環(huán)節(jié)，提高辦公效率和學(xué)校黨政執(zhí)行力，節(jié)約辦公成本。學(xué)校必須不斷完善公文處理制度，完善處理流程，重視公文督辦、歸檔，加強(qiáng)信息化建設(shè)，運(yùn)用好自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，加大工作人員培訓(xùn)力度，提高認(rèn)識，克服難題，加速發(fā)展我校黨政公文處理工作，助推我校高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]中共中央印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》[Z].2012-4-16.

[2]白文戀.提高辦公室公文處理水平的探索與實(shí)踐[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（17）：430.

[3]魏建霞.淺談對公文處理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（13）：4-5.

[4]王卓勃.企業(yè)公文管理常見問題分析及對策[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2019（10）：40-41.

[5]方玉軍.公文處理要做到五個(gè)統(tǒng)一[J].秘書之友，2019（12）：40-41+42.

[6]王艷杰.淺談國有企業(yè)公文辦理過程中存在的典型問題及解決方案[J].哈爾濱鐵道科技，2019（04）：27-28.