電子會計檔案管理的現(xiàn)狀與分析

亓鳳蘭

摘 要：對于會計人員而言，實現(xiàn)會計檔案管理工作的有效落實，能夠在經(jīng)濟總結(jié)工作中，以當前發(fā)展為基礎(chǔ)來實現(xiàn)滿足未來各項工作的運轉(zhuǎn)，因此它能夠有效規(guī)避貪污腐敗問題的出現(xiàn)，并且也能為企業(yè)的長期發(fā)展做好準備。與此同時，在信息時代下，電子技術(shù)以及信息技術(shù)的普及，使得電子會計檔案管理工作的開展能夠進一步優(yōu)化會計檔案工作開展的實效性，但是在進行轉(zhuǎn)變的過程中，必然會使過去的應(yīng)用模式與現(xiàn)行應(yīng)用方式存有沖突。對此，本文主要探討了電子會計檔案管理工作開展的現(xiàn)狀，同時對其問題進行分析并給予相應(yīng)的解決對策，希望能夠以此來提高電子會計檔案應(yīng)用的有效性。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理;會計檔案管理;現(xiàn)狀

對于會計檔案工作開展，它是在會計核算工作開展中，以各項工作運行為主所形成的一種數(shù)據(jù)記錄，它能夠有效反映出企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)實際情況，并且能夠以文字保留的形式來實現(xiàn)對會計資料的統(tǒng)計，這時就能夠以現(xiàn)有統(tǒng)計內(nèi)容為主來滿足企業(yè)后期的運行與發(fā)展。在當前階段中，電子技術(shù)以及信息技術(shù)的應(yīng)用能夠進一步加快對會計檔案管理工作的落實，同時也能在數(shù)據(jù)整合上，提高數(shù)據(jù)應(yīng)用的真實性。對此，對于企業(yè)的運行與發(fā)展來看，實現(xiàn)優(yōu)化電子會計檔案管理，就是確保企業(yè)正常運行的一種手段。

一、電子會計檔案管理工作的目標與內(nèi)容

1.電子會計檔案管理工作的目標

對于會計管理工作的開展來看，在各項基本工作運行時，必須按照我國檔案法的內(nèi)容來實現(xiàn)依法管理，更要以企業(yè)發(fā)展為重點，實現(xiàn)將各項具體業(yè)務(wù)進行系統(tǒng)化建設(shè)，這樣才能通過信息化建設(shè)工作的落實來實現(xiàn)以信息化技術(shù)為主進行基本操作，以此通過管理組織體系的建立，并通過財務(wù)工作的全面落實，就能加強會計檔案管理工作的開展力度，從而才能保證企業(yè)的長久運行。與此同時，在基本工作運行上，也要明確財務(wù)部門的內(nèi)部工作流程，并通過權(quán)責機制的有效應(yīng)用來匹配內(nèi)控制度，進而才能以管理體系的建設(shè)為主來保證為企業(yè)的各項經(jīng)營活動提供全方位的服務(wù)。

2.電子會計檔案管理工作的內(nèi)容

從會計檔案管理工作的開展來看，它包括了基礎(chǔ)會計內(nèi)容，同時也要以檔案收集模式來實現(xiàn)對所有經(jīng)濟運行中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行全面應(yīng)用，這樣通過定期的收集、整理，并通過利用與保管，就能夠為企業(yè)的運行做好保障。與此同時，針對企業(yè)的會計檔案管理工作開展，也需要通過定期銷毀來實現(xiàn)滿足對數(shù)據(jù)的更新與保護，所以對于會計檔案管理工作的落實而言，它是會計工作當中的重要組成部分之一，必須要遵循相關(guān)準則制度的應(yīng)用來滿足各項基本工作的運轉(zhuǎn)。畢竟，對于檔案管理工作的開展而言，需要通過統(tǒng)一執(zhí)行國家的法律法規(guī)來實現(xiàn)滿足基本工作的運轉(zhuǎn)，更要以企業(yè)發(fā)展為主來實現(xiàn)結(jié)合企業(yè)實際情況進行會計檔案的統(tǒng)一整合，這樣才能保證在各項基本業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的過程中，既能夠?qū)崿F(xiàn)滿足企業(yè)的長久運行，又能通過監(jiān)督、檢查工作的落實來確保會計數(shù)據(jù)應(yīng)用的真實性。除此以外，對于可以持有會計檔案資料的單位，也需要對會計檔案的管理工作進行全面落實，并通過信息化建設(shè)來滿足電子化發(fā)展，這樣才能以全新的技術(shù)模式進行會計檔案的利用與分析，并通過妥善保存與應(yīng)用來避免出現(xiàn)會計檔案泄露的問題。

二、企業(yè)電子會計檔案管理的工作流程

對于電子會計檔案工作開展來看，在前期制作流程過程中，必須要實現(xiàn)以下幾點工作的落實：首先，在進行原始憑證確認上，必須要進行統(tǒng)一格式的確認，更要以電子表格進行應(yīng)用來保證各項工作的流轉(zhuǎn)可以更具統(tǒng)一性。同時，在進行發(fā)票粘貼的過程中，必須要與原始憑證相一致，還要保證發(fā)票的重要信息與原始憑證相一致，這樣才能保證數(shù)據(jù)在應(yīng)用的過程中，可以避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致的問題。對于紙質(zhì)發(fā)票的應(yīng)用，必須要保證在體現(xiàn)重要信息的前提下進行原始憑證的粘貼，更要保證在裝訂線區(qū)域內(nèi)進行整理，以此才能規(guī)避后續(xù)裝訂后產(chǎn)生的視覺影響。除此之外，對于支票存根等一系列粘貼內(nèi)容，也需要按照既有規(guī)定進行裝訂，并以掃描形式進行電子數(shù)據(jù)儲存，這樣才能確保各項數(shù)據(jù)的應(yīng)用具有真實性。其次，檔案管理人員在基本工作完畢后，需要確認會計賬戶信息的完整性，更要將已確認完畢的資料進行流轉(zhuǎn)，這樣由監(jiān)管人員進行統(tǒng)一處理，并通過對賬簿的封面來保證數(shù)據(jù)的真實性與有效性才能進入下一環(huán)節(jié)工作。與此同時，在此過程中也需要實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)上傳，這樣才能確保電子數(shù)據(jù)的應(yīng)用與現(xiàn)實數(shù)據(jù)相一致。對于已核對完畢的賬簿，要由財務(wù)人員進行審核，并在審核之后由專門管理人員實現(xiàn)對內(nèi)容的確認與裝訂，這樣才能有效避免數(shù)據(jù)不真實的現(xiàn)象出現(xiàn)。最后，在報表確認與裝訂工作的開展上，必須要確認信息的真實性與準確性，并且也要保證所有記錄內(nèi)容的數(shù)量與名稱相一致，更要以序號對應(yīng)為主實現(xiàn)對排序的確認，而此時也要實現(xiàn)與電子數(shù)據(jù)進行同步存儲，這樣才能有效保證數(shù)據(jù)應(yīng)用的安全性與保障性。

對于電子會計檔案的后期管理工作開展來看，需要保證在基本工作中，按照現(xiàn)有法律法規(guī)內(nèi)容來實現(xiàn)基本操作的執(zhí)行。同時，在管理工作開展上，除電子檔案以外，也要實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的保存，這樣由專人進行看管并收藏，以此才能保證由專人進行負責，并降低由于多人經(jīng)手而帶來的數(shù)據(jù)丟失問題。除此以外，對于電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理工作開展來看，既要保證紙質(zhì)檔案管理的規(guī)范性，也要保證電子管理時要實現(xiàn)權(quán)限設(shè)置，這樣才能有效避免由于越級查看而帶來的數(shù)據(jù)丟失等問題出現(xiàn)。值得注意的是，對于財會負責人與管理負責人而言，在會計檔案銷毀工作開展上，必須要實現(xiàn)在各項基本工作運行后進行確認與簽字，這樣才能有效保證在銷毀材料時，可以避免出現(xiàn)對重要文件的銷毀，并且也能實現(xiàn)為追責工作做好保障。

三、當前電子會計檔案管理工作的現(xiàn)狀與問題

1.電子會計檔案管理的現(xiàn)狀

依據(jù)我國會計行業(yè)當前的發(fā)展情況來看，在基本工作開展中，即使實現(xiàn)了現(xiàn)代化信息建設(shè)，并通過電子會計檔案管理工作的落實來加快企業(yè)的運轉(zhuǎn)，但是在基本工作開展中，仍然只能夠以過去的模式進行運轉(zhuǎn)，這就會導(dǎo)致在基本工作開展時，會忽略對電子數(shù)據(jù)的收集與管理。同時，在各項工作開展上，由于在進行文件資料交接時，需要以數(shù)據(jù)保存與傳遞來實現(xiàn)向財務(wù)部進行轉(zhuǎn)交，而這時由于財務(wù)部在進行工作開展中，只認為此類檔案資料是一些普通的數(shù)據(jù)資料，這就會導(dǎo)致在基本工作運行中，也忽視了對于數(shù)據(jù)的管理。因此，這就會導(dǎo)致在后續(xù)工作運行上，一旦出現(xiàn)需要閱讀此類資料時，卻無法實現(xiàn)對資料的應(yīng)用，甚至由于系統(tǒng)設(shè)置等問題會導(dǎo)致原始資料的消失。