人才市場(chǎng)人事檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策研究

文/鄭美燕

人事檔案是各類人次在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的各類原始記錄，是人才德、勤、能、績(jī)等方面綜合體現(xiàn)，是用人單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。人才市場(chǎng)作為社會(huì)公益性服務(wù)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著流動(dòng)人口人事檔案管理的重要職責(zé)，加強(qiáng)人才市場(chǎng)人事檔案管理，推進(jìn)人力資源服務(wù)領(lǐng)域管理創(chuàng)新，將人事檔案融入國(guó)家“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃，為我國(guó)人才管理、培養(yǎng)、使用和信息聚合、服務(wù)供給提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是人才市場(chǎng)提供專業(yè)化、多樣化、精細(xì)化服務(wù)的關(guān)鍵[1]。但隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人才跨區(qū)域流動(dòng)日益頻繁，人才市場(chǎng)人事檔案管理面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，棄檔、死檔問(wèn)題突出，人事檔案利用效能低，人事檔案信息化水平低，阻礙了人才市場(chǎng)人事檔案管理發(fā)展與服務(wù)創(chuàng)新。

一、人才市場(chǎng)人事檔案管理面臨的問(wèn)題分析

（一）棄檔、死檔問(wèn)題突出

人事檔案在人們的工作、生活中扮演著舉足輕重的作用，是招工考干、入學(xué)進(jìn)修、加入黨團(tuán)、考核提拔、職稱評(píng)定、退休離任等重要資料。改革開放以來(lái)，由于我國(guó)人事制度改革和社會(huì)治理方式的轉(zhuǎn)變，“單位人”演變?yōu)椤吧鐣?huì)人”，加之市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在人才配置的中的作用凸顯，民營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)對(duì)人事檔案重視程度不足，導(dǎo)致原本舉足輕重的人事檔案成為人才流動(dòng)的“負(fù)擔(dān)”[2]。同時(shí)，流動(dòng)人員本身存檔意識(shí)不強(qiáng)也是造成棄檔、死檔的重要原因，民營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)在人才招聘、使用過(guò)程中，通過(guò)個(gè)人簡(jiǎn)歷、職業(yè)測(cè)驗(yàn)、面試等確定人才招聘目標(biāo)，造成流動(dòng)人員產(chǎn)生人事檔案不重要的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，進(jìn)而引發(fā)棄檔、死檔等問(wèn)題。根據(jù)調(diào)查研究，2014年，安徽省安慶市人才交流服務(wù)中心檔案總數(shù)18360份，其中，棄檔、死檔總數(shù)占比逾50%。2015年，國(guó)家統(tǒng)計(jì)局公布數(shù)據(jù)，我國(guó)流動(dòng)人口總量為2.47億人[3]，雖未公布全國(guó)棄檔、死檔統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，但人才市場(chǎng)人事檔案管理?xiàng)墮n、死檔問(wèn)題不容樂(lè)觀。

（二）“坐店等客”，服務(wù)效能不足

根據(jù)《關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》要求，流動(dòng)人員人事檔案由縣級(jí)人才市場(chǎng)保管，并強(qiáng)調(diào)人才市場(chǎng)人事檔案管理應(yīng)建立流動(dòng)人員人事檔案定期統(tǒng)計(jì)分析、信息報(bào)送制度，探索建設(shè)誠(chéng)信檔案、業(yè)績(jī)檔案等，充分發(fā)揮人事檔案在人才招聘、使用等方面的參考作用。結(jié)合人才市場(chǎng)人事檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，人事檔案管理中重接收、輕開發(fā)利用的問(wèn)題凸顯，人才市場(chǎng)大多將接收的人事檔案分類歸檔，并未對(duì)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)性整理，包括受教育狀況、職稱情況、工作履歷、獎(jiǎng)懲等內(nèi)容，提供服務(wù)限于人事檔案接收、轉(zhuǎn)遞、歸檔、出具證明、查閱等服務(wù)，人才市場(chǎng)“主動(dòng)出擊”意識(shí)薄弱，“坐店等客”，導(dǎo)致人事檔案價(jià)值未能得到深入挖掘和利用。

（三）人事檔案信息化水平低

根據(jù)《“互聯(lián)網(wǎng)+人社”2020行動(dòng)計(jì)劃》，要求人社部門通過(guò)信息共享、信息匯聚和信息挖掘，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)識(shí)別能力、需求感知能力、信用評(píng)價(jià)能力提升，實(shí)現(xiàn)人社服務(wù)對(duì)象精準(zhǔn)識(shí)別、精準(zhǔn)對(duì)接，構(gòu)建協(xié)同服務(wù)平臺(tái)、引導(dǎo)服務(wù)平臺(tái)。但從人才市場(chǎng)人事檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，由于人事檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)投入不足，人事檔案自動(dòng)化掃描設(shè)備、錄入設(shè)備不足，導(dǎo)致人事檔案管理仍以紙質(zhì)化管理為主，加之人事檔案規(guī)模大，嚴(yán)重阻礙了人才市場(chǎng)人事檔案管理和利用效能。

二、人才市場(chǎng)人事檔案管理對(duì)策研究

針對(duì)新時(shí)期人才市場(chǎng)人事檔案管理中暴露出的問(wèn)題，結(jié)合人社部相關(guān)政策要求，針推性提出建議措施。

（一）強(qiáng)調(diào)人事檔案國(guó)家歸屬，促進(jìn)人事檔案應(yīng)收盡收

近年來(lái)，隨著棄檔、死檔、虛假檔案、檔案克隆等問(wèn)題頻發(fā)，引發(fā)用人單位、社會(huì)組織對(duì)人事檔案管理制度產(chǎn)生不信任感。根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，我國(guó)人事檔案管理制度信任程度不斷下降，而民眾對(duì)檔案管理制度信任感下降進(jìn)一步加劇了棄檔、死檔問(wèn)題，而問(wèn)題產(chǎn)生的原因關(guān)鍵在于民眾對(duì)檔案歸屬存在認(rèn)知偏差，錯(cuò)誤認(rèn)為個(gè)人檔案屬于個(gè)人，可由個(gè)人保管和處置。針對(duì)棄檔、死檔等問(wèn)題，結(jié)合人才市場(chǎng)人事檔案管理現(xiàn)狀，應(yīng)從以下方面著手加以改善：（1）明確人事檔案國(guó)家所有?，F(xiàn)行人事檔案管理相關(guān)制度政策均明確禁止個(gè)人保管，但未明確人事檔案歸屬，導(dǎo)致流動(dòng)人員歸檔意識(shí)不強(qiáng)。通過(guò)明確人事檔案歸國(guó)家所有，根據(jù)《物權(quán)法》規(guī)定“國(guó)家所有財(cái)產(chǎn)受法律保護(hù)，禁止任何單位、個(gè)人侵占、截留和破壞”[4]。通過(guò)將人事檔案管理納入《物權(quán)法》保護(hù)范圍，并通過(guò)傳統(tǒng)媒體、新媒體、企事業(yè)單位宣傳等渠道加強(qiáng)宣傳普及，以國(guó)家信用背書，以法律形式加強(qiáng)對(duì)棄檔、死檔、虛假檔案、克隆檔案的威懾力，能夠增強(qiáng)流動(dòng)人員歸檔意識(shí)，減少和遏止棄檔、死檔現(xiàn)象蔓延；（2）對(duì)接檔案形成單位，積極補(bǔ)充檔案材料。民營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下重要經(jīng)濟(jì)主體，由于此類單位無(wú)檔案管理資質(zhì)，且檔案補(bǔ)充動(dòng)力不足，甚至另建一套檔案，導(dǎo)致人才市場(chǎng)人事檔案長(zhǎng)期缺乏更新，難以真正發(fā)揮人事檔案價(jià)值。用人單位人事部門應(yīng)盡到提供材料、完善檔案的責(zé)任與義務(wù)，并于每年年底將年度考核表、學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料、工資晉升表、職稱、評(píng)先等有效資料及時(shí)送呈人才市場(chǎng)歸檔，堅(jiān)決杜絕人事檔案管理弄虛作假現(xiàn)象，嚴(yán)禁一人多套檔案問(wèn)題，切維護(hù)人事檔案的嚴(yán)肅性與真實(shí)性。人才市場(chǎng)作為人事檔案管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)根據(jù)區(qū)域內(nèi)企業(yè)類型和分布情況，加強(qiáng)人事檔案歸檔補(bǔ)充材料宣講工作，明確企事業(yè)單位人事檔案補(bǔ)充更新責(zé)任，要求企事業(yè)單位、社會(huì)組織人事部門定期報(bào)送人事檔案信息資料，保證人事檔案資料完整性、全面性。

（二）多措并舉，主動(dòng)服務(wù)

根據(jù)人社部《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》要求，人才市場(chǎng)應(yīng)基于人事檔案管理為服務(wù)對(duì)象提供專業(yè)化、精準(zhǔn)化服務(wù)。針對(duì)人才市場(chǎng)“坐店等客”的管理模式，人才市場(chǎng)應(yīng)圍繞服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展和政務(wù)服務(wù)提供專業(yè)化服務(wù)。（1）加強(qiáng)高校畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)工作。根據(jù)《高校畢業(yè)生“三支一扶”計(jì)劃》要求，做好高校畢業(yè)生就業(yè)日常服務(wù)工作，主動(dòng)對(duì)接高校、用人單位落實(shí)人事檔案轉(zhuǎn)寄、黨團(tuán)關(guān)系轉(zhuǎn)接等工作；（2）回國(guó)留學(xué)人員資格認(rèn)定與服務(wù)。針對(duì)回國(guó)留學(xué)人員，人才市場(chǎng)應(yīng)加強(qiáng)人事檔案中境外學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證材料受理、初審和申報(bào)，并對(duì)接區(qū)域企事業(yè)單位專業(yè)人才需求，為歸國(guó)留學(xué)人才提供專業(yè)就業(yè)服務(wù)和創(chuàng)業(yè)服務(wù)；（3）提供政務(wù)“一站式”窗口服務(wù)。根據(jù)服務(wù)型政府“一站式服務(wù)”建設(shè)要求，人才市場(chǎng)可通過(guò)開設(shè)服務(wù)窗口，實(shí)現(xiàn)人事檔案一站式服務(wù)，解決人事檔案管理“最后一公里”問(wèn)題；（4）立足于服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)，承擔(dān)區(qū)域內(nèi)領(lǐng)軍人才、專業(yè)技術(shù)人員、非公企業(yè)人才公共服務(wù)，建立人才儲(chǔ)備庫(kù)，為區(qū)域人才使用、培養(yǎng)、招聘提供專業(yè)化服務(wù)，彌補(bǔ)市場(chǎng)需求與人才就業(yè)信息不對(duì)稱問(wèn)題；（5）建設(shè)人才誠(chéng)信信息系統(tǒng)。人才信用信息核實(shí)依賴于人事檔案信息的準(zhǔn)確性、全面性，企事業(yè)單位、社會(huì)組織在人才招聘、培養(yǎng)、使用、晉升等環(huán)節(jié)對(duì)人才信用信息需求迫切，個(gè)人偽造檔案信息造成用人單位經(jīng)濟(jì)損失的案例并不鮮見(jiàn)，甚至造成惡劣的社會(huì)影響。人才市場(chǎng)可應(yīng)根據(jù)人才檔案信息和其他多源信息建立人才誠(chéng)信信息系統(tǒng)，承擔(dān)人才信用信息核實(shí)工作，向用人單位提供專業(yè)化、全面化人才信用信息記錄，為用人單位招聘人才、使用人才、培養(yǎng)人才提供精準(zhǔn)化服務(wù)。

（三）加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，驅(qū)動(dòng)人事檔案管理創(chuàng)新應(yīng)用

新時(shí)期背景下，信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理的智能化、智慧化，為人才政策制定、人才供需對(duì)接、人才評(píng)測(cè)提供智能化服務(wù)。根據(jù)人社部《“互聯(lián)網(wǎng)+人社”2020行動(dòng)計(jì)劃的通知》，新時(shí)代人社管理應(yīng)加強(qiáng)人力資源與社會(huì)保障工作與互聯(lián)網(wǎng)融合創(chuàng)新、模式創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新，引領(lǐng)人社服務(wù)業(yè)務(wù)創(chuàng)新、服務(wù)方式變革，構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+人社”新模式。結(jié)合人社部要求，人才市場(chǎng)應(yīng)加大信息建設(shè)投入，根據(jù)省、市人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，加快專業(yè)人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，為人事檔案信息化管理、人事檔案信息共享、數(shù)據(jù)向上集中提供基礎(chǔ)支撐。在人事檔案信息應(yīng)用方面，人才市場(chǎng)應(yīng)積極對(duì)接政府治理需求、人才供需需求、人才評(píng)測(cè)需求，為政府治理、民生就業(yè)提供專業(yè)化服務(wù)。（1）政府治理方面。根據(jù)區(qū)域人事檔案基本信息、勞動(dòng)關(guān)系、社保信息和公安、工商、教育等多源信息，生成區(qū)域人才就業(yè)、人才流動(dòng)大數(shù)據(jù)，為政府制定產(chǎn)業(yè)戰(zhàn)略、人才培養(yǎng)規(guī)劃提供數(shù)據(jù)支持；（2）保障民生就業(yè)方面。根據(jù)人事檔案基本信息、資格認(rèn)定、工作履歷等信息，依托于信息化網(wǎng)絡(luò)、深度強(qiáng)化算法，根據(jù)待業(yè)人員特點(diǎn)精準(zhǔn)匹配用人單位和崗位，為待業(yè)人員和用人單位搭建平臺(tái)，保障民生就業(yè)，維護(hù)區(qū)域社會(huì)穩(wěn)定。

三、結(jié)語(yǔ)

人才資源是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的第一資源，人事檔案管理是人才資源的基礎(chǔ)性、保障性服務(wù)。新時(shí)代背景下，人才市場(chǎng)人事檔案管理呈現(xiàn)新特點(diǎn)、新形勢(shì)、新需求、新挑戰(zhàn)，人才市場(chǎng)應(yīng)深入研究人事檔案管理需求，主動(dòng)服務(wù)、精準(zhǔn)服務(wù)，以高質(zhì)量服務(wù)促進(jìn)人才交流與選用，為區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展夯實(shí)堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，打造人才服務(wù)“樣板”。