中職學(xué)生學(xué)習(xí)PowerPoint制作演示文稿的有效方法

【摘要】? ? 在信息技術(shù)高速發(fā)展和進(jìn)步的時(shí)代，除了需要中職學(xué)生掌握基礎(chǔ)的專業(yè)理論知識(shí)結(jié)構(gòu)體系以及良好的動(dòng)手實(shí)踐能力之外，還需要熟練掌握各種辦公自動(dòng)化軟件，如word、Excel、PowerPoint（簡(jiǎn)稱PPT）等。中職學(xué)生學(xué)習(xí)使用ppt來(lái)制作幻燈片已經(jīng)發(fā)展為中職學(xué)生的基礎(chǔ)技能，ppt所能給用戶提供的功能，能夠幫助用戶創(chuàng)造出一個(gè)專業(yè)化、美觀化甚至是藝術(shù)化的演示文稿。

【關(guān)鍵詞】? ? 中職學(xué)生? ? ppt學(xué)習(xí)? ? 演示文稿? ? 學(xué)習(xí)方法

PPT是一類在人們?nèi)粘９ぷ饕约皩W(xué)習(xí)中使用頻次非常高的辦公自動(dòng)化軟件，能夠通過(guò)PPT的使用制作出精美的幻燈片以及演示文稿等。在辦公文件、課件制作以及高校的論文答辯中能夠發(fā)揮出關(guān)鍵性的作用。在播放PPT時(shí)，可以在沒(méi)有人為操作的模式下展開(kāi)自動(dòng)化的播放，也能夠通過(guò)人工對(duì)其進(jìn)行隨意操作，每一張演示文稿都能夠從不同角度以不同的方式進(jìn)行播放，使得工作、學(xué)習(xí)更加高效。因此，中職學(xué)生需要加強(qiáng)對(duì)PPT演示文稿制作的學(xué)習(xí)，為后續(xù)的職業(yè)生涯打下良好的技能基礎(chǔ)。

一、中職學(xué)生在PPT演示文稿制作上的主要學(xué)習(xí)內(nèi)容

將ppt的窗口打開(kāi)，根據(jù)菜單的設(shè)置順序，率先學(xué)習(xí)各個(gè)菜單內(nèi)每種執(zhí)行命令的實(shí)際操作方式以及能夠展現(xiàn)出來(lái)的功能，對(duì)每個(gè)命令的基礎(chǔ)操作進(jìn)行熟悉，下文將“開(kāi)始”菜單作為案例展開(kāi)相應(yīng)的講解和分析：

“剪切板”：剪切板的作用主要是能夠?qū)D片、文字等進(jìn)行復(fù)制、剪切以及粘貼等等，但是需要強(qiáng)調(diào)的是，在剪切板中還有一個(gè)格式刷工具，格式刷不能夠直接對(duì)文字或照片圖像等進(jìn)行直接的復(fù)制和粘貼，但是可以通過(guò)格式刷的使用，對(duì)其他文字設(shè)置同樣的格式，改變圖像以及音頻等的外觀和格式，相較于單獨(dú)對(duì)格式進(jìn)行設(shè)置來(lái)說(shuō)更加的便捷和高效。

“幻燈片”：幻燈片可以新建，也可以重置，“節(jié)”是ppt中新增的一個(gè)功能，能夠?qū)?shù)個(gè)幻燈片進(jìn)行有序的歸類，并對(duì)其中某個(gè)幻燈片進(jìn)行轉(zhuǎn)移、復(fù)制和打印等等，方便使用人員對(duì)其進(jìn)行有效的管理。

“字體”：PPT中的字體可以按照使用人的意愿和頁(yè)面設(shè)置想要的大小，對(duì)格式進(jìn)行查處，改變字間距和字體的顏色等等，還可以設(shè)置字體的效果，如陰影等等。

“段落”：可以對(duì)字體和段落等進(jìn)行時(shí)設(shè)置，尤其需要注意的是Smartart，能夠?qū)⒍嘈形淖挚焖俎D(zhuǎn)變?yōu)橐?guī)范化的圖表，使用者對(duì)Smartart工具進(jìn)行點(diǎn)擊，會(huì)彈出來(lái)生成圖表樣式的列表，根據(jù)ppt風(fēng)格選擇合適的圖表即可。

“繪圖”：對(duì)方圓三角等進(jìn)行繪制，使用頻次較高的為圓角矩形、曲線等。在制作PPT時(shí)若是使用的元素?cái)?shù)量比較多，那么就可以使用“排列”，需要讓頁(yè)面展現(xiàn)出動(dòng)畫效果就可以使用“組合”功能，若是想要實(shí)現(xiàn)不同類型的圖像展示效果就可以使用“形狀填充功能”以及“快速樣式”這樣的立體動(dòng)畫效果。

“編輯”：編輯欄內(nèi)具備查找以及替換的功能，能夠在制作PPT的過(guò)程中發(fā)揮出非常大的作用，但是卻常常被學(xué)生所忽略，編輯和PS軟件內(nèi)的圖層有著類似的功效，能夠?qū)⒛承┳鰣D元素所忽視，以方便對(duì)下層圖層展開(kāi)動(dòng)畫形式的設(shè)置。

二、選擇適合的幻燈片模板或背景

很多學(xué)生在制作PPT模板的過(guò)程中，為了使得演示文稿更加豐富，使用的模板顏色過(guò)于混亂，因此學(xué)生可以在網(wǎng)絡(luò)上尋找一些PPT的經(jīng)典模板，讓中職學(xué)生能夠?qū)Σ煌愋椭黝}的選擇不同的PPT簡(jiǎn)約模板，舉例來(lái)說(shuō)，在學(xué)習(xí)制作活動(dòng)項(xiàng)目建議書時(shí)，可以使用較為大氣的模板，例如藍(lán)色或者是灰色等等，在學(xué)習(xí)制作榮譽(yù)表彰大會(huì)模板的過(guò)程中，可以使用帶祥云或者帶大紅色模板，對(duì)于一些社團(tuán)活動(dòng)匯報(bào)工作來(lái)說(shuō)，可以使用比較有青春活力的顏色，例如綠色、天藍(lán)色等等。同時(shí)學(xué)生在課堂學(xué)習(xí)結(jié)束之后，學(xué)生也可以自主搜集一些比較常用或者是個(gè)性化的模板，隨后再根據(jù)主題任務(wù)對(duì)PPT模板進(jìn)行分類劃分。例如，一些系統(tǒng)內(nèi)的模板雖然百搭，使用起來(lái)較為經(jīng)典，但是想要制作的PPT具備創(chuàng)意，就可以從FTP以及免費(fèi)PPT模板網(wǎng)站中去下載或者是自己去制作模板，將其存儲(chǔ)在安裝目錄內(nèi)。學(xué)生還可以使用PPT自身的母版功能，將母版設(shè)置為自己喜歡的樣式，隨后在其中導(dǎo)入的每一張幻燈片就會(huì)使用一種格式。詳細(xì)的操作模式為：點(diǎn)擊視圖，點(diǎn)擊幻燈片母版，在進(jìn)入到母版編輯狀態(tài)之后，在自己想插入的地方插入，隨后點(diǎn)擊保存即可。

三、合理布局PPT

中職學(xué)生在制作PPT時(shí)常常會(huì)出現(xiàn)頁(yè)面雜亂無(wú)章的問(wèn)題，看起來(lái)毫無(wú)美感，因此中職學(xué)生需要學(xué)會(huì)通過(guò)不同層次的小標(biāo)題撰寫，來(lái)展現(xiàn)出制作的整個(gè)PPT的邏輯和層次關(guān)系，同時(shí)也需要學(xué)生注意，標(biāo)題的層次盡量控制在三層之內(nèi)，每一張幻燈片都需要具備標(biāo)題以及正文內(nèi)容，每一頁(yè)的文字盡量保持在6行之內(nèi)，保持頁(yè)面的美觀和規(guī)范，每行業(yè)需要將字?jǐn)?shù)控制在合理的范圍之內(nèi)，標(biāo)題內(nèi)容盡量是概括性的文字，在制作ppt時(shí)盡量不要選用大段的文字或者是復(fù)雜的圖形，破壞整個(gè)演示文稿的美觀和精煉。整個(gè)幻燈片要力求簡(jiǎn)潔，演示文稿的存在是為了使得演講或者是匯報(bào)更加豐富多樣，是錦上添花，因此在進(jìn)行PPT演示文稿的制作過(guò)程中，切忌出現(xiàn)全文都在幻燈片的現(xiàn)象，最好運(yùn)用提綱的模式，將演示文稿的主線以及重點(diǎn)凸顯出來(lái)。這樣PPT的使用人員能夠進(jìn)行自由發(fā)揮，和臺(tái)下進(jìn)行和諧互動(dòng)，讓演講或者是匯報(bào)更加地生動(dòng)，匯報(bào)人對(duì)時(shí)間也比較容易進(jìn)行把控，不容易導(dǎo)致匯報(bào)時(shí)間出現(xiàn)混亂，若是制作這類提綱式的演示文稿會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)漏洞，那么就可以在進(jìn)行演示文稿的制作過(guò)程中做一些解釋說(shuō)明，ppt演示文稿的制作主要是為了展現(xiàn)出思路，主要還是在于使用人自身的語(yǔ)言表述。

四、字體、顏色風(fēng)格整體統(tǒng)一

中職學(xué)生在制作PPT的過(guò)程中，常常會(huì)出現(xiàn)字體大小不一、顏色搭配混亂的問(wèn)題，學(xué)生可以在學(xué)習(xí)的過(guò)程中多多嘗試在文字內(nèi)容相同的情況下，選擇不同字體、不同顏色、不同字號(hào)以及不同文字效果的幻燈片，觀察哪類樣式更加符合所制作PPT的要求，更加美觀，可以與同學(xué)進(jìn)行共同討論，交換意見(jiàn)，確定PPT的二級(jí)標(biāo)題以及字體樣式等等。若是學(xué)生在學(xué)習(xí)的過(guò)程中不擅長(zhǎng)對(duì)顏色進(jìn)行搭配，那么就可以學(xué)習(xí)對(duì)色彩的飽和度以及對(duì)比度進(jìn)行調(diào)整，例如，在設(shè)置文字顏色的過(guò)程中，盡量不要將顏色設(shè)置的和背景顏色太過(guò)相似，盡量選擇不同色系的搭配，淺色的背景需要搭配深色的文字，深色的主題需要搭配淺色的字體等等。另外，在制作PPT演示文稿的過(guò)程中，學(xué)生需要學(xué)會(huì)顏色使用的針對(duì)性，顏色的選用需要掌握觀眾的喜好。整個(gè)PPT的制作需要將主題、顏色、字體、背景保持在一個(gè)風(fēng)格下，在一些局部的設(shè)計(jì)上，可以讓局部色彩更加具備沖擊性，使得PPT的感染力變得更強(qiáng)，但是這類視覺(jué)沖擊性較強(qiáng)的元素使用頻次要注意適度。在演示文稿的搭配上，需要注意動(dòng)靜合理，動(dòng)和靜兩個(gè)部分的顏色要注意劃分開(kāi)來(lái)，每一張幻燈片不要使用過(guò)多的顏色。

五、多采用圖像化表達(dá)方式

對(duì)于絕大多數(shù)人來(lái)說(shuō)，都是視覺(jué)思維為主，對(duì)于各種直觀化的圖像接受程度和理解程度要更高，因此中職學(xué)生在進(jìn)行PPT學(xué)習(xí)的過(guò)程中，需要學(xué)會(huì)使用圖像化的表達(dá)模式。在學(xué)生學(xué)習(xí)的過(guò)程中，可以事先制作好同一內(nèi)容的不同幻燈片，第一張幻燈片使用純文字描述，第二張幻燈片選取圖表的模式，第三張可以采用文字和圖片的模式，這樣學(xué)生能夠通過(guò)這些幻燈片的對(duì)比了解到文字不如圖表，圖表不如圖片，同時(shí)需要重點(diǎn)學(xué)習(xí)圖片的選擇，以及圖表的美化模式，掌握美化PPT頁(yè)面的精髓。除此之外，學(xué)生在學(xué)習(xí)PPT制作的過(guò)程中，教師還需要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生的引導(dǎo)，舉例來(lái)互鎖，學(xué)生在制作某集團(tuán)發(fā)展史的PPT過(guò)程中，若是使用成條的文字對(duì)其進(jìn)行表述，有的學(xué)生通過(guò)圖表的模式來(lái)對(duì)集團(tuán)的發(fā)展史進(jìn)行描述，那么教師就可以引導(dǎo)學(xué)生使用圖片來(lái)進(jìn)行講故事，讓ppt演示文稿的制作能夠給人帶來(lái)視覺(jué)沖擊，讓學(xué)生下載和集團(tuán)發(fā)展史相關(guān)的圖片，要求圖片能夠代表集團(tuán)的發(fā)展歷程，強(qiáng)調(diào)在設(shè)置年代的過(guò)程中可以更改數(shù)字的顏色以及樣式等等。另外，學(xué)生在制作演示文稿的過(guò)程中，還可以在其中加入適當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)圖以及流程圖等等，使得整個(gè)PPT演示文稿能夠更加豐富多樣。

六、動(dòng)畫效果需要適度

在PPT演示文稿的制作過(guò)程中若是加入了動(dòng)畫效果，可以使得整個(gè)PPT變得更加形象活潑，使用人也能夠?qū)π畔①Y料的演示流程進(jìn)行精準(zhǔn)的控制，還能夠?qū)⑵渲械年P(guān)鍵性數(shù)據(jù)進(jìn)行重點(diǎn)突出，在實(shí)際的學(xué)習(xí)過(guò)程中，教師可以在課堂上播放密集動(dòng)畫，讓學(xué)生在學(xué)習(xí)的過(guò)程中談?wù)搫?dòng)畫的使用情況，以及動(dòng)畫設(shè)置的具體頻率等等，具備更強(qiáng)針對(duì)性地對(duì)學(xué)生的討論成果進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)。若是中職教師在實(shí)際的學(xué)習(xí)過(guò)程中條件和設(shè)備狀態(tài)允許，還可以在其中加入一些插件，例如三維立體動(dòng)畫、三維圖表等等，讓演示文稿變得更加炫酷。但是需要學(xué)生注意的是，動(dòng)畫效果需要依照演示文稿的主題進(jìn)行添加，不能添加得過(guò)于復(fù)雜，讓人眼花繚亂，適得其反。

七、巧用超鏈接

在PPT的使用過(guò)程中常常會(huì)出現(xiàn)幻燈片內(nèi)容中的超鏈接鏈接到其他幻燈片之后就出現(xiàn)返回不了問(wèn)題，或者是即便能夠順利返回，但是在后續(xù)播放PPT的過(guò)程中，仍然在播放已經(jīng)演示完成的幻燈片。出現(xiàn)這種問(wèn)題就是因?yàn)閷W(xué)生不擅長(zhǎng)使用動(dòng)作按鈕以及幻燈片的隱藏命令，面對(duì)這種狀況，可以先將某個(gè)網(wǎng)頁(yè)下載下來(lái)，隨后再將演示文稿的內(nèi)容和網(wǎng)頁(yè)建立出超鏈接，在下載的過(guò)程中，需要在保存類型上選擇“Web檔案，單一文件”，使用這樣的文件保存格式不會(huì)占據(jù)電腦太大的空間，也能夠?qū)⒃芯W(wǎng)頁(yè)的風(fēng)格和鏈接和風(fēng)格進(jìn)行完整的保存。另外，學(xué)生在學(xué)習(xí)PPT演示文稿的制作過(guò)程中，盡量將下載完成的網(wǎng)頁(yè)以及演示文稿存放在同一個(gè)文件夾中，或者在進(jìn)行打包時(shí)，將鏈接的文件也一并保存下來(lái)，這樣能夠避免因?yàn)榫W(wǎng)頁(yè)的更新而導(dǎo)致找不到原有的素材內(nèi)容，也能夠避免因?yàn)殡娔X沒(méi)聯(lián)網(wǎng)、路由器等問(wèn)題無(wú)法上網(wǎng)而顯示不出來(lái)原網(wǎng)頁(yè)的內(nèi)容。

八、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，中職學(xué)生在學(xué)習(xí)PPT演示文稿的制作過(guò)程中，需要明白并不是動(dòng)畫效果越絢爛越好、字?jǐn)?shù)越多越好、頁(yè)面顏色越鮮明越好，而是需要了解到，PPT演示文稿是一類輔助呈現(xiàn)的工具，在制作PPT演示文稿的過(guò)程中，需要根據(jù)主題選擇合適的母版，文字內(nèi)容精簡(jiǎn)，提煉重點(diǎn)，保持頁(yè)面風(fēng)格的統(tǒng)一以及和諧，學(xué)會(huì)多多使用圖表以及圖片等等，適度使用動(dòng)畫效果和超鏈接，通過(guò)對(duì)PPT演示文稿的有效制作，達(dá)成和觀看者的深度交流，提升中職學(xué)生的綜合技能，給后續(xù)的工作生涯打下良好的基礎(chǔ)。

作者單位：劉正熹? ? 武漢市供銷商業(yè)學(xué)校

參? 考? 文? 獻(xiàn)

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