劉婷婷 楊正 焦月

摘要：以往進(jìn)行人事檔案管理工作，依靠人事部門的人工操作形式進(jìn)行，由于缺少對于數(shù)字化管理的足夠認(rèn)識，因此整體的檔案管理工作效率較低，且效果并不理想，本文主要分析在大數(shù)據(jù)背景之下職業(yè)院校教師人事檔案電子系統(tǒng)的構(gòu)建策略，目的在于進(jìn)一步推動數(shù)字化的管理模式，在職業(yè)院校的人事檔案管理工作中的應(yīng)用，更好的迎合大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢，推動檔案管理工作的水平提升。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);人事檔案;電子系統(tǒng)

1引言

大數(shù)據(jù)背景之下構(gòu)建的人事檔案電子系統(tǒng)，依賴于大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)各項數(shù)據(jù)的有效整合和處理，能夠?qū)崿F(xiàn)分類存放的功能，便于在實際檔案管理過程中，通過各種數(shù)據(jù)信息提取和深度分析的方式，保證檔案管理工作的效果，充分展現(xiàn)數(shù)據(jù)本身的價值，圍繞大數(shù)據(jù)環(huán)境下的職業(yè)院校教師，人事檔案電子系統(tǒng)的構(gòu)建，是推動人事檔案朝向數(shù)字化管理方向進(jìn)發(fā)的重要舉措，進(jìn)一步提高人事檔案管理工作本身的規(guī)范性和整體性，更能夠?qū)崿F(xiàn)關(guān)于人事檔案信息數(shù)據(jù)的有效共享，體現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)信息的價值效益。

2當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

2.1人事檔案利用率低

受到部分人事檔案管理人員責(zé)任感以及參與度較低的影響，通常會對周邊其他檔案管理崗位員工的工作態(tài)度產(chǎn)生一定的負(fù)面影響，這很有可能成為人事檔案信息泄密的原因，并且在人事檔案管理實踐過程中，關(guān)于人事檔案信息的查閱，雖然屬于日常工作內(nèi)容，但是在進(jìn)行查閱之前，通常需要填寫相應(yīng)的審批表格，涉及到相對較為繁瑣的流程，因此這種管理形式并為給人事檔案管理工作帶來任何服務(wù)上的便利。而人事檔案管理工作便利性的匱乏，必然會影響與人事檔案相關(guān)的各項工作之間銜接的順暢性，這對于職業(yè)院校內(nèi)部管理工作的開展及其不利，并且職業(yè)院校的人事檔案管理工作，通常只服務(wù)于特定的對象，并未像企業(yè)單位內(nèi)部建立的公共服務(wù)意識，這也是影響人事檔案資源數(shù)據(jù)利用率不足的直接原因。從目前情況來看，大多數(shù)職業(yè)院校的教師人事檔案管理工作仍舊采用人工輸入或者是紙質(zhì)歸檔的作業(yè)方式，單純憑借個人經(jīng)驗對人事檔案資料進(jìn)行甄別，無法保證其中信息的真實性和完整性，雖然引入了部分的數(shù)字化管理平臺，但是在數(shù)據(jù)輸入方面的真實性難以形成有效的監(jiān)管，另外一方面也無論是人員操作失誤或者是來自于網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊，都有可能引發(fā)數(shù)字化人事檔案信息的失真。

2.2管理模式陳舊

由于職業(yè)院校的教師人事檔案，庫房面積相對較大，如果依靠傳統(tǒng)的人工管理模式，只有通過招聘工作管理人員的方式才能夠確保工作效率，顯然無法規(guī)避傳統(tǒng)管理模式的弊端，同時還會導(dǎo)致人工成本支出的增加，并且傳統(tǒng)人事檔案的管理模式的主要功能是服務(wù)于檔案的查閱，難以展開教師人事檔案信息的分析以及預(yù)測評估，另外紙質(zhì)歸檔和數(shù)字檔案結(jié)合的弊端也相對較為明顯，例如關(guān)于檔案材料真實性的判斷，完全依靠工作人員的經(jīng)驗進(jìn)行，顯然難以保證數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化過程中的數(shù)據(jù)一致性，也會影響檔案信息本身的真實性。

2.3數(shù)字化建設(shè)重視程度不足

現(xiàn)階段關(guān)于人事檔案數(shù)字化管理已經(jīng)涉及到相應(yīng)的數(shù)字檔案規(guī)定的制作，但是受限于管理平臺軟硬件配置的限制，難以完全做到人事檔案數(shù)據(jù)真實性的有效查驗，特別要會影響人事檔案朝向數(shù)字化管理模式進(jìn)發(fā)。從目前情況來看，職業(yè)院校的人事檔案數(shù)字化管理平臺的服務(wù)范圍局限于檔案管理部門內(nèi)部，是今后的教師人事檔案管理工作必然面向更多不滿以及實際工作，涉及到人事檔案數(shù)據(jù)權(quán)限共享就必然需要滿足不同部門對于信息共享的需求，推動溝通效率的提升，因此圍繞數(shù)字化的人事檔案電子系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建就顯得這個重要。

3基于大數(shù)據(jù)的人事檔案電子系統(tǒng)設(shè)計

大數(shù)據(jù)背景之下的職業(yè)院校教師人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)變，涉及到數(shù)字符號等各種結(jié)構(gòu)形式的數(shù)據(jù)形式，同時也包含傳統(tǒng)人事檔案的半結(jié)構(gòu)式數(shù)據(jù)形式，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)搭建相應(yīng)的電子系統(tǒng)，能夠有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式的不足之處，同時也能夠更好的實現(xiàn)關(guān)于人事檔案數(shù)字化管理的分析以及評估工作。

3.1系統(tǒng)硬件設(shè)計

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)選用Mysql數(shù)據(jù)庫，具有較高的便捷性，并運(yùn)用Linux操作系統(tǒng)環(huán)境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows10瀏覽器，CPU應(yīng)I5以上，硬盤500G，內(nèi)存8G，可實現(xiàn)5臺PC服務(wù)器同時運(yùn)作，每臺服務(wù)器包含兩個CPU，虛擬服務(wù)器4核。

3.2系統(tǒng)軟件設(shè)計

3.2.1管理權(quán)限模塊

基于大數(shù)據(jù)的教師人事檔案電子系統(tǒng)構(gòu)建，首先需要針對人事檔案數(shù)據(jù)共享相應(yīng)的權(quán)利和義務(wù)范疇進(jìn)行明確，才能夠保證日常管理工作的規(guī)范進(jìn)行，在明確范圍之后，也能夠圍繞相關(guān)數(shù)據(jù)的共享層級進(jìn)行確定。針對職業(yè)院校內(nèi)部的不同數(shù)字化人事檔案設(shè)備級別進(jìn)行分析，包括了解不同的人事檔案操作權(quán)限，最終得到檔案可查閱等級具體情況。一般不允許越級查閱人事檔案行為的發(fā)生，只有在相關(guān)部門審批通過之后，才能夠提供教師人事檔案的查閱服務(wù)，目的在于避免出現(xiàn)內(nèi)部教師人事檔案信息泄露行為，同時也能夠從源頭禁止教師人事檔案相關(guān)信息被訪問或者是拷貝情況的出現(xiàn)。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持，通過局域網(wǎng)連接的方式為教師人事檔案信息的共享提供可靠的安全保障，同時還需要關(guān)注內(nèi)部教師人事檔案信息的保密性，不可將內(nèi)部信息和公共網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接。

3.2.2檔案分類模塊

在基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理過程中，通過大數(shù)據(jù)的先進(jìn)手段，完善人事檔案的查閱方式，對檔案進(jìn)行精準(zhǔn)分類。大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創(chuàng)新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責(zé)具體包括：定期更新管理平臺相關(guān)軟件、協(xié)助數(shù)字化查閱保密協(xié)議的簽訂、保證人事檔案數(shù)字化存儲的安全性。

4結(jié)語

本文主要分析基于大數(shù)據(jù)的職業(yè)院校教師，人事檔案電子系統(tǒng)的構(gòu)建策略，首先分析當(dāng)前教師人事檔案管理模式的不足之處，隨后結(jié)合大數(shù)據(jù)信息互聯(lián)網(wǎng)以及云計算等先進(jìn)技術(shù)共同搭建人事檔案電子系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，以此改正傳統(tǒng)管理模式的不足之處，實現(xiàn)數(shù)字化管理效果，另外一方面也為人事檔案信息的安全性和真實性提供了保障。

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