淺析博物館辦公室管理人員所應當具備的綜合素質(zhì)

王鐵華 戴亮

摘 要：隨著當前我國科學技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)階段我國各大博物館的現(xiàn)代化建設(shè)步伐也在日益加快，這便使得博物館對辦公室內(nèi)部工作人員的個人要求及綜合素質(zhì)越來越高，博物館中的辦公室是作為館內(nèi)綜合管理職能部門，是博物館進行日常管理工作中不可或缺的一部分，通過辦公室管理可以在博物館內(nèi)部起到內(nèi)外溝通、承上啟下、提供服務等重要作用。本文中主要研究了現(xiàn)階段博物館辦公室管理人員應當具備的綜合素質(zhì)，文中依次分析了博物館辦公室管理人員應當具備的良好工作態(tài)度、充電學習能力和自身綜合能力等，之后再結(jié)合實際情況，提出了完善博物館內(nèi)部辦公室管理人員綜合素質(zhì)的具體措施，為我國博物館提高辦公室管理人員綜合素質(zhì)提供些許建議。

關(guān)鍵詞：博物館;辦公室管理人員;綜合素質(zhì);具體措施

引 言

博物館在社會中的主要用途是用來收藏、展示和研究人類文化遺產(chǎn)和自然的主要場所，博物館內(nèi)可以說展示了現(xiàn)階段人類文明的發(fā)展歷史和古代人民所擁有的科學文化知識，通過博物館可以在社會中弘揚我國的民族精神、民族文化和科學知識，因此博物館是社會中傳播科學精神的重要陣地，也是普通百姓感知歷史、欣賞藝術(shù)的重要場所。

在我國博物館的內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置中，主要可以區(qū)分為職能部門和業(yè)務部門，這兩大部門在工作中呈現(xiàn)出相輔相成、共同工作的發(fā)展局面。在博物館內(nèi)部的職能部門便是辦公室機構(gòu)，辦公室主要對博物館日常工作中的各項事宜和博物館進行中的各個環(huán)節(jié)進行統(tǒng)籌規(guī)劃，而辦公室的工作水平也直接影響到博物館在管理過程中的質(zhì)量。由于我國博物館辦公室管理工作較為復雜繁瑣，而且博物館辦公室管理的過程中具有較廣的深度，因此涉及到很多細節(jié)性問題。在博物館開展辦公室管理工作時，辦公室內(nèi)部的工作人員需要行使自身上傳下達的職能，并撰寫各類公文材料，協(xié)助博物館領(lǐng)導處理博物館內(nèi)部的各項事宜，從而協(xié)調(diào)博物館內(nèi)部各個部門有序工作。因此博物館辦公室內(nèi)部工作人員的個人素質(zhì)高，對博物館開展各項工作都具有極其重要的作用。

一、博物館辦公室管理人員應當具有良好的工作態(tài)度

博物館辦公室管理人員在工作中所具備的良好工作態(tài)度是開展高質(zhì)量博物館工作的前提，只有具備良好的工作態(tài)度才可以協(xié)助博物館領(lǐng)導處理博物館內(nèi)部的日常工作，特別是博物館內(nèi)部工作繁瑣且細小，這就需要博物館內(nèi)部每一位辦公室人員長期保持積極健康的工作態(tài)度。

（1）辦公室管理人員應當具備任勞任怨的奉獻精神和創(chuàng)新意識

博物館內(nèi)部辦公室工作具有一定的綜合性且勞動強度較大，很多時候博物館辦公室內(nèi)部工作人員都是處理一些細小的瑣事，例如整理衛(wèi)生或回復咨詢等工作，也可能是分發(fā)報紙、派送文件等工作，也可能是撰寫博物館內(nèi)部檔案文件資料等，盡管這些工作都是博物館內(nèi)部較為細小的繁瑣工作，但是這些工作在博物館內(nèi)部起著極其重要的作用，這就需要辦公室工作人員可以始終保持默默奉獻、任勞任怨的精神才可以做好這些份內(nèi)工作，對博物館內(nèi)部工作在開展過程中考驗著辦公室管理人員的綜合素質(zhì)和個人意志，通過長期的工作便可以體現(xiàn)出辦公室z內(nèi)部工作人員的個人品質(zhì)。同樣的博物館內(nèi)部辦公室工作具有著一定的挑戰(zhàn)性，辦公室管理人員在工作的過程中需要及時地應對博物館內(nèi)部出現(xiàn)的各種突發(fā)問題，因此辦公室管理人員需要具備較強的問題處理能力，如果只是單一地認為博物館辦公室管理工作平淡無奇、沒有激情那么是完全錯誤的。博物館在日常經(jīng)營的過程中，可以說經(jīng)常會遇到由于情緒激動從而向辦公室投訴的游客、對博物館內(nèi)部管理提出針對性意見的領(lǐng)導等，在遇到這類問題時，辦公室管理人員就應當保持清晰冷靜的頭腦和平靜隨和的態(tài)度，從大局的角度來對突發(fā)問題的原因進行分析，再從對方的目的和角度出發(fā)，尋找解決問題的突破口，那就可以盡可能地解決游客或是領(lǐng)導在博物館內(nèi)部所遇到的問題，通過了解決方案讓對方感到滿意。博物館辦公室內(nèi)部管理工作可以說看似簡單，但是如果想要把簡單的事情做好、平常的工作做精，那么便需要下一番功夫，因此作為博物館辦公室的管理人員，就應當具備敢于吃虧、甘于吃苦、樂于奉獻的精神。

（2）辦公室管理人員應當具備強烈的責任意識和擔當意識

博物館內(nèi)部辦公室管理人員工作范圍較廣且工作量較大，辦公室管理人員在工作中不僅需要處理日常生活中的瑣事，這還需要與上級主管部門、學校、政府機構(gòu)或是其他單位進行頻繁的業(yè)務往來，這就涉及到博物館在經(jīng)營過程中的稅務業(yè)務、票務業(yè)務、養(yǎng)老醫(yī)療年檢業(yè)務、博物館內(nèi)部人事考核業(yè)務、法人登記證年檢業(yè)務等，這些大量的工作往往會導致博物館內(nèi)部人員應不暇接，由于博物館內(nèi)辦公室工作人員數(shù)量有限，而工作量較大現(xiàn)狀長期存在，就需要辦公室管理人員在工作中樹立加強的擔當意識和責任意識，勇于承擔在辦公室管理中的各項責任和工作，同時這也是提高博物館辦公室管理人員工作能力的最有效途徑。如果博物館辦公室管理人員在工作面前害怕承擔責任，遇到事情互相推諉，那么就會嚴重影響博物館辦公室工作的進程，這樣不僅無法完成領(lǐng)導所分配的任務，同時還會給自己在博物館內(nèi)部營造出能力欠缺的不良影響。因此在開展博物館工作的過程中，工作人員需要積極主動開展各項工作，提高博物館內(nèi)部工作效率和自身工作能力。

（3）辦公室管理人員應當具有良好的工作服務意識

博物館可以說是一個城市對外宣傳過程中，最為重要的一張明信片之一。在博物館內(nèi)部向外來游客提供優(yōu)質(zhì)、良好的服務可以說是博物館日常工作中的重點，而辦公室管理人員正處于對外游客接待的第一線，辦公室管理人員可以說每天都會面對過來的游客或是上級領(lǐng)導，因此辦公室管理人員需要具備良好的服務意識。首先辦公室管理人員要協(xié)助領(lǐng)導做好對外游客的接待工作，扮演好領(lǐng)導助手的角色，對游客進行接待過程中，為游客安排最佳的博物館參觀流程、新聞報道或是照相留影等工作，在博物館參觀結(jié)束后進行會議座談時，還需要將會議座談中的具體工作事無巨細地完善做好，保證自身的工作不會出現(xiàn)疏漏;其次，博物館辦公室管理人員在對外接待游客的過程中，還需要注重文明用語的習慣，辦公室管理人員的個人綜合素質(zhì)便可以展現(xiàn)出本博物館的品質(zhì)和形象。如果辦公室管理人員在對外接待過程中出現(xiàn)的不規(guī)范用語，會對博物館的形象以及專業(yè)性造成不利影響，這便要求博物館內(nèi)部每位辦公室人員管理人員需要在日常工作中做到文明用語、文明接待，通過自己完善的服務態(tài)度提升博物館的良好形象。

二、博物館辦公室管理人員應當具備與時俱進的學習能力

博物館辦公室管理人員需要經(jīng)常性地撰寫各類公文材料、會議資料、會議通知或是上下級行文等，同時辦公室管理人員還需要定期地為博物館編寫陳展大綱、講解內(nèi)容等，因此辦公室管理人員需要具備最好的寫作能力，另外在新時期新形勢下，提高博物館為人民服務的效率，提升博物館為人民服務的效果也要求辦公室管理人員只有在工作中進行不斷的學習，才可以滿足博物館各項工作中的需求。

（1）辦公室管理人員應當注重政治理論學習

博物館內(nèi)部辦公室管理人員要具備良好的政治理論素養(yǎng)，通常我國博物館辦公室管理人員一般具有較高的學歷，都在本科以上，因此辦公室管理人員需要詳細地了解馬克思列寧主義、毛澤東思想和鄧小平理論，以及還需要對當代的“三個代表思想”和習近平主席的治國理政基本方針路線詳細地了解。同時還需要根據(jù)當前我黨和國家在國際中的基本形式，對國家當前的新政策進行深度研究，從而將政治理論應用到日常的博物館內(nèi)部公文撰寫和實踐過程中。

（2）辦公室管理人員應當加強文秘專業(yè)知識和博物館相關(guān)歷史知識學習

當前我國大多數(shù)博物館內(nèi)部辦公室管理人員并不是專業(yè)的文秘工作者，但是在辦公室管理工作中需要涉及到大量的漢語言文學知識、新聞知識、歷史知識等。因此博物館辦公室管理人員需要在日常工作中加強學習文秘知識，同時還應當注重學習文秘工作中的一些基本素養(yǎng)、思維方式和工作流程，并且辦公室管理人員應當在日常工作中熟練地使用各類辦公軟件，比如World、Excel等，在此基礎(chǔ)上還應了解當前技術(shù)潮流，如大數(shù)據(jù)應用、“智慧”辦公等，科學研判工作方式、加強各部門之間的數(shù)據(jù)流通，提高辦公效率，幫助自身開展辦公室管理工作。

在我國每一個城市中的博物館都具有自身的特色，因此博物館辦公室管理人員還應當熟悉自己博物館所展示的具體內(nèi)容和博物館發(fā)展過程中的相關(guān)歷史。所以辦公室管理人員應當在日常工作學習與博物館專業(yè)相關(guān)的各類管理業(yè)務，對《中華人民共和國文物保護法》《中華人民共和國博物館條例》的相關(guān)法律法規(guī)詳細熟知，并嚴格遵守;博物館管理人員還應當學習博物館內(nèi)部文物的相關(guān)歷史及具體知識，這主要源于辦公室管理人員在上班期間任何時候都可能被外來游客詢問文物知識，同時這也是辦公室管理人員自身崗位工作中的專業(yè)要求。因此辦公室管理人員應當在工作的閑暇之余，主動地學習與本博物館有關(guān)的歷史知識，為自己做好大量的知識儲備。

三、博物館辦公室管理人員應當努力培養(yǎng)自身綜合能力

博物館辦公室管理人員在日常工作中需要溝通協(xié)調(diào)博物館內(nèi)部各個部門，同時還需要對博物館內(nèi)部各項工作指令的開展進行有效的傳達。通常博物館內(nèi)部各個部門在工作中所遇到的問題會反饋到辦公室內(nèi)部，由辦公室進行統(tǒng)一協(xié)調(diào)解決，如果辦公室內(nèi)部管理人員不能進行有效地解決，那么便需要將問題反饋給博物館內(nèi)部領(lǐng)導。因此博物館辦公室管理人員在工作過程中需要具備良好的人際交往能力和溝通協(xié)調(diào)能力，這樣才有助于博物館內(nèi)部工作的有序開展。

（1）辦公室管理人員應當具備良好的個人交際能力

博物館辦公室管理人員在日常工作中，應始終保持謙虛謹慎的態(tài)度，對風險要有一種敬畏之心，避免工作中出現(xiàn)敷衍的現(xiàn)象;在工作中與同事進行真誠友好的溝通交流，在生活中與同事互幫互助，使館內(nèi)所有成員達到和諧共處;同時館務管理人員也應在館內(nèi)營造良好的工作氛圍，與同事相互支持，相互信任;在傾聽游客反饋的過程中，館務管理人員要用專業(yè)的語言提示游客，幫助游客解決可能遇到的問題;在游客自我咨詢的過程中，館務管理人員需要游客全面介紹館內(nèi)情況，使游客對工作滿意。

（2）辦公室管理人員應當具備較強的溝通協(xié)調(diào)能力

博物館內(nèi)部辦公室管理人員在日常工作過程中還要具備較好的溝通協(xié)調(diào)能力，這也是博物館辦公室工作特性所決定的，辦公室管理人員在對待每一項工作開展的過程中，都需要始終保持大局意識，要清楚明白領(lǐng)導所安排工作的目的，以及工作需要達到的具體效果，要學會在工作中自行揣摩上級領(lǐng)導所安排工作的意圖，進而幫助領(lǐng)導解決工作中的問題。同時辦公室管理人員還需要聽取基層工作人員對自己的訴求，以及基層工作人員的個人意愿，在傳達基層工作人員訴求的過程中需要做好上下關(guān)系的有效協(xié)調(diào)，在不違反博物館內(nèi)部管理大原則的前提下，靈活多變地開展各項博物館內(nèi)部管理工作，爭取在博物館領(lǐng)導還未提出問題之前就將問題進行解決。與此同時，辦公管理人員也要在問題解決后，分析其原因，從中總結(jié)經(jīng)驗，提高自己處理問題的能力。

四、博物館內(nèi)部提高辦公室管理人員工作方法的認識

博物館辦公室內(nèi)部管理人員在工作中所使用的工作方法直接決定著工作質(zhì)量和效率，同時博物館辦公室工作也是博物館內(nèi)部工作中重要的組成部分，通過辦公室工作可以幫助博物館承擔綜合協(xié)調(diào)、文件撰寫、外來單位來文來函保管、機要保密文件傳達、日常會議組織各項工作。因此博物館辦公室管理人員應當在工作中，具備較強的組織參與能力和事務管理能力，在工作過程中需要時刻保持對當前政策的高度敏感性，對博物館內(nèi)部集體意見的一致性，同時還需要在日常工作中樹立自身高素質(zhì)的執(zhí)行能力和落實能力。辦公室管理人員需要在工作中將問題在未發(fā)生時就進行解決，將工作做到領(lǐng)導前頭，利用超前思想加強保管內(nèi)部服務工作的質(zhì)量，同時還應當不斷地創(chuàng)新和改變博物館辦公室工作管理思路和工作模式。

五、結(jié)束語

隨著當前我國經(jīng)濟水平的逐漸提升，人們在日常生活中更注重對精神文化的汲取，因此博物館內(nèi)部辦公室管理人員就應當在日常工作中本著高度負責的工作態(tài)度開展工作，通過辦公室工作在博物館中發(fā)揮出積極的服務作用。同時辦公室管理人員還應當在工作中考慮問題、分析問題、解決問題，統(tǒng)籌安排好博物館內(nèi)部的各項工作，將博物館辦公室工作與博物館在社會中的發(fā)展進行有效結(jié)合，讓博物館成為城市最為亮眼的文化標志。

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