提升高職院校教學(xué)秘書管理工作效率芻議

古 麗

（常州工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 常州 213164）

高職院校越來越重視內(nèi)涵建設(shè)，尤其是在教學(xué)管理方面，更應(yīng)注重科學(xué)的管理和人才隊伍的培養(yǎng)與激勵。教學(xué)秘書是教學(xué)管理的基層人員，在維持學(xué)校的正常教學(xué)運行中起到了至關(guān)重要的作用，教學(xué)秘書的工作成效將直接影響教學(xué)管理工作的順利開展。

1 高職院校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀

1.1 工作任務(wù)跨度大、內(nèi)容繁雜

隨著高職院校的不斷深化改革，多數(shù)學(xué)校設(shè)置了二級學(xué)院，學(xué)院擁有更多的自主權(quán)和決策權(quán)。教學(xué)秘書不再是單純地上傳下達(dá)，而是加入學(xué)院的教學(xué)改革中，直接參與制定相關(guān)的教學(xué)管理文件，工作層次多，繁雜性大。在縱向方面，學(xué)校下達(dá)的教學(xué)文件，教學(xué)秘書需認(rèn)真研究，領(lǐng)會文件精神，協(xié)助學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行文件的傳達(dá)，做好相關(guān)教研室教學(xué)文件的解釋、執(zhí)行和監(jiān)督，并與老師進(jìn)行溝通與解讀。在這個過程中，教學(xué)秘書需要做好從學(xué)校、二級學(xué)院、教研室、教師和學(xué)生個體的大跨度溝通與協(xié)調(diào)，才能保證教學(xué)文件的順利執(zhí)行。在橫向方面，包括課務(wù)安排、課務(wù)調(diào)整、考務(wù)安排、畢業(yè)事務(wù)、期初期中期末教學(xué)質(zhì)量檢查、工作量核算，以及學(xué)校、二級學(xué)院、教研室的各種教學(xué)文件、檔案資料收發(fā)歸類整理等等。由于工作跨度大、內(nèi)容繁雜，教學(xué)秘書有時會出現(xiàn)顧此失彼，難以理清頭緒的現(xiàn)象。

1.2 工作任務(wù)周期短負(fù)荷大

高校教學(xué)秘書工作，涉及具體工作內(nèi)容繁多，往往需要在短時間內(nèi)處理很多事情，尤其是大的二級學(xué)院，這種現(xiàn)象更顯突出，導(dǎo)致工作應(yīng)接不暇，力不從心。雖然高校常規(guī)的教學(xué)管理工作有一定的可規(guī)律性，每個學(xué)期的開始、中期和期末，工作內(nèi)容有一定的預(yù)見性，可提前準(zhǔn)備。但有時由于人員換崗不能及時處理現(xiàn)有的教學(xué)工作，或新上崗人員對工作內(nèi)容不熟練，或長時間學(xué)習(xí)和熟悉新的教學(xué)管理軟件系統(tǒng)，或由于其他原因?qū)е鹿ぷ魅蝿?wù)的滯后等，而這些工作往往還需和多個部門、教研室和教師個人進(jìn)行協(xié)調(diào)、解釋和溝通等。這些都會導(dǎo)致教學(xué)秘書的工作任務(wù)周期變短，工作負(fù)荷加大，精神壓力增加，身心疲憊。

1.3 工作認(rèn)同感低積極性差

高職院校教學(xué)秘書的工作是繁雜瑣碎的，大多都是協(xié)助二級學(xué)院教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)處理教學(xué)事務(wù)。這些“服務(wù)性”工作的終極目標(biāo)就是維護(hù)教學(xué)的正常運行。而這些繁雜的工作很難體現(xiàn)在年終的績效考核中，且對其職稱晉升的貢獻(xiàn)度低，對其自身職業(yè)發(fā)展的受益性低。教學(xué)秘書對其自身工作等價性的認(rèn)同感很低，會出現(xiàn)職業(yè)倦怠，“不思進(jìn)取”。長此以往，人員流動現(xiàn)象頻繁，不利于隊伍穩(wěn)定。因此，教學(xué)秘書工作績效的量化及等價考核是關(guān)乎其職業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，只有明確了奮斗目標(biāo)，教學(xué)管理工作者才有崗位的期待感和認(rèn)同感。針對教學(xué)秘書制定科學(xué)合理的考核政策，完善獎勵績效職稱晉升制度是至關(guān)重要的。

1.4 職業(yè)發(fā)展受限沒有獲得感

高職院校教學(xué)秘書出現(xiàn)職業(yè)倦怠和其職業(yè)發(fā)展受限，與沒有獲得感有一定的關(guān)聯(lián)。高職院校教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展受限，原因主要有兩方面。其一是管理業(yè)績不突出。高職院校教學(xué)秘書人數(shù)比較少，一般二級學(xué)院只設(shè)一個教學(xué)秘書崗位，一人承擔(dān)整個學(xué)院的教學(xué)維護(hù)及日常教學(xué)事務(wù)管理。由于教學(xué)秘書自身工作性質(zhì)決定其絕大多數(shù)時間均在忙于教學(xué)管理與維護(hù)，很難升華為突出業(yè)績，限制了自身發(fā)展。其二是個人業(yè)績無法歸位對標(biāo)。如學(xué)校對教學(xué)秘書的管理工作沒有系統(tǒng)規(guī)劃，缺少專門培養(yǎng)教學(xué)秘書的政策，教學(xué)秘書很少有學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會；且職稱晉升、獎勵制度等政策往往傾向于教學(xué)科研人員，導(dǎo)致教學(xué)秘書目前從事的工作無法對標(biāo)職稱晉升政策。當(dāng)然也有部分教學(xué)管理人員自身缺乏計劃，沒有明確的職業(yè)規(guī)劃，個人期待較低，在工作中缺少激情和責(zé)任，導(dǎo)致自身發(fā)展受到限制?？傊捎诜N種原因，高校部分教學(xué)管理人員常常缺乏獲得感，容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。

2 教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用

2.1 是學(xué)校與二級學(xué)院教學(xué)業(yè)務(wù)傳達(dá)的關(guān)鍵紐帶

教學(xué)秘書的管理更偏重于過程管理，將教學(xué)過程的各要素進(jìn)行分類、整理、管控等，使教學(xué)過程有序運行。高校教學(xué)管理人員的層次結(jié)構(gòu)為分管教學(xué)的校領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)工作部、教學(xué)督導(dǎo)、二級學(xué)院分管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)、教研室和教學(xué)秘書。雖然教學(xué)秘書管理層次較低，但在實際工作中往往都穿插于各級別的教學(xué)管理中，需要協(xié)助二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)上級教學(xué)管理文件的精神并按時執(zhí)行，協(xié)調(diào)、監(jiān)督并收集教研室人員的執(zhí)行情況，及時向上級反饋教研室的意見及建議?？傊虒W(xué)秘書是學(xué)校與二級學(xué)院教學(xué)工作的關(guān)鍵紐帶，也在學(xué)校教學(xué)秩序正常運行中起到關(guān)鍵作用。

2.2 是維護(hù)二級學(xué)院正常教學(xué)運行的重要保障

教學(xué)秘書是學(xué)校的基層管理人員，其重要職責(zé)之一是維護(hù)二級學(xué)院日常的教學(xué)事務(wù)管理，確保教學(xué)秩序正常運行。學(xué)期初的教師課務(wù)落實方面，合班、分班、定向培養(yǎng)班級的課表安排情況、各類教學(xué)場所（包括理論教學(xué)場所、實訓(xùn)操作場所和理實一體教學(xué)場所）的分配，補(bǔ)考重修考試安排，期初的教學(xué)質(zhì)量檢查等；學(xué)期中督導(dǎo)聽課安排、各類課程銜接及課務(wù)調(diào)整安排、期中考試安排以及了解整個教學(xué)過程中的落實情況并做好相應(yīng)的監(jiān)督工作；學(xué)期末考試安排、國家級省級大型英語考試安排、畢業(yè)班的頂崗實習(xí)和畢業(yè)設(shè)計、學(xué)生成績統(tǒng)計分析、各類教學(xué)材料的收繳分類歸檔等。整個學(xué)期的教學(xué)運行過程中，只要中間某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會影響整個教學(xué)進(jìn)程的有序進(jìn)行。因此，教學(xué)秘書肩負(fù)重要職責(zé)，不能掉以輕心，教學(xué)秘書是高職院校教學(xué)正常有序進(jìn)行的重要保障，是促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量提升的中堅力量。

2.3 在教學(xué)質(zhì)量提升方面有促進(jìn)和監(jiān)督作用

教學(xué)秘書在教學(xué)方面的監(jiān)督與管控主要有學(xué)生學(xué)習(xí)和教學(xué)運行。首先，教學(xué)秘書是教學(xué)管理者中工作在基層的人員，直接接觸教師和學(xué)生，能及時了解他們的想法和建議，為進(jìn)一步完善人才培養(yǎng)提供最切實的參考素材。其次，教學(xué)秘書在期初、期中、期末的教學(xué)質(zhì)量檢查中，可以直接發(fā)現(xiàn)問題，為學(xué)院進(jìn)一步規(guī)范教學(xué)，提升教學(xué)質(zhì)量起到有效的監(jiān)督和管控作用。再者，一個綜合素質(zhì)良好的教學(xué)秘書，能夠本著學(xué)院長遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)，提出一些具有建設(shè)性的意見及建議，如人才培養(yǎng)方案的調(diào)整，課程的合理安排，教學(xué)資料的科學(xué)歸檔，工作量的合理計算等等，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)管理現(xiàn)代化。

2.4 促進(jìn)教學(xué)檔案規(guī)范管理

教學(xué)資料的歸檔存儲，不僅是任課老師平時努力的沉淀，更為老師在后期查閱自己的教學(xué)資料提供便捷的平臺。同時教學(xué)資料科學(xué)歸檔，可為后期的教學(xué)改革、監(jiān)督和管控提供有力依據(jù)。教學(xué)資料分門別類合理歸檔，在查閱時才能準(zhǔn)確省時。每個學(xué)期的人才培養(yǎng)方案、教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)（大綱）、課程標(biāo)準(zhǔn)、考試試卷、課程總結(jié)、試卷分析、作業(yè)等等的歸檔；跟崗實習(xí)日記、周志，頂崗實習(xí)日志、周志，畢業(yè)設(shè)計任務(wù)書、開通報告、畢業(yè)論文（設(shè)計）等等常規(guī)教學(xué)資料的歸檔。每個學(xué)期下達(dá)的文件整理、會議內(nèi)容整理、各種活動的記錄及整理等的歸檔。教學(xué)秘書的工作內(nèi)容幾乎覆蓋二級學(xué)院整個學(xué)年的所有教學(xué)環(huán)節(jié)，非常廣泛，能及時把握和準(zhǔn)確執(zhí)行高職院校教育政策、改革創(chuàng)新，上課、考試等，是學(xué)院教學(xué)資料歸檔整理的關(guān)鍵人員之一。合理規(guī)范的歸檔教學(xué)資料是教學(xué)秘書的重要工作之一，也有助于提升學(xué)院教學(xué)質(zhì)量。

3 如何提升教學(xué)秘書的工作效率

3.1 教學(xué)秘書應(yīng)具備良好的綜合素質(zhì)

首先，教學(xué)秘書應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，善于分析歸納。高職院校教學(xué)秘書的工作內(nèi)容非常廣泛且復(fù)雜煩瑣。這就需要教學(xué)秘書對平時工作內(nèi)容進(jìn)行及時歸納總結(jié)，分類規(guī)劃，對不同時間段的工作內(nèi)容有提前預(yù)判，這樣工作中就會做到胸有成竹，不慌不亂。其次，教學(xué)秘書還應(yīng)具備過硬的專業(yè)知識儲備。教學(xué)秘書的工作很多會涉及二級學(xué)院的專業(yè)事務(wù)，只有充分了解專業(yè)背景及發(fā)展，才能在教學(xué)管理過程中解決遇到的各種與專業(yè)相關(guān)的問題。比如專業(yè)建設(shè)、人才培養(yǎng)、課程建設(shè)等，均需要教學(xué)秘書的參與、監(jiān)督和評價，沒有過硬的相關(guān)知識儲備，很難勝任這一工作。再者，教學(xué)秘書還應(yīng)有良好的溝通能力和健康的心態(tài)。教學(xué)秘書在工作中難免會遇到不被理解或者工作難以執(zhí)行下去的情況，這就要求教學(xué)秘書本著對事不對人的態(tài)度，耐心解釋和氣溝通，最終解決問題。

3.2 提高教學(xué)秘書工作的規(guī)范化

規(guī)范化管理強(qiáng)調(diào)的是在管理過程中，要充分體現(xiàn)人文價值和經(jīng)濟(jì)價值，在充分考慮人的工作價值和需求的基礎(chǔ)上合理制定管理流程。高職院校應(yīng)樹立以人為本的現(xiàn)代管理理念，為教學(xué)管理人員制定人性化的工作環(huán)境，杜絕“一刀切”的懶政思維，摒棄“平均主義”和“論資排輩”的老舊思想。要對教學(xué)管理流程進(jìn)行科學(xué)合理的整合，避免無謂的工作消耗，盡量采用信息化管理。尤其教務(wù)管理應(yīng)建立長效機(jī)制，循序漸進(jìn)，逐步完善。如在教學(xué)信息管理軟件系統(tǒng)方面，涉及人員縱橫層次較多，應(yīng)根據(jù)實際使用情況逐步完善，不應(yīng)遇到問題就徹底更換，這樣容易導(dǎo)致教學(xué)管理人員重新學(xué)習(xí)和難以適應(yīng)，同時還要花費大量時間進(jìn)行培訓(xùn)，耗時耗力，又容易與正常的教學(xué)環(huán)節(jié)脫節(jié)?？傊?，教學(xué)秘書的工作規(guī)范，沒有統(tǒng)一模式，應(yīng)一校一策，根據(jù)實際情況科學(xué)合理地制定。

3.3 提升教學(xué)秘書工作的認(rèn)同感和獲得感

教學(xué)秘書工作任務(wù)繁重，工作量大，且自身職業(yè)發(fā)展受限，對自己的崗位認(rèn)同感低，獲得感少。學(xué)校在管理過程中應(yīng)注入人文關(guān)懷，為教學(xué)管理人員明確工作定位和角色期待，為其提供一條清晰的職業(yè)發(fā)展路線。為此，高校應(yīng)為教學(xué)管理人員建立專門的考核、評價及激勵政策，在其績效考核、職稱評定、職務(wù)晉升等方面做到有據(jù)可依。如年度考核優(yōu)秀者，應(yīng)給予適當(dāng)獎勵，可以優(yōu)先進(jìn)修學(xué)習(xí)、外出培訓(xùn)等，或者在職務(wù)晉升方面給予適當(dāng)傾斜。在職稱晉升方面，高校應(yīng)充分考慮教學(xué)秘書工作性質(zhì)的特殊性，為其制定職稱晉升渠道和相關(guān)政策。學(xué)校應(yīng)給予教學(xué)秘書相關(guān)績效的政策支持，充分調(diào)動其積極性和能動性，以保障隊伍的穩(wěn)定性和長久性。