醫(yī)院人事檔案的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及信息化研究

盧春宇

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展推動著各行各業(yè)的發(fā)展，當(dāng)醫(yī)院管理與信息技術(shù)融合后，為整個醫(yī)療體系帶來的收益是十分明顯的。醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理通過信息化的手段，實現(xiàn)管理精細化的效果，從而大幅度的提升工作效率。信息化的發(fā)展是未來醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。本文主要對醫(yī)院開展人事檔案中存在的問題進行分析，然后提出相應(yīng)的信息化改進對策，旨在進一步優(yōu)化檔案管理的業(yè)務(wù)流程，幫助醫(yī)院篩選出合格人才。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；業(yè)務(wù)流程；信息化

為了進一步提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，醫(yī)院要對現(xiàn)有的管理制度進行改進。在各類管理中，人事檔案管理是一項重要工作，不僅影響醫(yī)院管理水平的提升，更關(guān)系到醫(yī)院的未來發(fā)展。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各大醫(yī)院積極開展人事檔案信息化建設(shè)，旨在進一步完善管理模式，提高管理質(zhì)量和管理效率，保證各項醫(yī)療服務(wù)工作順利開展。

一、醫(yī)院開展人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

醫(yī)院的人事檔案具有一定的特殊性，需對人事檔案材料進行單獨存放，并由專人保管。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，醫(yī)院并未采用先進的管理技術(shù)和手段，檔案的管理效率和利用率較低，部分工作需要通過檔案管理人員操作。若使用者需要查詢某一檔案，不僅會增加查找難度，還可能會面臨最終查找的檔案內(nèi)容不完整，不僅無法滿足使用者對檔案的需求，還會進一步增加檔案管理人員的工作量。醫(yī)院引進信息技術(shù)開展人事檔案管理，可充分發(fā)揮信息系統(tǒng)大容量存儲空間的優(yōu)勢，保證大量的人事檔案得到高效存儲，還能確保信息在第一時間得到收集和整理。當(dāng)使用者需要查詢檔案時，只需輸入關(guān)鍵詞，即可查詢到與之相關(guān)的內(nèi)容，并做出合理決策。同時，將人事檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，可以減輕工作人員的工作強度，提高工作效率，保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

檔案管理人員在錄入檔案信息時，只需發(fā)揮計算機的作用，即可保證檔案得到全面錄入與存儲，還可減少對檔案原件的使用，保證檔案的安全。檔案人員可將大量的人事檔案資料存儲到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中，還能對檔案進行備份。

若采用傳統(tǒng)的管理方式，在進行檔案保管時，要建設(shè)專門的庫房，會增加資金投入。如果檔案保管不當(dāng)，可能會受到外界環(huán)境的影響而發(fā)生損壞。

二、醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的主要特點

1.醫(yī)院人事檔案的特點

第一，現(xiàn)實性。人事檔案是醫(yī)院選人和用人的重要依據(jù)。要保證人事檔案內(nèi)容準(zhǔn)確全面，才能使相關(guān)負責(zé)人在選人時能夠值得借鑒，根據(jù)員工的具體表現(xiàn)和經(jīng)歷做出相應(yīng)的決斷。因此，醫(yī)院的人事檔案具有很強的現(xiàn)實性。第二，流動性。人事檔案并非一成不變。當(dāng)檔案管理人員為某一員工建立檔案后，會根據(jù)其具體的表現(xiàn)和工作內(nèi)容的變化及時補充檔案內(nèi)容。比如，員工有晉升、調(diào)用等經(jīng)歷時，其經(jīng)歷均會在檔案中得到補充。因此，人事檔案具有一定的流動性。第三，保密性。由于人事檔案中記錄了員工的個人經(jīng)歷和家庭情況，這些內(nèi)容屬于個人隱私。若要查閱員工的檔案，則需遵守保密制度，避免泄露員工的個人信息。

2.信息化人事檔案的特點

第一，數(shù)字化。醫(yī)院引進信息技術(shù)后，人事檔案的存儲形式將會發(fā)生變化。人事檔案將會由原有的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化形式，檔案人員需將其錄入專門的數(shù)據(jù)庫之中。若需使用檔案，即可查閱電子檔案。第二，智能化。隨著計算機技術(shù)的蓬勃發(fā)展，檔案人員可利用信息技術(shù)對檔案進行高效管理，從而有效降低其工作強度和壓力。隨著技術(shù)的不斷完善，檔案管理也將逐漸邁向智能化，從而更好地滿足使用者的需求。第三，網(wǎng)絡(luò)化。檔案人員可應(yīng)用信息技術(shù)對人事檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進行高效采集和整理，并根據(jù)使用者的需求，為其傳遞相應(yīng)信息。這樣不僅可以對傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化，也使得檔案管理工作突破時間和空間的限制。

三、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

1.缺乏完善的管理機制

現(xiàn)階段，與人事檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)還有待進一步完善。現(xiàn)有的法律制度無法結(jié)合人事檔案管理的實際情況，其內(nèi)容大多比較籠統(tǒng)，缺乏針對性，很難對人事檔案管理工作起到有效的指導(dǎo)。醫(yī)院在引進信息技術(shù)開展人事檔案管理與建設(shè)時，由于缺乏與之相關(guān)的法律法規(guī)和制度，導(dǎo)致該項工作缺乏有效依據(jù)和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。由于各個醫(yī)院的自身情況不同，在實際管理過程中，很難保證信息化建設(shè)落到實處，一旦發(fā)生突發(fā)問題，則很難做出合理應(yīng)對。

2.人事檔案信息化建設(shè)缺乏強大的基礎(chǔ)

大部分醫(yī)院會將注意力放在如何提高自身醫(yī)療服務(wù)能力上，而忽視人事檔案信息化建設(shè)。在具體操作過程中，由于領(lǐng)導(dǎo)不重視該項工作，導(dǎo)致信息化建設(shè)缺乏足夠的資金支持。現(xiàn)有的軟件和硬件設(shè)備功能比較落后，無法滿足現(xiàn)代化檔案信息建設(shè)的要求。部分檔案管理人員缺乏信息化意識，在工作中缺乏創(chuàng)新意識，依然采用傳統(tǒng)的方法開展工作，導(dǎo)致信息技術(shù)的利用率比較低，影響人事檔案價值的提升。

3.存在一定的安全風(fēng)險

由于人事檔案具有高度的保密性，因此，在對其進行管理時，需將安全放在首位。目前，醫(yī)院在應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的過程中，雖然能夠進一步發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，有效提高檔案管理的效率，但計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)還存在一定的安全隱患，很容易受到黑客和病毒的攻擊。來自病毒的侵襲比較常見。病毒具有一定的隱蔽性，影響范圍廣泛，傳播速度極快，一旦系統(tǒng)遭到病毒入侵，就可能發(fā)生癱瘓，造成信息泄露。此外，計算機系統(tǒng)對環(huán)境的要求比較高，若環(huán)境的溫度和濕度不符合計算機的運行要求，就會導(dǎo)致設(shè)備無法正常運行，若未及時保存和備份資料，就可能會導(dǎo)致檔案資料丟失。

4.檔案管理人員的素質(zhì)有待提升

在信息技術(shù)的影響下，醫(yī)院要確保檔案管理人員能夠做到與時俱進，不斷學(xué)習(xí)，進一步完善知識結(jié)構(gòu)，掌握信息技術(shù)的使用方法。然而，在實際工作中，雖然大部分檔案管理人員能夠利用計算機開展檔案的錄入和存儲，但卻缺乏信息化意識，也沒有充分意識到網(wǎng)絡(luò)所帶來的安全風(fēng)險，使得檔案面臨被泄露的可能性。

四、醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化對策

1.建立完善的監(jiān)督機制

醫(yī)院要將人事檔案視作一項重要的工作，并對其予以高度關(guān)注，規(guī)范檔案的管理行為。要制定與人事檔案有關(guān)的制度，保證制度的內(nèi)容具有一定的針對性和實效性。考慮醫(yī)院的實際情況，結(jié)合醫(yī)院對干部人事檔案管理的要求，保證人事檔案管理制度與時俱進。制度制定完畢后，要保證其得到有效的執(zhí)行，并進一步加大監(jiān)督力度，確保管理工作更加規(guī)范。第一，要重視對檔案管理人員的考核，將考核與評優(yōu)等工作相結(jié)合，提高其對工作的積極性和主動性。制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，要求廣大檔案人員熟練掌握預(yù)案內(nèi)容，使其能夠有效應(yīng)對突發(fā)情況。第二，需針對不同階段的工作制定相應(yīng)制度，使檔案人員能夠規(guī)范自身行為，確保檔案管理工作規(guī)范開展。

2.加快信息化建設(shè)

（1）構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫。信息化建設(shè)是一項復(fù)雜、龐大的工程，醫(yī)院需根據(jù)人事檔案管理要求，打造專門的數(shù)據(jù)庫，確保人事檔案得到統(tǒng)一存儲。要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案，可利用掃描、拍照等方式對檔案進行錄入；采用云計算等技術(shù)對檔案進行高效傳輸與存儲，滿足使用者的查閱需求，提高檔案的利用率。通過構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，可為醫(yī)院的發(fā)展建立強大的人才儲備庫，保證檔案內(nèi)容的安全性和可靠性。

（2）將檔案管理與智慧醫(yī)院管理相結(jié)合。要打造專門的人事檔案信息化管理平臺，保證檔案得到專門管理。此外，還要將這一平臺與智慧醫(yī)院平臺相結(jié)合，促進資源共享，提高人事檔案的價值，為醫(yī)院的各項工作提供合理參考。

（3）信息檢索平臺。醫(yī)院之所以要引進信息技術(shù)，開展檔案信息化建設(shè)，主要是進一步提高人事檔案的利用率，使其發(fā)揮出更大價值。除了要保證檔案得到高效管理之外，還要重視檔案檢索，對檢索功能予以完善。要進一步優(yōu)化檢索平臺功能，比如，可從不同入口進行檢索，也可利用關(guān)鍵詞進行檢索?？傊ㄟ^這一平臺不僅能夠及時找到所需檔案，還能為人才的選拔和推薦提供合理建議。

3.保證信息安全

（1）采取有效的安全保障技術(shù)。醫(yī)院需將人事檔案的安全放在首位，避免員工的個人隱私被泄露。在信息技術(shù)的支持下，檔案管理效率得到進一步提升，但與此同時，檔案所面臨的安全風(fēng)險越來越高。為了提高其安全系數(shù)，就要采取有效的安全保障技術(shù)。通常要從兩方面入手：第一，物理安全；第二，內(nèi)容安全。首先，為保證檔案得到準(zhǔn)確識別，并實現(xiàn)對檔案的處理，要發(fā)揮云計算等技術(shù)的作用，確保檔案能夠?qū)崿F(xiàn)順利轉(zhuǎn)移。需確保新舊系統(tǒng)的兼容性，對文件接口安全進行把關(guān)，有效提高文件的安全性。其次，要進一步完善安全技術(shù)。要在平臺明確用戶權(quán)限，確定用戶等級，需確保各項信息輸入正確，方可允許用戶登錄和訪問。比如，為了滿足用戶的查詢需求，可采用PMI進行授權(quán)。若用戶需要維護檔案數(shù)據(jù)，則需向管理員申請，正式獲得權(quán)限后，方可進入后臺進行操作。為了進一步提高電子檔案傳輸?shù)陌踩?，可采用?shù)字簽名技術(shù)，保證每個部門的云系統(tǒng)運行更加安全可靠。此外，要進一步優(yōu)化設(shè)備的運行環(huán)境，保證環(huán)境的各項技術(shù)指標(biāo)滿足設(shè)備的運行要求。

（2）加強人事檔案的更新和維護。隨著信息技術(shù)的不斷更新，檔案信息管理平臺的功能也會獲得新的補充，這就意味著管理人員需運用發(fā)展的視角看待工作，定期對檔案和平臺進行更新，使其得到有效維護。一旦某一工作人員的信息發(fā)生變化，需及時對其檔案內(nèi)容進行補充與更新。為了有效提高檔案的安全性和可靠性，要發(fā)揮殺毒軟件的作用，定期對系統(tǒng)進行查殺，還要及時升級軟件。同時，檔案人員要具備完善的保密意識，需加強對檔案內(nèi)容的保護，對每一名檔案查閱人員的行為進行規(guī)范。

4.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

隨著醫(yī)院對檔案管理要求不斷提升，各檔案管理人員需不斷提高自身技能與責(zé)任感，運用與時俱進的理念和方法開展人事檔案管理。要具備安全意識和保密意識，避免檔案信息被泄露。檔案管理人員要善于創(chuàng)新，將檔案管理與信息技術(shù)有機結(jié)合，有效提高工作效率。醫(yī)院要重視對檔案管理人員的培養(yǎng)，鼓勵其參與各種培訓(xùn)活動，使其掌握行業(yè)最新知識和政策。培訓(xùn)完畢，要對其進行考核。檔案人員要充分意識到自身工作的艱巨性，具有極高的思想覺悟，化被動工作為主動服務(wù)，能夠站在使用者角度了解其需求，從而進一步完善檔案管理工作，為使用人員提供個性化服務(wù)。

五、醫(yī)院人事檔案信息化技術(shù)具體應(yīng)用

1.人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

為了確保人事檔案的信息化水平得到進一步提高，使其充分滿足醫(yī)院的需求，就要打造實用性較高的數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫搜集各種各樣的人事檔案，提高檔案的利用價值。

（1）建立基本信息數(shù)據(jù)庫。在構(gòu)建數(shù)據(jù)庫時，要保證各項基本信息齊全?；拘畔⒅饕üぷ魅藛T的姓名、性別、出生日期、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等信息。需在數(shù)據(jù)庫中體現(xiàn)出每一名工作人員的基本信息。

（2）建立醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評檔案。為了進一步提高醫(yī)務(wù)人員的綜合素質(zhì)，需對其進行合理的評價。在評價過程中，要將醫(yī)德醫(yī)風(fēng)放在重要位置，還要將與之相關(guān)的評價內(nèi)容形成檔案，并納入數(shù)據(jù)庫之中。在醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核內(nèi)容中，主要包括病人投訴、患者滿意度等信息。通過建立這一類型的檔案，并將其納入評價考核之中，就可以了解醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作人員的情況，并及時對醫(yī)療工作中存在的問題進行仔細分析和改進。

（3）建立專業(yè)技術(shù)數(shù)據(jù)庫。為了進一步了解醫(yī)務(wù)工作人員的專業(yè)技術(shù)情況，就要將其所具備的專業(yè)技術(shù)納入個人檔案之中。要對每一年醫(yī)務(wù)工作人員所參與的技術(shù)創(chuàng)新項目、科研項目、培訓(xùn)項目、論文撰寫等內(nèi)容納入檔案之中，不斷更新和完善檔案的內(nèi)容。通過這種方式，可以了解到該名醫(yī)務(wù)人員的發(fā)展情況，使醫(yī)院在進行選人和用人時有準(zhǔn)確的參考依據(jù)。

2.建立人事網(wǎng)絡(luò)檔案館

醫(yī)院要緊跟時代潮流和技術(shù)發(fā)展的步伐，在人事檔案管理中融入先進的辦公自動化系統(tǒng)或醫(yī)院信息系統(tǒng)。如果醫(yī)院的規(guī)模比較大，也可引進醫(yī)院資源規(guī)劃系統(tǒng)，保證醫(yī)院的各項資源得到科學(xué)有效的管理，提高資源配置的合理性。在開展人事檔案管理時，醫(yī)院要不斷創(chuàng)新管理體制和管理技術(shù)，融入先進的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，構(gòu)建專門的人事網(wǎng)絡(luò)檔案館。

（1）建立網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。醫(yī)院要充分發(fā)揮人事檔案部門和網(wǎng)絡(luò)信息部門的作用，使兩大部門能夠通過協(xié)作方式選擇先進的硬件，為構(gòu)建人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)奠定堅實的基礎(chǔ)。同時，要將這一系統(tǒng)與醫(yī)院OA等系統(tǒng)相結(jié)合，設(shè)置專門的人事檔案館。若醫(yī)院已經(jīng)開通HRP，就要將網(wǎng)絡(luò)檔案館與這一系統(tǒng)相結(jié)合，對人力資源的情況進行全面分析，預(yù)測醫(yī)院對人員的需求。

（2）建立完善的機制。要使廣大醫(yī)院工作人員了解人事檔案信息化建設(shè)不只是人事部門的工作，其他部門也要積極參與其中，這樣才能確保檔案得到及時有效的歸檔與處理。要建立統(tǒng)一的歸檔機制，對文件的歸檔類型進行統(tǒng)一，對文件的處理方式進行規(guī)范，制定科學(xué)合理的歸檔制度?？稍谙鄳?yīng)的平臺開辟人事檔案利用窗口，方便使用人員隨時對檔案進行查詢。要對使用人員進行授權(quán)，提高檔案利用的便捷性。

六、結(jié)語

綜上所述，由于各大醫(yī)院面臨的競爭壓力越來越大，為了提高醫(yī)院的綜合實力，醫(yī)院要選拔優(yōu)秀人才，使其能夠充分勝任各項工作。因此，醫(yī)院要加強對人事檔案管理的改革與創(chuàng)新，將信息技術(shù)與之相結(jié)合，使人事檔案得到規(guī)范、科學(xué)的管理，保證信息的安全性和完整性，使其為醫(yī)院的各項工作提供有效的參考依據(jù)。

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（作者單位：重慶市墊江縣中醫(yī)院）