文/吳約成 楊皓翔 謝沁宜 喻文菡 楊文博 王學東

四川大學華西第二醫(yī)院基于HRP 系統(tǒng)的經(jīng)濟合同全生命周期管理，為醫(yī)院開展經(jīng)濟合同管理體系建設以及經(jīng)濟合同的全程管理工作提供了參考模板。

醫(yī)院經(jīng)濟合同的管理，特別是履行環(huán)節(jié)的管理是影響醫(yī)院正常運轉(zhuǎn)與可持續(xù)發(fā)展的重要因素。目前很多醫(yī)院的經(jīng)濟合同仍采用手工管理模式，也就是在線下進行合同的審批、簽訂、編號和歸檔。而隨著醫(yī)院經(jīng)濟業(yè)務不斷增多，經(jīng)濟合同的數(shù)量逐年上漲，手工管理模式已無法滿足醫(yī)院精細化管理要求。

信息技術(shù)的發(fā)展，逐漸促使醫(yī)院引入企業(yè)資源規(guī)劃（ERP,Enterprise Resource Planning）的成功管理理念和技術(shù)，集成醫(yī)院人力、財務、物資、預算、成本、績效等管理的醫(yī)院資源規(guī)劃（HRP,Hospital Resource Planning）系統(tǒng)能夠提高醫(yī)院信息化管理水平，實現(xiàn)精細化管理目的，被越來越多的醫(yī)院所采用，而其中的經(jīng)濟合同管理模塊為醫(yī)院合同管理問題提供了一個信息化的解決渠道。然而目前國內(nèi)大多數(shù)醫(yī)院對于HRP系統(tǒng)的應用尚處于起步和探索階段，經(jīng)濟合同的線上管理框架和流程仍不完善，對可能存在的內(nèi)部控制風險認知不充分，通過信息化手段實現(xiàn)經(jīng)濟合同的全生命周期管理仍需進一步探索和研究。

四川大學華西第二醫(yī)院（以下簡稱“華西二院”）高度重視內(nèi)部控制建設工作，完善內(nèi)部控制體系，從單位層面出發(fā)，梳理內(nèi)控架構(gòu)，構(gòu)建了華西二院內(nèi)部控制建設框架。

HRP 管理體系總體設計

自2018年起，華西二院開始建設基于內(nèi)部控制的HRP系統(tǒng)，自2019年起開始HRP系統(tǒng)的經(jīng)濟合同管理模塊建設工作。

根據(jù)國家衛(wèi)生健康委、國家中醫(yī)藥管理局于2020年印發(fā)的《公立醫(yī)院內(nèi)部控制管理辦法》（國衛(wèi)財務發(fā)〔2020〕31號）對醫(yī)院合同業(yè)務的內(nèi)部控制提出的要求，醫(yī)院按照“統(tǒng)一領(lǐng)導、歸口管理、分級負責”的管理原則，完善了經(jīng)濟合同管理制度，建立工作機制、審核機制、監(jiān)督機制、糾紛協(xié)調(diào)機制，建立合同管理審核、變更或終止等流程，明確經(jīng)濟合同管理各環(huán)節(jié)各管理部門的職責，并確保合同簽訂與合同審批、合同簽訂與付款審批、合同執(zhí)行與付款審批、合同簽訂與合同用章保管等不相容崗位相互分離，從制度上把控內(nèi)部控制風險。

經(jīng)過1年多的系統(tǒng)建設、流程優(yōu)化以及人員培訓等準備工作，2021年，全院經(jīng)濟合同正式通過HRP系統(tǒng)經(jīng)濟合同管理模塊進行線上管理。

在經(jīng)濟合同管理工作中，最重要的是依據(jù)經(jīng)濟合同類別，確定歸口管理部門。目前，醫(yī)院共劃分了9類合同，由不同職能部門進行歸口管理（表1）。

表1 經(jīng)濟合同歸口管理部門

在經(jīng)濟合同管理制度中，規(guī)定了經(jīng)濟合同審核以會簽形式進行，合同會簽結(jié)束后，方可簽署合同。原則上會簽順序依次為：承辦部門/科室、財務部、法務部、分管院領(lǐng)導、審計辦公室、法定代表人。會簽流程可根據(jù)實際工作情況，經(jīng)各審核部門及分管領(lǐng)導同意后進行適當調(diào)整，但不可減少以上關(guān)鍵會簽部門。法務部在審核過程中，必要時可咨詢專業(yè)法律顧問意見。

對于合同變更，醫(yī)院建立了由法務、采購、審計、財務、資產(chǎn)、院辦、紀委、法律顧問等部門組成的合同變更管理小組，以及合同的變更審核流程。發(fā)生經(jīng)濟合同糾紛時，由法務部負責聯(lián)合合同歸口管理部門/科室及涉事部門開展合同糾紛的處理工作。相關(guān)職能部門/科室的主任作為糾紛處理的第一責任人，完成證據(jù)的收集、事件的調(diào)查等，協(xié)助法務部開展合同糾紛的處理工作。

經(jīng)濟合同管理模塊架設在醫(yī)院HRP系統(tǒng)的整體框架之中。在HRP系統(tǒng)搭建之前，醫(yī)院的財務、人事、資產(chǎn)管理等系統(tǒng)分別獨立運行，形成了信息孤島，HRP系統(tǒng)能有機整合上述系統(tǒng)，使其中分散的數(shù)據(jù)有效聯(lián)通和聯(lián)動。

經(jīng)濟合同管理模塊以合同的審核流程為主線進行設計和開發(fā)，并且在HRP系統(tǒng)架構(gòu)下，與財務、人事、設備資產(chǎn)系統(tǒng)進行對接，具備經(jīng)濟合同的建檔、自動編號、審核、進度查詢、預警等多項功能，實現(xiàn)經(jīng)濟合同從建檔、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的全生命周期閉環(huán)管理（圖1）。

圖1 HRP 系統(tǒng)中經(jīng)濟合同管理模塊框架及功能設計

經(jīng)濟合同業(yè)務涵蓋醫(yī)院經(jīng)濟活動的各個方面，涉及部門多，需要全院各管理部門及科室從上到下統(tǒng)一思想，高度重視，積極配合。為了使HRP系統(tǒng)經(jīng)濟合同管理模塊順利上線，醫(yī)院組織了數(shù)次合同管理部門人員的集中培訓，以及多次系統(tǒng)操作人員的單獨培訓。同時，在培訓的過程中積極收集意見建議，以更好地對系統(tǒng)功能進行持續(xù)改進和完善。

HRP 應用效果及建設成效

首先，全面實現(xiàn)經(jīng)濟合同的全生命周期管理功能，建立經(jīng)濟合同線上檔案。通過合同錄入功能將合同關(guān)鍵信息錄入系統(tǒng)并上傳合同電子版及相關(guān)材料掃描件，以便審核人和管理部門隨時調(diào)取查看。

經(jīng)濟合同的審核。合同建檔后進入審核環(huán)節(jié)，各審核部門按照審核流程，從多維度對合同進行審核。

經(jīng)濟合同的執(zhí)行監(jiān)管。基于HRP系統(tǒng)的經(jīng)濟合同管理模塊與財務、資產(chǎn)、人事管理等系統(tǒng)有效對接，通過整合各類數(shù)據(jù)，使合同的執(zhí)行監(jiān)督成為可能，真正實現(xiàn)經(jīng)濟合同的全生命周期閉環(huán)管理。系統(tǒng)可為歸口管理部門展示所有其歸口管理的經(jīng)濟合同，以便歸口管理部門隨時查看審核進度、收付款執(zhí)行進度、有效期等信息。系統(tǒng)可通過提醒功能輔助歸口管理部門對合同進行執(zhí)行監(jiān)管：有經(jīng)濟合同審批任務的處理人，登錄系統(tǒng)時即可從消息中心看到任務提醒，同時也會收到短信提醒；歸口管理部門人員還可以收到合同到期等預警信息。

其次，顯著提高經(jīng)濟合同管理效率。醫(yī)院在經(jīng)濟合同管理模塊上線前，審核周期平均約為15個工作日。2021年，醫(yī)院在經(jīng)濟合同管理模塊上管理合同共735份。通過加強管理人員系統(tǒng)操作培訓、系統(tǒng)功能不斷完善和改進等措施，在線上審核合同數(shù)量不斷增長的情況下，審核周期呈明顯下降趨勢（圖2），到2021年年底，線上審核相比線下審核節(jié)約1/3的時間，顯著提高了合同審核效率。

圖2 2021年度醫(yī)院經(jīng)濟合同線上審核情況分析

經(jīng)濟合同實現(xiàn)線上管理后，各管理部門減少了合同紙質(zhì)材料的需求，也在一定程度上節(jié)約了材料成本。

再次，有效降低合同業(yè)務的內(nèi)部控制風險，提升管理水平?；趦?nèi)部控制管理要求，通過制度和系統(tǒng)建設，確保合同業(yè)務內(nèi)部控制風險點管控全覆蓋，避免系統(tǒng)風險；各管理部門在參與流程設計和管理的過程中出謀劃策，持續(xù)改進，增強了內(nèi)控意識，提高了管理能力，進而提升了醫(yī)院經(jīng)濟合同管理的整體水平。

此外，還為合同管理的多維度統(tǒng)計分析提供便捷。經(jīng)濟合同的信息化管理為合同管理的多維度統(tǒng)計分析提供便捷，有利于及時發(fā)現(xiàn)合同管理的問題，持續(xù)改進；同時，系統(tǒng)還可為歸口管理部門提供合同管理的整體統(tǒng)計和分析功能，為醫(yī)院在開展經(jīng)濟活動過程中的決策提供有力的數(shù)據(jù)支撐。

HRP 實踐經(jīng)驗與思考

一是領(lǐng)導重視，全院配合。醫(yī)院內(nèi)部控制涉及醫(yī)院經(jīng)濟業(yè)務的方方面面，需要全院從上至下重視和配合。醫(yī)院在開展HRP系統(tǒng)項目建設之初，就成立了項目工作小組，由院長直接領(lǐng)導，各相關(guān)部門負責項目工作的落實。定期（每月）召開工作例會，不定期召開專題會，以確保HRP系統(tǒng)項目建設得到有效推進。在該機制作用下，醫(yī)院HRP系統(tǒng)，包括經(jīng)濟合同管理模塊的建設工作得以順利進行。

二是信息建設，制度先行。HRP系統(tǒng)經(jīng)濟合同管理模塊建立的基礎是明確的部門責任分工和清晰的工作流程，這些應體現(xiàn)在經(jīng)濟合同管理的制度當中。因此，管理制度建設應先行于信息系統(tǒng)建設。醫(yī)院自2020年起即對醫(yī)院經(jīng)濟合同管理制度進行了全面梳理，在充分調(diào)研和與經(jīng)濟合同管理相關(guān)職能部門多次溝通后，結(jié)合醫(yī)院實際情況，對經(jīng)濟合同管理制度進行了先后兩次修訂，確保各部門各司其職、協(xié)作有序，形成工作合力。

三是人員培訓，保障運行。為了確保HRP系統(tǒng)上線后流暢使用，醫(yī)院應組織全院各管理部門進行系統(tǒng)操作培訓。醫(yī)院舉行了多次集中培訓和單獨培訓；同時，軟件工程師常駐醫(yī)院，隨時解決系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題，不斷優(yōu)化和改進系統(tǒng)。

為確保信息安全，基于HRP系統(tǒng)的經(jīng)濟合同管理模塊原則上也應在內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下運行。但因醫(yī)院經(jīng)濟合同會簽涉及的部門和人員較多，如果按部門或人員配置內(nèi)網(wǎng)電腦，將增加較多資源和時間上的管理成本。為此，華西二院采用內(nèi)網(wǎng)與醫(yī)院局域網(wǎng)結(jié)合的方式使用HRP系統(tǒng)，即醫(yī)院可連接外網(wǎng)的電腦可通過局域網(wǎng)訪問HRP系統(tǒng)，但這對醫(yī)院信息安全防護提出了更高的要求。數(shù)據(jù)的泄露主要來自外部攻擊和內(nèi)部人員泄露。外部攻擊可通過互聯(lián)網(wǎng)隔離、局域網(wǎng)訪問限制以及數(shù)據(jù)加密傳輸?shù)韧緩椒婪?；來自?nèi)部泄露主要通過人員培訓、合同管理崗位輪崗，以及在系統(tǒng)界面和下載文件中添加個人水印等方法來規(guī)避。

華西二院采用的駁回流程為：一旦發(fā)起駁回，會簽流程均回退至初始節(jié)點，制單人整改后重新會簽。起初，該院駁回功能設計思路為：經(jīng)濟合同提交后，會簽的任一節(jié)點處理人有異議時可發(fā)起駁回，可選擇兩種情況：①經(jīng)濟合同內(nèi)容有修改，②經(jīng)濟合同內(nèi)容不需修改，僅需補充相關(guān)支撐材料。第一種情況駁回至制單人后需按會簽流程重新審核；第二種情況駁回至制單人，制單人整改后，經(jīng)本部門會簽后，跳轉(zhuǎn)回發(fā)起駁回的處理人（圖3）。

圖3 各審核節(jié)點發(fā)起駁回后的返回流程圖

以上的駁回后返回流程雖然可以通過跳過部分會簽部門來提高效率，但只適用于需補充的支撐材料與被跳過的會簽部門無關(guān)的情況。而實際情況下，發(fā)起駁回的原因可能有很多種，除了修改合同內(nèi)容，也可能有補充支撐材料、修改合同基本信息參數(shù)等，這些補充或修改，不可能保證與前面的會簽部門無關(guān)，這樣會對會簽處理人在選擇重新會簽還是跳轉(zhuǎn)返回時造成較大困擾，且無法保證會簽的質(zhì)量。因此，最終他們選擇犧牲效率，采取發(fā)起駁回一律重新依次會簽的方法。當然，以上的跳轉(zhuǎn)返回流程可作為流程設計時的一種思路參考。

目前，醫(yī)院經(jīng)濟合同管理模塊已具備自動編號、線上會簽、收付款信息查詢、工作任務提醒、合同到期預警、搜索查詢等多種功能，已基本實現(xiàn)了經(jīng)濟合同的全生命周期管理。但在實現(xiàn)與財務預算、報賬系統(tǒng)的進一步對接與聯(lián)動、合同管理效率智能統(tǒng)計分析等功能方面，以及與醫(yī)院現(xiàn)有檔案系統(tǒng)對接等方面還有待開發(fā)和完善。下一步，醫(yī)院即將開展HRP系統(tǒng)建設二期項目，以上功能將在二期項目建設中逐步實現(xiàn)。

基于HRP系統(tǒng)的經(jīng)濟合同管理模塊能極大地提升管理效率，有效降低內(nèi)控風險，是當前信息技術(shù)不斷發(fā)展，以及國家對現(xiàn)代化醫(yī)院管理工作要求的背景下，醫(yī)院經(jīng)濟合同管理的趨勢。

經(jīng)濟合同管理模塊的建設是一個復雜繁瑣的系統(tǒng)工程?？傮w思路是以內(nèi)部控制為指導，從制度和職責出發(fā)，建立流程，到流程在系統(tǒng)中的實現(xiàn)。這期間需要全院各相關(guān)管理部門通力協(xié)作，經(jīng)歷反復溝通和不斷磨合。系統(tǒng)上線運行后，也需要各管理部門在使用過程中隨時反饋問題和提出需求，以促進系統(tǒng)功能不斷完善和優(yōu)化。