辛太宇 孫康嶺 姚洪利
摘?要:數(shù)字化校園建設(shè),已經(jīng)成為當(dāng)代高校信息化建設(shè)的主要發(fā)展方向,在機電專業(yè)信息化建設(shè)的過程中,教學(xué)管理信息系統(tǒng),是保證教學(xué)工作高效開展的重要系統(tǒng)。文章將以機電專業(yè)教學(xué)管理信息化系統(tǒng)為研究對象,對系統(tǒng)的應(yīng)用意義、建設(shè)過程中存在的問題、項目建設(shè)需求以及過程控制策略進行全面分析,希望能夠滿足學(xué)院的數(shù)字化建設(shè)需求。
關(guān)鍵詞:機電專業(yè);教學(xué)管理;信息系統(tǒng);項目管理
中圖分類號:TB?????文獻標(biāo)識碼:A??????doi:10.19311/j.cnki.16723198.2023.13.087
0?引言
教學(xué)管理信息系統(tǒng),是以機電專業(yè)的教學(xué)工作為基礎(chǔ),由學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)處信息工程相關(guān)負責(zé)人,共同實施的一個數(shù)字化建設(shè)項目。通過該系統(tǒng)的應(yīng)用,可以為廣大師生提供更加全面的信息服務(wù),也能將傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾滦偷姆?wù)模式,這對于機電專業(yè)內(nèi)部高效的溝通、協(xié)作也有著積極的促進作用,也是機電專業(yè)教學(xué)管理水平不斷提高的主要方式。
1?機電專業(yè)教學(xué)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用意義
1.1?提高教學(xué)管理效率
在機電專業(yè)教學(xué)管理工作開展的過程中,需要對教師的教學(xué)工作、教學(xué)紀(jì)律、教學(xué)檢查進行規(guī)范和管理,并且,對教師任課、教學(xué)檔案以及教學(xué)實踐進行全方位的監(jiān)管,這對管理能力以及管理效率提出了更高的要求,造成了較大的壓力。在傳統(tǒng)教學(xué)管理工作開展的過程中,由工作人員數(shù)量不足,管理方法落后,技術(shù)傳統(tǒng)等問題,導(dǎo)致管理效率低下。但是,通過教學(xué)管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用,就可以有效提高教學(xué)管理效率,這對于機電專業(yè)教學(xué)管理能力的提高也有著積極的促進作用。在教學(xué)管理信息系統(tǒng)內(nèi),可以將教師的排班表、課程選修制度、教學(xué)進度表等內(nèi)容,統(tǒng)一輸入到系統(tǒng)內(nèi),相關(guān)的管理人員只需要對已經(jīng)發(fā)生的教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)進度進行數(shù)據(jù)匯總,并將數(shù)據(jù)上傳到信息化系統(tǒng)內(nèi),就可以對機電專業(yè)所有的教學(xué)工作進行全方位的管理。而且,通過這個信息化的教學(xué)管理系統(tǒng),可以實現(xiàn)信息的快速獲取、及時反饋、互動交流,這對于創(chuàng)造優(yōu)良教學(xué)環(huán)境,提高教學(xué)資源的使用效率有著重要的作用。通過教學(xué)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用,還可以對教學(xué)工作進行優(yōu)化和重組,這樣就可以構(gòu)建一個以信息傳輸和共享為基礎(chǔ)的信息化管理模式。
1.2?促進教學(xué)管理公開化
機電專業(yè)在開展教學(xué)管理工作的過程中,需要對管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)以及實施的管理規(guī)定進行公布。在傳統(tǒng)工作過程中,大部分都是采用張貼通知的方式,來進行信息公布的。這種方式的觸達率相對有限,這也造成了機電專業(yè)教學(xué)管理公開水平不足的問題。在教學(xué)管理信息系統(tǒng)內(nèi),可以建立一個專門的教學(xué)教務(wù)公開平臺,在平臺內(nèi),可以實時公布機電專業(yè)的教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)內(nèi)容以及政策,每一個學(xué)生和教師,只需要登錄信息教學(xué)管理信息系統(tǒng),就可以快速獲取到所有的實時信息,這是促進教學(xué)管理公開化的重要方式。
1.3?實現(xiàn)教學(xué)資源共享
在機電專業(yè)開展教學(xué)管理工作,是為了提高教學(xué)質(zhì)量,從而使教師的教學(xué)能力和學(xué)生的學(xué)習(xí)水平都得到全面的提升。在這樣的背景下,就需要實現(xiàn)教學(xué)資源共享,這也是教學(xué)管理信息系統(tǒng)最主要的優(yōu)勢。在教學(xué)管理信息系統(tǒng)內(nèi),可以涵蓋大量的教學(xué)資源,而且,教師在日常教學(xué)工作開展的過程中,也可以將課堂教學(xué)內(nèi)容以視頻或者是音頻的方式,上傳到教學(xué)管理系統(tǒng)信息系統(tǒng)內(nèi)。所有學(xué)生可以擺脫時間以及空間的限制,對同一教學(xué)內(nèi)容進行反復(fù)的學(xué)習(xí)和研究,這對于提高機電專業(yè)教學(xué)質(zhì)量也有著重要的作用。而且,在教學(xué)管理信息系統(tǒng)內(nèi),可以進行日常教學(xué)管理、考試和作業(yè)批改以及班級管理等工作,大大減少了傳統(tǒng)管理工作開展過程中所造成的人力、物力浪費問題。
2?教學(xué)管理信息化建設(shè)的問題
2.1?理念落后
想要在機電專業(yè)內(nèi),建立教學(xué)管理信息系統(tǒng),要有先進的信息化教學(xué)管理理念進行支持。但是,以機電專業(yè)的實際情況來看,教學(xué)管理信息化建設(shè)理念滯后仍舊是限制機電專業(yè)信息化系統(tǒng)應(yīng)用的主要原因之一。首先,在意識層面,機電專業(yè)的管理人員以及教師,已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的手工方式進行信息的收集和管理,對信息化管理系統(tǒng)認知不足,而且,接受程度也存在滯后性。其次,在管理體制方面,機電專業(yè)如果想應(yīng)用教學(xué)管理信息系統(tǒng),必須以該系統(tǒng)為基礎(chǔ),對組織架構(gòu)和人員編制進行重新規(guī)劃。再次,從硬件設(shè)施方面來考慮,機電專業(yè)在開展教學(xué)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的過程中,還存在硬件建設(shè)不足的問題。以上這些問題的主要成因都是理念落后,所以,在對教學(xué)管理信息系統(tǒng)進行落實、應(yīng)用以及研發(fā)過程中都存在各種問題。
2.2?資金投入不足
想要在機電專業(yè)內(nèi)部應(yīng)用教學(xué)管理信息系統(tǒng),就一定要投入大量的資金,來對該系統(tǒng)進行研發(fā)和維護。但是,以實際情況來看,經(jīng)費不足也是機電專業(yè)所要面臨的主要問題之一。教學(xué)管理信息系統(tǒng),是一項系統(tǒng)化的工程,在研發(fā)過程中,就需要計算機、互聯(lián)網(wǎng)、交換機等大型基礎(chǔ)設(shè)施的投入,而且,還要引進信息資源管理軟件。所以,該系統(tǒng)在建設(shè)之初,就需要大量的經(jīng)費支持。在后期維護過程中,也需要有專門的技術(shù)人員,對設(shè)備、軟件進行維護和管理。但是,學(xué)校辦學(xué)經(jīng)費比較緊張,教學(xué)管理信息系統(tǒng)經(jīng)費投入不足,這也直接導(dǎo)致了教學(xué)管理信息系統(tǒng)長期建設(shè)卻一直無法應(yīng)用,這也制約了機電專業(yè)信息化管理水平。
2.3?技術(shù)水平不足
在對我國高校的教學(xué)管理信息系統(tǒng)進行全面分析的過程中可以發(fā)現(xiàn),很多學(xué)校的系統(tǒng),都普遍存在技術(shù)水平不足的問題,尤其是一些較為落后的地區(qū)。這些地區(qū)學(xué)校所建設(shè)的信息化系統(tǒng),只能用于學(xué)校的財務(wù)管理和成績管理,無法開展信息化的教學(xué)管理、考試管理以及辦公管理等。這主要是由于系統(tǒng)在研發(fā)的過程中沒有對該功能模塊進行研發(fā),這與教學(xué)管理信息系統(tǒng)的技術(shù)水平有著直接的關(guān)系。個別學(xué)校為了滿足信息化建設(shè)要求,在學(xué)校內(nèi),已經(jīng)研發(fā)了教學(xué)管理信息系統(tǒng),但是,在實際應(yīng)用的過程中,卻沒有對該系統(tǒng)進行應(yīng)用,無論是日常教學(xué)管理工作,還是考試、辦公等管理工作,仍舊沿用傳統(tǒng)手工管理的方式,進行管理。這就使得信息系統(tǒng)成為一個空架子,無法對教學(xué)工作起到任何積極促進作用,也無法提高教學(xué)管理能力,這也是教學(xué)管理效率不斷下降的主要原因之一。
3?機電專業(yè)教學(xué)管理信息系統(tǒng)項目需求
3.1?數(shù)字化信息平臺
在機電專業(yè)內(nèi)部,想要應(yīng)用教學(xué)管理信息系統(tǒng),首先就要與機電專業(yè)的教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)目標(biāo)相結(jié)合,建立一個數(shù)字化的信息平臺。在這個數(shù)字化信息平臺內(nèi),要以學(xué)校的認證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)中心、信息管理系統(tǒng)為基礎(chǔ),遵循教育部頒發(fā)的《學(xué)校管理信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定》,對學(xué)校的信息化建設(shè)與管理進行全方位的規(guī)范。數(shù)字化信息平臺在研發(fā)之初要以SOA架構(gòu)為基礎(chǔ),遵循J2EE規(guī)范,采用多層B/S體系結(jié)構(gòu)和智能客戶端技術(shù)相結(jié)合。而且,該信息平臺要支持市面上常見的所有操作系統(tǒng),只有這樣,才能確保教學(xué)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用范圍不斷擴大,這也是提高系統(tǒng)適應(yīng)能力的重要前提條件之一。數(shù)字化信息平臺的構(gòu)建,也可以將機電專業(yè)的所有教學(xué)數(shù)據(jù)統(tǒng)一到一個平臺內(nèi),這對于信息的高效調(diào)用和查詢都有著積極的作用,也可以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和唯一性。在數(shù)字化信息平臺的基礎(chǔ)之上,進行模塊研發(fā)的過程中,也可以保證基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確和統(tǒng)一,這樣,就可以有效避免教學(xué)管理信息系統(tǒng)在應(yīng)用過程中,出現(xiàn)數(shù)據(jù)沖突的問題。
3.2?教學(xué)管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)需求
機電專業(yè)的教學(xué)管理信息系統(tǒng)在研發(fā)的過程中,要操作簡單、安全可靠、功能齊全,這是以機電專業(yè)的實際情況為出發(fā)點,對未來發(fā)展空間進行充分考量后所提出的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)需求。由于機電專業(yè)的教學(xué)管理信息系統(tǒng),在實際運行的過程中,要對學(xué)生的學(xué)籍進行管理,也要對教師資格、教學(xué)計劃、考試內(nèi)容、學(xué)生成績、教學(xué)實踐、教學(xué)質(zhì)量等進行全方位的管理,所以,在進行系統(tǒng)結(jié)構(gòu)規(guī)劃的過程中,要規(guī)劃系統(tǒng)維護模塊、學(xué)籍管理模塊、師資管理模塊、智能排課模塊、選課模塊以及教學(xué)質(zhì)量評估模塊和畢業(yè)生管理模塊。在實際應(yīng)用的過程中,可以給教師和學(xué)生提供不同的使用權(quán)限,這樣,教師和學(xué)生就可以根據(jù)自己的權(quán)限,進入相應(yīng)的模塊。系統(tǒng)模塊的不斷豐富,也標(biāo)志著機電專業(yè)教學(xué)管理能力的不斷提高。
3.3?各功能模塊的需求
機電專業(yè)教學(xué)管理信息系統(tǒng)各功能模塊之間是相互關(guān)聯(lián)的,而且,要以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)。所以,對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫要求更高,在操作過程中,更加規(guī)范,對業(yè)務(wù)流程也有著更加嚴(yán)格的要求。近年來,隨著機電專業(yè)對學(xué)分制進行廣泛應(yīng)用,在進行教學(xué)管理信息系統(tǒng)設(shè)計的過程中,也要兼顧傳統(tǒng)學(xué)年制的需求和新型學(xué)分制的教學(xué)管理需求。以教師和學(xué)生為基礎(chǔ),推動學(xué)校管理的規(guī)范化進步。例如,在學(xué)生管理模塊內(nèi),需要增加學(xué)生注冊、收費、學(xué)籍、學(xué)生證、獎懲、查詢、打印等功能,而且,在學(xué)生管理模塊內(nèi),為了提高學(xué)生管理效率,要構(gòu)建一個基礎(chǔ)信息庫。在基礎(chǔ)信息庫內(nèi),需要將學(xué)生的基本數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入教學(xué)管理信息系統(tǒng)內(nèi),并且,對學(xué)生的異動情況進行及時記錄。
4?機電專業(yè)教學(xué)管理信息系統(tǒng)實施過程控制
4.1?控制要點分析
在機電專業(yè)教學(xué)管理信息系統(tǒng)實際應(yīng)用的過程中,想要保證系統(tǒng)能夠高質(zhì)量地運行,并且,能夠促進教學(xué)管理能力的提高,就要對控制要點進行全面分析。這里所說的控制要點包含九大方面,分別是變更控制、職責(zé)分配、進度控制、質(zhì)量管控、風(fēng)險管控、系統(tǒng)測試、文檔管理、數(shù)據(jù)管理和項目培訓(xùn)。以變更控制為例,在教學(xué)管理信息系統(tǒng)研發(fā)的過程中,會根據(jù)實際情況的變化,導(dǎo)致偏離計劃的內(nèi)容產(chǎn)生。針對這些問題,就必須采取相應(yīng)的變更措施,將項目風(fēng)險控制在最小范圍內(nèi)。在系統(tǒng)研發(fā)的過程中,所有的人員,都可以提出變更的請求,但是,在對變更請求進行執(zhí)行的過程中,必須有專門的負責(zé)人,對變更請求進行詳細考量,確保該請求是正確合理的。一旦發(fā)生變更,也要對變更影響和變更結(jié)果進行全面評估。在開展變更控制的過程中,要遵循三大原則,第一是影響最??;第二是全面商討;第三是及時發(fā)布。在對不同的變更方法進行選擇的過程中,必須選擇對整體項目影響最小的方案,而且,在正式執(zhí)行之前,必須與項目負責(zé)人進行商討,確認變更之后,也要對變更信息進行及時發(fā)布。
4.2?管理控制
在機電專業(yè)教學(xué)管理信息系統(tǒng)項目研發(fā)的過程中,要加強管理控制。這里所說的管理控制主要是指,工程計劃管理和工程計劃控制兩個方面。在進行系統(tǒng)研發(fā)的過程中,要制定詳細的工程計劃,并且,形成書面文字。制定階段化的工作目標(biāo)以及工作總結(jié),如果沒有按照既定的工作目標(biāo)完成工作內(nèi)容,也要出具書面說明,對未完成原因進行解釋,并且,提出針對性的改進措施。在對工作計劃進行控制的過程中,要養(yǎng)成公周匯報、月總結(jié)的控制習(xí)慣。每周周一可以召開例行項目例會,對上一周的工作內(nèi)容以及工作結(jié)果進行全面總結(jié),并且,對上周工作過程中存在的問題進行分析。對于下一周的工作計劃以及需要其他部門協(xié)調(diào)的內(nèi)容進行溝通和協(xié)調(diào)。教學(xué)管理信息系統(tǒng)項目研發(fā)過程中,要有專門的負責(zé)人,對周計劃以及實際的執(zhí)行情況進行收集和匯總。一旦工作計劃確定之后,不能隨意更改,如果工作計劃必須要更改,也需要由負責(zé)人進行書面簽字確認。在對系統(tǒng)進行研發(fā)的過程中,也可以建立績效考核機制。以績效考核機制為基礎(chǔ),對項目的執(zhí)行情況和完成情況進行監(jiān)督和考核,確保教學(xué)管理信息系統(tǒng),可以保質(zhì)、保量地研發(fā),并且,能夠快速應(yīng)用到機電專業(yè)的教學(xué)管理過程中。
4.3?實施范圍變更控制
在機電專業(yè)教學(xué)管理信息系統(tǒng)研發(fā)的過程中,也可能會涉及項目變更。這種項目變更,主要是由內(nèi)部源代碼修改或者外部需求變更,而導(dǎo)致的實施范圍變更。在整個系統(tǒng)研發(fā)的過程中,這種變更都是不可避免的。由于工作經(jīng)驗有限,所以,在項目研發(fā)初期,對功能模塊以及實施范圍都有一定的不確定性。隨著研發(fā)工作的不斷深入,這種不確定性會逐漸縮小,這也就意味著,研發(fā)過程中,很有可能會出現(xiàn)實施范圍變更的問題。為了保證研發(fā)工作的順利進行,要確保系統(tǒng)研發(fā)范圍的一致性。這就要求,在涉及實施范圍變更的過程中,必須按照規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn),進行變更申請。首先,要由申請人,填寫變更申請表,對變更內(nèi)容、變更時間、變更范圍進行明確說明,并且,要有變更的必要性和特殊性說明。變更申請表填寫完成之后,要由項目負責(zé)人,進行審核簽字,確認無誤可以變更之后,由項目研發(fā)人員進行落實。最后,也要對變更內(nèi)容進行跟蹤,對變更結(jié)果進行及時反饋,如果變更過程中出現(xiàn)問題,要及時控制,并對故障原因進行分析和解決。
4.4?項目質(zhì)量控制
在機電專業(yè)教學(xué)管理信息系統(tǒng)研發(fā)的過程中,項目質(zhì)量控制,是最為主要的控制內(nèi)容之一,只有保證項目質(zhì)量,才能保證系統(tǒng)的實用性。所以,在對該系統(tǒng)進行研發(fā)的過程中,一定要對質(zhì)量進行全方位的把控。在對質(zhì)量進行把控的過程中,首先,要對關(guān)鍵內(nèi)容進行把控,例如系統(tǒng)研發(fā)計劃書、系統(tǒng)研發(fā)進度表以及解決方案等,都是質(zhì)量控制過程中的主要控制對象。在進行教學(xué)管理信息系統(tǒng)研發(fā)的過程中,也可以制定保障措施。相關(guān)的負責(zé)人,可以以項目進度表為基礎(chǔ),對研發(fā)進度、研發(fā)質(zhì)量進行驗收和管控,如果出現(xiàn)異常問題,要與項目研發(fā)人員進行及時溝通。如果出現(xiàn)較大質(zhì)量問題,并且造成較為嚴(yán)重的后果,可以與工作人員的績效進行掛鉤。對于項目研發(fā)過程中出現(xiàn)的一些偏差性問題,要與研發(fā)部門進行及時溝通。并且,一切都要以機電專業(yè)的實際使用需求為出發(fā)點,要求研發(fā)部門進行二次開發(fā),確保教學(xué)管理信息系統(tǒng)研發(fā)結(jié)束之后,能夠完全符合機電專業(yè)的實際教學(xué)管理需求,并且,能夠提高機電專業(yè)的教學(xué)管理水平。
4.5?項目風(fēng)險控制
在機電專業(yè)教學(xué)管理信息系統(tǒng)研發(fā)工作開展的過程中,也要開展風(fēng)險控制。項目研發(fā)工作雖然是一項虛擬的技術(shù)工作,但是,并不意味著,在研發(fā)過程中,不會存在任何風(fēng)險,所以,在研發(fā)工作開展的過程中,要對風(fēng)險進行有效的評估、識別和應(yīng)對。在研發(fā)過程中,采取動態(tài)監(jiān)測的方式,對風(fēng)險進行全方位的動態(tài)評估,并且,對風(fēng)險的分布特點進行分析。在項目風(fēng)險管控過程中,首先,要對項目風(fēng)險進行有效識別,然后,要對風(fēng)險的影響范圍進行評估,再次,對風(fēng)險等級進行評價,最后,要以評價內(nèi)容為基礎(chǔ),提出針對性的風(fēng)險管控措施。例如,在對風(fēng)險進行識別的過程中,可以以階段性的投入時間、重要信息的記錄情況以及背景信息的記錄情況、可行性分析等為基礎(chǔ),對潛在風(fēng)險進行識別。這樣就可以對項目管理過程中,存在的風(fēng)險問題進行全方位的管控,這對于提高項目管理能力也有著積極的促進作用。可以通過這種方式,提高系統(tǒng)的研發(fā)效率,也可以使教學(xué)管理信息系統(tǒng),高效應(yīng)用于機電專業(yè)教學(xué)管理工作過程中。
5?結(jié)論
機電專業(yè)應(yīng)用教學(xué)管理信息系統(tǒng),是提高教學(xué)效率,促進管理公開、實現(xiàn)資源共享的重要渠道。但是,在實際建設(shè)過程中,卻會受到信息化理念、投入資金以及技術(shù)等方面的限制。在對該系統(tǒng)進行研發(fā)的過程中,要對數(shù)字化信息平臺、管理信息系統(tǒng)、教學(xué)管理信息系統(tǒng)以及各功能模塊進行深入研討,并且,對實施范圍、項目質(zhì)量以及項目風(fēng)險進行全方位的管控。這樣,才能在機電專業(yè)內(nèi)部,建立科學(xué)、規(guī)范的教學(xué)管理信息系統(tǒng),并且,為學(xué)院規(guī)范化管理提供技術(shù)支持。
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