基于PDCA循環(huán)法降低醫(yī)療設備采購合同會審時間的探討

薛丹 張棟青 吳琳 雷曉彤 薛立洋 張方申 尹娟＊

1 山東第一醫(yī)科大學第一附屬醫(yī)院（山東省千佛山醫(yī)院）醫(yī)學工程部 （山東 濟南 250014）

2 聊城市人民醫(yī)院設備處 （山東 聊城 252004）

內(nèi)容提要： 目的：探討PDCA循環(huán)法對降低醫(yī)院醫(yī)療設備采購合同會審時間的作用。方法：利用魚骨圖、柏拉圖和5W1H等方法進行原因查找、真因分析、提出針對性的改進措施，并對改進前后的醫(yī)療設備采購合同會審時間進行效果分析。結果：改進措施實施后，醫(yī)療設備采購合同平均會審時間由20.5d下降到16.4d，會審時間在20d以上的合同占比由39%下降到21.1%，利用χ2檢驗分析差異具有統(tǒng)計學意義（P＜0.05）。結論：通過PDCA循環(huán)法可有效降低醫(yī)療設備采購合同會審時間。

近年來，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)療設備采購合同不斷增多，合同的簽訂時間明顯延長。而《中華人民共和國招標投標法》第四十六條明確規(guī)定，招標人和中標人應當自中標通知書發(fā)出之日起三十日內(nèi)，按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同[1]；《中華人民共和國政府采購法》第四十六條明確規(guī)定，采購人與中標、成交供應商應當在中標、成交通知書發(fā)出之日起三十日內(nèi)，按照采購文件確定的事項簽訂政府采購合同[2]。合同簽訂的時間長短直接關系醫(yī)院的切身利益[3,4]。研究發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院會審時間延長是導致合同簽訂時間長的最主要因素。如何縮短合同在醫(yī)院的會審時間是解決醫(yī)院合同簽訂時間長的關鍵[5-7]?！癙DCA”循環(huán)由4個部分組成，即計劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、處理（Act）。4個部分不斷循環(huán)，從而達到質(zhì)量控制的目的[8-12]。PDCA循環(huán)在醫(yī)療設備管理方面效果顯著。本文結合醫(yī)院醫(yī)療設備采購合同實際管理情況，分析總結合同在醫(yī)院會審時間長的原因，建立基于PDCA循環(huán)法降低醫(yī)療設備合同會審時間的管理方法，有效降低醫(yī)療設備合同會審時間。

1.資料與方法

1.1 一般資料

選取本院2020年12月～2021年11月及2021年12月～2022年11月共兩年簽訂的合同會審時間。其中2020年12月～2021年11月未實施PDCA管理，2021年12月～2022年11月實施PDCA管理。

1.2 方法

1.2.1 計劃（Plan）階段

現(xiàn)狀：2020年12月～2021年11月本院合同會審未實施PDCA管理，統(tǒng)計得到全院簽訂醫(yī)療設備采購合同共計56份，平均會審時間20.5d。其中會審時間10d及以下的合同14份，占比25%；會審時間在10～20d（含20d）的合同20份，占比36%；會審時間在20d以上的合同22份，占比39%，見表1。

表1 .2020年12月～2021年11月本院合同會審時間

原因分析：①招標公司對合同內(nèi)容不熟悉，出合同錯誤率較高；②招標公司打印的合同缺少關鍵材料；③供應商對醫(yī)院合同簽署流程不熟悉，缺少合同章和法人簽字；④臨床科室主任對購置的設備配置不明確；⑤醫(yī)院財務部門不能及時核對設備的預算情況；⑥醫(yī)院政策法規(guī)處審核合同中的個別條款不能很好地保護醫(yī)院利益；⑦需要醫(yī)院院領導審核合同時，院領導沒有時間；⑧招標公司打印合同周期長；⑨供應商向醫(yī)院遞交合同晚。針對以上原因繪制魚骨圖見圖1。

圖1 .原因分析魚骨圖

真因分析：醫(yī)學工程部聯(lián)合醫(yī)院醫(yī)療設備購置合同會審的各部門對魚骨圖中的原因打分，影響最大得5分，影響一般得4分，影響小得3分，影響較小得1分。如表2所示。繪制柏拉圖進行真因分析，柏拉圖中清楚列出了影響合同會審時間的各因素占比，見圖2。

圖2 .會審時間長柏拉圖分析

表2 .會審時間長原因分析匯總

根據(jù)上述原因柏拉圖分析，導致醫(yī)療設備采購合同會審時間長的關鍵原因為前六個，即：①招標公司對合同內(nèi)容不熟悉，出合同錯誤率較高，打印的合同缺少關鍵材料；②供應商對醫(yī)院合同簽署流程不熟悉，缺少合同章和法人簽字；③臨床科室主任對購置的設備配置不明確；④醫(yī)院財務部門不能及時核對設備的預算情況；⑤醫(yī)院政策法規(guī)處審核合同中的個別條款不能很好地保護醫(yī)院利益；⑥需要醫(yī)院院領導審核合同時，院領導沒有時間。根據(jù)這六個原因制定針對性的對策。

1.2.2 執(zhí)行（Do）階段

對策擬定：對策擬定方法采用“5W1H”方法[13]?！癢hy”為降低醫(yī)療設備采購合同會審時間，“What”為如何降低醫(yī)療設備采購合同會審時間，“How”為采取哪些措施，“Who”為參與醫(yī)療設備采購合同會審的人員，“When”為2021年12月，“Where”為醫(yī)療設備采購合同會審的各部門。

對策實施：醫(yī)學工程部會同醫(yī)療設備采購合同會審各部門同事舉行頭腦風暴，針對上述真因制定出切實可行的措施[14]。①列出醫(yī)院醫(yī)療設備采購合同必備材料清單；②招標辦集合負責醫(yī)院醫(yī)療設備招標的招標公司集中培訓，培訓內(nèi)容包括合同材料清單、出合同的時間、合同具體內(nèi)容如何從中標單位投標文件中獲取、供應商簽訂合同需注意事項等；③招標公司對相應項目的中標供應商培訓醫(yī)院醫(yī)療設備采購合同注意事項；④項目招標前，在參數(shù)論證階段醫(yī)學工程部與臨床科室反復確認具體配置，臨床科室主任核對無誤后簽字確定論證參數(shù)；⑤招標公司先出電子版合同，醫(yī)學工程部在線審核設備配置，財務處審核預算情況，政策法規(guī)處審核合同重要條款，線上審核無誤后方可打??；⑥院領導審核設備購置合同時間改到醫(yī)院院領導每周集中辦公時間。

1.2.3 檢查（Check）階段

實施上述措施后，統(tǒng)計本院2021年12月～2022年11月醫(yī)療設備采購合同共計90份，平均會審時間16.4d。其中會審時間10d 及以下的合同21 份，占比23.3%；會審時間在10～20d（含20d）的合同50份，占比55.6%；會審時間在20d以上的合同19份，占比21.1%，見表3。

表3 .2021年12月～2022年11月本院合同會審時間

改進后本院合同平均會審時間由20.5d降低至16.4d，時間明顯縮短，改進前與改進后的合同審時間占比見圖3，由圖3可以看到，會審時間在20d以上的合同占比明顯降低。對會審時間20d以上的合同占比利用SPSS 19.0進行統(tǒng)計學分析，差異存在統(tǒng)計學意義（χ2=5.646，P=0.017），表明改進有效。

圖3 .改進前與改進后的合同審時間占比

1.2.4 處理（Act）階段

通過上文所述方法，本院醫(yī)療設備合同平均會審時間明顯縮短，會審時間在20d以上的合同占比明顯降低，可以推廣，形成標準化工作機制并持續(xù)改進。但在整個項目中還存在不足，比如會審時間在10d及以下的合同占比略有降低，需要到下一個PDCA循環(huán)改進并解決。

2.討論與小結

針對醫(yī)院醫(yī)療設備采購合同會審時間長的問題，本文將PDCA循環(huán)法運用在醫(yī)療設備采購合同審核管理中。首先分析本院2020年12月～2021年11月醫(yī)療設備采購合同會審的時間分布情況，利用魚骨圖找出各個環(huán)節(jié)存在的原因，再運用柏拉圖找出問題真因；其次根據(jù)真因利用5W1H制定相應的對策，通過醫(yī)院臨床科室招標前確定配置，醫(yī)學工程部、財務處、招標辦和政策法規(guī)處招標后審核電子合同等手段縮短醫(yī)療設備采購合同會審時間。通過分析本院2021年12月～2022年11月醫(yī)療設備采購合同會審的時間分布情況，平均會審時間較PDCA應用前明顯縮短，其中會審時間在20d以上的合同占比明顯降低，利用SPSS19.0進行統(tǒng)計學分析，差異存在統(tǒng)計學意義（P＜0.05）。表明運用PDCA循環(huán)法進行合同會審管理是有效的。最后總結經(jīng)驗，形成全院標準的合同會審流程，在接下來的合同會審工作中實施[15,16]。調(diào)研相關文獻，李明等[17]通過制定相關的設備合同模板、提出審核要點、規(guī)范合同管理措施等方法縮短醫(yī)療設備采購合同會審時間；李日俊等[18]通過基于騰訊云輕量化服務器開發(fā)，設計醫(yī)療設備合同管理系統(tǒng)，提高部門溝通效率，減少設備簽訂流程，縮短合同簽訂時間。上述方法均存在措施單一，無法持續(xù)改進的缺點。本研究利用PDCA循環(huán)法制定多種對策，有效降低醫(yī)療設備合同會審的時間，同時具備持續(xù)改進的優(yōu)點。

綜上所述，本研究利用PDCA循環(huán)法對本院醫(yī)療設備采購合同會審時間長的問題進行管理，取得了不錯的效果，有效降低了本院醫(yī)療設備采購合同的平均會審時間和會審時間在20d以上的合同占比，保障了臨床工作及時順利開展，但合同會審時間在10d以下的占比還是偏低，需要進一步采取優(yōu)化措施，持續(xù)改進。