陳艷霞
(福建水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院,三明 366000)
業(yè)財(cái)融合就是將內(nèi)部控制規(guī)則前置到業(yè)務(wù)流程中,并對(duì)業(yè)務(wù)部門活動(dòng)進(jìn)行全程跟蹤與控制,對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程提供引導(dǎo)和糾偏,能夠提升高校財(cái)務(wù)管理水平,能夠?qū)ω?cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制建設(shè)提供幫助,構(gòu)建現(xiàn)代化高校業(yè)財(cái)一體化體系。因此,在高質(zhì)量發(fā)展的大背景下,推進(jìn)業(yè)財(cái)融合對(duì)于加快高職院校發(fā)展具有戰(zhàn)略意義。
隨著教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展,在高等學(xué)校規(guī)模日益擴(kuò)張的背景下,高職院校也需要不斷創(chuàng)新管理模式,尤其是在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下,信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用推動(dòng)著各行各業(yè)管理信息化發(fā)展,會(huì)計(jì)核算模式也發(fā)生了日新月異的變化。在現(xiàn)代化管理理念的影響下,高職院校財(cái)務(wù)管理也在逐步從核算型會(huì)計(jì)模式向管理型會(huì)計(jì)模式轉(zhuǎn)變。而業(yè)財(cái)融合是學(xué)校財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型改革的主要方向,其通過(guò)將業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的有效融合,基于價(jià)值角度為學(xué)校戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供助力。高職院校推進(jìn)業(yè)財(cái)融合,有助于提升資源配置效率,降低工作成本,打破傳統(tǒng)管理模式下學(xué)校業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)相割裂的局面,更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)管理價(jià)值,提升高校運(yùn)行效率,提升高校服務(wù)水平,增強(qiáng)師生及家長(zhǎng)對(duì)學(xué)校的認(rèn)同感,助力高職院校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)健康發(fā)展。
A 高職院校是福建省的一所普通全日制高等學(xué)校,一方面承擔(dān)包括水利電力等在內(nèi)的專業(yè)高等專科學(xué)歷教育,另一方面開(kāi)展形式各樣的非學(xué)歷教育。近年來(lái),A 高校在校學(xué)生數(shù)成倍增長(zhǎng),由2017 年的6000 多人增長(zhǎng)到2022 年的18 000 多人,教職工人數(shù)從300 多人增長(zhǎng)到700 多人,教職人數(shù)及在校生人數(shù)激增的同時(shí)也對(duì)學(xué)校管理體系和管理能力提出了更高的要求。A 高職院校多數(shù)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)工作間的關(guān)系較為緊密,部門工作重合度較高,但由于牽頭部門不同,各個(gè)部門各自為政,績(jī)效目標(biāo)各不相同,因而工作協(xié)同性較差。
基于學(xué)校的發(fā)展需求,A 高職院校管理層也認(rèn)識(shí)到推動(dòng)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型的必要性,也在逐步推進(jìn)業(yè)財(cái)融合工作。但是,在實(shí)踐中,由于管理理念、人員能力、制度規(guī)章、信息化水平、資金投入等多方因素的影響,A 高職院校各部門仍然是以自身發(fā)展為重心,忽視了彼此間的互聯(lián)互通,學(xué)校內(nèi)部普遍存在信息孤島問(wèn)題,業(yè)財(cái)融合仍有較大的上升空間,有待進(jìn)一步優(yōu)化。
基于信息技術(shù)的業(yè)財(cái)融合能夠使業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)信息實(shí)現(xiàn)高效共享,基于部門流程再造,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)在不同部門間的無(wú)縫銜接。基于業(yè)財(cái)融合需求,A 高職院校重新定位了財(cái)務(wù)部門職責(zé),要求業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門相互配合,組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)業(yè)財(cái)融合知識(shí),提升工作協(xié)作性。同時(shí),A 高職院校還加大了在系統(tǒng)上的投入,對(duì)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行了功能優(yōu)化,但財(cái)務(wù)系統(tǒng)和收費(fèi)系統(tǒng)、一卡通系統(tǒng)、采購(gòu)系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)、人資系統(tǒng)等還是各自獨(dú)立的,沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。在實(shí)際工作過(guò)程中,學(xué)校業(yè)財(cái)融合缺乏系統(tǒng)性的規(guī)劃,工作開(kāi)展零碎化,業(yè)財(cái)融合效果不顯,暴露出一些問(wèn)題,主要包括以下幾方面[1]。
業(yè)財(cái)融合的開(kāi)展需要業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)信息可以高效共享,為財(cái)務(wù)分析業(yè)務(wù)情況、外部環(huán)境等提供真實(shí)、全面的數(shù)據(jù)支撐,只有這樣才能有效服務(wù)于業(yè)務(wù)和為管理層提供決策依據(jù)。但A 高職院校信息化建設(shè)不平衡,業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)及人事等系統(tǒng)間還未完全統(tǒng)一編碼口徑,且學(xué)校也未設(shè)立獨(dú)立、標(biāo)準(zhǔn)的信息交流平臺(tái),數(shù)據(jù)傳輸、交流仍然需要人工作業(yè),加上部分業(yè)務(wù)部門不及時(shí)反饋、上傳業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),使得財(cái)務(wù)部門無(wú)法做好業(yè)務(wù)事前預(yù)測(cè)、事中控制、事后監(jiān)督工作。
業(yè)財(cái)融合需要業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)部門的共同配合。但是目前,A 高校各部門業(yè)財(cái)融合推進(jìn)缺乏內(nèi)生動(dòng)力。對(duì)于財(cái)務(wù)人員而言,目前學(xué)校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢,核算、記賬、報(bào)表編制等基礎(chǔ)財(cái)務(wù)工作仍然需要財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé),業(yè)財(cái)融合的實(shí)施加重了其工作量;對(duì)于業(yè)務(wù)人員而言,其認(rèn)為業(yè)財(cái)融合應(yīng)歸屬于財(cái)務(wù)部門職責(zé),而且部門目標(biāo)中也未體現(xiàn)配合財(cái)務(wù)工作的要求,執(zhí)行業(yè)財(cái)融合也增加了其工作量。在這種環(huán)境下,財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)部門都缺乏推動(dòng)業(yè)財(cái)融合工作快速開(kāi)展的動(dòng)力,尤其是部分業(yè)務(wù)人員不了解財(cái)務(wù),配合度不高,嚴(yán)重影響了業(yè)財(cái)工作的協(xié)同性。
2018 年,A 高校財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)牽頭自主開(kāi)發(fā)了云財(cái)務(wù)系統(tǒng),基本上實(shí)現(xiàn)了線上報(bào)銷全過(guò)程,教職工可以通過(guò)云財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)報(bào)銷信息的填寫,上傳相關(guān)的報(bào)銷原始憑證,財(cái)務(wù)人員進(jìn)行人工審核,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)網(wǎng)上簽批完成整個(gè)報(bào)銷流程。在上述審核流程中,與報(bào)銷相關(guān)的發(fā)票內(nèi)容、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)費(fèi)核算等關(guān)鍵審核點(diǎn)仍是通過(guò)財(cái)務(wù)人員人工審核,整體審核效率還不夠高,容易出現(xiàn)漏審、錯(cuò)審,甚至出現(xiàn)財(cái)務(wù)人員徇私舞弊現(xiàn)象。
高校財(cái)務(wù)與二級(jí)學(xué)院之間是相互配合、相輔相成的,財(cái)務(wù)部門服務(wù)于教學(xué)部門,教學(xué)部門需要財(cái)務(wù)部門提供助力。然而,受到部門間專業(yè)性較強(qiáng)等因素的影響,部門之間的溝通和交流存在束縛和阻礙,甚至在一定情況下會(huì)混淆財(cái)務(wù)管理和教學(xué)業(yè)務(wù)等內(nèi)容。同時(shí),各個(gè)部門秉持著“自掃門前雪”的原則,只是單方面尋求部門的利益,容易造成管理初心的扭曲及變異,久而久之,單位內(nèi)部的工作銜接將會(huì)受到很大影響,融合質(zhì)效也很難達(dá)到預(yù)期。
業(yè)財(cái)融合的開(kāi)展需要業(yè)務(wù)深入財(cái)務(wù)、財(cái)務(wù)深入業(yè)務(wù),這也意味著學(xué)校業(yè)務(wù)人員要能懂財(cái)務(wù)。比如:教師在云財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)上報(bào)銷時(shí)還需要懂得選經(jīng)濟(jì)分類,選擇正確的費(fèi)用支出項(xiàng)目;財(cái)務(wù)人員要能懂業(yè)務(wù)、懂管理,了解業(yè)務(wù)人員的需求。但目前,A 高職院校業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)人員基本都是單一型技術(shù)人才,缺少管理會(huì)計(jì)人才,也缺少懂財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)人才,影響了業(yè)財(cái)融合工作的深度開(kāi)展。
近年來(lái),雖然在國(guó)家政策的指引及市場(chǎng)環(huán)境的倒逼下,不少高職院校都在開(kāi)展業(yè)財(cái)融合工作,A 高職院校也在如火如荼地開(kāi)展,且已經(jīng)取得了一些成果。不過(guò)通過(guò)本次研究發(fā)現(xiàn),高職院校業(yè)財(cái)融合的開(kāi)展不成體系,沒(méi)有一個(gè)科學(xué)合理的規(guī)劃,這也使得學(xué)校業(yè)財(cái)融合效果表現(xiàn)不強(qiáng)的重要原因。而進(jìn)一步分析可以發(fā)現(xiàn),學(xué)校業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)的建設(shè)、業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)部門的配合度,以及人員綜合能力是影響業(yè)財(cái)融合工作實(shí)施的重要因素[2]。
通過(guò)借鑒和學(xué)習(xí)兄弟學(xué)校成功的業(yè)財(cái)融合經(jīng)驗(yàn),結(jié)合自身實(shí)際,A 高職院校重新制訂了科學(xué)、具有可行性的業(yè)財(cái)融合規(guī)劃,采用分步走策略,穩(wěn)步提高業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)融合水平,更深入地發(fā)揮了業(yè)財(cái)融合作用,進(jìn)一步推進(jìn)了學(xué)校財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型升級(jí)進(jìn)程。因此,A 高校要做好以下幾方面工作。
在當(dāng)前的環(huán)境下,A 高職院校業(yè)財(cái)融合主要圍繞三個(gè)目標(biāo)開(kāi)展:一是加速學(xué)校財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型,將財(cái)務(wù)嵌入業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié),讓財(cái)務(wù)管理在學(xué)校資源配置、運(yùn)營(yíng)管理中發(fā)揮最大作用,助力學(xué)校戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn);二是強(qiáng)化財(cái)務(wù)監(jiān)督管控,以資金為抓手,讓財(cái)務(wù)參與到學(xué)校科研、教學(xué)、后勤等各業(yè)務(wù)管理中,找到其中存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),利用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析解讀風(fēng)險(xiǎn)成因,采取有效措施予以改善,強(qiáng)化學(xué)校風(fēng)險(xiǎn)防范;三是依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù),再造業(yè)務(wù)流程,提升財(cái)務(wù)管理服務(wù)水平,實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。
通過(guò)全面梳理學(xué)校業(yè)財(cái)融合情況,A 高職院校要優(yōu)化頂層設(shè)計(jì),確定可行的實(shí)施方案,基于學(xué)校整體發(fā)展層面,確定了“三步走”方針。
第一步,前期階段,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門管理層及骨干人員去其他學(xué)校進(jìn)行調(diào)研,學(xué)習(xí)兄弟單位業(yè)財(cái)融合工作開(kāi)展成功的經(jīng)驗(yàn)。在調(diào)研學(xué)習(xí)結(jié)束后,結(jié)合學(xué)校當(dāng)前業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等的建設(shè)情況,邀請(qǐng)軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)對(duì)系統(tǒng)對(duì)接、聯(lián)合開(kāi)發(fā)方案進(jìn)行多次討論、分析,最終確定了適宜的系統(tǒng)對(duì)接方案,統(tǒng)一學(xué)校各系統(tǒng)數(shù)據(jù)口徑,為業(yè)財(cái)融合數(shù)據(jù)共享打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
第二步,中期階段,業(yè)財(cái)融合工作需要業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)部門共同配合、共同參與。業(yè)財(cái)融合不是財(cái)務(wù)一個(gè)部門可以完成的,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員思想層面的學(xué)習(xí),加大人員綜合能力培養(yǎng)力度,統(tǒng)一業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)部門的最終目標(biāo),并在績(jī)效管理工具的輔助下,讓業(yè)財(cái)融合工作的推進(jìn)得到業(yè)務(wù)部門的認(rèn)可,和財(cái)務(wù)部門達(dá)成共識(shí)。經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門的多次交流、探討,共同協(xié)作,對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了優(yōu)化、再造,明確劃分了相關(guān)責(zé)任。
第三步,后期階段,業(yè)財(cái)融合是一項(xiàng)艱巨的工程,為避免影響日常業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)工作,降低業(yè)務(wù)改造失敗帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)影響,A 高職院校應(yīng)采用“試點(diǎn)先行”的策略,先選取簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)線進(jìn)行了改造,在取得一定的成果和經(jīng)驗(yàn)后,再穩(wěn)步向其他業(yè)務(wù)線擴(kuò)展,不冒進(jìn)、不盲目。
只有高校領(lǐng)導(dǎo)和其他管理層能夠從正確的角度把握和認(rèn)識(shí)業(yè)財(cái)融合,才能真正實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理水平和教學(xué)質(zhì)量的同步提升,才能一起推動(dòng)高校財(cái)務(wù)管理的業(yè)財(cái)融合。同時(shí),各個(gè)部門要切實(shí)完成自身的任務(wù),對(duì)于那些既有能力又有素質(zhì)的人才進(jìn)行重點(diǎn)選拔任用,凸顯出領(lǐng)導(dǎo)在這一工作上的決心和信心。此外,還可以設(shè)置專門的機(jī)構(gòu)推進(jìn)業(yè)財(cái)融合,使得業(yè)務(wù)活動(dòng)與財(cái)務(wù)之間的融合擁有更為堅(jiān)實(shí)的信息保障。
想要真正實(shí)現(xiàn)高效財(cái)務(wù)管理與業(yè)態(tài)的融合發(fā)展,需要將不同事項(xiàng)及不同部門等更為緊密地結(jié)合在一起。特別是在業(yè)財(cái)融合構(gòu)建初期,要鼓勵(lì)和推動(dòng)財(cái)務(wù)部門主動(dòng)融入業(yè)務(wù)部門,對(duì)于業(yè)務(wù)部門的各項(xiàng)項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核,使得業(yè)務(wù)中的關(guān)鍵點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)等被充分把握。要提出有指向性的指導(dǎo)意見(jiàn),使得業(yè)務(wù)部門既可以實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避,也能夠?qū)崿F(xiàn)效益的提升。將各類業(yè)務(wù)的運(yùn)作規(guī)律和發(fā)展規(guī)則作為重要抓手,嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致地考量業(yè)務(wù)流程,全方位把控前期論證及預(yù)算等多個(gè)環(huán)節(jié),使得整個(gè)項(xiàng)目周期都能得到貫徹,全程跟蹤糾偏。
例如,在業(yè)務(wù)前期論證階段,財(cái)務(wù)部門要指派專人融入業(yè)務(wù)工作中,經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)預(yù)算和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè),對(duì)于業(yè)務(wù)的可行性和潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行細(xì)化評(píng)估,這不僅有利于業(yè)務(wù)部門更好地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),而且能夠?qū)⒏黜?xiàng)經(jīng)費(fèi)控制在合理范圍之內(nèi),保障業(yè)務(wù)項(xiàng)目平穩(wěn)有序地運(yùn)行。只有了解業(yè)務(wù)工作,才能更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)的價(jià)值。
標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)銷業(yè)務(wù)能夠?qū)?jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算,最終滿足財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化的要求。但是,其與內(nèi)部控制對(duì)象之間存在重合的情況。因此,高校可以充分加強(qiáng)內(nèi)部控制工作,將對(duì)應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施融入經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的對(duì)應(yīng)流程中,開(kāi)展事前控制、事中控制,等到相應(yīng)業(yè)務(wù)開(kāi)始進(jìn)行核算時(shí),各個(gè)業(yè)務(wù)的審核要點(diǎn)才能夠與財(cái)務(wù)審核要點(diǎn)保持一致,從而有效避免傳統(tǒng)審核中面臨的重復(fù)環(huán)節(jié)。
人們對(duì)業(yè)財(cái)融合的理解有個(gè)常見(jiàn)的誤區(qū),即認(rèn)為業(yè)財(cái)融合就是財(cái)務(wù)單方面向業(yè)務(wù)靠近,而實(shí)際上業(yè)務(wù)融業(yè)是雙向的,你中有我,我中有你。高校應(yīng)鼓勵(lì)財(cái)務(wù)部門融入業(yè)務(wù)部門中,主動(dòng)參與業(yè)務(wù)部門的各項(xiàng)項(xiàng)目活動(dòng),對(duì)于業(yè)務(wù)中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)等進(jìn)行系統(tǒng)梳理和充分挖掘。在此期間,要提出有指向性的指導(dǎo)意見(jiàn),使得業(yè)務(wù)部門既可以實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避,也能夠?qū)崿F(xiàn)效益的提升。將各類業(yè)務(wù)的運(yùn)作規(guī)律和發(fā)展規(guī)則作為重要抓手,嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的考量業(yè)務(wù)流程,全方位把控前期論證及預(yù)算等多個(gè)環(huán)節(jié),使得整個(gè)項(xiàng)目周期都能得到貫徹,全程跟蹤糾偏。同時(shí),業(yè)務(wù)部門要主動(dòng)學(xué)習(xí)賬務(wù)管理知識(shí),將一線業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理經(jīng)驗(yàn)作為必要的基礎(chǔ)和前提,推動(dòng)業(yè)務(wù)部門員工對(duì)于管理會(huì)計(jì)實(shí)踐進(jìn)行深入理解。
鑒于業(yè)務(wù)部門員工對(duì)于管理活動(dòng)多是從感性層面認(rèn)識(shí)的,并且對(duì)于降本增效等一系列管理目標(biāo)承擔(dān)直接責(zé)任,因而一方面需要會(huì)計(jì)知識(shí)作為支撐,另一方面需要業(yè)務(wù)知識(shí)作為保障。此外,日本曾對(duì)企業(yè)的管理者進(jìn)行調(diào)查,提出“究竟是培養(yǎng)業(yè)務(wù)部門人員的會(huì)計(jì)知識(shí)容易一些,還是培養(yǎng)財(cái)務(wù)部門人員的業(yè)務(wù)知識(shí)容易一些”的問(wèn)題。從多數(shù)回答結(jié)果來(lái)看,人們基本都會(huì)選擇前者。從實(shí)務(wù)角度來(lái)看,很多專題領(lǐng)域的優(yōu)秀管理會(huì)計(jì)并不是從財(cái)務(wù)部門走出來(lái)的,因此高校應(yīng)注重財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)人才的雙向培養(yǎng)和交流,更好地推進(jìn)業(yè)財(cái)融合的進(jìn)程。
業(yè)財(cái)融合的有效實(shí)施是對(duì)學(xué)校傳統(tǒng)管理模式的一場(chǎng)變革,基于當(dāng)前高職院校實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),要想有效落實(shí)業(yè)財(cái)融合工作,需要厘清業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)部門責(zé)權(quán),打通部門間業(yè)務(wù)壁壘;構(gòu)建業(yè)財(cái)一體化平臺(tái),對(duì)業(yè)務(wù)流程、管理流程進(jìn)行再造,共享業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),融合業(yè)務(wù)信息,提升財(cái)務(wù)服務(wù)水平;加大人才培養(yǎng)力度,培養(yǎng)復(fù)合型人才,提升業(yè)務(wù)效率。只有這樣,才能更好地發(fā)揮業(yè)財(cái)融合的作用,推動(dòng)學(xué)校實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。