醫(yī)學(xué)檔案管理中PDCA應(yīng)用路徑探索

史麗波 張海峰 楊愛榮

摘要：本文主要探討如何將PDCA循環(huán)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理中，介紹PDCA的概念和原理，詳細(xì)闡述在醫(yī)學(xué)檔案管理中應(yīng)用PDCA循環(huán)的步驟，分析PDCA在醫(yī)學(xué)檔案管理中的優(yōu)勢，旨在為醫(yī)學(xué)檔案管理工作質(zhì)量提升奠定良好的基礎(chǔ)，充分發(fā)揮PDCA的優(yōu)勢和價值，以供參考。

關(guān)鍵詞：PDCA循環(huán)；醫(yī)學(xué)檔案管理；持續(xù)改進(jìn)；質(zhì)量管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20240434

基金項目：黑龍江省高等學(xué)?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)項目“PDCA在醫(yī)學(xué)檔案管理中的應(yīng)用分析”

項目編號：2021－KYYWF－0524

一、PDCA的概念和原理

PDCA是一種質(zhì)量管理方法，概念源于德國質(zhì)量專家沃爾特·斯圖克特（Walter A. Shewhart）和日本著名質(zhì)量大師戈達(dá)賴·夏奇慶（W. Edwards Deming）的工作。PDCA代表了計劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）和行動（Act）這四個階段的循環(huán)過程。PDCA循環(huán)的原理是通過不斷地進(jìn)行改進(jìn)和調(diào)整，實現(xiàn)目標(biāo)的持續(xù)優(yōu)化。PDCA循環(huán)的目的是通過不斷地反思和調(diào)整來完善工作流程，以實現(xiàn)更高的質(zhì)量、效率和滿意度，實現(xiàn)結(jié)果的持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化。該循環(huán)過程強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)驅(qū)動決策、團(tuán)隊合作和溝通以及持續(xù)學(xué)習(xí)和改善。

二、應(yīng)用PDCA循環(huán)于醫(yī)學(xué)檔案管理

（一）計劃階段（Plan）

1.設(shè)定目標(biāo)和指標(biāo)

在醫(yī)學(xué)檔案管理中，設(shè)定明確的目標(biāo)和指標(biāo)是關(guān)鍵步驟。目標(biāo)包括提高檔案準(zhǔn)確性、加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全、提升檔案存取效率等。指標(biāo)是錯誤率、數(shù)據(jù)備份頻率、檔案查詢時間等可衡量的指標(biāo)。假設(shè)一個目標(biāo)可以減少檔案錯誤率至每1000份檔案中不超過5個錯誤，指標(biāo)可以是以90%的準(zhǔn)確性率進(jìn)行檔案質(zhì)檢。

2.制定檔案管理計劃

制定檔案管理計劃是為實現(xiàn)設(shè)定的目標(biāo)和指標(biāo)制定具體行動方案，包括明確的任務(wù)、責(zé)任分工、時間表和資源需求，確定檔案整理和分類流程，規(guī)定負(fù)責(zé)人和時間節(jié)點。在制定檔案管理計劃時，需要考慮以下因素：第一，資源。確定所需的人力、技術(shù)和物質(zhì)資源，并評估可行性和可獲得性。第二，時間。設(shè)定合理的時間表，確保任務(wù)按時完成并滿足工作要求。第三，責(zé)任分工。明確各個人員的職責(zé)和任務(wù)分配，確保團(tuán)隊協(xié)作和高效執(zhí)行。第四，風(fēng)險管理。識別潛在的風(fēng)險和障礙，制定相應(yīng)的對策來應(yīng)對和解決。

3.確定改進(jìn)措施

在計劃階段，需要確定改進(jìn)措施，包括優(yōu)化檔案存儲系統(tǒng)、引入電子檔案管理系統(tǒng)、加強(qiáng)培訓(xùn)和意識提升等，解決現(xiàn)有問題，提升檔案管理水平。針對檔案存儲系統(tǒng)的問題，可以引入數(shù)字化存儲方式，建立電子檔案管理系統(tǒng)，提高存取效率和減少錯誤。改進(jìn)措施的選擇應(yīng)基于數(shù)據(jù)分析和詳細(xì)調(diào)研，充分了解當(dāng)前的檔案管理問題和需求。同時，考慮可行性、資源限制和預(yù)算限制，確保改進(jìn)措施的有效性和可行性。

（二）實施階段（Do）

1.執(zhí)行檔案管理計劃

在實施階段，醫(yī)學(xué)檔案管理團(tuán)隊按照制定的計劃執(zhí)行各項任務(wù)，包括組織人員、分配工作、落實各項改進(jìn)措施等。團(tuán)隊成員應(yīng)密切合作，確保計劃順利推進(jìn)。

執(zhí)行檔案管理計劃時，要注意以下方面：第一，任務(wù)分配。將計劃中的各項任務(wù)分配給相應(yīng)的團(tuán)隊成員，并明確管理人員的職責(zé)和工作要求。第二，協(xié)調(diào)溝通。建立有效的溝通機(jī)制，確保團(tuán)隊內(nèi)部和團(tuán)隊與其他相關(guān)部門之間的協(xié)調(diào)和信息流暢。第三，管理問題。及時處理和解決出現(xiàn)的問題和障礙，必要時調(diào)整計劃和資源分配，確保項目順利進(jìn)行。

2.收集和記錄數(shù)據(jù)

在執(zhí)行過程中，收集和記錄相關(guān)數(shù)據(jù)是必要的，包括檔案準(zhǔn)確性的測量、電子檔案系統(tǒng)使用情況的統(tǒng)計等。通過數(shù)據(jù)的收集和記錄，可以評估執(zhí)行結(jié)果，為后續(xù)的檢查和分析提供依據(jù)。數(shù)據(jù)收集和記錄應(yīng)遵循以下原則：第一，準(zhǔn)確性。確保收集的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，并采用標(biāo)準(zhǔn)化的方法和工具進(jìn)行記錄。第二，全面性。覆蓋需要評估的關(guān)鍵指標(biāo)，包括各個環(huán)節(jié)和維度，確保全面了解檔案管理的情況。第三，及時性。數(shù)據(jù)收集需及時進(jìn)行，避免延遲或信息失真，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施。

3.監(jiān)測過程和執(zhí)行情況

在實施階段，通過定期會議、現(xiàn)場觀察和反饋機(jī)制等方式，對過程和執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)測和控制。監(jiān)測過程有助于發(fā)現(xiàn)實施中的問題和障礙，并及時采取糾正措施。在監(jiān)測過程和執(zhí)行情況時，應(yīng)注意以下內(nèi)容：第一，會議和溝通。定期召開會議，討論項目進(jìn)展和存在的問題，及時與團(tuán)隊成員和相關(guān)人員進(jìn)行溝通和反饋。第二，現(xiàn)場觀察。定期實地觀察檔案管理的實際操作情況，發(fā)現(xiàn)可能存在的問題和改進(jìn)空間。第三，反饋機(jī)制。建立有效的反饋機(jī)制，鼓勵團(tuán)隊成員提供意見和建議，促進(jìn)問題及時解決。

（三）檢查階段（Check）

1.對比實際結(jié)果與目標(biāo)和指標(biāo)

在檢查階段，醫(yī)學(xué)檔案管理團(tuán)隊?wèi)?yīng)評估實際結(jié)果，并將其與設(shè)定的目標(biāo)和指標(biāo)進(jìn)行對比，有助于發(fā)現(xiàn)差距和問題，并為后續(xù)的改進(jìn)提供依據(jù)。對比實際結(jié)果與目標(biāo)和指標(biāo)時，要注意以下方面：第一，數(shù)據(jù)分析。通過分析收集的數(shù)據(jù)，評估實際結(jié)果的準(zhǔn)確性、完整性和一致性。第二，目標(biāo)達(dá)成情況。比較實際結(jié)果與設(shè)定的目標(biāo)，判斷是否達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)水平。第三，指標(biāo)評估。對比實際指標(biāo)值與設(shè)定的指標(biāo)要求，分析指標(biāo)的達(dá)成程度和差距。通過對比實際錯誤率與設(shè)定目標(biāo)的錯誤率指標(biāo)，團(tuán)隊可以確定是否達(dá)到減少錯誤率的目標(biāo)，并了解具體的差距和改進(jìn)需求。

2.分析數(shù)據(jù)和評估績效

通過分析數(shù)據(jù)，評估醫(yī)學(xué)檔案管理的績效和效果，分析錯誤率的變化趨勢、查詢時間的改善情況等，有助于發(fā)現(xiàn)潛在問題和改進(jìn)機(jī)會。在進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和績效評估時，需要注意以下方面：第一，趨勢分析。比較不同時間段的數(shù)據(jù)，觀察檔案管理績效的變化趨勢，識別改進(jìn)是否有效并持續(xù)性。第二，根本原因分析。通過深入分析數(shù)據(jù)，找出導(dǎo)致問題的根本原因，以便制定有針對性的改進(jìn)措施。第三，績效評估。基于設(shè)定的目標(biāo)和指標(biāo)，評估醫(yī)學(xué)檔案管理的績效水平，確定優(yōu)勢和劣勢，并提出改進(jìn)建議。通過數(shù)據(jù)分析可以發(fā)現(xiàn)，電子檔案系統(tǒng)的引入可以顯著縮短查詢時間，提高檔案管理效率，有助于評估電子化改進(jìn)的績效和效果。

3.發(fā)現(xiàn)問題和改進(jìn)機(jī)會

在檢查階段，可能會發(fā)現(xiàn)一些問題和改進(jìn)機(jī)會，涉及流程優(yōu)化、培訓(xùn)加強(qiáng)、系統(tǒng)改進(jìn)等。發(fā)現(xiàn)問題和改進(jìn)機(jī)會時，要進(jìn)行以下工作：第一，問題識別。通過數(shù)據(jù)分析、反饋和現(xiàn)場觀察，識別存在的問題和瓶頸，包括流程不暢、錯誤率高、培訓(xùn)不足等。第二，原因分析。深入挖掘問題的根本原因，確定導(dǎo)致問題的因素和環(huán)節(jié)，以便制定有針對性的改進(jìn)方案。第三，改進(jìn)機(jī)會?；诎l(fā)現(xiàn)的問題，提出可行的改進(jìn)措施和機(jī)會，包括流程優(yōu)化、培訓(xùn)計劃和技術(shù)改進(jìn)等。通過檢查階段的分析和評估，團(tuán)隊可能發(fā)現(xiàn)檔案分類流程存在問題，導(dǎo)致檔案歸檔不準(zhǔn)確。這將成為一個改進(jìn)機(jī)會，可以重新設(shè)計檔案分類流程，并進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)和指導(dǎo)。

（四）行動階段（Act）

1.基于檢查階段的分析，制定行動計劃

在行動階段，醫(yī)學(xué)檔案管理團(tuán)隊根據(jù)檢查階段的分析結(jié)果，制定具體的行動計劃，包括改進(jìn)措施、實施時間表、責(zé)任分配等，以確保問題得到解決、目標(biāo)得以實現(xiàn)。制定行動計劃時，要注意以下方面：第一，確定優(yōu)先級。根據(jù)問題的重要性和緊迫程度，確定改進(jìn)措施的優(yōu)先級順序，以便有條不紊地改進(jìn)工作。第二，制定具體措施。針對每個問題和改進(jìn)機(jī)會，制定具體可行的改進(jìn)措施，并明確責(zé)任人和資源需求。第三，時間表安排。制定合理的時間表，確保改進(jìn)措施按時落實，并設(shè)定評估指標(biāo)和里程碑，幫助追蹤進(jìn)展和效果?；诎l(fā)現(xiàn)的問題，制定的行動計劃可以包括重新設(shè)計檔案分類流程、加強(qiáng)培訓(xùn)和意識提升、引入自動化的錯誤檢測系統(tǒng)等。

2.實施改進(jìn)措施

在行動階段，醫(yī)學(xué)檔案管理團(tuán)隊開始實施制定的改進(jìn)措施，可能涉及流程優(yōu)化、技術(shù)引入、培訓(xùn)計劃等。實施改進(jìn)措施時，需要注意以下方面：第一，資源部署。根據(jù)行動計劃，調(diào)配所需的人力、技術(shù)和物質(zhì)資源，確保其有效利用。第二，培訓(xùn)和指導(dǎo)。為相關(guān)人員提供必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)，確保相關(guān)人員理解和正確執(zhí)行新的流程和操作方法。第三，溝通與協(xié)調(diào)。與團(tuán)隊成員和相關(guān)部門保持良好的溝通和協(xié)調(diào)，確保改進(jìn)措施順利實施。在實施階段，團(tuán)隊可以重新設(shè)計檔案分類流程，組織培訓(xùn)活動，教授檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)和方法，并提供實際演練和指導(dǎo)。

3.繼續(xù)監(jiān)測和評估效果

在行動階段，醫(yī)學(xué)檔案管理團(tuán)隊?wèi)?yīng)持續(xù)監(jiān)測和評估改進(jìn)效果。通過對比實施前后的數(shù)據(jù)和績效指標(biāo)，判斷改進(jìn)措施的有效性和可持續(xù)性。在繼續(xù)監(jiān)測和評估效果時，需注意以下方面：第一，數(shù)據(jù)收集與分析。持續(xù)收集和記錄相關(guān)數(shù)據(jù)，分析實施改進(jìn)措施后的效果和變化。第二，績效評估。比較實施前后的指標(biāo)值和績效水平，評估改進(jìn)措施對醫(yī)學(xué)檔案管理的影響和效果。第三，問題識別與解決。如果發(fā)現(xiàn)新的問題或改進(jìn)不如預(yù)期，及時進(jìn)行問題識別和原因分析，并采取措施予以糾正。通過持續(xù)監(jiān)測和評估，團(tuán)隊可以確定改進(jìn)措施是否達(dá)到了減少錯誤率和提高檔案存取效率的目標(biāo)，也可以發(fā)現(xiàn)新的問題或改進(jìn)機(jī)會。

三、PDCA在醫(yī)學(xué)檔案管理中的優(yōu)勢

（一）持續(xù)改進(jìn)和質(zhì)量管理

持續(xù)改進(jìn)和質(zhì)量管理是PDCA方法的核心優(yōu)勢。通過循環(huán)反饋的持續(xù)改進(jìn)過程優(yōu)化醫(yī)學(xué)檔案管理，在計劃階段，確定改進(jìn)目標(biāo)，制定詳細(xì)的計劃和策略；在執(zhí)行階段，實施計劃并記錄改進(jìn)措施；在檢查階段，通過評估結(jié)果和數(shù)據(jù)分析，檢查改進(jìn)效果和發(fā)現(xiàn)問題；在行動階段，根據(jù)檢查階段的結(jié)果采取相應(yīng)行動，并獲得經(jīng)驗教訓(xùn)。通過循環(huán)執(zhí)行PDCA模式，醫(yī)學(xué)檔案管理團(tuán)隊可以不斷提高流程和工作方式。PDCA方法的連續(xù)迭代特性使其成為持續(xù)改進(jìn)的有效工具。每個PDCA循環(huán)都提供了機(jī)會，不斷發(fā)現(xiàn)和解決問題，從而提高醫(yī)學(xué)檔案管理的質(zhì)量。通過持續(xù)循環(huán)改進(jìn)，有利于團(tuán)隊逐漸形成持續(xù)改進(jìn)的習(xí)慣，使質(zhì)量管理成為一種自然而然的過程。此外，PDCA方法還允許定制化改進(jìn)。針對不同的實際情況和問題，團(tuán)隊可以根據(jù)PDCA循環(huán)逐步調(diào)整和改進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理流程和操作方式，降低錯誤率，提高數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，最終實現(xiàn)質(zhì)量管理的目標(biāo)。

（二）強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)驅(qū)動決策

PDCA方法在醫(yī)學(xué)檔案管理中強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)驅(qū)動的決策，數(shù)據(jù)驅(qū)動決策使決策過程更客觀。通過收集和分析相關(guān)數(shù)據(jù)，團(tuán)隊可以獲取準(zhǔn)確、可信的信息，避免主觀偏見對決策的影響。數(shù)據(jù)提供了客觀的依據(jù)，幫助團(tuán)隊做出科學(xué)、理性的決策，從而提升決策質(zhì)量。數(shù)據(jù)驅(qū)動決策支持精細(xì)化改進(jìn)，通過深入分析數(shù)據(jù)，團(tuán)隊可以識別問題的根本原因，并針對性地制定改進(jìn)措施。數(shù)據(jù)揭示了流程中的瓶頸、錯誤發(fā)生的模式以及可能存在的改進(jìn)機(jī)會，團(tuán)隊可以基于此，采取有針對性的改進(jìn)措施，從而提高醫(yī)學(xué)檔案管理的效率和質(zhì)量。

（三）促進(jìn)團(tuán)隊合作和溝通

PDCA方法在醫(yī)學(xué)檔案管理中促進(jìn)團(tuán)隊合作和溝通，PDCA方法鼓勵跨職能協(xié)作。在PDCA的各個階段，需要來自不同領(lǐng)域和職能的團(tuán)隊成員共同參與，整合各自的專業(yè)知識和技能，促使團(tuán)隊形成統(tǒng)一的改進(jìn)方向。通過跨職能協(xié)作，團(tuán)隊可以更全面地考慮問題，并制定更有效的改進(jìn)計劃。PDCA方法促進(jìn)團(tuán)隊成員之間的共享經(jīng)驗和知識。在PDCA循環(huán)中，團(tuán)隊成員需要進(jìn)行頻繁的溝通和合作，分享各自的經(jīng)驗和見解，從而更好地了解問題的本質(zhì)，發(fā)現(xiàn)解決方案，并從彼此的經(jīng)驗中學(xué)習(xí)，發(fā)揮集體智慧，加速改進(jìn)過程。

（四）提高工作效率和患者滿意度

PDCA方法有助于提高醫(yī)學(xué)檔案管理的工作效率和患者滿意度。通過持續(xù)改進(jìn)流程和操作方式，優(yōu)化工作流程，提高效率，并為患者提供更好的服務(wù)質(zhì)量。通過PDCA循環(huán)，團(tuán)隊可以不斷發(fā)現(xiàn)和解決問題，優(yōu)化醫(yī)學(xué)檔案管理的流程，減少繁瑣操作和浪費(fèi)，同時關(guān)注患者需求和體驗，提供更加個性化和滿意的醫(yī)學(xué)檔案管理服務(wù)。

流程優(yōu)化是PDCA方法在提高工作效率和患者滿意度方面的關(guān)鍵優(yōu)勢。通過持續(xù)的改進(jìn)循環(huán)，團(tuán)隊可以識別和解決流程中的瓶頸、冗余步驟和無效操作，從而提高整體工作效率。通過分析數(shù)據(jù)和評估結(jié)果，團(tuán)隊可以發(fā)現(xiàn)存在重復(fù)的錄入步驟或不必要的文件傳遞，制定計劃并實施措施簡化流程，減少手動操作，并引入自動化工具和技術(shù)提高效率。與此同時，PDCA方法也強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊關(guān)注患者需求和體驗。在制定計劃和實施措施時，團(tuán)隊要積極考慮患者的期望和反饋，包括更快速的檔案存取時間、更清晰和易讀的記錄、個性化的信息交流等。通過關(guān)注患者的需求，團(tuán)隊可以通過PDCA循環(huán)逐漸提高服務(wù)質(zhì)量，提升患者滿意度。

四、結(jié)語

在醫(yī)學(xué)檔案管理中，PDCA是有效的管理工具，可幫助醫(yī)學(xué)檔案管理團(tuán)隊持續(xù)改進(jìn)工作流程，不斷優(yōu)化醫(yī)學(xué)檔案管理，提高工作效率和質(zhì)量，值得在醫(yī)療領(lǐng)域得到廣泛推廣和應(yīng)用。

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